Tìm kiếm khách hàng
Các nhân viên sales của công ty Song Song đã tìm hiểu từ nhiều nguồn thông tin, phân tích thông tin về kim ngạch xuất nhập khẩu trong tháng, tìm hiểu các sản phẩm có kim ngạch xuất nhập khẩu nhiều nguồn từ đó đƣa ra danh sách các công ty.
Các nhân viên sẽ gửi email cho các công ty trong đó có giới thiệu về các dịch vụ của công ty, nếu công ty nào có nhu cầu thì trả lời mail hoặc gọi điện trực tiếp đến Công ty sẽ đƣợc tƣ vấn miễn phí. Ký kết hợp đồng Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Lấy lệnh giao hàng Lập bộ chứng từ hoàn chỉnh Làm thủ tục hải quan Nhận hàng và làm thủ tục tại cảng Giao hàng cho khách hàng Quyết toán và bàn giao chứng từ
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 51 Sau khi nhận đƣợc mail trả lời từ công ty có nhu cầu, nhân viên của Công ty sẽ gọi điện trực tiếp cho bên công ty đối tác để lấy các thông tin về lô hàng nhƣ: tên hàng, loại hình gửi hàng (FCL, LCL, hàng rời...), nhập theo điều kiện nào (EXW, FOB, CIF, DDU)…Sau khi có đầy đủ các thông tin trên thì tiến hành hỏi đại lý hoặc các đối tác cùng ngành, thông thƣờng cũng mất 1-2 ngày mới có thể báo giá. Khi có giá EXW thì hỏi đến cƣớc vận chuyển từ cảng gần nhất về đến Việt Nam, cộng vào profit của công ty rồi gửi cho khách hàng:
Sau khi lấy đầy đủ các thông tin nhân viên sales của Công ty sẽ hẹn khách hàng 1 - 2 ngày sau sẽ gửi bảng báo giá.
Chào giá, báo giá
Mức giá chào cũng phụ thuộc vào số lƣợng, trọng lƣợng hàng, vị trí kho hàng, tuyến đƣờng vận chuyển, mùa vận chuyển, tình hình thay đổi giá cả thị trƣờng, mức độ thân quen của khách hàng với Công ty. Tuy nhiên Công ty phải xem xét, cân nhắc kỹ lƣỡng để đƣa ra một mức giá vừa làm hài lòng khách hàng vừa đảm bảo cạnh tranh đƣợc với các công ty giao nhận khác mà bản thân Công ty vẫn có lợi nhuận.
Kí kết hợp đồng
Sau khi thƣơng lƣợng các điều khoản, nếu hai bên đồng ý thì sẽ ký hợp đồng dịch vụ giao nhận. Và trên thực tế, đối với những khách hàng mới, trƣớc khi ký kết hợp đồng dịch vụ chính thức cũng nhƣ để thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài cho những lần sau thì Công ty thƣờng làm trƣớc một lô hàng để khách hàng xem xét về giá và chất lƣợng dịch vụ mà Công ty cung cấp ra sao, nếu khách hàng cảm thấy hài lòng thì có thể ký kết hợp đồng dịch vụ dài hạn cho những lô hàng lần sau chứ không ký hợp đồng riêng cho từng lô hàng nữa.
Trên hợp đồng thể hiện đầy đủ các thông tin sau của hai bên ( thông thƣờng bên A là khách hàng, bên B là Công ty) tham gia ký kết hợp đồng:
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 52 Địa chỉ công ty;
Số điện thoại, số fax; Mã số thuế công ty; Số tài khoản công ty;
Tên, chức vụ ngƣời đại diện của hai bên.
Hợp đồng của Công ty Song Song với khách hàng thƣờng bao gồm các điều khoản chính sau đây:
Điều 1: Mô tả hàng hóa:
Nếu hợp đồng theo lô hàng thì ở điều khoản này nó thể hiện cụ thể tên hàng, số lƣợng, địa điểm giao – nhận hàng. Còn đối với một hợp đồng dài hạn thì điều khoản này có thể đƣợc ghi nhƣ sau: “ Hàng hóa – tùy theo từng lô hàng. Bên A đồng ý cho bên B làm đại diện thực hiện vận chuyển hàng hóa bằng đƣờng biển và bên B có trách nhiệm vận chuyển đến tận nơi bên A yêu cầu”.
Điều 2: Nội dung nghiệp vụ:
Tất cả các chi phí dịch vụ nhƣ thủ tục khai báo hải quan, hải quan kiểm hóa, nâng hạ tại cảng, vận chuyển từ cảng đến địa điểm giao hàng, thanh lý tờ khai…sẽ đƣợc Công ty Song Song thông báo đến khách hàng theo nhƣ Bảng báo giá đính kèm và Bảng báo giá này đƣợc xem là một phụ lục và là một phần không tách rời hợp đồng này. Trƣờng hợp có sự điều chỉnh Bảng báo giá từ một hoặc cả hai bên, Công ty phải ký lại phụ lục hợp đồng với khách hàng.
Điều 3: Trách nhiệm của mỗi bên:
Điều khoản này phải đƣợc thể hiện khá đầy đủ trách nhiệm của mỗi bên để thuận tiện cho việc giải quyết tranh chấp (nếu có) giữa hai bên:
Bên A (công ty khách hàng):
Thanh toán đầy đủ và đúng hạn toàn bộ cƣớc phí và dịch vụ cho bên B.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 53 Cung cấp giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền để bên B có thể thay mặt bên A tiến hành thực hiện các thủ tục nhƣ lấy lệnh giao hàng (D/O), làm thủ tục hải quan và lấy hàng tại Cảng; các chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của lô hàng; thanh toán đầy đủ và đúng hạn phí dịch vụ và các chi phí mà bên B đã thay mặt trả hộ cho bên A…
Bên B (công ty Song Song):
Chịu trách nhiệm nhận – giao hàng theo đúng thỏa thuận, bảo quản tốt hàng hóa trong quá trình nhận hàng, bồi thƣờng tổn thất nếu do lỗi bên mình gây ra.
Có trách nhiệm thông tin với bên A về tất cả các chi tiết đóng hàng trƣớc khi hàng đến nơi, kịp thời thông báo đến bên A nếu có bất kỳ phát sinh nào liên quan đến việc làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại Cảng…
Điều 4: Giá cả và phƣơng thức thanh toán:
Giá cả đƣợc nêu chi tiết theo Bảng báo giá đính kèm. Phƣơng thức thanh toán mà Công ty thƣờng xuyên sử dụng để ký kết hợp đồng với khách hàng là phƣơng thức chuyển khoản. Vì phƣơng thức này đƣợc sử dụng rộng rãi, an toàn và giúp kế toán của cả hai bên có thể quản lý đƣợc công nợ dễ dàng.
Điều 5: Điều khoản trọng tài
Nếu có tranh chấp xảy ra, hai bên thống nhất sẽ sử dụng hình thức hòa giải để duy trì mối quan hệ làm ăn cho hai bên, trƣờng hợp xấu nhất mới đƣa ra tòa án để giải quyết, hai bên thống nhất tranh chấp sẽ thi hành theo phán quyết của Tòa án Kinh tế Thành Phố Hồ Chí Minh.
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 54
Điều 6: Điều khoản chung:
Tại điều khoản này, hợp đồng đƣợc thể hiện có hiệu lực từ ngày nào đến hết ngày nào và đƣợc lập thành mấy bản. Thông thƣờng hiệu lực của hợp đồng bắt đầu từ ngày ký và đƣợc lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.