Thông tin tắnh toán của ABC giúp các nhà quản trị nhìn rõ hơn mối quan hệ giữa thời gian, chất lượng, công suất nhà xưởng, sự linh hoạt và các loại CPKD của doanh nghiệp. ABM sử dụng các thông tin CPKD do ABC cung cấp nhằm quản trị các CPKD. ABM là một phương pháp mà tập trung vào quản trị có hiệu quả các hoạt ựộng nhằm tiếp tục cải thiện các giá trị nhận ựược từ khách hàng. ABM xác ựịnh cái gì hao phắ cho các hoạt ựộng của tổ chức và các hoạt ựộng này ựược cải thiện như thế nào ựể tăng lợi ắch.
Kehoe và cộng sự (1995) ựịnh nghĩa ỘQuản trị theo quá trình hoạt ựộng là công cụ quản trị mà các nhà quản trị các cấp có trách nhiệm sử dụng phương pháp tắnh chi phắ kinh doanh theo quá trình hoạt ựộng ựể phân tắch, kiểm soát và cải thiện các hoạt ựộngỢ [74, tr.11].
Dierks và Cokins (2001) ựịnh nghĩa ỘQuản trị theo quá trình hoạt ựộng là phương thức mà tập trung vào quản trị các hoạt ựộng trong quá trình kinh doanh như là nguồn gốc ựể tiếp tục cải thiện cả giá trị khách hàng nhận ựược và lợi ắch doanh nghiệp có ựược từ giá trị ựóỢ [36, tr.349].
Như vậy, ABM là công cụ phân tắch quản trị. ABM có 2 yếu tố cơ bản, ựó là nhận biết các hoạt ựộng ựược thực hiện trong doanh nghiệp và phân tắch CPKD và cách thức thực hiện các hoạt ựộng ựó xét cả về mặt thời gian và chất lượng. Từ 2 yếu tố cơ bản này, ựể thực hiện ABM trong doanh nghiệp cần phải tiến hành 3 bước:
Ớ Bước 1: Phân tắch các hoạt ựộng ựể nhận biết các cơ hội cho cải tiến. đây là
bước ựầu tiên ựể cải tiến quá trình. Bước này nghiên cứu các hoạt ựộng nhằm phân loại các hoạt ựộng thành hoạt ựộng tạo giá trị và hoạt ựộng không tạo giá trị và nhằm tìm cách giảm thiểu hay loại bỏ các hoạt ựộng không tạo giá trị.
Ớ Bước 2: Phân tắch các tiêu thức phân bổ ựể xác ựịnh các nhân tố nguồn gốc gây
ra chi phắ hoạt ựộng. Phân tắch tiêu thức phân bổ là ựể kiểm tra, xác ựịnh số lượng và giải thắch mối quan hệ của các tiêu thức phân bổ với các CP có liên quan ở các mức ựộ khác nhau. Sơ ựồ 1.4 minh họa các loại CP phát sinh ở các mức ựộ khác nhau. Nhà quản trị sử dụng kết quả của bước 1 trong các chương trình cải tiến liên tục nhằm giúp giảm số lần cải thiện, nâng cao chất lượng và giảm CP.
Ớ Bước 3: Phân tắch các thước ựo hoạt ựộng với mục ựắch xác ựịnh các hoạt ựộng
và các thước ựo phù hợp cho các hoạt ựộng ựó.
Dựa vào những phân tắch trên, một mô hình ựược phát triển dựa trên các khái niệm thể hiện qua sơ ựồ 1.5 nhằm mô tả về ABM [38, tr.392-395]. Mô hình này ựã ựược nghiên cứu ứng dụng trong doanh nghiệp nhỏ thông qua nghiên cứu tình huống của A. Gunasekaran, R McNEIl và D. SINGH (2000).
Vậy theo tác giả, ABM là một cách thức quản trị mà tập trung vào lập kế hoạch, thực hiện và ựo lường các hoạt ựộng, giúp các doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh. ABM sử dụng thông tin do ABC cung cấp nhằm giảm bớt hay loại bỏ các hoạt ựộng không tạo ra giá trị và kết quả và nhẳm cải thiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh.
Sơ ựồ 1.4 Các cấp ựộ của chi phắ
Nguồn:[17, tr.137]
Các loại chi phắ
Các cấp ựộ Sự cần thiết của chi phắ
Ớ CPNVLTT
Ớ CPNCTT
Ớ Vài CP máy móc
thiết bị nếu có thể
Cho mỗi ựơn vị sản phẩm sản xuất Cấp ựộ ựơn vị Cấp ựộ SP Cấp ựộ DN Cấp ựộ nhóm Ớ Các ựơn hàng mua sắm Ớ Chuẩn bị Ớ Kiểm tra Ớ Vận chuyển Ớ Loại bỏ (hỏng),
nếu liên quan tới nhóm
Ớ Thay ựổi kỹ thuật
Ớ Bảo dưỡng sửa
chữa
Ớ Phát triển
Ớ Loại bỏ, nếu liên
quan tới thiết kế SP
Ớ Khấu hao nhà
xưởng
Ớ Tiền lương quản lý Ớ Quảng cáo tổ chức
Cho mỗi nhóm sản phẩm sản xuất
Ủng hộ cho một loại sản phẩm hay một quá trình
Ủng hộ cho toàn bộ quá trình sản xuất hay dịch vụ
Ngày càng nhiều doanh nghiệp tiến hành thực hiện ABM và ABC vì họ quan tâm ựến ABM với việc tập trung vào thúc ựẩy các hoạt ựộng tạo ra giá trị cho khách hàng và giảm bớt những hoạt ựộng không tạo ra giá trị gia tăng; và quan tâm ựến ABC vì những thước ựo CPKD cho các chiến lược dài hạn hơn là mục tiêu ngắn hạn. ABM và ABC cung cấp t.hông tin trên tác ựộng của CPKD chung ựược tạo ra bởi những quá trình tái lập nhằm sắp xếp hợp lý hóa những hoạt ựộng và tối giản công việc không chất lượng. Hay nói một cách ngắn gọn, ABC ựược dùng ựể tắnh toán và phân bổ CP tới SP và ABM sử dụng thông tin do ABC cung cấp ựể ra các quyết ựịnh quản trị.
Sơ ựồ 1.5 Mô hình dựa trên các khái niệm của quản trị theo quá trình hoạt ựộng
Nguồn:[30, tr.393]
- Giảm thời gian/ sức lực ựược yêu cầu ựể thực hiện một hoạt ựộng;
- Loại bỏ những hoạt ựộng không cần thiết;
- Lựa chọn các hoạt ựộng chi phắ thấp;
- Chia sẻ các hoạt ựộng bất cứ nơi nào có thể
- Các thước ựo tài chắnh và phi tài chắnh;
- Các thước ựo hoạt ựộng phức tạp;
- Các tiêu thức phân bổ; - Loại bỏ các hoạt ựộng
không tạo ra giá trị gia tăng - Xác ựịnh các hoạt ựộng tạo
ra giá trị gia tăng và không tạo ra giá trị gia tăng;
- Phân tắch các hoạt ựộng xấu;
- So sánh các hoạt ựộng với những tiêu chuẩn ựưa ra
Cải thiện hoạt ựộng
Cải thiện các hoạt ựộng
Phân tắch các hoạt ựộng Các thước ựo hoạt ựộng
A B