Quá trình quản lý vốn đầu tư xây dựng CSHT KCN được thể hiện qua sơ đồ sau.
* Nguồn: Phạm Thị Mỹ Dung, Bùi Bằng Đoàn, 2001, Cụ thể hóa quá trình quản lý cho Quản lý vốn nói chung và vốn xây dựng CSHT
Sơ đồ 2-2. Quá trình quản lý vốn xây dựng CSHT
MÔI TRƯỜNG QUẢN LÝ
Hoạch định Tổ chức thực hiện
Ghi chép theo dõi Phân tích đánh giá
Quá trình quản lý vốn được thực hiện qua các quá trình và được thực hiện theo các phần hành công việc căn bản như sau:
- Bước 1/ Lập dự toán (Hoạch định), là cơ sở của quản lý vốn đầu tư xây dựng nói chung. Giá trị dự toán xác định chính thức vốn đầu tư xây dựng CSHT, làm cơ sở cho việc lập kế hoạch cung cấp, sử dụng và quản lý vốn. Công việc của lập dự toán đi kèm với các công việc trong quá trình hoạch định là:
+ Lập báo cáo kinh tế kỹ thuật hoặc lập dự án đầu tư – Tổng dự toán; + Thẩm định báo cáo kinh tế kỹ thuật bản vẽ thi công và dự toán + Đăng ký mã số danh mục dự án .
Dự toán ngân sách (hay dự toán vốn) của DA-CT được lập trên cơ sở khối lượng xác định theo thiết kế kỹ thuật đối với trường hợp thiết kế 3 bước, thiết kế bản vẽ thi công đối với trường hợp thiết kế 2 bước và 1 bước hoặc từ yêu cầu, nhiệm vụ công việc cần thực hiện của công trình và đơn giá, định mức chi phí cần thiết để thực hiện khối lượng đó, với phương pháp tiên lượng.
Báo cáo tổng dự toán kinh phí cho từng công trình CSHT KCN, gồm các loại chi phí chủ yếu. Đi kèm theo Quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật và Tổng dự toán ngân sách được duyệt. Tổng dự toán được xác định như sau:
TDT = Gxd + Gtb + Gqldak + Gdp (2-3)
Trong đó: - TDT : Tổng dự toán vốn - Gxd : Chi phí xây dựng - Gtb : Chi phí thiết bị
- Gqldak : Chi phí QLDA và chi phí khác
- Gdp : Chi phí dự phòng (thường được tính bằng tỷ lệ tổng chi phí xây lắp, cộng chi phí thiết bị, cộng chi phí QLDA và chi phí khác. Kết quả của dự toán là Bảng phân bổ vốn với các khoản kinh phí được dự kiến theo hạng mục công trình, theo tiến độ xây lắp (tháng, quí, năm, và cả chu kỳ dự án). Nhằm mục đích đảm bảo thực hiện đúng tiến độ giải ngân vốn xây dựng
CSHT KCN cho từng giai đoạn. Các văn bản tài liệu liên quan đến lập dự toán (Phụ lục 1).
- Bước 2/ Giải ngân, sử dụng vốn (Tổ chức thực hiện)
Đây là giai đoạn chính và quan trọng của quá trình quản lý vốn đầu tư xây dựng CSHT KCN, là giai đoạn phát sinh các nghiệp vụ phản ánh sự luân chuyển của vốn từ hình thái giá trị sang hình thái vật chất. Do vậy, việc đánh giá hiệu quả quản lý sử dụng vốn đầu tư và các thủ tục giải ngân đều dựa vào giai đoạn này. Công việc giải ngân, sử dụng vốn đi kèm với các công việc trong quá trình tổ chức thực hiện là:
+ Lập kế hoạch đấu thầu/ hồ sơ mời thầu/ hồ sơ yêu cầu, tổ chức đấu thầu + Lập thủ tục xin giấy phép xây dựng, thi công/ Chọn đơn vị tư vấn giám sát; + Tổ chức thi công xây lắp
Công tác giải ngân vốn tuân thủ nguyên tắc giải ngân vốn, cụ thể:
• Việc thanh toán và giải ngân vốn đầu tư cho một phần hay toàn bộ nhóm công việc/ hạng mục công trình,… phải căn cứ vào khối lượng thực tế hoàn thành, nội dung, phương thức thanh toán trong hợp đồng đã ký kết. Trường hợp tự thực hiện thì việc thanh toán, giải ngân vốn phải phù hợp với khối lượng từng nhóm công việc/ hạng mục công trình,… hoàn thành thực tế, dự toán tương ứng đã được duyệt.
• Cơ quan cấp phát vốn, cơ quan tài trợ/ cho vay vốn có trách nhiệm thanh toán, giải ngân vốn đầu tư theo đề nghị của chủ đầu tư (hoặc đại diện hợp pháp của chủ đầu tư), trên cơ sở kế hoạch giải ngân vốn được giao.
• Chủ đầu tư chịu trách nhiệm trước pháp luật về giá trị đề nghị thanh toán với tổ chức cấp phát/ cho vay vốn. Trong quá trình giải ngân, nếu phát hiện sai sót, đơn vị cấp phát/ cho vay vốn phải thông báo ngay cho chủ đầu tư yêu cầu giải trình, bổ sung, hoàn thiện hồ sơ trước khi thanh toán. Hồ sơ giải ngân, thanh toán vốn gồm:
+ Bảng xác định khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng; Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành; Hồ sơ điều chỉnh khối lượng dự toán, điều chỉnh giá,… (nếu có).
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư/ Giấy đề nghị tạm ứng vốn. + Chứng từ chuyển tiền.
Bước 3/ Ghi chép theo dõi (kế toán vốn)
Quá trình ghi chép theo dõi (thường gọi là kế toán vốn) là quá trình phản ánh quá trình giải ngân vốn và được biểu diễn dưới dạng sổ sách kế toán. Do xây dựng CSHT là một dạng của XDCB, nên trình tự ghi sổ kế toán vốn đầu tư xây dựng CSHT giống như XDCB: (Tham khảo Sơ đồ 2-2. Sơ đồ kế toán vốn đầu tư XDCB)
Các loại sổ sách ghi chép vốn đầu tư xây dựng CSHT và tuân thủ nguyên tắc về hạch toán kế toán hiện hành của nhà nước, các loại sổ sách kế toán vốn căn bản gồm:
+ Sổ theo dõi chi phí vốn phát sinh (kèm theo Hồ sơ, chứng từ giải ngân vốn) theo từng loại chi phí, từng hạng mục công trình dự án,…
+ Bảng cân đối vốn và nguồn vốn đầu tư xây dựng CSHT + Báo cáo tình hình sử dụng vốn đầu tư xây dựng CSHT
Trong quá trình ghi chép theo dõi, vốn đầu tư xây dựng CSHT phải tuân thủ thủ tục quyết toán vốn, là việc tập hợp toàn bộ chi phí hợp pháp đã thực hiện trong quá trình đầu tư xây dựng, để xác định giá trị của dự án khi đã hoàn thành một phần hoặc toàn phần chuyển sang khai thác sử dụng. Chi phí hợp pháp là chi phí được thực hiện trong phạm vi thiết kế, dự toán của dự án đã được phê duyệt (kể cả phần điều chỉnh, bổ sung) đúng với hợp đồng đã ký kết, phù hợp với các quy định của pháp luật.
Hiện nay, hồ sơ Báo cáo quyết toán chủ yếu dựa vào Thông tư số 33/2007/TT- BTC ngày 09/4/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn quyết toán dự án hoàn thành thuộc nguồn vốn Nhà nước, bao gồm:
+ Tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán vốn của chủ đầu tư
+ Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, kèm theo các văn bản pháp lý liên quan
+ Các hợp đồng kinh tế và biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có)
+ Các biên bản nghiệm thu công trình dự án, hạng mục công trình dự án,… Kèm theo quyết toán khối lượng công trình, hạng mục công trình hoàn thành.
* Nguồn, Copy từ Phần mềm kế toán MetaData
Bước 4/ Phân tích đánh giá, kiểm tra.
Trong hầu hết các DA-CT xây dựng nói chung và CSHT KCN nói riêng thì Chủ đầu tư XDCT là người (hoặc tổ chức) sở hữu vốn hoặc là người được giao quản lý và sử dụng vốn để đầu tư xây dựng công trình. Như vậy, Chủ đầu tư xây dựng CSHT KCN chịu trách nhiệm phân tích đánh giá và kiểm tra giám sát quá trình quản lý và sử dụng vốn đầu tư. Phân tích đánh giá, kiểm tra giám sát chủ yếu dựa vào dự toán và hồ sơ của quá trình này là:
+ Thẩm định thiết kế, tổng dự toán; Báo cáo thẩm định kế hoạch đấu thầu, thẩm định hồ sơ mời thầu, thẩm định giá,…
+ Biên bản thẩm định khối lượng, chất lượng công trình, tương ứng với giá trị vốn đã giải ngân (tiến độ giải ngân).
+ Báo cáo kết quả kiểm toán, thẩm định quyết toán dự án hoàn thành (nếu có); Biên bản kiểm tra, kiểm toán, thẩm định công trình dự án hoàn thành
+ Hồ sơ hoàn công công trình, kèm theo các sổ nhật ký thi công, đấu thầu,… + Báo cáo giám sát công trình và giải ngân vốn.
Phân tích đánh giá quản lý vốn và sử dụng vốn đầu tư là cơ sở để chủ đầu tư ra quyết định điều chỉnh, duy trì và đảm bảo quá trình thực hiện cấp phát và giải ngân vốn đúng theo tiến độ thi công của DA-CT. Là chi tiêu cơ sở để đánh giá hiệu quả quản lý vốn, quản lý tiến độ thự hiện DA-CT của kỳ trước.
Kiểm tra giám sát quá trình quản lý và sử dụng vốn để phát hiện sớm những sai lệch, vi phạm ngay trong quá trình sử dụng vốn. Tránh những trường hợp sai phạm lớn, ngăn ngừa sai lệch có tính ảnh hưởng dây truyền,… Đồng thời, là biện pháp cảnh báo cáo nguy cơ tiêu cực phát sinh trong quá trình sử dụng và quản lý nguồn vốn (đặc biệt là việc thông đồng giữa các đơn vị sử dụng vốn với cơ quan quản lý.