Sau khi hợp đồng dịch vụ đƣợc ký kết, khi có hàng nhập từ nƣớc ngoài về bằng phƣơng thức đƣờng biển, ngay khi công ty khách hàng nhận đƣợc thông báo hàng về từ hãng tàu hoặc đại lý gửi qua, khách hàng sẽ tiến hành gửi thông báo hàng về của lô hàng đó cho nhân viên chứng từ Công ty thông qua email hoặc fax.
Trong quá trình thực hiện giao nhận một lô hàng nhập khẩu có khá nhiều chứng từ mà nhân viên giao nhận phải nắm rõ để có thể tiến hành nhanh chóng và chính xác không bị hải quan trả hồ sơ về. Do đó, nhân viên giao nhận phải kiểm tra các chi tiết liên kết giữa các chứng từ xem có phù hợp, ăn khớp với nhau hay chƣa để thúc đẩy quá trình làm thủ tục hải quan nhanh chóng, dễ dàng và có lợi tốt nhất cho khách hàng. Nếu phát hiện có sự sai sót, nhân viên chứng từ phải lập tức thông báo cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh, tránh phát sinh thời gian và chi phí lƣu kho, lƣu bãi nếu không làm kịp thủ tục. Thông thƣờng, nhân viên kiểm tra các thông tin nhƣ sau:
Tên và địa chỉ các bên, mô tả hàng hóa (tên hàng, số lƣợng, đơn giá, tổng giá trị), điều kiện giao hàng giữa hợp đồng, B/L, invoice, packing list… Xem số và ngày của hợp đồng, đồng tiền thanh toán, phƣơng thức thanh
toán trên hợp đồng so với invoice và packing list.
Thời gian và địa điểm giao hàng giữa hợp đồng và B/L có phù hợp hay không.
Số lƣợng, khối lƣợng, số khối giữa B/L, invoice và packing list.
Nếu hợp đồng thanh toán bằng thƣ tín dụng (L/C) thì phải chuẩn bị vận đơn gốc có ký hậu của ngân hàng để đi lấy lệnh giao hàng.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 55 Nếu là mặt hàng hƣởng chế độ ƣu đãi về thuế quan thì phải có giấy chứng nhận xuất xứ; nếu doanh nghiệp có nợ thuế thì phải có giấy chứng nhận đã nộp thuế vào ngân sách nhà nƣớc.
Nếu hàng hóa đƣợc nhập theo điều kiện giao hàng nhóm E, F thì nhân viên chứng từ phải kiểm tra xem khách hàng có cung cấp hóa đơn giá trị gia tăng của hãng tàu hoặc đại lý hay chƣa…
Ngoài ra có thể còn có một số giấy tờ nhƣ: Hợp đồng (bản sao y bản chính), Hóa đơn thƣơng mại (1 bản chính, 1 bản sao), phiếu đóng gói (1 bản chính, 1 bản sao), Giấy chứng nhận phân tích thành phần (1 bản chính), quyết định ủy quyền (nếu có). Đối với những bản sao của những chứng từ này, tất cả các bản sao y ngoài dấu sao y cần phải có dấu đỏ của Công ty, những chứng từ bản sao có từ 02 trang trở lên thì ngoài dấu sao y và dấu của Công ty thì cần đóng thêm dấu giáp lai.