Một số đặc điểm về nhân sự:
Hiện nay Công ty có 26 cán bộ công nhân viên bao gồm cả quản lý. Năm 2014, Công ty có sự thay đổi về số lƣợng nhân sự: tuyển mới 3 nhân viên (những sinh viên mới ra trƣờng đƣợc Công ty nhận vào làm việc). Trong đó, tỉ lệ nhân viên tốt nghiệp đại học, cao đẳng ngày càng tăng. Phần lớn đều biết ít nhất một ngoại ngữ (tiếng Anh), đặc biệt còn có tiếng Hoa. Đội ngũ nhân viên năng động và có chuyên môn cao, kiến thức nghiệp vụ sâu rộng tƣơng ứng với từng chức danh công tác đƣợc giao, thích ứng nhanh
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 44 với công việc, đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Mọi ngƣời từ Giám đốc đến các nhân viên đều có tinh thần làm việc tốt, sáng tạo, nhiệt tình trong công việc góp phần tạo nên thành công của Công ty nhƣ ngày nay.
Tình hình nhân sự các phòng ban của Công ty:
Bảng 2. 1: Tình hình nhân sự các phòng ban của công ty Song song
Phòng ban Số lƣợng
Phòng kinh doanh và marketing 11
Phòng hiện trƣờng Bộ phận giao nhận 07 Bộ phận chứng từ 03 Phòng kế toán 02 Lái xe 02 Tổng 25
Nguồn: Công ty Song Song Song song đã nhận thấy rằng nhân viên là tài sản quan trọng góp phần tạo lập nên sự thành công cho khách hàng, cho công ty và cho đối tác của Công ty. Tất cả các nhân viên luôn có ý thức hỗ trợ lẫn nhau, quan tâm nhau mọi mặt, luôn luôn đứng ra bảo vệ lợi ích của Công ty, luôn đặt lợi ích, uy tín, hình ảnh của Công ty lên hàng đầu.
Hệ thống vận hành của Công ty khá tốt, đứng đầu mỗi phòng là 01 trƣởng phòng với trình độ nghiệp vụ cao luôn kịp thời hỗ trợ, đào tạo các nhân viên cấp dƣới, đặc biệt là những nhân viên mới.
Hiện tại Công ty đang nhận thêm nhiều sinh viên thực tập với mục đích là tìm kiếm và sàng lọc những sinh viên ƣu tú để giữ lại cho Công ty nhằm phát triển thêm nguồn nhân sự cho Công ty.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 45 Công ty Song Song có sơ đồ cơ cấu tổ chức nhƣ sau:
Hình 2. 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty nhƣ sau:
Giám đốc:
Là ngƣời chịu trách nhiệm chính, giám sát mọi hoạt động của nhân viên trong Công ty, là đại diện hợp pháp, có quyền quyết định mọi vấn đề nhân sự và hoạt động kinh doanh của Công ty.
Phòng hiện trƣờng:
Bao gồm bộ phận giao nhận và bộ phận chứng từ, đây là phòng có vị trí quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty, tiếp nhận các hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng ủy thác, phân công cho các nhân viên thực hiện công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Bộ phận giao nhận: bộ phận này trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận, chịu trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai đến khâu giao hàng cho khách hàng của Công ty. Với đội ngũ nhân viên năng động, đƣợc đào tạo thành thạo
Giám đốc
Phòng hiện trƣờng Phòng kế toán Phòng kinh doanh
Bộ phận chứng từ Bộ phận giao nhận Sale Chăm sóc khách hàng
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 46 nghiệp vụ chuyên môn. Có thể nói phòng giao nhận giữ vai trò trọng yếu trong việc tạo uy tín với khách hàng
Bộ phận chứng từ: theo dõi, quản lý lƣu trữ chứng từ và các công văn. Soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc đƣợc giao. Thƣờng xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng.
Phòng kinh doanh:
Có nhiệm vụ nghiên cứu, khảo sát thị trƣờng, chủ động tìm kiếm khách hàng mới, chăm sóc, tƣ vấn cho khách hàng. Phòng kinh doanh có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của công ty, góp phần mở rộng thị phần, đem lại nhiều hợp đồng có giá trị cho công ty. Tuy phòng kinh doanh có hai chức năng riêng biệt, nhƣng do quy mô công ty còn hạn chế, do đó chƣa có sự phân chia thành các bộ phận riêng biệt. Các nhân viên phòng kinh doanh vừa là ngƣời bán hàng trực tiếp vừa là ngƣời chăm sóc khách hàng.
Phòng kế toán:
Hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liên tục và hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thành công tác.
Dƣới sự quản lý trực tiếp của Giám đốc đối với từng phòng ban, từng cá nhân đã làm cho hoạt động của Công ty ngày càng trở nên nề nếp, đồng bộ và phát triển.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 47