Hiện nay, hàng hóa đƣợc khai theo thủ tục hải quan điện tử. Quy trình làm thủ tục hải quan điện tử đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Khai báo tờ khai điện tử:
Căn cứ vào các thông tin trên bộ chứng từ hoàn chỉnh, nhân viên sẽ tiến hành khai tờ khai hải quan điện tử bằng phần mềm ECUS5.
Quá trình lên tờ khai là rất quan trọng, ngƣời lên tờ khai phải cẩn thận, tuân thủ nghiêm ngặt trong việc lên nội dung tờ khai, phải kiểm ra thật kỹ lƣỡng trƣớc khi truyền lên hải quan để tránh sai sót trên tờ khai sẽ rất mất thời gian. Để nắm đƣợc những thông tin về hàng hóa thì phải nghiên cứu kỹ hợp đồng ngoại thƣơng, invoice, packing list, B/L…Đặc biệt là phải kê tên hàng chính xác, đúng quy định trong Biểu thuế năm 2015 do Bộ Tài chính ban hành, áp mã HS và áp thuế đúng rất quan trọng trong việc khai báo và tính thuế cho doanh nghiệp. Nếu áp mã sai thì ngƣời lên tờ khai phải chịu hoàn toàn trách nhiệm.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 57 Sau khi nhập đầy đủ thông tin tờ khai, nhân viên khai báo truyền dữ liệu đến hệ thống tiếp nhận Hải quan. Chọn vào thanh “khai báo hải quan” để thực hiện khai báo thông tin đến hệ thống tiếp nhận hải quan.
Nhận kết quả khai báo tờ khai điện tử:
Sau khi thực hiện khai báo hải quan điện tử thành công, cán bộ hải quan sẽ tiếp nhận, xử lý tờ khai và phản hồi kết quả.
Nếu nhân viên khai báo sai, chứng từ không rõ ràng hoặc doanh nghiệp còn nợ thuế thì hệ thống Hải quan gửi phản hồi yêu cầu nhân viên bổ sung và điều chỉnh.
Nếu quá trình khai báo là hợp lệ thì cơ quan Hải quan sẽ cấp cho Công ty số tờ khai và kết quả phân luồng.
Tiếp theo ngƣời khai báo nhấp vào thanh “In tờ khai” để in ra 2 bản.
Hình 2. 4: Màn hình tờ khai hải quan điện tử của công ty Song Song 2.2.2.5. Lấy lệnh giao hàng (D/O) và kiểm tra D/O
Sau khi nhận đƣợc B/L và giấy báo hàng đến từ hãng tàu và có đƣợc bộ chứng từ đầy đủ cùng với một vài giấy giới thiệu từ bên công ty khách hàng gửi
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 58 sang, nhân viên giao nhận sẽ đến hãng tàu hoặc một đại lý giao nhận khác (trong trƣờng hợp lệnh nối) để lấy lệnh. Công ty Song Song thƣờng sales cƣớc của các hãng tàu nhƣ APL, KLINE, HANJIN, COSCO, EVERGREEN, MOL…
Đối với hợp đồng thanh toán bằng thƣ tín dụng (L/C), khi đến hãng tàu nhận bộ lệnh giao hàng, nhân viên phải mang vận đơn gốc có ký hậu của ngân hàng và giấy giới thiệu của công ty.
Trong trƣờng hợp nhận bộ lệnh giao hàng tại một đại lý giao nhận khác, nhân viên có thể chỉ cần mang giấy giới thiệu và thông báo hàng đến là có thể nhận bộ lệnh giao hàng.
Thông thƣờng, bộ lệnh giao hàng có bốn bản do hãng tàu cung cấp để ngƣời nhận hàng làm giấy cƣợc container, gia hạn, đối chiếu Manifest và in phiếu giao nhận container.
Khi đi lấy lệnh giao hàng phải đóng phí làm D/O, phí vệ sinh container, phí THC, Handling, và phí CFS (đối với hàng lẻ)…
Đối với hàng FCL nếu hàng là loại hàng giao thẳng, giao nguyên container thì nhân viên giao nhận phải làm giấy mƣợn container bằng cách điền vào giấy cam kết mƣợn container theo mẫu sẵn của từng hãng tàu và đóng phí cƣợc container theo quy định của mỗi hãng tàu (thông thƣờng là 1.000.000 VND). Số tiền này đƣợc hãng tàu hoàn trả lại nếu khi trả container về bãi, tình trạng container vẫn tốt nhƣ lúc mƣợn hoặc sẽ bị trừ bớt để hãng tàu sửa chữa container bị hƣ hỏng và trên lệnh giao hàng sẽ đƣợc đóng dấu là “HÀNG GIAO THẲNG”.
Đồng thời, hãng tàu đƣa cho nhân viên giao nhận ký tên vào 01 bản D/O và hãng tàu giữ lại bảng này để làm bằng chứng là bộ lệnh đã đƣợc giao cho ngƣời giao nhận. Nhân viên giao nhận còn phải đối chiếu B/L với các thông tin trong D/O để đảm bảo thông tin chính xác. Nếu phát hiện có sai sót, nhân viên giao nhận sẽ phải yêu cầu hãng tàu sửa chữa và đóng dấu “CORRECT” vào chỗ đã sửa, nếu không sẽ dẫn đến rắc rối khi làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại cảng.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 59 Đối với hàng FCL là hàng rút ruột tại cảng thì trên D/O sẽ đƣợc đóng dấu “HÀNG RÚT RUỘT” và cũng đƣợc ghi rõ ngày hết hạn.
2.2.2.6. Nhận hàng và làm thủ tục nhận hàng tại cảng
Sau khi đã khai hải quan điện tử và có đầy đủ các chứng từ cần thiết (do phòng chứng từ chuẩn bị) nhân viên giao nhận đem bộ tờ khai xuống cảng để làm thủ tục hải quan và nhận hàng.
Trƣớc khi đến nhận hàng cần lƣu ý xem D/O có còn hạn hay không, nếu hết hạn thì đem đến hãng tàu để xin gia hạn bằng cách đóng dấu gia hạn của hãng tàu lên nó và đóng phí gia hạn.
Hàng hóa của Công ty phần lớn đƣợc nhập về tại Cảng Cát Lái nên sau đây tác giả xin đƣợc trình bày các công việc cụ thể tại đây:
a. Đối với hàng luồng xanh
Theo Thông tƣ 38, nếu tờ khai đã có kết quả thông quan thì ngƣời giao nhận có thể xuống cảng lấy hàng mà không cần mở tờ khai giấy nữa. Còn đối với những lô hàng luồng xanh nhƣng tiền nộp thuế chƣa đƣợc chuyển vào tài khoản của Kho bạc Nhà nƣớc nên hệ thống hải quan sẽ trả tờ khai ở dạng “thông báo kết quả phân luồng” thì để tiết kiệm thời gian nhân viên giao nhận có thể đem một bộ hồ sơ đầy đủ (đem bản gốc để đối chiếu nếu cần) xuống phòng làm thủ tục hàng nhập của cảng Cát Lái ở cổng B để mở tờ khai.
Sau đó sẽ tra trên các máy tính (đƣợc bố trí ở khu nhà chờ) xem tờ khai đã đƣợc xong chƣa. Nếu tờ khai xong rồi thì nhân viên giao nhận tới cửa trả tờ khai hải quan, ghi số tờ khai và tên doanh nghiệp để nhận tờ khai hải quan từ nhân viên trả tờ khai và đóng 20.000 đồng tiền lệ phí hải quan rồi sau đó đi lấy hàng. Thông thƣờng nhân viên giao nhận sẽ phải mất khoảng 01 giờ để đợi kết quả tờ khai. Trong thời gian này nhân viên giao nhận có thể đi làm phiếu EIR (đối với hàng nguyên container) trƣớc để tiết kiệm thời gian.Tùy theo hàng là hàng nguyên container hay hàng lẻ sẽ có những thủ tục nhất định:
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 60
Hàng nguyên container:
Nếu là hàng nguyên container theo lúc cƣợc container là giao thẳng hay rút ruột tại bãi sẽ cần phải thực hiện các thủ tục phù hợp:
Đối với hàng giao thẳng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nếu muốn lấy container về kho cần phải có phiếu giao nhận container (EIR). Muốn lấy phiếu EIR, nhân viên giao nhận phải đem 01 D/O đến thƣơng vụ cảng đóng tiền để xuất phiếu EIR và mỗi phiếu EIR chỉ phát hành cho 01 container. Trên phiếu này có ghi rõ số container, vị trí , số seal, thời hạn hiệu lực của nó và gồm tất cả 4 liên với 4 màu khác nhau. Sau khi kiểm tra tính chính xác của D/O và xác định doanh nghiệp đã đóng đầy đủ các loại lệ phí thì nhân viên thƣơng vụ sẽ giao phiếu EIR cho nhân viên giao nhận.
Sau đó đến thanh lý ở Hải quan giám sát Cổng B gồm các chứng từ sau: Tờ khai nhập khẩu (01 bản chính + 01 bản photo).
Lệnh giao hàng (bản chính). Phiếu EIR (bản chính).
Nếu Hải quan kiểm tra hợp lệ thì sẽ đóng dấu và chữ ký vào phiếu EIR và tờ khai chính, giữ lại D/O và tờ khai photo. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ đến bãi hàng nhập xuất trình phiếu EIR cho nhân viên bãi hàng nhập. Nhân viên bãi hàng nhập hƣớng dẫn xe vào vị trí container trên bãi hàng, và thông báo xe nâng di chuyển container lên xe nhận hàng. Nhân viên bãi nhận hàng kiểm tra số container, số seal và số xe vận tải hàng, ghi và ký xác nhận lên phiếu EIR hoàn thành thủ tục xuất bãi.
Rút ruột tại bãi
Tùy vào từng loại hàng hóa mà nhân viên giao nhận sẽ đóng phí cho xe nâng hoặc cho công nhân. Đối với những hàng hóa có khối lƣợng lớn thì liên hệ với xe nâng để rút hàng còn đối với hàng có khối lƣợng nhỏ thì có thể liên hệ với công nhân cảng. Quá trình rút ruột phải có sự giám sát của nhân viên giao nhận để theo
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 61 dõi và đôn đốc việc lấy hàng, tránh làm hƣ hỏng và mất mát hàng hóa trong quá trình bốc dỡ.
Hàng lẻ:
Sau khi có kết quả tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ bắt xe trung chuyển từ cổng B qua cổng C để thanh lý kho. Đầu tiên, nhân viên giao nhận vào tòa nhà Thƣơng vụ cảng bốc số thứ tự và dùng 01 D/O để in phiếu xuất kho . Sau đó, cầm các chứng từ gồm: tờ khai hải quan (01 chính + 01 photo), 01 D/O đến phòng Hải quan kho để thanh lý kho, Hải quan kho sẽ giữ lại tờ khai photo và D/O và đóng dấu vào phiếu xuất kho rồi trả lại tờ khai bản chính và phiếu xuất kho cho nhân viên giao nhận.
Sau đó, nhân viên giao nhận cầm phiếu xuất kho và ghi biển số xe tải lên phiếu này đến giám sát cổng (cổng C) để làm thủ tục cho xe vào nhận hàng. Sau khi xe tải vào thì nhân viên cổng sẽ tiến hành đo trọng tải xe để biết có phù hợp cho việc chở trọng lƣợng hàng nhƣ trên phiếu xuất kho không. Sau đó lấy kết quả phiếu đo trọng tải xe.
Sau đó nhân viên sẽ đến kho hàng lẻ, xuất trình cho thủ kho D/O cùng với tờ khai đã hoàn tất thủ tục hải quan và phiếu xuất kho và phiếu đo trọng tải xe để lấy hàng ra khỏi kho xếp hàng lên xe. Sau khi đếm đủ số lƣợng hàng nhƣ đã ghi trong chứng từ, nhân viên giao nhận sẽ ký nhận vào phiếu xuất kho và nhân viên kho sẽ giữ lại 01 liên của phiếu xuất kho.
Sau khi nhận hàng xong, nhân viên sẽ đi cùng với xe tải ra cổng. Sau đó, xe dừng lại, nhân viên giao nhận đem tờ khai gốc, tờ khai photo và phiếu xuất kho đến hải quan cổng để đóng dấu, hải quan sẽ giữ lại 01 liên của phiếu xuất kho và tờ khai photo. Sau đó đƣa các chứng từ còn lại cho bảo vệ cổng xem, ngƣời này giữ lại 01 liên của phiếu xuất kho. Còn lại nhân viên giữ lại tờ khai gốc và phiếu xuất kho màu hồng.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 62
b. Đối với hàng luồng vàng:
Quy trình đối với hàng luồng vàng chỉ khác hàng luồng xanh ở chỗ là nhân viên giao nhận phải luôn mang đầy đủ bộ hồ sơ để đi mở tờ khai (vì đối với hàng luồng vàng thì Hải quan phải kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ nhập khẩu), sau khi có kết quả thông quan rồi mới đƣợc đi lấy hàng. Còn các công việc trong khâu lấy hàng thì thực hiện giống nhƣ đã nêu ở trên.
c. Đối với hàng luồng đỏ:
Sau khi nhân viên giao nhận nộp bộ hồ sơ cho hải quan tiếp nhận. Hải quan tiếp nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho lãnh đạo chi cục xét duyệt, quyết định hình thức và mức độ kiểm hóa cuối cùng. Có 3 mức kiểm tra thực tế hàng hóa nhƣ sau:
+ Mức 1: Kiểm tra 100% hàng hóa.
+ Mức 2: Kiểm tra 10% lô hàng, nếu không phát hiện sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có dấu hiệu vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận đƣợc mức độ vi phạm.
+ Mức 3: Kiểm tra 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận đƣợc mức độ vi phạm.
Sau đó cán bộ chi cục trả hồ sơ cho Hải quan tiếp nhận. Hải quan tiếp nhận đƣa bộ hồ sơ cho nhân viên giao nhận đăng ký ngày, giờ kiểm hóa, ghi tên, số điện thoại của nhân viên giao nhận vào ở lệnh mức độ kiểm hóa và phân công trực tiếp cán bộ kiểm hóa.
Lƣu ý : Trong trƣờng hợp, sau khi Hải quan đối chiếu phát hiện có sai sót : áp mã thuế sai, doanh nghiệp còn nợ thuế … thì Hải quan sẽ trả lại hồ sơ và yêu cầu doanh nghiệp chỉnh sửa lại.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 63
Hàng nguyên container:
Đăng ký chuyển bãi:
Bƣớc tiếp theo nhân viên giao nhận sẽ tìm xem container của công ty mình đang ở vị trí nào. Khi biết đƣợc vị trí của container, tiếp theo nhân viên giao nhận sẽ tiến hành đăng ký chuyển bãi để kiểm hóa tại Phòng điều độ của Cảng ( tối thiểu phải trƣớc 6h đồng hồ trƣớc khi kiểm hóa vì với khoảng thời gian đó con’t mới có thể đƣa đƣợc đến bãi kiểm hóa). Ở đây nhân viên giao nhận dùng một lệnh giao hàng để đăng ký, phí chuyển bãi đƣợc đóng tại thƣơng vụ cảng.
Sau đó nhân viên giao nhận sẽ cầm một lệnh D/O của hãng tàu đến quầy phát hành phiếu EIR để nhận phiếu này.
Đăng ký cắt seal:
Khi biết đƣợc vị trí của container , nhân viên giao nhận mang 01 lệnh giao hàng đến Phòng điều độ của Cảng để đăng ký cắt seal và kiểm hóa. Tại đây nhân viên phòng Điều độ của Cảng sẽ đóng dấu cắt seal kiểm hóa lên lệnh và phân đội bốc xếp để cắt seal mở kiểm hóa.
Nhân viên giao nhận liên hệ với đội bốc xếp để mở seal và liên hệ trực tiếp với Hải quan kiểm hóa lô hàng mình để đội bốc xếp cắt seal trƣớc sự chứng kiến của Hải quan kiểm hóa. Điều này đảm bảo quyền lợi cho Công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kiểm hóa:
Sau khi việc mở container hoàn tất, hải quan kiểm hóa sẽ tiến hành kiểm tra thực tế lô hàng theo mức độ kiểm tra đã đƣợc chỉ định.
Sau khi các bộ kiểm hóa kiểm tra thực tế lô hàng xong, xác nhận hàng hóa đúng với khai báo của Công ty, cán bộ Hải quan sẽ ghi kết quả kiểm tra lên tờ khai và chuyển tờ khai sang cho cán bộ Hải quan tính thuế.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 64 Nhân viên giao nhận sẽ gặp trực tiếp cán bộ tính thuế để xác định giá thuế phải nộp. Cán bộ hải quan sẽ tiến hành xác định giá thuế theo khai báo của công ty nhập khẩu xem có chính xác hay không.
Trƣờng hợp, nếu doanh nghiệp không khai đúng, hải quan sẽ không chấp nhận giá của hợp đồng và sẽ áp lại mã tính thuế cho hàng hóa đó, điều chỉnh thuế tăng hay giảm đồng thời ra quyết định xử lý, đề nghị đại diện doanh nghiệp kí tên.
Trƣờng hợp, nếu doanh nghiệp khai đúng, hồ sơ phù hợp, cán bộ hải quan sẽ chấp nhận khai báo về giá, thuế và xem xét việc ân hạn thuế dựa vào quá trình hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp nhập khẩu nếu doanh nghiệp đƣợc ân hạn thuế thì cán bộ hải quan sẽ đóng dấu “ ân hạn 30 ngày” lên tờ khai trong trƣờng hợp Công ty nhập kinh doanh. Sau khi có kết quả tờ khai thông quan thì nhân viên sẽ đi nhận hàng (nhƣ đã nêu đối với hàng luồng xanh).
Hàng lẻ:
Sau khi nộp bộ tờ khai cho hải quan tiếp nhận ở cổng B, nhân viên giao nhận sẽ bắt xe trung chuyển qua cổng C, đến văn phòng kho để in phiếu kiểm hóa bằng cách ghi tên và số điện thoại của mình vào lệnh giao hàng để làm thủ tục in 02 phiếu kiểm hóa.
Sau đó đến kho hàng lẻ để nộp phiếu kiểm hóa cho thủ kho. Hàng hóa sẽ đƣợc đƣa ra một nơi để kiểm hóa tập trung, đối với kho 02 là cổng số 10, còn kho 03 là cổng số 22 nên nhân viên giao nhận sẽ nộp trực tiếp 01 phiếu kiểm hóa cho thủ kho ở các cổng này.
Đợi một lát, hàng sẽ ra, nếu muốn chắc chắn thì có thể hỏi thủ kho xem hàng đã ra hay chƣa. Sau đó đến tìm vị trí của hàng và cũng kiểm tra xem hàng hóa có