Tổng đài 18001090 (145), trang web, tin nhắn phát triẻn thêm các hình thức khiếu nại khác như hộp tin nhắn khiếu nại (cĩ thể dạng thoại hoặc dạng dữ liệu nhằm giúp khách hàng phản ánh mọi lúc mọi nơi, mẫu khiếu nại in sẵn, thành lập đường dây nĩng.
Yêu cầu: VMS II cần tạo điều kiện để khách hàng dễ dàng, thuận tiện gĩp ý và trình bày khiếu nại như lập ra phiếu điều tra mức độ hài lịng của khách hàng mỗi ngày tại các điểm giao dịch và cứ mỗi tuần sẽ đánh giá kết quả. Cần đảm bảo khách hàng cảm thấy được lắng nghe và tơn trọng. Hệ thống khiếu nại và gĩp ý phải đảm bảo tính minh bạch, sự khách quan, bảo mật (nếu khách hàng yêu cầu) và được xem xét trên tinh thần cải thiện. Tất nhiên xác thực khiếu nại là việc luơn phải làm. Sử dụng hệ thống ISO, quản lý chất lượng theo mục tiêu nhằm đảm bảo chất lượng và phát hiện sai sĩt một cách dễ dàng.
Tạo thành một hệ thống giải quyết khiếu nại hồn chỉnh gồm các khâu thu thập khiếu nại, xem xét và xác thực khiếu nại, giải quyết khiếu nại, thơng tin khách hàng với tiêu chí làm đúng ngay từ đầu và đề ra các mức thời gian phù hợp cho mỗi cơng đoạn.Giám đốc (ban lãnh đạo) nên tham gia vào việc theo dõi giải quyết, hoặc chỉ đạo giải quyết để sự việc được tiến hành nhanh chĩng và đồng thời thể hiện hình ảnh lãnh đạo, hình ảnh doanh nghiệp: hướng đến khách hàng.
3.3.1.3.c Đảm bảo mức độ thỏa mãn cao của khách hàng
Phương pháp này khiến đối thủ cạnh tranh khĩ bắt chước và khĩ khắc phục rào cản đơn giản bằng cách chào giá thấp hơn hoặc các biện pháp kích thích chuyển mạng như hiện nay.