Đánh giá tổ chức và quản lý kho hàng, duy trì tồn kho
Doanh nghiệp có thể vừa sử dụng các kho bảo quản lâu dài, vừa sử dụng các kho trung chuyển. Ở các kho bảo quản lâu dài, hàng hóa được dự trữ trong khoảng thời gian vừa và dài. Các kho trung chuyển nhập hàng từ các xí nghiệp và các nhà cung ứng khác nhau, sau đó cố gắng giao hàng đến địa chỉ cuối cùng. Ngày nay nhiều phương tiện kỹ thuật hiện đại như máy nâng hàng, máy tính... đã áp dụng để sắp xếp bốc dỡ và bảo quản hàng hóa trong kho.
Quyết định về khối lượng hàng dự trữ, mức lưu kho là một quyết định có ảnh hưởng lớn đến mức độ thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, đồng thời đến chi phí lưu kho, và do vậy ảnh hưởng đến lợi nhuận của nhà phân phối. Đây là một bài toán quản lý dự trữ hàng tồn kho. Để giải quyết vấn đề này, chúng ta có thể áp dụng mơ hình quản lý dự trữ được nghiên cứu trong mơn tốn học kinh tế. Để quyết định về mức tồn kho, cần phải biết khi nào thì phải đặt hàng bổ sung, và đặt với số lượng là bao nhiêu. Khi mức hàng tồn kho giảm, nhà quản lý cũng cần biết khi hàng tồn kho giảm đến mức nào thì cần phải đặt hàng bổ sung. Quyết định đặt hàng trả lời câu hỏi số lượng đặt hàng là bao nhiêu. Cơng ty cần cân bằng giữa chi phí xử lý đơn hàng và chi phí dự trữ hàng tồn kho.
Tái tạo tồn kho định kỳ theo thời gian, với số lượng khác nhau
Tái tạo tồn kho theo số lượng không phụ thuộc vào thời gian
Hình 1.16: Hai hệ thống quản trị tồn kho cơ bản
Đánh giá hoạt động vận chuyển, bốc xếp
Người quản lý hoạt động phân phối phải làm các quyết định tổ chức thực hiện việc vận tải như thế nào. Việc lựa chọn phương tiện vận tải nào sẽ ảnh hưởng đến chi phí và giá bán sản phẩm và đến việc bảo đảm giao hàng có đúng hẹn khơng và tình trạng của hàng hóa khi tới nơi và cuối cùng đến sự thỏa mãn của khách hàng.
Trong việc vận chuyển hàng các doanh nghiệp có thể lựa chọn trong các phương tiện vận tải: đường sắt, đường thủy, đường bộ và đường hàng không. Mỗi loại vận chuyển này có tốc độ vận chuyển khác nhau bảo đảm hàng hóa khơng bị hư hỏng, chi phí khác nhau và vì vậy chúng thích ứng với những hàng hóa nhất định.
Vận tải đường sắt thường có chi phí thấp , thích hợp với các loại hàng có trọng lượng lớn, khối lượng vận chuyển lớn và cự li vận chuyển dài.
Vận tải đường thủy cũng có chi phí thấp, thích hợp với những thứ hàng cồng kềnh, lâu hỏng, giá trị thấp như than đá.. .tuy nhiên vận tải đường thủy có tốc độ chậm và chịu ảnh hưởng của thời tiết.
Vận tải đường bộ có tính cơ động cao, thích hợp với những lơ hàng đắt tiền với cự li vận chuyển ngắn
Vận tải đường hàng khơng có tốc độ nhanh nhất nhưng chi phí cao, thích hợp với những mặt hàng mau hỏng, gọn nhẹ và có giá trị lớn
Khi lựa chọn phương tiện vận chuyển hàng cụ thể doanh nghiệp phải tính đến sáu yếu tố gồm tốc độ vận chuyển, tần suất giao hàng, độ tin cậy, khả năng vận chuyển các loại hàng hóa khác nhau, khả năng vận chuyển đến địa điểm theo yêu cầu và cuối cùng là chi phí vận chuyển. Ví dụ, nếu mục tiêu là chi phí ít nhất thì sẽ phải lựa chọn giữa vận chuyển đường thủy và đường sắt. Các doanh nghiệp cũng ngày càng tìm cách sử dụng kết hợp hai hay nhiều phương tiện vận tải và sử dụng bằng container. Các doanh nghiệp có thể xây dựng đội vận tải riêng hoặc thuê các công ty vận tải công cộng.
Chức năng vận chuyển hàng hoá trong kênh phân phối được thực hiện hay không phụ thuộc phần lớn vào việc giải quyết các nội dung của nhiệm vụ này. Lựa chọn đúng phương án vận chuyển cho phép đáp ứng tốt nhất về thời gian, địa điểm và giảm chi phí vận chuyển trong bán hàng. Mọi quyết định về phân phối hàng hoá đặt trong yêu cầu chung về hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào các loại phương tiện vận tải hiện có trên thị trường và khả năng khai thác các phương tiện vận tải đó trong q trình phân phối sản phẩm.
Có nhà kinh tế cho rằng gần một nửa chi phí Marketing được chi ở khâu phân phối hiện vật. Trong điều kiện sản xuất công nghiệp hiện đại với qui mô lớn và khách hàng nằm rải rác ở khắp nơi, chi phí vận chuyển chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành mà người tiêu dùng cuối cùng phải chịu. Đặc điểm sản phẩm có ảnh hưởng khơng nhỏ tới chi phí vận chuyển. Do vậy, cần phải lựa chọn một cách hợp lý phương tiện vận chuyển để có được chi phí vận chuyển thấp nhất trong điều kiện có thể, đáp ứng được u cầu cạnh tranh bởi vì có giá thấp hơn so với đối thủ cạnh tranh.
Tuy nhiên, cũng cần phải lưu ý rằng việc theo đuổi mục tiêu chi phí vận chuyển thấp có thể ảnh hưởng hoặc khơng thoả mãn yêu cầu của mục tiêu khác như thời gian, địa điểm trong quá trình phân phối và bán hàng. Mâu thuẫn có thể xuất hiện giữa các mục tiêu khác nhau của quá trình phân phối hiện vật khi lựa chọn cácphương tiện vận tải khác nhau đòi hỏi phải giải quyết hợp lý, đồng thời các mục tiêu
đặt ra cho phân phối hiện vật.
Đánh giá hoạt động bán của thành viên kênh phân phối
Hoạt động bán là tiêu chuẩn quan trọng nhất và hay được dùng nhất để đánh giá hoạt động của các thành viên kênh trong thực tế, nếu hoạt động bán của các thành viên kênh khơng tốt thì có thể có vấn đề nảy sinh. Khi kiểm tra hoạt động bán, người quản lý kênh cần thận trọng phân biệt giữa:
- Lượng bán hàng của nhà sản xuất cho thành viên kênh
- Lượng bán những sản phẩm của nhà sản xuất mà do thành viên kênh thực hiện cho các khách hàng của họ.
Không phải hai số lượng này nhất thiết giống nhau vì trong thực tế chúng có thể khác nhau về bản chất xét trong một thời kỳ nhất định. Chỉ khi vòng luân chuyển hàng hoá rất nhanh, chẳng hạn trong trường hợp các loại hàng dễ hỏng, doanh số bán của nhà sản xuất cho các thành viên kênh mới phản ánh chắc chắn lượng bán hiện tại của họ. Bất cứ lúc nào có thể, người quản lý kênh cũng nên cố gắng có được dữ liệu về lượng bán từ các thành viên kênh cho các khách hàng của họ. Tuy nhiên, khả năng có những thơng tin này của nhà sản xuất phụ thuộc lớn vào mức độ điều khiển các thành viên kênh của họ.
Trong các kênh truyền thống tổ chức lỏng lẻo, khả năng nhà sản xuất lấy được dữ liệu có thể rất hạn chế. Trong trường hợp này nhà sản xuất phải sử dụng dữ liệu bán của mình cho các thành viên kênh như là một sự ước lượng gần đúng nhất lượng bán hàng hiện tại của họ.
Dù dạng dữ liệu lượng bán nào được sử dụng, người quản lý kênh cần đánh giá dữ liệu bán theo ba mức độ so sánh sau:
lịch sử.
- So sánh lượng bán của một thành viên với tổng lượng bán của các thành viên kênh.
- Lượng bán của từng thành viên kênh so với các chỉ tiêu đã xác định trước (nếu các chỉ tiêu đã được ấn định).
Trong trường hợp so sánh số liệu lịch sử, người quản lý kênh phải tìm kiếm cả số liệu chi tiết theo dịng sản phẩm, nếu các dữ liệu này có sẵn. Dữ liệu càng chi tiết theo dòng sản phẩm sẽ giúp người quản lý kênh nhận biết cơ cấu bán hàng thay đổi của các thành viên kênh. Cần cung cấp các chỉ tiêu về cả tổng doanh số cho từng mặt hàng cụ thể. Lượng bán cũng được so sánh đánh giá theo khu vực địa lý.
Các so sánh về doanh số bán giữa các thành viên kênh cũng là một thước đo hoạt động của kênh cực kỳ quan trọng.
Các so sánh chéo nhau của tình hình doanh số bán của các thành viên kênh giúp làm rõ những bộ phận thành viên kênh kém hiệu quả. Cuối cùng, nếu nhà sản xuất đã đặt các chỉ tiêu bán cho các thành viên kênh, người đó cần đánh giá hoạt động bán thực tế của thành viên trong mối quan hệ với các chỉ tiêu này. Nếu chỉ tiêu khơng đạt ở các dịng sản phẩm, hoạt động của thành viên kênh với từng mặt hàng cần được kiểm tra. Hơn nữa, khi so sánh doanh số bán của thành viên kênh với các chỉ tiêu này, người quản lý kênh khơng chỉ xem xét chính bản thân các tỷ lệ, mà còn xem xét ảnh hưởng trở lại qua các hoạt động phản hồi bởi các thành viên kênh để đạt được các chỉ tiêu. Nếu tỷ lệ đạt các chỉ tiêu nhìn chung thấp ở đa số các thành viên kênh, có thể phản ánh chỉ tiêu cao khơng sát thực tế hơn là hoạt động của các thành viên kênh không hiệu quả.