Mục tiêu:
Tránh đƣợc các rủi ro về hƣ hỏng và mất mát hàng hóa, tránh phát sinh thời gian và chi phí để giải quyết khi có vấn đề xảy ra, từ đó tạo sự hài lòng từ phía khách hàng, tránh đƣợc những tranh chấp, khiếu nại xảy ra hay phát sinh các chi phí giám định…
Nâng cao chất lƣợng dịch vụ, tạo phong cách làm việc ngày càng chuyên nghiệp hơn, đội ngũ nhân viên làm việc ngày càng chuyên môn hóa cao hơn.
ác bƣớc triển khai:
Quy trình kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đƣờng biển bao gồm rất nhiều khâu cũng nhƣ chuyển giao trách nhiệm qua nhiều bên khác nhau, vì vậy có thể xảy ra nhiều rủi ro đối với hàng hóa mà trách nhiệm thuộc về Công ty hoặc khách hàng của Công ty. Sau đây, tác giả xin đƣa ra một vài biện pháp để góp phần dự báo và hạn chế bớt các rủi ro cho Song Song và khách hàng của Công ty:
Với sự tăng nhanh về tốc độ vận tải, nên trong quá trình chuẩn bị, Công ty cần lƣu ý đối với ngƣời nhập khẩu là phải yêu cầu ngƣời xuất khẩu nhanh chóng gửi toàn bộ các chứng từ đƣợc yêu cầu sau khi đã giao hàng lên phƣơng tiện vận tải để Công ty có thể làm thủ tục nhập hàng nhanh chóng khi hàng về đến Việt Nam.
Bên cạnh đó, Công ty cần có nhân viên đúng chức năng giải quyết công việc chứng từ. Trong quá trình nhận bộ chứng từ, nhân viên lập bộ chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lƣỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sai lệch về thông tin hàng hóa giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, sự sai lệch bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với ngƣời xuất khẩu để tìm hiểu nguyên nhân của sự sai lệch đó và yêu cầu sửa đổi chứng từ sao ăn khớp với nhau.
Để tránh tình trạng có nhiều thƣơng vụ cùng làm trong một thời gian nên phải chia cán bộ, nhân viên để làm, nếu xảy ra trục trặc nào đó trong một công đoạn
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 117 chƣa giải quyết đƣợc thì sẽ làm ùn tắc, chậm trễ các công đoạn sau và ảnh hƣởng đến thời gian giao nhận hàng nhập khẩu, ảnh hƣởng đến tiến độ chung, hƣớng giải quyết tốt hơn là: xây dựng một trình tự công việc và chia nhỏ công việc trong trình tự đó, mỗi nhân viên sẽ đảm nhận một công việc trong trình tự đó, nhƣ vậy mỗi ngƣời sẽ có thời gian nghiên cứu chuyên sâu hơn và thành thạo hơn trong mỗi lĩnh vực, đẩy nhanh đƣợc tiến độ công việc.
Một cách khác để hạn chế các rủi ro đó là tƣ vấn, khuyến khích khách hàng đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thƣơng với điều khoản Incoterm phù hợp. Bởi vì, nếu những rủi ro phát sinh và khách hàng là ngƣời chịu trách nhiệm thì rất có thể những rủi ro này sẽ liên quan đến Công ty, nhƣ vậy vừa tốn kém thời gian và công sức để giải quyết cho khách hàng nếu có liên quan.
Để hạn chế rủi ro từ việc sử dụng các điều khoản Incoterm không phù hợp, Công ty nên tƣ vấn cho khách hàng biết sử dụng những điều khoản phù hợp trong trƣờng hợp hàng vận chuyển bằng hàng rời hay vận chuyển bằng container (kể cả hàng nguyên container hay hàng lẻ đƣợc đƣợc đóng ở CFS). Nhƣ khi hàng đƣợc vận chuyển bằng container thì các quy tắc FAS, FOB và CIF không còn thích hợp. Vì đối với phƣơng thức vận chuyển bằng container, khâu vận chuyển hàng từ ICD hoặc CFS đến cảng đến xếp hàng lên tàu hoàn toàn do ngƣời vận tải đảm nhiệm. Từ đó, phần lớn trƣờng hợp, rủi ro cũng sẽ chuyển từ ngƣời bán sang ngƣời mua từ thời điểm hàng đã giao cho đại lý vận tải tại ICD chứ không phải tại boong tàu nhƣ trong quy tắc FOB và CIF hay dọc mạn tàu nhƣ trong quy tắc FAS.
Phù hợp với thời điểm phân chia rủi ro nhƣ trên, hiệu lực hợp đồng bảo hiểm thông thƣờng cũng bắt đầu từ khi hàng đƣợc giao cho đại lý vận tải. Vì vậy, Công ty nên tƣ vấn cho khách hàng (ngƣời nhập khẩu) của mình nhƣ trong trƣờng hợp ngƣời bán giành quyền thuê phƣơng tiện vận tải thì nên chọn CIF sẽ tốt hơn CIP, còn trong trƣờng hợp ngƣời nhập khẩu thuê tàu thì nên chọn FOB hay FAS thì sẽ tốt hơn so với FCA, vì hậu quả là nếu có hƣ hỏng mát mát xảy ra trên quãng đƣờng từ ICD ra Terminal khách hàng của Công ty sẽ phải chịu thiệt hại.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 118 Khi nhận hàng nhập khẩu bằng container, nhân viên giao nhận cần chú ý kiểm tra kỹ lƣỡng container nhƣ:
Niêm phong chì (seal) còn nguyên vẹn và không bị giả mạo, số seal phải đƣợc ghi lại để sau này tra cứu.
Điều kiện bên ngoài của container phải lành lặn, bất cứ hƣ hỏng nào có thể ảnh hƣởng đến hàng hóa bên trong đều phải ghi lại đầy đủ.
Sàn, nóc, vách của container không đƣợc cong, móp hay trầy xƣớc nghiêm trọng, container phải kín không có các tia sáng lọt vào khi đóng cửa, không có đinh hay móc để tránh gây hƣ hỏng cho hàng hóa…
Khi nhận hàng tại kho hàng lẻ thì trƣớc khi ký tên vào biên bản giao nhận hàng với cảng, nhân viên giao nhận nên kiểm tra kỹ và nếu hàng hóa có bất kỳ hƣ hỏng nào thì nên báo với nhân viên kho trƣớc và khi giao hàng cho phƣơng tiện vận tải hoặc ngƣời nhận thì nhân viên giao nhận cần lập biên bản giao nhận hàng để hàng hóa đã đƣợc giao đúng, đủ và an toàn, khi hàng hóa có hƣ hỏng, mất mát xảy ra thì Công ty không phải chịu trách nhiệm.
Tính khả thi:
Những biện pháp đƣa ra gần nhƣ không tốn kém về chi phí, các nhân viên trong Công ty chỉ cần bỏ ra thêm một ít thời gian, sức lực và cẩn thận, lƣu tâm hơn một chút là đã có thể thực hiện đƣợc. Mặc dù, không bỏ ra nhiều thời gian và chi phí nhƣng những hiệu quả mà nó mang lại thì rất lớn: tuy những thay đổi nhỏ nhƣng nó có thể làm khách hàng hài lòng hơn, tạo sự tin tƣởng ở khách hàng, nâng cao sự cạnh tranh cho Công ty, giảm thiểu những rủi ro, tổn thất xảy ra…Khi chất lƣợng dịch vụ giao nhận của Công ty đƣợc nâng cao thì hoạt động marketing, tìm kiếm, chăm sóc khách hàng cũng sẽ trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn.