2.1.2.1. Chức năng
Công ty kinh doanh các dịch vụ gồm:
- Đại lý vận tải quốc tế bằng đƣờng biển và đƣờng hàng không.
- Đại lý giao nhận hàng hóa Xuất Nhập Khẩu bằng đƣờng biển, hàng không, đƣờng bộ.
- Dịch vụ thu gom hàng lẻ.
- Dịch vụ thủ tục Hải quan hàng hóa Xuất Nhập Khẩu, hàng chuyển cửa khẩu: thay mặt khách hàng làm thủ tục Hải Quan và các giấy tờ cần thiết (Giấy chứng nhận xuất xứ, quy cách, chất lƣợng, giấy phép làm thủ tục Hải quan tại các cảng biển…).
- Vận tải nội địa.
- Giao nhận hàng hóa nội địa. - Dịch vụ ủy thác Xuất Nhập Khẩu.
Ngoài các dịch vụ trên, Công ty TNHH Dịch vụ Giao Nhận Song Song đã khai thác và đẩy mạnh các loại hình dịch vụ hàng nhập khẩu, cung cấp dịch vụ door-to-door (nhận hàng tại nơi ngƣời gửi và giao hàng tại nơi nhận).
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 43 Với chiến lƣợc kinh doanh “Khách hàng là trung tâm”, Công ty TNHH Dịch vụ Giao Nhận Song Song luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu đa dạng, ngày càng tăng của khách hàng bằng việc tập trung phát triển nguồn lực trong việc đầu tƣ con ngƣời, công nghệ. Đồng thời nâng cao chất lƣợng và phát triển dịch vụ.
2.1.2.2. Nhiệm vụ
Đề ra và thực hiện các kế hoạch kinh doanh nhƣ liên kết trong và ngoài nƣớc để thực hiện việc giao nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phƣơng thức tiên tiến, hợp lý, an toàn trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải, lƣu kho, lƣu bãi hàng hóa và đảm bảo hàng hóa an toàn trong phạm vi trách nhiệm của mình.
Chấp hành nghiêm túc các chính sách, thủ tục, quy định của pháp luật mà Nhà nƣớc ban hành và các quy định có liên quan đến công tác giao nhận, các quy định về tài chính, tài sản vốn cố định và vốn lƣu động.
Bảo đảm sử dụng hợp lý tài chính theo đúng chế độ, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nƣớc.
Có các chế độ, chính sách quyền lợi hợp lý cho ngƣời lao động, chăm lo đời sống, đào tạo, bồi dƣỡng nhằm nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân của công ty để đáp ứng đƣợc yêu cầu, nhiệm vụ kinh doanh ngày càng cao.
2.1.3.Bộ máy tổ chức và nhân sự
Một số đặc điểm về nhân sự:
Hiện nay Công ty có 26 cán bộ công nhân viên bao gồm cả quản lý. Năm 2014, Công ty có sự thay đổi về số lƣợng nhân sự: tuyển mới 3 nhân viên (những sinh viên mới ra trƣờng đƣợc Công ty nhận vào làm việc). Trong đó, tỉ lệ nhân viên tốt nghiệp đại học, cao đẳng ngày càng tăng. Phần lớn đều biết ít nhất một ngoại ngữ (tiếng Anh), đặc biệt còn có tiếng Hoa. Đội ngũ nhân viên năng động và có chuyên môn cao, kiến thức nghiệp vụ sâu rộng tƣơng ứng với từng chức danh công tác đƣợc giao, thích ứng nhanh
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 44 với công việc, đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Mọi ngƣời từ Giám đốc đến các nhân viên đều có tinh thần làm việc tốt, sáng tạo, nhiệt tình trong công việc góp phần tạo nên thành công của Công ty nhƣ ngày nay.
Tình hình nhân sự các phòng ban của Công ty:
Bảng 2. 1: Tình hình nhân sự các phòng ban của công ty Song song
Phòng ban Số lƣợng
Phòng kinh doanh và marketing 11
Phòng hiện trƣờng Bộ phận giao nhận 07 Bộ phận chứng từ 03 Phòng kế toán 02 Lái xe 02 Tổng 25
Nguồn: Công ty Song Song Song song đã nhận thấy rằng nhân viên là tài sản quan trọng góp phần tạo lập nên sự thành công cho khách hàng, cho công ty và cho đối tác của Công ty. Tất cả các nhân viên luôn có ý thức hỗ trợ lẫn nhau, quan tâm nhau mọi mặt, luôn luôn đứng ra bảo vệ lợi ích của Công ty, luôn đặt lợi ích, uy tín, hình ảnh của Công ty lên hàng đầu.
Hệ thống vận hành của Công ty khá tốt, đứng đầu mỗi phòng là 01 trƣởng phòng với trình độ nghiệp vụ cao luôn kịp thời hỗ trợ, đào tạo các nhân viên cấp dƣới, đặc biệt là những nhân viên mới.
Hiện tại Công ty đang nhận thêm nhiều sinh viên thực tập với mục đích là tìm kiếm và sàng lọc những sinh viên ƣu tú để giữ lại cho Công ty nhằm phát triển thêm nguồn nhân sự cho Công ty.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 45 Công ty Song Song có sơ đồ cơ cấu tổ chức nhƣ sau:
Hình 2. 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty nhƣ sau:
Giám đốc:
Là ngƣời chịu trách nhiệm chính, giám sát mọi hoạt động của nhân viên trong Công ty, là đại diện hợp pháp, có quyền quyết định mọi vấn đề nhân sự và hoạt động kinh doanh của Công ty.
Phòng hiện trƣờng:
Bao gồm bộ phận giao nhận và bộ phận chứng từ, đây là phòng có vị trí quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty, tiếp nhận các hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng ủy thác, phân công cho các nhân viên thực hiện công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Bộ phận giao nhận: bộ phận này trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận, chịu trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai đến khâu giao hàng cho khách hàng của Công ty. Với đội ngũ nhân viên năng động, đƣợc đào tạo thành thạo
Giám đốc
Phòng hiện trƣờng Phòng kế toán Phòng kinh doanh
Bộ phận chứng từ Bộ phận giao nhận Sale Chăm sóc khách hàng
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 46 nghiệp vụ chuyên môn. Có thể nói phòng giao nhận giữ vai trò trọng yếu trong việc tạo uy tín với khách hàng
Bộ phận chứng từ: theo dõi, quản lý lƣu trữ chứng từ và các công văn. Soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc đƣợc giao. Thƣờng xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng.
Phòng kinh doanh:
Có nhiệm vụ nghiên cứu, khảo sát thị trƣờng, chủ động tìm kiếm khách hàng mới, chăm sóc, tƣ vấn cho khách hàng. Phòng kinh doanh có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của công ty, góp phần mở rộng thị phần, đem lại nhiều hợp đồng có giá trị cho công ty. Tuy phòng kinh doanh có hai chức năng riêng biệt, nhƣng do quy mô công ty còn hạn chế, do đó chƣa có sự phân chia thành các bộ phận riêng biệt. Các nhân viên phòng kinh doanh vừa là ngƣời bán hàng trực tiếp vừa là ngƣời chăm sóc khách hàng.
Phòng kế toán:
Hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liên tục và hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thành công tác.
Dƣới sự quản lý trực tiếp của Giám đốc đối với từng phòng ban, từng cá nhân đã làm cho hoạt động của Công ty ngày càng trở nên nề nếp, đồng bộ và phát triển.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 47
2.1.4.Kết quả kinh doanh qua các năm
Bảng 2. 2: Kết quả kinh doanh của Công ty giai đoạn 2010-2014:
ĐVT: VND
Năm Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
2010 4.678.022.568 4.007.942.615 670.079.953 2011 5.078.461.300 4.328.880.412 749.580.888 2012 5.420.241.745 4.608.289.532 811.952.213 2013 5.815.377.369 4.941.326.150 874.051.218 2014 6.384.121.275 5.412.458.017 971.663.258 Nguồn: Phòng kế toán
Hình 2. 2: Biểu đồ thể hiện kết quả kinh doanh của Công ty 2010-2014
Nhận xét:
Qua bảng số liệu và biểu đồ cho thấy doanh thu từ 2010 đến năm 2014 tăng dần, việc doanh số tăng liên tục theo thời gian thể hiện hoạt động kinh doanh của công ty đang phát triển theo chiều hƣớng tốt. Với mục tiêu hoạt động là: ra sức hoàn thành nghĩa vụ, tiến hành giao hàng cho khách hàng trong trạng thái tốt với thời gian nhanh nhất, cùng với sự nhiệt tình, cần cù, vui vẻ và kinh nghiệm của đội
0 1 2 3 4 5 6 7 2010 2011 2012 2013 2014 4.68 5.08 5.42 5.82 6.38 4.01 4.33 4.61 4.94 5.41 0.67 0.75 0.81 0.87 0.97 Tỉ đồng Năm Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 48 ngũ nhân viên có trình độ cao, năng lực quản lý của ban lãnh đạo tốt, sự kết hợp chặt chẽ giữa nhân viên và lãnh đạo làm cho quá trình giao nhận đƣợc kết thúc nhanh chóng, chi phí đƣợc hạn chế, độ an toàn của hàng hóa cao, vì thế phí dịch vụ mà Công ty đƣa ra có giá cạnh tranh so với các công ty khác trong ngành nên đƣợc nhiều khách hàng tìm đến. Tên tuổi Công ty đã dần trở nên quen thuộc với khách hàng, uy tín cũng đƣợc nâng cao trên thƣơng trƣờng, số lƣợng hợp đồng mà Công ty thực hiện cũng tăng dần qua các năm.
Bảng 2. 3: Tốc độ tăng doanh thu, chi phí và lợi nhuận của Công ty qua các năm ĐVT: % Tốc độ tăng (%) 2011/2010 2012/2011 2013/2012 2014/2013 Doanh thu 8,56 6,73 7,29 9,78 Chi phí 8,01 6,45 7,23 9,53 Lợi nhuận 11,86 8,32 7,65 11,17 Nguồn: Phòng kế toán Tuy doanh thu và lợi nhuận qua các năm đều tăng song tốc độ tăng không đều.
Năm 2011, doanh thu đạt 5,08 tỉ đồng, tức tăng 0,4 tỉ đồng, tăng 8,56% so với năm 2010, nhƣng lợi nhuận tăng đến 11,86% do Công ty đã bán đi một xe tải cũ làm cho thu nhập khác tăng lên vƣợt bật nên kéo theo lợi nhuận tăng nhanh.
Năm 2012, doanh thu đạt 5,42 tỉ đồng tăng 0.34 tỉ đồng so với năm 2010, tức tăng 6,73%. Đây là năm có tốc độ tăng trƣởng chậm nhất trong các năm vì trong năm này có 2 nhân viên sale nghỉ việc, tuy công ty có tuyển nhân viên mới để bù đắp vào chỗ trống nhƣng đây là những nhân viên mới nên chƣa đem lại nhiều hợp đồng giá trị cho công ty nhƣ các nhân viên trƣớc đó.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 49 Giai đoạn 2013-2014 doanh thu có tốc độ tăng trƣởng nhanh. Sỡ dĩ có sự tăng trƣởng nhƣ vậy là do các nguyên nhân sau:
Công ty đã chào giá thành công và ký thêm đƣợc một số hợp đồng dịch vụ cho một số công ty xuất nhập khẩu. Nhờ vào chiến lƣợc giá cả và uy tín tạo dựng đƣợc trong các năm trƣớc đó mà khách hàng đã tin tƣởng hợp tác với Song Song, không những nhận đƣợc sự trung thành từ những khách hàng cũ mà còn có thêm nhiều hợp đồng với những khách hàng mới.
Tình hình kinh tế đang có những chuyển biến tích cực, kim ngạch cả xuất lẫn nhập của nền kinh tế ngày một tăng, nhu cầu sản xuất xuất khẩu, nhập khẩu kinh doanh ngày một tăng cao.
Đội ngũ nhân viên ngày một chuyên nghiệp và trƣởng thành, Công ty còn tuyển thêm 3 nhân viên: 1 sale, 1 marketing và 1 giao nhận cho thấy quy mô hoạt động của Công ty đã tăng lên cùng với việc phát triển mảng marketing đã đem lại một số kết quả khả quan.
Trong những năm gần đây, khi mà các công ty dịch vụ vận tải giao nhận thành lập ngày một nhiều, cạnh tranh ngày một quyết liệt, doanh thu của Công ty vẫn tăng dần qua các năm với tốc độ tăng 6,73% - 9,78% là một tín hiệu tích cực, cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty đang đi đúng hƣớng.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 50
2.2. Quy trình kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đƣờng biển của Công ty TNHH dịch vụ giao nhận Song Song của Công ty TNHH dịch vụ giao nhận Song Song
2.2.1.Sơ đồ thể hiện quy trình kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu của Công ty của Công ty
Hình 2. 3: Sơ đồ thể hiện quy trình kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu của Công ty
2.2.2.Quy trình thực tế về thực hiện dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu của công ty công ty
2.2.2.1. Ký kết hợp đồng
Tìm kiếm khách hàng
Các nhân viên sales của công ty Song Song đã tìm hiểu từ nhiều nguồn thông tin, phân tích thông tin về kim ngạch xuất nhập khẩu trong tháng, tìm hiểu các sản phẩm có kim ngạch xuất nhập khẩu nhiều nguồn từ đó đƣa ra danh sách các công ty.
Các nhân viên sẽ gửi email cho các công ty trong đó có giới thiệu về các dịch vụ của công ty, nếu công ty nào có nhu cầu thì trả lời mail hoặc gọi điện trực tiếp đến Công ty sẽ đƣợc tƣ vấn miễn phí. Ký kết hợp đồng Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Lấy lệnh giao hàng Lập bộ chứng từ hoàn chỉnh Làm thủ tục hải quan Nhận hàng và làm thủ tục tại cảng Giao hàng cho khách hàng Quyết toán và bàn giao chứng từ
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 51 Sau khi nhận đƣợc mail trả lời từ công ty có nhu cầu, nhân viên của Công ty sẽ gọi điện trực tiếp cho bên công ty đối tác để lấy các thông tin về lô hàng nhƣ: tên hàng, loại hình gửi hàng (FCL, LCL, hàng rời...), nhập theo điều kiện nào (EXW, FOB, CIF, DDU)…Sau khi có đầy đủ các thông tin trên thì tiến hành hỏi đại lý hoặc các đối tác cùng ngành, thông thƣờng cũng mất 1-2 ngày mới có thể báo giá. Khi có giá EXW thì hỏi đến cƣớc vận chuyển từ cảng gần nhất về đến Việt Nam, cộng vào profit của công ty rồi gửi cho khách hàng:
Sau khi lấy đầy đủ các thông tin nhân viên sales của Công ty sẽ hẹn khách hàng 1 - 2 ngày sau sẽ gửi bảng báo giá.
Chào giá, báo giá
Mức giá chào cũng phụ thuộc vào số lƣợng, trọng lƣợng hàng, vị trí kho hàng, tuyến đƣờng vận chuyển, mùa vận chuyển, tình hình thay đổi giá cả thị trƣờng, mức độ thân quen của khách hàng với Công ty. Tuy nhiên Công ty phải xem xét, cân nhắc kỹ lƣỡng để đƣa ra một mức giá vừa làm hài lòng khách hàng vừa đảm bảo cạnh tranh đƣợc với các công ty giao nhận khác mà bản thân Công ty vẫn có lợi nhuận.
Kí kết hợp đồng
Sau khi thƣơng lƣợng các điều khoản, nếu hai bên đồng ý thì sẽ ký hợp đồng dịch vụ giao nhận. Và trên thực tế, đối với những khách hàng mới, trƣớc khi ký kết hợp đồng dịch vụ chính thức cũng nhƣ để thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài cho những lần sau thì Công ty thƣờng làm trƣớc một lô hàng để khách hàng xem xét về giá và chất lƣợng dịch vụ mà Công ty cung cấp ra sao, nếu khách hàng cảm thấy hài lòng thì có thể ký kết hợp đồng dịch vụ dài hạn cho những lô hàng lần sau chứ không ký hợp đồng riêng cho từng lô hàng nữa.
Trên hợp đồng thể hiện đầy đủ các thông tin sau của hai bên ( thông thƣờng bên A là khách hàng, bên B là Công ty) tham gia ký kết hợp đồng:
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 52 Địa chỉ công ty;
Số điện thoại, số fax; Mã số thuế công ty; Số tài khoản công ty;
Tên, chức vụ ngƣời đại diện của hai bên.
Hợp đồng của Công ty Song Song với khách hàng thƣờng bao gồm các điều khoản chính sau đây:
Điều 1: Mô tả hàng hóa:
Nếu hợp đồng theo lô hàng thì ở điều khoản này nó thể hiện cụ thể tên hàng, số lƣợng, địa điểm giao – nhận hàng. Còn đối với một hợp đồng dài hạn thì điều khoản này có thể đƣợc ghi nhƣ sau: “ Hàng hóa – tùy theo từng lô hàng. Bên A đồng ý cho bên B làm đại diện thực hiện vận chuyển hàng hóa bằng đƣờng biển và bên B có trách nhiệm vận chuyển đến tận nơi bên A yêu cầu”.
Điều 2: Nội dung nghiệp vụ:
Tất cả các chi phí dịch vụ nhƣ thủ tục khai báo hải quan, hải quan kiểm hóa, nâng hạ tại cảng, vận chuyển từ cảng đến địa điểm giao hàng, thanh lý tờ khai…sẽ đƣợc Công ty Song Song thông báo đến khách hàng theo nhƣ Bảng báo giá đính