3.5. Những giải pháp về hoàn thiện hoạt động quản lý kênh phân phối thép của các doanh nghiệp sản xuất thép
3.5.3. Hoàn thiện quản lý các dòng chảy trong kênh
Một hệ thống kênh hoạt động có hiệu quả khi tất cả các dòng chẩy trong kênh hoạt động thông suốt, do đó trọng tâm hoàn thiện quản lý kênh là hoàn thiện quản lý các dòng chẩy.
- Hoàn thiện hệ thống thông tin trong kênh, tăng c−ờng sử dụng các tiện ích của internet, đảm bảo thông tin thông suốt từ nhà sản xuất đến người sử dụng.
Những công nghệ thông tin mới đg tạo nên cuộc cách mạng trong quản lý kênh phân phối nói chung, cũng nh− làm giảm chi phí của các dòng chẩy trong kênh phân phối thép xây dựng. Chúng có thể tái xác định lại phạm vi thị trường, thay đổi những nguyên tắc và cơ sở cạnh tranh, xác định lại phạm vi kinh doanh và tạo ra các công cụ cạnh tranh mới. Mỗi thành viên kênh có thể liên hệ mật thiết với các nhà sản xuất thép với các khách hàng của họ. Hoàn thiện dòng thông tin trong kênh tác
động lớn tới sự phối hợp trong kênh và chi phí điều hành kênh là cơ sở để hoàn thiện các dòng chẩy khác.
Doanh nghiệp sản xuất thép xây dựng tại Việt Nam phải xác định rõ những thông tin cần trao đổi giữa các thành viên trong kênh. Những thông tin này không chỉ tập trung vào những vấn đề hoạt động phân phối hàng ngày mà quan trọng hơn phải xác định những thông tin giúp điều hành hoạt động dài hạn nh− thông tin về thị trường mục tiêu, về đối thủ cạnh tranh... các doanh nghiệp cần nhanh chóng sử dụng các phương tiện thông tin hiện đại như những tiện ích của internet, kết nối mạng tới toàn bộ những khách hàng của mình nhằm quản lý tốt hơn những dòng chẩy khác trong kênh nh− dòng đặt hàng, dòng xúc tiến...
Quản lý tốt dòng thông tin để đảm bảo tốt công tác xúc tiến. Thực tế, những năm vừa qua, có những thời điểm các công ty sản xuất thực hiện khuyến mại liên tiếp do đó l−ợng thông tin khuyến mại nhiều và chồng chéo với các nội dung và thời hạn liên tục thay đổi làm cho nhân viên bán hàng không thể nhớ hết. Đặc biệt là các nhân viên của đại lý (do họ kinh doanh nhiều nhgn hiệu khác nhau). Hơn nữa thông Footer Page 175 of 258.
tin khuyến mại đi qua nhiều cấp trung gian nên không kịp cập nhật tới các thành viên trong kênh, và khách hàng không biết là mình có đ−ợc h−ởng khuyến mại hay không. Thực trạng này dẫn đến yêu cầu phải xây dựng một hệ thống quản lý thông tin nhằm cập nhật và đ−a tới các thành viên kênh những thông tin khuyến mại một cách hiệu quả. Các nhân viên giám sát thị tr−ờng trong khu vực phải có trách nhiệm thông báo tới các khách hàng do họ quản lý. Nếu xẩy ra việc bỏ sót khách hàng gây thiệt hại cho đại lý, nhân viên đó chịu trách nhiệm.
Thiết lập đường dây thông tin nóng 24h/24h để giúp cho khách hàng có thể trao đổi thông tin với nhà sản xuất bất cứ lúc nào, người phụ trách đường dây nóng phải là cán bộ chủ chốt của nhà sản xuất.
- Hoàn thiện dòng phân phối vật chất dựa trên dòng thông tin tiên tiến và cỏc phương tiện vận tải, lưu kho hiện ủại. Thực tế trên thị tr−ờng thép, phần lớn sản phẩm đ−ợc phân phối theo ph−ơng thức dự báo, nghĩa là các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm trên cơ sở dự tính nhu cầu. Phương thức phân phối này chứa đựng rủi do lớn. Nhiều trường hợp thép được các đại lý cấp 1 mua và đg chuyển về kho nh−ng không bán đ−ợc gây tổn thất chi phí lớn. Ng−ời quản lý kênh phải biết sử dụng các phương thức để giảm rủi do bằng cách chỉ thực hiện hoạt động phân phối khi xác định được nhu cầu của thị trường và đơn đặt hàng chắc chắn. Điều này có thể làm đ−ợc nhờ kỹ thuật thông tin và ph−ơng tiện phân phối vật chất tiên tiến. Các doanh nghiệp sản xuất thép có thể áp dụng các cách thức để giảm rủi do:
+ áp dụng những mô hình logictis tiên tiến trong lưu thông thép xây dựng, khai thác tối đa việc chuyên môn hóa và phân công lao động trong vận chuyển và xếp dỡ hàng hóa nhằm đem lại hiệu quả tối đa và tính chuyên nghiệp cao với sự tham gia của các nhà chuyên môn vận tải, kho bgi, xếp dỡ... đồng thời cũng nhằm chia sẻ những rủi ro trong quá trình lưu thông.
+ Không chuyển sản phẩm trước đến các cửa hàng bán lẻ mà dự trữ ở các kho trung tâm lớn ở những thị trường trọng điểm, hoạt động vận chuyển chỉ được thực hiện khi nhận đ−ợc đơn đặt hàng cụ thể. Nghĩa là việc phân phối đ−ợc thực hiện khi biết chắc chắn về nhu cầu thị tr−ờng.
+ Hệ thống thông tin trong kênh tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thực hiện dự trữ trong kênh. Các phương thức phân phối “ngay lập tức”, “đáp ứng khách hàng hiệu quả” có thể thực hiện đ−ợc, làm giảm dự trữ tồn kho. Chi phí đặt hàng cũng sẽ giảm nhờ sử dụng hiệu quả dữ liệu tại các điểm bán.
Footer Page 176 of 258.
- Hoàn thiện dòng đàm phán. Các doanh nghiệp sản xuất thép xây dựng tại Việt Nam cần tự động hóa các chức năng phân phối để giảm chi phí cho các công việc giấy tờ, đồng thời nhờ có đủ thông tin nên cả hai bên mua và bán đều có thể xác lập những hợp đồng đầy đủ và chính xác, do đó để thiết lập các quan hệ hợp tác hiệu quả, các thành viên trong kênh phải nâng cao năng lực đàm phán để phân chia công việc phân phối hợp lý. Phạm vi các điều khoản trong hợp đồng phải bao gồm các hoạt động dài hạn và toàn diện của kênh chứ không chỉ quan tâm đến quan hệ trao đổi trực tiếp. Chuyển từ đàm phán theo từng thương vụ buôn bán sang đàm phán nhằm đảm bảo quan hệ kinh doanh lặp lại của cả hệ thống.
- Hoàn thiện dòng thanh toán bằng cách thiết lập cơ chế và ph−ơng thức thanh toán hợp lý. Để thực hiện tốt hoạt động này, các doanh nghiệp cần có những thông tin đầy đủ về tình hình tài chính của các thành viên trong kênh và kiểm soát tình hình theo dõi công nợ thường xuyên, đồng thời thực hiện thanh toán thông qua hệ thống thanh toán hiện đại bằng mạng máy tính của các ngân hàng, hạn chế việc thanh toán bằng tiền mặt bởi l−ợng tiền trao đổi giữa các thành viên trong kênh thép xây dựng là rất lớn và diễn ra một cách th−ờng xuyên liên tục.
- Hoàn thiện dòng đặt hàng. Các doanh nghiệp sản xuất thép cần nhanh chóng vận dụng công nghệ thông tin hiện đại để từng bước xây dựng hệ thống đặt hàng tự động và quản lý tồn kho bằng máy tính có kết nối internet, đồng thời phải xây dựng một quy trình thu thập, tập hợp, giải quyết đơn đặt hàng tối −u vì đó là cơ sở để quản lý hoạt động hàng ngày của tất cả các dòng chẩy trong kênh đ−ợc thông suốt.
- Hoàn thiện dòng chuyển quyền sở hữu. Để tránh tình trạng mua bán trao
đổi danh nghĩa trên thị trường và tăng chi phí lưu thông không cần thiết, các doanh nghiệp cần phải dựa trên cơ sở đánh giá các thành viên hiện tại trong kênh, nhất thiết loại bỏ các trung gian chỉ sở hữu sản phẩm trên danh nghĩa, không thực hiện các công việc phân phối cần thiết.
- Hoàn thiện dòng tài chính. Mỗi thành viên trong kênh đều tham gia vào quá trình tập trung và phân bổ vốn hoạt động. Những doanh nghiệp sản xuất thép lớn cần phải hỗ trợ và khai thác tối đa nguồn lực tài chính của các thành viên trong kênh phân phối nhằm tạo đ−ợc những lợi thế nhất định trong phân phối sản phẩm,
đặc biệt trong những thời kỳ bất lợi trong kinh doanh thép nh− khủng hoảng tài
Footer Page 177 of 258.
chính và suy thoái kinh tế, bằng cách hợp tác chặt chẽ với các ngân hàng, các trung gian th−ơng mại có tiềm lực lớn...