CHƯƠNG 2 đÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ CHI PHÍ KINH DOANH TRONG CÁC DOANH NGHIỆP CHẾ BIẾN GỖ VIỆT NAM
2.2.3. Tổ chức bộ máy quản trị trong các Doanh nghiệp chế biến gỗ Việt Nam
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (hoặc các khâu) khác nhau ựược chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất ựịnh, ựược bố trắ theo nhiều cấp nhằm ựảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung ựã xác ựịnh.
Theo thống kê của Cục Chế biến, Thương mại nông lâm thủy sản và nghề muối và Hiệp hội Gỗ và Lâm sản Việt Nam, tắnh ựến năm 2009, Việt Nam có khoảng 2.526 doanh nghiệp chuyên về sản xuất kinh doanh ựồ gỗ trên cả nước với qui mô lớn nhỏ khác nhau (có trên 50% DNCBG qui mô nhỏ) nên cách thức tổ chức bộ máy quản trị cũng có nhiều nét khác nhau; tuy nhiên cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị chung của các DNCBG hiện nay vẫn là tổ chức bộ máy quản trị theo kiểu trực tuyến Ờ chức năng, phân chia bộ máy quản trị thành các bộ phận chức năng chịu trách nhiệm chuyên môn ựộc lập. Thật vậy, cơ cấu tổ chức trực tuyến Ờ chức năng là kiểu cơ cấu tổ chức hỗn hợp của cả hai loại cơ cấu: trực tuyến và chức năng. Cơ cấu tổ chức này có ựặc ựiểm
cơ bản là vẫn tồn tại các bộ phận chức năng nhưng chỉ ựơn thuần về mặt chuyên môn, không có quyền chỉ ựạo các bộ phận trực tuyến. Các nhà lãnh ựạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt ựộng và ựược toàn quyền quyết ựịnh trong bộ phận mình phụ trách. Tổ chức bộ máy quản trị ựặc trưng của các DNCBG ựược khái quát qua sơ ựồ 2.2. Tổ chức bộ máy quản trị trong các DNCBG Việt Nam theo kiểu trực tuyến Ờ chức năng giúp ựảm bảo rằng tại các DN, các chức năng sản xuất, kinh doanh của từng bộ phận ựược xác ựịnh rõ ràng. Với cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị như trên sẽ tạo những ựiều kiện thuận lợi cho công tác quản trị CPKD; ựó là:
Ớ Tạo ựược sự thống nhất, tập trung cao ựộ, và gắn ựược chế ựộ trách nhiệm cá
nhân rõ ràng;
Ớ Lôi cuốn ựược sự tham gia của các chuyên gia giỏi (trong từng chức năng), tạo
ựiều kiện cho các lãnh ựạo trẻ/ mới làm việc và sớm trưởng thành.
Tuy nhiên, kiểu tổ chức này sẽ có nhiều tranh luận xảy ra, nên các nhà quản trị thường xuyên phải giải quyết. Kiểu cơ cấu này cũng hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn và vẫn có sự can thiệp của các bộ phận chức năng. Hơn thế nữa, có một vấn ựề quan trọng trong kiểu tổ chức trên là ở chỗ các DNCBG qui mô nhỏ với cơ cấu tổ chức bộ máy gọn nhẹ, mỗi phòng chức năng có thể kiêm nhiệm nhiều công việc. điều này sẽ gây trở ngại khi thực hiện tắnh CPKD. Vắ dụ như Xắ nghiệp Sản xuất Bao bì Xuất khẩu ựược thành lập từ năm 1996, là ựơn vị trực thuộc Công ty cổ phần Sản xuất bao bì và Hàng xuất khẩu. Bộ máy quản trị của xắ nghiệp (XN) ựơn giản, gọn nhẹ. đứng ựầu là Giám ựốc XN, do Tổng Giám ựốc Công ty bổ nhiệm (và miễn nhiệm) là người chịu trách nhiệm ựiều hành mọi hoạt ựộng của XN; là người ựại diện quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của XN trước Tổng Giám ựốc Công ty và cơ quan quản lý luật pháp của Nhà nước.
XN có hai Phó Giám ựốc do Giám ựốc XN ựề nghị Tổng Giám ựốc Công ty bổ nhiệm (hoặc miễn nhiệm). đó là:
Ớ Phó Giám ựốc sản xuất là người giúp việc cho Giám ựốc XN, ựiều hành sản xuất, chịu trách nhiệm kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, làm ựịnh mức.
Ớ Phó Giám ựốc kinh doanh chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch
Sơ ựồ 2.2 Tổ chức bộ máy quản trị trong các doanh nghiệp chế biến gỗ
Ngoài ra còn có một bộ phận nghiệp vụ gồm 3 người ựảm nhiệm toàn bộ phần hành kế toán và kiêm nhiệm các phần việc khác như thống kê, thủ kho, bán hàngẦ Bộ máy quản trị của XN ựược minh hoạ qua sơ ựồ 2.3.
Sơ ựồ 2.3 Bộ máy quản trị xắ nghiệp sản xuất bao bì xuất khẩu
Nguồn: Tác giả nghiên cứu thực tế tại Xắ nghiệp
Với cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị gọn nhẹ như trên, có một vấn ựề quan trọng trong mô hình là ở chỗ XN ựã không thực hiện tách bạch chức năng giữa bộ phận lập kế hoạch sản xuất (gồm khâu chuẩn bị và quản lý nguyên vật liệu) và bộ phận tiêu thụ sản phẩm. Nói cách khác tại XN không có Ộbộ phận quản lý nguyên vật liệuỢ. Tại sao lại phải tách biệt ra làm hai bộ phận như vậy? Bởi nếu theo mô hình trên thì khi triển khai quản trị CPKD sẽ gặp một số khó khăn. Cụ thể, ựể thực hiện sản xuất sản phẩm theo ựơn hàng ựã nhận thì bộ phận nào phải chịu trách nhiệm chuẩn bị nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu, và các khoản CP phát sinh cho khâu chuẩn bị này tắnh vào ựâu? đây là một vấn ựề cần phải làm rõ, nếu không các nhà quản trị sẽ khó có thể biết ựược các khoản CP Ộthiệt hạiỢ phát sinh ở ựâu. Chắnh vì lý do ựó, khi triển khai quản trị CPKD ta cần phải phân tách ranh giới giữa hai bộ phận rõ ràng. Theo quy chế tổ chức và hoạt ựộng của XN, chức năng của Phó Giám ựốc kinh doanh là chịu trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm. Do vậy, khi triển khai quản trị CPKD cần tách phòng tiêu thụ ra làm hai: bộ phận cung ứng nguyên vật liệu và bộ phận tiêu thụ.