2.4.2.1. ơ sở vật chất kỹ thuật
Nhìn chung cơ sở vật chất và trang thiết bị của Công ty còn khá nghèo nàn, chƣa có kho bãi và các phƣơng tiện bốc dỡ. Mặc dù, trƣớc đây công ty có 01 xe tải nhƣng vì xe đã cũ và để tối thiểu hóa chi phí nên chiếc xe đã đƣợc bán đi, chỉ còn lại 01 chiếc xe tải 1,9 tấn thùng bạc và 01 chiếc ô tô kiêm luôn việc chở ngƣời và chở hàng (nhỏ). Thực tế cho thấy, để có thể phát triển hoạt động kinh doanh cũng nhƣ quy mô của Công ty, sự đầu tƣ cho cơ sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại là cần thiết, nhất là trong điều kiện container hóa nhƣ hiện nay, ngƣời giao nhận cần phải có những trang thiết bị hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng cùng với đó là sự chủ động, linh hoạt, nhanh chóng trong các hoạt động vận tải và giảm đƣợc chi phí thuê ngoài góp phần gia tăng lợi nhuận. Khi cơ sở vật chất, kỹ thuật đƣợc cải thiện, Công ty có khả năng tìm kiếm nhiều khách hàng lớn và dễ dàng tham gia vào hoạt động giao nhận hàng FCL hơn, góp phần nâng cao doanh thu cho Công ty. Tuy nhiên, muốn sử dụng hiệu quả các phƣơng tiện vận tải thì đòi hỏi phải có một nguồn hàng lớn và ổn định để hạn chế tính thời vụ trong hoạt động vận tải. Muốn nhƣ vậy, đòi hỏi Công ty phải tìm kiếm thêm nhiều khách hàng lớn và cung cấp dịch vụ với chất lƣợng tốt, uy tín để làm hài lòng khách hàng.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 82
2.4.2.2. Nhân sự
Công ty có một đội ngũ lao động phần lớn đều đã tốt nghiệp tại các trƣờng uy tín nhƣ ĐH Ngoại Thƣơng, ĐH Kinh Tế TPHCM, CĐ Kinh Tế Đối Ngoại, CĐ Tài Chính Hải Quan....mặc dù còn thiếu kinh nghiệm song họ đã có những bƣớc phát triển nhất định cùng với sự trƣởng thành của công ty. Một điểm nổi bật khác nữa là: tuổi đời còn khá trẻ, biết sử dụng thành thạo máy vi tính và có khả năng giao tiếp về ngoại ngữ, công ty luôn có chính sách đào tạo bồi dƣỡng cho nhân viên của mình đƣợc cập nhật những kiến thức mới nhất.
Tuy nhiên, trình độ của các thành viên trong quy trình giao nhận còn khá nhiều chênh lệch. Cho dù Trƣởng phòng giao nhận có nhiều am hiểu và kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận, nhƣng khi các yêu cầu đƣợc truyền đến nhân viên giao nhận (ngƣời tham gia trực tiếp) thì đôi khi bị hiểu sai hoặc có một số sai sót dễ xảy ra làm chậm tiến độ chung của quá trình giao nhận, đặc biệt thƣờng xảy ra trong khâu làm thủ tục hải quan. Vì vậy, quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa có diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhất để đƣa hàng hóa đến nơi khách hàng yêu cầu phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của ngƣời tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình và đây cũng là một trong những nhân tố quan trọng quyết định đến chất lƣợng quy trình nghiệp vụ giao nhận và đem lại uy tín, niềm tin của khách hàng.
Về bộ phận sale, cũng có sự chênh lệch rõ trong doanh số từ lƣợng khách hàng mà mỗi ngƣời sale. Mặc dù, trình độ chuyên môn giữa các nhân viên không có nhiều khác biệt, song về mối quan hệ, kinh nghiệm và những kỹ năng mềm chẳng hạn thì thông thƣờng những nhân viên lớn tuổi hơn mang về doanh số cao hơn.
2.4.2.3. ơ cấu tổ chức quản lý
Ra đời và hoạt động chƣa lâu, và hoạt động với quy mô vừa và nhỏ, do vậy công ty chƣa xây dựng đƣợc phòng nhân sự chuyên biệt, mà chỉ có cán bộ chuyên trách chịu trách nhiệm về nhân sự. Hiện nay chƣa có phòng Marketing nên phòng kinh doanh vừa tìm kiếm khách hàng vừa lo luôn việc chăm sóc khách hàng, trong khi giám đốc lại phải lo toan cho quá nhiều công việc, từ làm sales, marketing đến
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 83 điều hành công ty nên tính chuyên môn hóa chƣa cao. Mặc dù Công ty đã tuyển 01 nhân viên marketing nhƣng nếu muốn hoạt động marketing hiệu quả cần có sự phối hợp nhiều hơn của các nhân viên sales và chứng từ với marketing bởi hoạt động marketing cho ngành giao nhận đòi hỏi phải có những hiểu biết nhất định về các chứng từ, thủ tục, cƣớc phí, thông tin khách hàng…Theo tác giả, cần đầu tƣ thêm cho phòng marketing và có phân nhiệm rõ ràng về vai trò của các phòng: phòng kinh doanh sẽ đóng vai trò trong việc tìm kiếm khách hàng mới, còn phòng marketing sẽ đóng vai trò trong việc chăm sóc khách hàng, thực hiện việc nghiên cứu dự báo nhu cầu thị trƣờng…
2.5. Xây dựng ma trận SWOT 2.5.1.Điểm mạnh 2.5.1.Điểm mạnh
S1: Thành lập chƣa lâu nhƣng Công ty đã tạo đƣợc mối quan hệ tốt với các
hãng tàu, đại lý vận tải để tranh thủ giá cƣớc tốt và có mối quan hệ tốt với các doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực để hợp tác lẫn nhau. Cho đến nay, Công ty có mối quan hệ tốt với nhiều hãng tàu lớn nhƣ: K-line, Hanjin, APL, MOL, ZIM, Hapag-Loyd…Bên cạnh đó Công ty đã đƣợc làm đại lý cho nhiều công ty forwarder và công ty logistics ở nhiều nƣớc khác nhau.
S2: Công ty nằm ở quận 1, có vị trí gần các hãng tàu, ngân hàng, công ty bảo
hiểm, Trung tâm 3 và dễ dàng đi đến các cảng trong ở quận 2, quận 7, huyện Bến Nghé…từ đó tạo thuận tiện trong việc làm thủ tục Hải quan và giao nhận hàng hóa.
S3: Công ty có thế mạnh trong dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
bằng đƣờng biển, kết thúc lô hàng trong thời gian ngắn. Nhờ có nguồn hàng xuất, nhập khẩu thƣờng xuyên, phần lớn các mặt hàng nhập khẩu qua từng tháng, từng quý không có nhiều thay đổi, bên cạnh đó Công ty luôn chấp hành tốt các quy định của Nhà nƣớc về xuất nhập khẩu, đặc biệt là nộp thuế đúng hạn và có quan hệ rộng với nhiều cán bộ hải quan, cùng với đó là sự dày dạn kinh nghiệm của các nhân viên giao nhận nên khi hàng về thủ tục làm hàng luôn rất nhanh, trung bình chỉ mất từ 1- 2 ngày, hiếm khi bị các lỗi nhƣ sai về thuế, thiếu các chứng từ, giấy phép…
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 84 S4: Đội ngũ nhân viên có trình độ, luôn năng động, nhiệt tình, nhiều kinh
nghiệm trong hoạt động giao nhận nhất là trong dịch vụ giao nhận bằng đƣờng biển. Bên cạnh đó, nhờ sự năng động của các nhân viên kết hợp với chính sách đào tạo của Công ty đã giúp cho nhân viên có thể đảm trách nhiều khâu trong công việc. Chẳng hạn nhƣ một nhân viên phòng chứng từ vẫn có thể thƣờng xuyên tìm kiếm khách hàng mới nhƣ một nhân viên sale, một nhân viên giao nhận cũng có thể lên chứng từ khi cần thiết…Từ đó giúp công việc của các nhân viên trở nên linh động hơn, công việc của Công ty cũng không bị gián đoạn khi vắng mặt bất kỳ một nhân viên nào.
S5: Bộ máy quản lý đƣợc tổ chức theo mô hình quản lý trực tuyến. Giám đốc
làm việc trực tiếp và luôn quan tâm các hoạt động của các phòng ban, thƣờng xuyên lắng nghe những ý kiến, đóng góp của nhân viên.
S6: Chú trọng vào dịch vụ khách hàng, sẵn sàng hỗ trợ, tƣ vấn và giải quyết
những khó khăn, vƣớng mắc cùng với khách hàng nên đem đến sự hài lòng và chất lƣợng dịch vụ tốt. Nếu khách hàng truy cập vào website của Công ty và liên hệ với công ty thông qua điện thoại, email, skype…trong giờ hành chính thì chắc chắn họ sẽ nhận đƣợc những phản hồi tích cực đủ để họ hài lòng. Vì thế, Công ty luôn tạo đƣợc niềm tin ở khách hàng, luôn đem đến cho họ những dịch vụ tốt nhất, không ngừng hoàn thiện theo thời gian và luôn cố gắng trong quá trình làm giá, làm thủ tục hải quan nhằm bảo vệ lợi ích cho khách hàng. Nhờ đó đã tạo đƣợc uy tín với khách hàng, có một vị thế nhất định trên thị trƣờng. Trong thời gian qua, một lƣợng lớn khách hàng mới của Công ty là do chính các khách hàng đã sử dụng dịch vụ của Công ty giới thiệu.
S7: Chiến lƣợc giá hợp lý, giá cả cạnh tranh. Đối thủ cạnh tranh của Công ty
rất nhiều và có những công ty lớn, có tiềm lực mạnh hơn nhƣ Daco logistics, Sotrans, Interlog, Real logistics, Vinafreight…Tuy phải cạnh tranh gay gắt về giá, cƣớc phí vận chuyển và cả chất lƣợng và cả chất lƣợng vận chuyển với các công ty này nhƣng Công ty đã khẳng định đƣợc chính mình khi vẫn tồn tại và ngày càng tạo đƣợc niềm tin ở khách hàng.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 85
2.5.2.Điểm yếu
W1: Thuộc loại hình công ty vừa và nhỏ, khả năng tài chính còn yếu. Đƣợc
thành lâp từ năm 2007 với vốn điều lệ ban đầu là 500 triệu đồng, tuy hoạt động kinh doanh liên tục phát triển nhƣng nhìn nhận một cách khách quan Song Song vẫn là công ty giao nhận quy mô nhỏ, thực lực tài chính không thể bằng các công ty đã tồn tại lâu và có quy mô lớn trên thị trƣờng.
W2: Mặc dù có nhiều loại hình kinh doanh, song công ty chỉ hoạt động chủ
yếu trong lĩnh vực làm đại lý giao nhận và thủ tục hải quan, dịch vụ cung cấp và khách hàng không đa dạng. Khi mà lƣợng hàng Công ty giao nhận ngày càng tăng và phần lớn lại là hàng lẻ thì Công ty có thể thực hiện dịch vụ gom hàng lẻ tốt hơn.
W3: Cơ sở vật chất và phƣơng tiện còn hạn chế, đôi lúc còn bị động, tốn
kém thời gian trong việc chờ xe (thuê ngoài). Thiếu nguồn vốn nên cơ sở vật chất, kho bãi, phƣơng tiện chuyên chở …làm Công ty không thể đáp ứng đƣợc hết các yêu cầu của dịch vụ, của khách hàng. Vì vậy, lợi nhuận của Công ty trên mỗi đơn hàng không thể tối đa vì phải tốn chi phí cho các vấn đề kho bãi, phƣơng tiện chuyên chở…Vào những ngày lễ, những ngày cao điểm hàng về nhiều, do khối lƣợng hàng hóa tăng đột biến mà phƣơng tiện vận tải, chuyên chở hàng hóa của Công ty không đáp ứng đủ nên Công ty bắt buộc phải thuê ngoài để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
W4: Đội ngũ nhân viên giao nhận còn khá ít do đó đôi lúc còn bị động khi có
đợt hàng về nhiều khiến cho công ty không đủ ngƣời và kết quả là làm chậm trễ tiến trình giao hàng.
W5: Trình độ ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên chƣa cao sẽ làm mất nhiều cơ
hội kinh doanh với các đối tác nƣớc ngoài trong và ngoài nƣớc. Thực tế, để sale thì chủ yếu dựa vào giá cƣớc mềm và có uy tín, dịch vụ tốt là đã có thể tìm kiếm đƣợc khách hàng. Nhƣng theo nhƣ tác giả đƣợc biết thì đối với những nhà cung cấp dịch vụ mới, chƣa có nhiều uy tín thì ban đầu khách hàng cũng chỉ ủy thác cho những lô hàng giá trị nhỏ để tìm hiểu dịch vụ nhƣ thế nào trƣớc rồi mới giao cho nhiều lô hàng lớn hơn, trong hoạt động kinh doanh luôn có nhiều tình huống bất ngờ xảy ra,
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 86 có những rủi ro nhất định ngoài dự liệu của chúng ta nên để có thể giữ chân khách hàng lâu dài cần phải chăm sóc khách hàng cho thật tốt, những trƣờng hợp phát sinh sự cố thì việc gặp mặt trực tiếp là điều cần thiết mà nếu gặp những đối tác nƣớc ngoài thì phải biết tiếng Anh mới có thể giao tiếp đƣợc.
W6: Chƣa có nhiều các đại lý trên thế giới, các đại lý chủ yếu tập trung ở
Châu Á, Bắc Mỹ, Châu Âu. Chƣa có hệ thống chi nhánh rộng rãi, Công ty hiện chỉ đang có 01 chi nhánh tại Hải Phòng, chủ yếu làm nhiệm vụ vận tải nội địa cho các khách hàng từ phía bắc có hàng xuất đi hoặc về tại các cảng trong nam chứ hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận quốc tế không lớn.
2.5.3. ơ hội
O1: Nền kinh tế đất nƣớc ngày càng hội nhập sâu rộng với thế giới, hoạt
động ngoại thƣơng ngày càng phát triển. Điều này làm cho nhu cầu trao đổi, buôn bán hàng hóa giữa các quốc gia tăng cao. Chính sách kinh tế của nhiều nƣớc cũng đƣợc thông thoáng hơn với các văn bản sửa đổi thuế, tăng cƣờng chống tham nhũng, giảm bớt rƣờm ra trong thủ tục hành chính…Từ đó các doanh nghiệp xuất khẩu nói chung và Song Song nói riêng có những tiến triển thuận lợi, khối lƣợng và doanh thu giao nhận tăng lên đáng kể, mở ra nhiều cơ hội mới.
O2: Điều kiện tự nhiên thuận lợi: bờ biển dài, nhiều vịnh, cảng, nhiều kênh
rạch, sông ngòi…Đây là điều kiện thuận lợi cho ngành logistics của Việt Nam, thuận lợi cho phát triển vận tải biển và thủy nội địa – đây là hoạt động vận tải có thể chở đƣợc khối lƣợng hàng hóa lớn mà không phƣơng thức vận tải nào sánh kịp và có nhiều điểm mạnh khác (nhƣ đã trình bày ở phần 1.1.2). Ví dụ nhƣ: để chở 1000 tấn hàng thì chỉ cần 01 con tàu hoặc một sà lan là có thể chở đƣợc, nhƣng với trọng tải này thì phải cần tới 50 chiếc xe hàng chạy trên đƣờng (trọng tải trung bình 20 tấn). Giả sử, vận chuyển bằng hàng chục xe tải hạng nặng xếp hàng chạy trên đƣờng thì cũng chỉ bằng 10 tàu có trọng tải 20.000 tấn chạy trên trục đƣờng ven biển. Rõ ràng, với 10 con tàu chạy trên đƣờng biển ven bờ có thể xem mật độ hoạt động không đáng kể, nhƣng nếu hàng ngàn xe tải hạng nặng xếp hàng chạy trên đƣờng bộ
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 87 thì hậu quả để lại của nó về phá hoại đƣờng sá, khói bụi, nhiễm bẩn môi trƣờng, ùn tác, tai nạn giao thông…là không thể lƣờng hết đƣợc.
O3: Nhà nƣớc có nhiều chính sách, ƣu tiên cho ngành logistics trong đó có
lĩnh vực giao nhận. Cơ sở hạ tầng, đƣờng xá, cầu cảng, sân bay ngày càng đƣợc đầu tƣ hiện đại, tạo thuận tiện cho đi lại, chuyên chở hàng hóa. Những năm gần đây, Nhà nƣớc chủ trƣơng khuyến khích đƣa công nghệ thông tin vào cơ quan trực thuộc của chính phủ, triển khai áp dụng khai hải quan điện tử giúp thông quan lô hàng nhanh chóng hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp có thể cập nhật các thông tin thay đổi về thuế quan, thủ tục hành chính, các chủ trƣơng, chính sách của Nhà nƣớc.
O4: Dân số tăng nhanh, số lƣợng các công ty xuất nhập khẩu ngày càng tăng
cùng với chính sách thu hút nhà đầu tƣ nƣớc ngoài của Nhà nƣớc dẫn đến nhu cầu xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa ngày càng tăng.
O5: Thế giới có những bƣớc phát triển vƣợt bật trong công nghệ thông tin,
phát triển nhiều mô hình quản trị logistics. Ngày càng có nhiều các doanh nghiệp trong đó có các doanh nghiệp Việt Nam đã áp dụng các mô hình logistics vào thực tiễn kinh doanh của mình nhƣ mô hình JIT, MRP, Reverse Logistics…đã đem lại nhiều lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp.
2.5.4.Thách thức
T1: Một số chính sách, cơ chế quản lý của nhà nƣớc còn thiếu đồng bộ, chƣa
cụ thể, thủ tục hải quan chƣa thông thoáng, làm tốn kém thời gian trong khâu thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu.
T2: Về cơ sở pháp lý, Việt Nam chƣa có nguồn luật chặt chẽ để điều chỉnh
hoạt động giao nhận hàng hóa, chƣa có những quy định riêng về giao nhận, về logistics mà chỉ nằm trong một phần của Bộ Luật Thƣơng mại.
T3: Thủ tục Hải quan còn nhiều rƣờm ra, quan liêu với những khoản “tiền
bồi dƣỡng” làm lãng phí thời gian, tiền bạc, nâng giá chi phí ngành giao nhận lên, làm giảm tính cạnh tranh với các nƣớc trong khu vực.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 88 T4: Khi mà những cam kết của nƣớc ta với WTO về dịch vụ logistics bắt đầu