CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ CHI PHÍ KINH DOANH THEO QUÁ TRÌNH HOẠT đỘNG (ABC/M)
3.3.1.1. đối với các nhà quản trị doanh nghiệp
Sự quan tâm của nhà quản trị cấp cao
Sự tồn tại của hệ thống quản trị CPKD trong mỗi DN xuất phát từ nhu cầu thông tin kinh tế bên trong của các nhà quản trị doanh nghiệp. Chắnh vì vậy, ựể có thể vận hành mô hình ABC/M trong các DNCBG Việt Nam, các nhà quản trị DN cần phải có nhận thức ựúng ựắn về vai trò của hệ thống thông tin kế toán, ựặc biệt là hệ thống thông tin kế toán quản trị (hay hệ thống quản trị CPKD). Có thể khẳng ựịnh chắc chắn rằng bất cứ một nhà quản trị DN nào cũng nhận thấy việc kiểm soát chi phắ là một yếu tố mang tắnh quyết ựịnh tới sự thành công hay thất bại trong hoạt ựộng kinh doanh của DN, ựặc biệt là trong ựiều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt của ngành công nghiệp CBG hiện nay. Tuy nhiên, làm thế nào ựể kiểm soát chi phắ thì các nhà quản trị DN chưa thực sự tin tưởng vào hệ thống kế toán. Hiện nay, việc hoạch ựịnh các chiến lược kinh doanh cũng như việc ra các quyết ựịnh kinh doanh hàng ngày của các nhà quản trị DN nói chung ựều không phải dựa trên các thông tin do hệ thống kế toán cung cấp mà chủ yếu dựa vào bản lĩnh, kinh nghiệm và thói quen của các nhà quản trị. Các nhà quản trị DN hiện nay thường cho rằng vai trò quan trọng nhất của hệ thống kế toán là thực hiện những gì mà chế ựộ tài chắnh kế toán của nhà nước yêu cầu, họ chưa nhận thấy vai trò quan trọng của hệ thống thông tin kế toán, ựặc biệt là thông tin quản trị CPKD. Chắnh vì vậy, tác giả cho rằng cần xây dựng các kênh thông tin ựể giúp các nhà quản trị DN nhận thấy tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản trị CPKD nói chung và hệ thống ABC/M nói riêng, thắ dụ như thông qua diễn ựàn của Hiệp hội gỗ và lâm sản Việt Nam. Khi ựã có những nhận thức ựúng ựắn về vai trò của hệ thống ABC/M, các nhà quản trị DN sẽ có những ựịnh hướng ựúng ựắn và cần thiết cho việc xây dựng hệ thống ABC/M trong DN mình. Hệ thống ABC/M sẽ có ựịa vị rõ ràng trong DN và ựược bố trắ về nhân sự cũng như ựược trang bị cơ sở vật chất tương xứng.
Thật vậy, nếu những nhà quản trị cấp cao nhất trong tổ chức không hiểu và thể hiện sự quan tâm ựến việc thực hiện ABC/M thì hệ thống sẽ không ựược triển khai và ứng dụng. Họ phải là người tỏ ra quan tâm hơn các cấp hoạt ựộng khác. Họ phải cho thấy rằng thực hiện ABC/M trong DN là trách nhiệm của tất cả các cấp
quản trị. Tuy nhiên, việc truyền ựạt này phải ựược chuyển giao từ nhà quản trị cao nhất, người mà chịu trách nhiệm cho việc cải thiện toàn bộ sản lượng của DN. Nhà quản trị cấp cao nên tập trung vào các quyết ựịnh chiến lược dài hạn dựa trên chất lượng, tắnh mềm dẻo và khả năng thắch ứng. để khuyến khắch việc sử dụng thông tin ABC/M, nhà quản trị cấp cao phải sử dụng thông tin ABC/M trong truyền ựạt và thảo luận với các nhân viên khác.
Tổ chức thực hiện ABC/M (Quá trình thay ựổi)
Sự ủng hộ của nhà quản trị cấp cao sẽ ựiều khiển quá trình thay ựổi với mục tiêu ựạt tới sự cam kết cải thiện liên tục. đầu tiên, thực hiện ABC/M trong các DNCBG cần ựược tổ chức với quy mô nhỏ như có thể nhằm giảm tổng chi tiêu của DN. Nhóm thực hiện gồm 01 nhà quản trị và 01 trợ lý. Nhóm này luôn gặp mặt thường xuyên nhằm ựưa ra các vấn ựề quản trị kinh doanh, công nghệ, chiến lược ựôi khi là cả các vấn ựề quản trị hàng ngày. Một khi tổ chức ựã thành lập ABC/M, bước tiếp theo là lập kế hoạch cho chương trình cải thiện hoạt ựộng. Thêm vào ựó, hầu hết các DNCBG Việt Nam là các DN vừa và nhỏ mà trong các DN này lại không nhiều kênh "quan liêu" vì số cấp trong tổ chức. đây là tiềm năng cho các nhân viên và công nhân làm việc trong các nhóm. điều này sẽ trở nên dễ dàng ựể thực hiện hoạt ựộng của ABC/M trong DN loại này.
Khuyến khắch nhằm thúc ựẩy sự tham gia của các thành viên không
phải là kế toán viên
Việc khuyến khắch những cá nhân hay nhóm, không phải là các nhân viên kế toán, sử dụng thông tin ABC/M là một yếu tố quyết ựịnh quan trọng của việc thực hiện thành công hệ thống ABC/M vì ABC/M cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho tất cả mọi người trong DN chứ không chỉ cho kế toán viên. Chắnh họ là những người góp phần cho việc thực hiện của hệ thống ABC/M có hiệu quả. Họ cũng là kết quả của sự quan tâm của nhà quản trị cấp cao ựến hệ thống, là sự kết hợp của ABC/M tới các chiến lược cạnh tranh và sự kết hợp của ABC/M tới việc ựánh giá và bù ựắp sự thực hiện cũng như ựào tạo việc thực hiện ABC/M. Việc khuyến khắch
này cũng thúc ựẩy các nhân viên hay các nhà quản trị chấp nhận và thực hiện nhiều thông tin ABC/M.
Giáo dục và ựào tạo về ABC/M
đào tạo là cần thiết cho thực hiện, thừa hành, sử dụng và chấp nhận hệ thống ABC/M hiệu quả. đào tạo là một quá trình liên tục và nên chia thành 3 nhóm ựối tượng trong thiết kế chương trình ựào tạo; bao gồm:
- Nhóm quản trị: phải có ựủ kiến thức về hệ thống ABC/M và những lợi ắch tiềm năng của hệ thống;
- Nhóm những người thực hiện: phải có ựủ kiến thức về những ựòi hỏi thiết kế chuyên môn, khả năng sử dụng phần mềm và tổ chức dự án;
- Nhóm những người sử dụng: nên am hiểu những lợi ắch của hệ thống thông tin ABC/M và sử dụng chúng như thế nào trong việc ra quyết ựịnh.
Kiểm tra quá trình thực hiện
Chức năng kiểm tra, kiểm soát quá trình thực ựược thiết kế nhằm tối ựa hóa lợi ắch của DNCBG, tối ựa hóa hiệu quả sử dụng các nguồn lực bằng việc ựảm bảo thực hiện các chắnh sách quản trị. đây là hoạt ựộng bình thường cho những chủ doanh nghiệp, các giám ựốc ựiều hành và ựội ngũ quản trị trong DN nhằm thể hiện sự quan tâm hơn trong các hoạt ựộng kiểm soát hàng ngày. Khi hệ thống ABC/M trở nên phổ biến thì việc thực hiện hệ thống trở nên quan trọng. Việc ựo lường và kiểm tra quá trình thực hiện ựóng vai trò quan trọng và cần phải ựược tiến hành trong suốt thời kỳ; bao gồm: bắt ựầu với các quyết ựịnh ựầu tiên, tiếp ựến là ựề cập ựến ựào tạo công nhân và tiếp tục là quá trình thiết kế hệ thống, thu thập dữ liệu theo yêu cầu...