Mục tiêu:
Trang thiết bị hiện đại, đầy đủ giúp hoạt động giao nhận đƣợc chủ động, linh hoạt, nhanh chóng, giúp công ty có thể tiến hành thực hiện giao nhận nhiều lô hàng nhập khẩu cùng một lúc, chủ động trong tính toán các điểm đến trên các tuyến đƣờng, tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí.
Việc thêm mới hoặc thay thế các thiết bị cũ nhƣ máy photocopy, máy fax, máy scan đã cũ bằng những máy mới giúp phòng chứng từ xử lý các chứng từ nhanh chóng, linh động hơn, hạn chế những trục trặc, sự cố phát sinh, tiết kiệm đƣợc thời gian đối với từng lô hàng.
Các hồ sơ cho các lô hàng cần đƣợc sắp xếp gọn gàng, có phân chia vị trí để dễ dàng lƣu trữ, tìm kiếm và xử lý khi cần thiết.
ác bƣớc triển khai:
Đầu tiên, những kế hoạch sẽ đƣợc triển khai ở văn phòng trƣớc tiên vì so với những trang thiết bị khác thì chi phí cho các thiết bị văn phòng là rẻ nhất và đây là
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 106 môi trƣờng làm việc chính và chung cho tất cả các thành viên trong Công ty nên nếu triển khai thành công nó sẽ tạo ra không khí làm việc thoải mái, góp phần nâng cao tinh thần làm việc cho các nhân viên. Hiện nay, Công ty có một số máy tính, máy photocopy, máy scan đã cũ, hay xảy ra tình trạng bị đứng máy và phát sinh các sự cố làm việc soạn, photo, lƣu trữ…các chứng từ mất nhiều thời gian và máy điều hòa nhiệt độ cũng đã xuống cấp nên cần sửa chữa hoặc thay mới để việc xử lý các chứng từ đƣợc nhanh chóng, chính xác và tạo ra không gian thỏa mái cho các nhân viên làm việc. Những máy cũ có thể đem bán lại để bù đắp phần nào chi phí.
Các hồ sơ của các lô hàng của nhiều năm trƣớc ở Công ty là khá nhiều và chiếm diện tích và không gian khá lớn trong Công ty. Vì vậy cần mua thêm các tủ đựng hồ sơ có nhiều tầng để sắp xếp cho gọn gàng, ngăn nắp, tiết kiệm đƣợc diện tích, tận dụng đƣợc lợi thế về chiều cao của căn phòng và dễ tìm kiếm khi cần.
Về các trang thiết bị cho giao nhận, Công ty có thể mua thêm 01 xe tải có trọng lƣợng 3 -5 tấn. Nhƣ vậy, Công ty sẽ có 01 xe tải 1,9 tấn, 01 xe tải loại 3 - 5 tấn, 01 xe ô ô và vì vậy nên phân chia phạm vi hoạt động cho các xe theo khu vực địa lý để thuận lợi cho việc phân chia hàng hóa nhập về giao cho từng khách hàng ở từng địa chỉ đƣợc phù hợp, tiết kiệm chi phí và thời gian. Nhƣ xe ô tô có thể đi pickup những lô hàng nhỏ mà các chủ hàng gửi đi để xuất khẩu, còn 02 xe tải sẽ tập trung vào việc giao hàng nhập về nhiều hơn (vì Công ty kinh doanh chủ yếu là hàng nhập, trang web vanchuyenhangnhap.com cũng phần nào cho thấy điều đó). Phạm vi hoạt động của 02 xe có thể đƣợc phân theo 02 hƣớng đi sau khi lấy hàng ở cảng Cát Lái. Sau khi lấy hàng xong 01 xe có thể đi qua đƣờng Vành đai 2 để về quận 7, sau đó qua quận 04, quận 03, quận 3, quận 05, quận 10 và các huyện Bình Chánh, Bến Nghé, Củ Chi, xa hơn có thể đi Long An, còn xe còn lại sau khi lấy hàng từ Cát Lái đi theo đƣờng Mai Chí Thọ đi qua Bình Thạnh, Phú Nhuận, Tân Bình, Gò Vấp, Thủ Đức rồi có thể xuống Đồng Nai, Bình Dƣơng. Để tính toán đƣờng đi ngắn nhất phải dựa vào sơ đồ mạng và bài toán vận tải và trong điều kiện hàng gấp thì các xe có thể bổ sung, hỗ trợ cho nhau. Việc xác định chính xác các đích đến, tính toán các tuyến đƣờng đi phải phù hợp (đặc biệt là những lô hàng nhỏ lẻ) để đặt những lô
SVTH: Huỳnh Quang Từng Trang 107 hàng giao sau ở bên trong xe và những hàng giao trƣớc ở bên ngoài xe để dễ dàng bốc xếp lên xuống. Để hoạt động giao nhận giữa các xe tải diễn ra thuận tiện cần có 01 điểm dừng, ở đây tác giả xin đề xuất Công ty mua hoặc thuê một kho có diện tích khoảng 50m2 nằm ở khu vực quận 2, gần giao lộ giữa đƣờng Mai Chí Thọ và Vành đai 2 để trên đƣờng vận chuyển từ Cát Lái về các điểm giao hàng các xe có thể thả hàng ở khu vực thuộc xe bên kia cho xe bên kia chuyên chở trong trƣờng hợp xe kia đã đi giao hàng ở xa không thể tới Cát Lái lấy hàng sớm đƣợc mà nếu để ở kho hàng lẻ của Cát Lái thì phải đóng phí lƣu kho.
Cơ sở vật chất cần cho hoạt động giao nhận thì rất nhiều song không thể một lúc mà có thể đầu tƣ hết đƣợc bởi ban đầu cần một lƣợng vốn lớn. Công ty nên có biện pháp tích lũy dần dần cơ sở vật chất qua từng năm hoạt động, đầu tƣ theo nhu cầu thực tế công việc đòi hỏi. Biện pháp này cần thực hiện thƣờng xuyên, song hành cùng với sự tồn tại của công ty.
Tính khả thi:
Công ty đƣợc mở rộng đầu tƣ đúng thời điểm, có thêm phƣơng tiện phục vụ cho những hợp đồng lớn và có thể tìm kiếm thêm nhiều khách hàng lớn, có nhiều phƣơng tiện chuyên chở giúp cho việc điều phối, giao hàng trở nên dễ dàng hơn, tối thiểu hóa chi phí cũng nhƣ tăng doanh thu cho Công ty và tạo nền móng vững chắc cho sự phát triển lên dịch vụ logistics trong tƣơng lai.