Mục tiêu:
Sử dụng công nghệ thông tin để tạo thuận lợi trong tìm kiếm khách hàng, liên hệ chặt chẽ hơn với các khách hàng.
Giúp Công ty cũng nhƣ các khách hàng phát hiện, tiếp nhận và xử lý những thông tin quan trọng để giải quyết kịp thời, hạn chế đƣợc các rủi ro, đáp ứng cho nhu cầu kinh doanh ngày một tốt hơn.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 108 Đƣa Công ty hội nhập hơn với quốc tế.
ác bƣớc triển khai:
Trƣớc hết, để có thể áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động logistics Công ty cần đầu tƣ thêm các máy tính mới có khả năng xử lý tốt hoặc sửa chữa lại các máy tính đã bị xuống cấp. Tiếp đến là đầu tƣ áp dụng công nghệ thông tin hiện đại phù hợp với trình độ của Việt Nam ở thời điểm hiện tại, từng bƣớc áp dụng công nghệ tiên tiến của thế giới.
Việc kết nối thông tin nội bộ và với bên ngoài bằng cách sử dụng internet là phƣơng thức phù hợp với Công ty trong thời điểm hiện tại. Những tiện ích trong việc sử dụng internet với hoạt động giao nhận ngày càng rõ ràng, chính vì vậy việc đầu tƣ để sử dụng website của Công ty một cách có hiệu quả là việc nên làm càng sớm càng tốt vì đây không phải là việc quá tầm mà chỉ do chƣa đầu tƣ đúng mức. Website hiện tại của Công ty chỉ là trang mạng chủ yếu giới thiệu về Công ty, chức năng, phạm vi hoạt động và cung cấp những tin tức về thị trƣờng giao nhận trong và ngoài nƣớc cho ngƣời đọc, mà chƣa có nhiều tƣơng tác giữa Công ty và khách hàng. Trên thực tế, khách hàng có thể liên lạc trực tiếp với Công ty, tuy nhiên để tăng độ chuyên nghiệp trong công việc và dễ dàng trong việc quản lý các đơn hàng cũng nhƣ cập nhật các thông tin dành cho khách hàng thì nâng cấp trang web là việc nên đƣợc thực hiện sớm nhất có thể. Công ty cần cập nhật thông tin từ hệ thống Tracing và Tracking Container của hãng tàu vào cơ sở dữ liệu của mình khi hàng đƣợc giao lên tàu, đến khi hàng đƣợc giao cho đại lý tiếp tục cập nhật thông tin từ trang web của đại lý cho đến khi hàng đƣợc giao cho ngƣời nhận. Để thực hiện đƣợc những việc này cần 01 nhân viên chứng từ để thực hiện việc nhập máy.
Ngoài nâng cấp trang web hiện tại của Công ty thì trong dài hạn việc ứng dụng phần mềm CRM cũng đƣợc đánh giá là có khả năng cao trong hoạt động của Công ty. Xu hƣớng sử dụng CRM để tạo dựng và duy trì các mối liên hệ với khách hàng đang ngày càng trở nên phổ biến trong kinh doanh ngày nay. Việc hàng trăm khách hàng cùng lúc nhận đƣợc những lá thƣ thăm hỏi cũng nhƣ những lời mời
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 109 chào giá hấp dẫn không còn là điều gì xa lạ nữa. Trong hoạt động kinh doanh hiện tại, tất nhiên công ty đang có những mối quan hệ với khách hàng, với các đối tác kinh doanh mà mình phải làm việc, phục vụ hoặc cộng tác. Những mối quan hệ này luôn diễn ra giữa hai đội ngũ – một bên là các nhân viên trong Công ty và bên kia là các khách hàng, đối tác kinh doanh có quan hệ với Công ty. Vì vậy, Công ty cần có một hệ thống quản lý sao cho vừa tạo điều kiện cho các nhân viên thực thi mối quan hệ với khách hàng, vừa giúp cho việc quản lý khách hàng đƣợc hiệu quả hơn. Và CRM là một giải pháp thông minh giúp thực hiện hiệu quả công việc này.
Tính khả thi:
Nâng cấp website là giải pháp nên và có khả năng thực hiện trong ngắn hạn và cần nhanh chóng triển khai. Bởi vì, việc cập nhật các thông tin lên website để khách hàng tracking đơn hàng là tƣơng đối dễ dàng, chỉ cần 01 nhân viên có một ít kiến thức chuyên ngành và biết nhập liệu là đã có thể thực hiện đƣợc.
Ứng dụng phần mềm CRM là giải pháp có tính khả thi, nhƣng là giải pháp đƣợc đƣa ra cho dài hạn. Bởi vì, giá của phần mềm này trên thị trƣờng dao động từ 6.000.000 đồng (dùng tối đa cho 10 user) đến 25.000.000 đồng (không giới hạn user) – một số tiền không quá lớn nên Công ty có thể mua đƣợc, nhƣng hiện tại khách hàng của Công ty không nhiều, Song Song chỉ là một công ty dạng vừa và nhỏ, số lƣợng các nhân viên không lớn, các phƣơng tiện vật chất kỹ thuật chƣa nhiều nên các nhân viên dễ dàng trao đổi thông tin với nhau nhanh chóng và kịp thời qua các phƣơng tiện nhƣ mail, điện thoại hay skype…khi tiến hành 01 lô hàng cũng nhƣ sử dụng nhƣ phƣơng tiện này để liên hệ với khách hàng, mọi hoạt động tính đến thời điểm hiện tại nhìn chung vẫn đƣợc phối hợp khá nhịp nhàng với nhau và mang lại hiệu quả khá tốt. Hơn nữa, nguồn lực của Công ty là có giới hạn vì vậy triển khai cho các giải pháp đem lại kết quả nhanh hơn sẽ hiệu quả hơn.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 110