7. Kết cấu của luận văn
2.2.4.1 Đánh giá hiện trạng tổ chức bằng phiếu khảo sát
Việc đánh giá năng lực của Công ty bằng phiếu khảo sát. Nội dung của bảng khảo sát gồm 5 nhóm lĩnh vực sau:
• Quản lý nhân sự
• Quản lý cơ sở vật chất, công nghệ và tài chính • Lãnh đạo và chiến lược
• Quản lý chương trình và dự án • Quan hệ với các tổ chức khác
Từng lĩnh vực được chia thành các vấn đề nhỏ, mỗi vấn đề nhỏ lại được chia thành nhiều vấn đề chi tiết và được đánh giá bằng các câu hỏi mô tả hiện trạng của Công ty.
1. Mức thấp nhất/kém nhất : năng lực hiện tại của Công ty được đánh giá không đáp ứng hoàn toàn chuẩn mực được xác định.
2. Yếu : năng lực hiện tại của Công ty được đánh giá đáp ứng một phần nhỏ chuẩn mực được xác định.
3. Trung bình : năng lực hiện tại của Công ty được đánh giá đáp ứng khoảng
hơn 50% chuẩn mực được xác định (nhưng chưa đạt mức 4 điểm).
4. Tương đối tốt : năng lực hiện tại của Công ty được đánh giáđáp ứng khoảng
hơn 70% chuẩn mực được xác định (nhưng chưa đạt mức 5 điểm).
5. Tốt nhất : năng lực hiện tại của Công ty được đánh giá đáp ứng hoàn toàn
chuẩn mực được xác định.
Bảng câu hỏi khảo sát được gửi cho các cá nhân tham gia đánh giá, sau đó thông tin từ kết quả khảo sát được tổng hợp và xử lý để có được kết quả chung theo các khía cạnh đánh giá về năng lực của Công ty.
2.2.4.1.1 Đánh giá chung
Kết quả khảo sát cho thấy, năng lực tổ chức của Công ty được đánh giá với số điểm tương đối cao. Các khía cạnh được đánh giá đều có mức trên 3,5 điểm. Mức điểm trung bình về kết quả đánh giá của 5 lĩnh vực như sau:
• Quản lý nhân sự: 3,9
• Quản lý cơ sở vật chất, công nghệ và tài chính: 3,92
• Lãnh đạo và chiến lược: 4,0
• Quản lý chương trình và dự án: 3,95
• Quan hệ với các tổ chức khác: 3,5
Điểm đánh giá cao về năng lực tổ chức cho thấy cán bộ Công ty cho rằng các mặt thuộc về tổ chức của Công ty đã đáp ứng tương đối tốt yêu cầu công việc. Bên cạnh đó, điểm số đánh giá giữa các lĩnh vực là tương đối đồng đều, không có sự chênh lệch lớn, chứng tỏ sự phát triển các mặt tổ chức của Công ty khá tương đồng.
2.2.4.1.2 Đánh giá từng lĩnh vực cụ thể
a. Quản lý nhân sự
Về quản lý nhân sự, các khía cạnh đánh giá đều có điểm trung bình khá cao (điểm trung bình 3,8). Trong đó, chế độ lương thưởng phúc lợi, tuyển dụng và sử dụng nhân
sự, tổ chức công việc và cơ cấu tổ chức được đánh giá trội hơn. Điều đó phần nào
chứng tỏ rằng, Công ty cùng với các đơn vị trực thuộc cần thực hiện tốt hơn công tác đảm bảo phúc lợi cho cán bộ, công nhân viên cũng như việc tổ chức, bố trí , phân công và sử dụng nhân sự hợp lý.
Bảng 2.7: Tóm tắt điểm đánh giá về các vấn đề trong quản lý nhân sự
STT Năng lực chung Điểm trung bình
1 Lập kế hoạch nhân sự 4,0
2 Tuyển dụng, sử dụng nhân sự 3.8
3 Đào tạo và Phát triển nhân sự 3,8
4 Đánh giá kết quả công việc 3,6
5 Chế độ lương thưởng, phúc lợi 3,9
6 Tổ chức công việc và cơ cấu tổ chức 3,8
Nguồn: Tổng hợp phiếu đánh giá năng lực tổ chức Công ty Điên lực Kiên Giang năm 2012.
b. Quản lý cơ sở vật chất, công nghệ và tài chính
Đây là lĩnh vực được đánh giá cao trong 5 lĩnh vực (điểm trung bình 3,92), trong đó chỉ có khía cạnh về sự điều tiết sử dụng nguồn vốn được giao có điểm trung bình trên 4,3 điểm. Khi xem xét chi tiết cho thấy tiêu chí kế hoạch về vốn do cấp trên đã hoạch định sẵn có mức điểm cao nhất là 4,0 điểm và tiêu chí có kết nối thông tin điện
tử với đối tượng phục vụ và các cơ quan khác để duy trì các quan hệ có mức điểm là
3,6 điểm. Điều này cho thấy Công ty đã thực hiện tiêu chí kế hoạch về vốn do cấp trên đã hoạch định sẵn và điều tiết sử dụng nguồn vốn được giao tốt, Công ty đầu tư trang bị hạ tầng công nghệ thông tin để phục vụ công tác quản lý hiệu quả tốt.
Bảng 2.8: Tóm tắt điểm đánh giá về cơ sở vật chất, công nghệ và nguồn lực tài chính
STT Năng lực chung Điểm trung bình
1 Cơ sở vật chất 3,9
2 Kỹ thuật, công nghệ 4,0
3 Các liên kết thông tin điện tử 3,6
4 Tài chính 4,2
Nguồn: Tổng hợp phiếu đánh giá năng lực tổ chức Công ty Điện lực Kiên Giang năm 2012.
c. Lãnh đạo và chiến lược
Lãnh đạo, chiến lược là lĩnh vực cũng được đánh giá cao trong số 5 lĩnh vực (điểm trung bình 4,0), điều này thể hiện ở cả 03 khía cạnh: công tác lãnh đạo, lập kế
hoạch chiến lược và truyền đạt thông tin, giao tiếp trong tổ chức. Khi xem xét chi tiết cho thấy tiêu chí Cán bộ lãnh đạo quan tâm tới việc thực hiện tốt các nhiệm vụ chính
có mức điểm cao nhất là 4,2 điểm và tiêu chí Cán bộ nhân viên nắm được các mục tiêu
chiến lược của đơn vị có mức điểm thấp nhất là 3,6 điểm. Điều này cho thấy lãnh đạo
Công ty đã có sự tập trung cao trong quá trình lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ, quan tâm nhiều vào các lĩnh vực trọng tâm để đầu tư và sử dụng nguồn lực hiệu quả, nhưng cũng cần cải tiến việc truyền đạt để cán bộ công nhân viên hiểu rõ các mục tiêu chiến lược của Công ty trong từng giai đoạn để họ cùng phấn đấu đạt được.
Bảng 2.9: Tóm tắt điểm đánh giá lãnh đạo và chiến lược
STT Năng lực chung Điểm trung bình
1 Công tác lãnh đạo 4,2
2 Lập kế hoạch, chiến lược 4,3
3 Truyền đạt thông tin và giao tiếp trong tổ chức 3,6
Nguồn: Tổng hợp phiếu đánh giá năng lực tổ chức Công ty Điện lực Kiên Giang năm 2012.
d. Quản lý chương trình và dự án
Quản lý chương trình, dự án là lĩnh vực được đánh giá cao nhất trong số 5 lĩnh vực (điểm trung bình 3,95). Trong đó, tiêu chí Mỗi chương trình/ dự án đều có kế
hoạch thực hiện có mức điểm cao nhất là 4,0 điểm và tiêu chí có đủ nguồn lực thực
hiện chương trình, dự án có mức điểm tương đối cao là 3,7 điểm. Điều này cho thấy
hiện tại Công ty đã có nhiều cố gắng để khắc phục những khó khăn về sự thiếu hụt nguồn lực để đảm bảo thực hiện các dự án đúng theo kế hoạch và đạt được mục tiêu đề ra.
e. Quan hệ với các tổ chức khác
Mối quan hệ với các tổ chức khác được đánh giá thấp trong số 5 lĩnh vực (điểm trung bình 3,5). Trong đó, tiêu chí các mối quan hệ với các tổ chức khác có mức điểm cao nhất là 4,0 điểm và tiêu chí khách hàng hài lòng với số lượng và chất lượng dịch
vụ mà Công ty cung cấp có mức điểm thấp nhất là 3,0 điểm. Điều này cho thấy, Công
ty đã có được sự ủng hộ và hỗ trợ của các tổ chức bên ngoài khá tốt trong hoạt động, nhưng cần phải cải tiến hơn nữa để đạt được sự hài lòng của các tổ chức, cá nhân thụ hưởng hoặc chịu sự ảnh hưởng bởi kết quả hoạt động của Công ty. Trong đó, đặc biệt là lĩnh vực dịch vụ một cửa.
Tổng hợp những hạn chế chính về năng lực tổ chức cần tập trung hoàn thiện của Công ty gồm những vấn đề sau:
• Lãnh đạo và chiến lược
- Ban lãnh đạo Công ty và các đơn vị trực thuộc Công ty phải xây dựng được môi trường làm việc mở và thân thiện nhằm khai thác và phát huy tốt nhất năng lực của nhân viên.
- Quy trình trao đổi thông tin, chế độ báo cáo, hội họp phải được rà soát và hoàn thiện. - Quy trình về xây dựng mục tiêu, chiến lược, kế hoạch và chương trình hành
động phải được thiết lập và triển khai đến các đơn vị.
- Các quá trình hoạt động chính yếu của hệ thống quản lý cần được lập thành quy trình hoạt động, trong đó xác định rõ các điểm kiểm soát nhằm giúp lãnh đạo kiểm soát các hoạt động hiệu quả
- Cơ chế phối hợp làm việc nội bộ và bên ngoài cần phải được rà soát và hoàn thiện. - Quy tắc ứng xử và môi trường văn minh trong Công ty cần được rà soát và tạo
dựng hoàn thiện.
- Chính sách về quản lý tri thức cần được thiết lập và áp dụng tại cơ quan.
• Quản lý nhân sự
- Chương trình quản lý nhân sự (HRM) phải được thiết lập đầy đủ, luôn cập nhật và có thể được tiếp cận dễ dàng.
- Chính sách đào tạo phát triển nhân sự phải được thiết lập một cách cụ thể và phổ biến rộng rãi cho mọi người.
- Quy trình đào tạo nhân sự phải được rà soát và hoàn thiện từ việc xác định nhu cầu, lập kế hoạch, triển khai thực hiện, đánh giá kết quả và hiệu quả sau đào tạo. - Bộ tiêu chí đánh giá kết quả công việc phải được thiết lập phù hợp với tính chất
của từng loại công việc và có hướng dẫn việc đánh giá.
- Chính sách nhân sự và đãi ngộ nhân sự phải được thiết lập để thu hút và quản lý sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực có chất lượng.
- Hệ thống tài liệu về tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, mô tả công việc phải được rà soát và hoàn thiện.
• Quản lý cơ sở vật chất, công nghệ và tài chính
- Hệ thống mạng nội bộ cần được đầu tư hoàn thiện và có thể kết nối với bên ngoài để tiết kiệm chi phí.
- Trang Web của Công ty và các phần mềm quản lý nhân sự, quản lý chuyên ngành cần được xem xét đầu tư xây dựng.
- Quy trình bảo trì, bảo dưỡng cơ sở hạ tầng và trang thiết bị cần được rà soát và hoàn thiện.
• Quản lý công trình dự án
Quy chế về kiểm soát quá trình triển khai thực hiện các chương trình, dự án cần được thiết lập hoàn thiện.
• Quan hệ với các tổ chức khác
Cần nâng cao chất lượng dịch vụ một cửa tại các Điện lực nhằm tạo uy tín, sự hài lòng của khách hàng, các doanh nghiệp, các công ty, các cơ quan hành chính sự nghiệp.