Việt Nam Vinamilk từ 2008 đến nay
2.2.1. Công tác lậpkế hoạch
Trong quản lý hoạt động phân phối sản phẩm, bước lập kế hoạch vẫn chưa thực sự được quan tâm chú trọng. Qui mô Công ty càng lớn, có rất nhiều sản phẩm thì địi hỏi Cơng ty phải lập kế hoạch chi tiết sản phẩm riêng nằm trong kế hoạch kinh doanh năm của Công ty.
Về thị trường, trong kế hoạch kinh doanh của Công ty mới chỉ dừng lại ở việc xây dựng chi phí cho hoạt động thị trường với nội dung chi phí cho cơng tác thị trường là các khoản cơng tác phí dựa trên số liệu chi phí dành cho cơng tác của năm báo cáo. Công ty chưa chỉ rõ kế hoạch mở rộng, phát triển thị trường trong năm kế hoạch như thế nào, tập trung vào sản phẩm hay địa bàn nào.
Hằng năm công ty lập kế hoạch tiêu thụ trên cơ sở sản lượng tiêu thụ các loại sản phẩm sữa và nước giải khát của năm báo cáo, dự kiến mức tăng trưởng của năm kế hoạch. Trong kế hoạch tiêu thụ Công ty xây dựng chi tiết cho từng loại sản phẩm đối với từng chi nhánh, từng vùng miền theo từng tháng, quý, năm.
Thời gian lập kế hoạch năm: Công ty tiến hành lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm cho năm kế hoạch vào đầu tháng 12 của năm báo cáo, đây là thời điểm mà các chỉ tiêu thực hiện của năm báo cáo cơ bản đã hồn thành và có thể có kết quả doanh số thực hiện chính xác, do đó thuận lợi cho việc dự báo, đánh giá tốc độ tăng trưởng đối với từng sản phẩm, từng bộ phận cho năm kế hoạch.
Thời gian lập kế hoạch tháng: Căn cứ trên kế hoạch tiêu thụ của cả năm, sản lượng tiêu thụ các tháng đã thực hiện và đánh giá tình hình thị trường cũng như các chương trình áp dụng trong tháng, phịng kinh doanh sẽ lập kế hoạch tiêu thụ từng ngành hàng, từng loại sản phẩm cho từng chi nhánh, từng miền, từng vùng và thông báo tới các cá nhân, bộ phận liên quan vào ngày cuối của tháng. Kế hoạch tháng được thơng báo cơng khai giúp cho khách hàng có thể chủ động trong việc bố trí phương tiện, nhân sự đi lấy hàng cũng như các bộ phận bán hàng chủ động trong
Hằng năm, Giám đốc điều hành kinh doanh giao chỉ tiêu kế hoạch tiêu thụ cho từng chi nhánh (hoặc từng miền). Giám đốc chi nhánh giao chỉ tiêu kế hoạch tiêu thụ cho từng vùng. Trưởng bán hàng vùng giao chỉ tiêu cho từng giám sát nhà phân phối - tương ứng chỉ tiêu của nhà phân phối giám sát đó phụ trách. Giám sát giao chỉ tiêu cho từng nhân viên bán hàng tại nhà phân phối mà mình quản lý. Việc chia chỉ tiêu tháng của các cấp quản lý phải đảm bảo chỉ tiêu doanh thu tháng đó khơng thấp hơn thực hiện doanh thu bình quân trong 3 tháng trước liền kề. Mỗi tháng giám sát nhà phân phối xây dựng kế hoạch tiêu thụ cho từng mặt hàng nhưng phải đúng với chỉ tiêu tổng từ trên Công ty giao xuống.
Hằng tuần, giám sát điều chỉnh kế hoạch tiêu thụ của nhà phân phối phù hợp với thực tế tiêu thụ tại thị trường mình phụ trách. Việc điều chỉnh trong biên độ cho phép là 20% theo qui định Cơng ty, mục đích nếu khơng giới hạn biên độ điều chỉnh như trên sẽ ảnh hưởng lớn đến kế hoạch sản xuất, sẽ xảy ra tình trạng một số mặt hàng tồn kho cao nhưng trong khi đó một số mặt hàng bị thiếu, sẽ phá vỡ qui trình sản xuất của Cơng ty.
2.2.2. Tổ chức thực hiện phân phối sản phẩm2.2.2.I. Hoạt động nghiên cứu thị trường