Việt Nam Vinamilk từ 2008 đến nay
2.2.2.4. Tổ chức bán hàng tại nhà phân phố
Tổ chức kho hàng và duy trì tồn kho tại nhà phân phối
Công ty Vinamilk đã đầu tư công nghệ hiện đại trong việc quản lý tồn kho tại nhà phân phối. Hệ thống này kết nối trực tiếp từ nhà phân phối đến các phịng ban kinh doanh có liên quan của Cơng ty. Tất cả dữ liệu về tồn kho và các hoạt động kinh doanh tại nhà phân phối đều được truyền trực tiếp tiếp về công ty và người quản lý trên cơng ty kiểm sốt được hầu hết hoạt đông kinh doanh nhà phân phối trong thời gian ngắn. Giảm thiểu các báo cáo qua giấy tờ của giám sát về hoạt động của nhà phân phối, khi đó giám sát tập trung thời gian quản lý nhân viên bán hàng và các hoạt động kinh doanh trên thị trường mình phụ trách.
Hệ thống quản trị tồn kho sẽ tính tốn số lượng mặt hàng tại nhà phân phối cần đặt hàng mỗi ngày, hệ thống sẽ căn cứ kế hoạch tiêu thụ tháng, khối lượng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ, tồn kho hiện tại của nhà phân phối, số ngày đã bán hàng trong tháng để tính ra đon hàng của nhà phân phối cần đặt trong ngày. Công ty gọi là đon hàng tư động (ĐHTĐ). Cơng ty có qui định: doanh số tồn kho chuẩn tại nhà phân phối tưong đưong 5 ngày doanh số tiêu thụ bình quân, riêng tại các tỉnh vùng xa, tồn kho qui định là 6 ngày, do cộng thêm 1 ngày hàng đang trên đường vận
chuyển từ nhà máy sản xuất đến nhà phân phối. Khối lượng sản phẩm tồn kho đầu kỳ Khối lượng + sản phẩm nhập trong kỳ Khối lượng sản phẩm tồn kho hiện tại Khối lượng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ
Hệ thống này kết nối phòng kế tốn Cơng ty, nhân viên phịng cung ứng sẽ
kiểm tra tài khoản nhà phân phối có đáp ứng thanh tốn cho đon hàng khơng, nếuthấy bị thiếu tiền nhân viên này sẽ báo nhà phân phối để cắt giảm bớt số lượng một
số mặt hàng sao cho phù hợp. Theo hợp đồng nhà phân phối, nếu nhà phân phối bị thiếu tiền đặt hàng nhiều lần công ty sẽ lập “thư nhắc nhở”. Giám đốc miền sẽ có trách nhiệm lập thư nhắc nhở trên. Nếu nhà phân phối bị lập nhiều hơn 3 lần “thư nhắc nhở” sẽ bị thanh lý hợp đồng nhà phân phối theo qui định. Nhìn chung, nhờ áp dụng công nghệ hiện đại trong quản lý tồn kho tại nhà phân phối các cấp quản lý của công ty dễ dàng nắm bắt được tồn kho từng mặt hàng tại mỗi nhà phân phối đầu ngày giúp cho người giám sát lập kế hoạch bán hàng cho nhân viên dễ dàng. Các cấp quản lý nắm bắt lượng hàng tồn kho tại nhà phân phối bất kỳ thởi điểm nào trong ngày để kiểm soát và đốc thúc đội ngũ nhân viên của mình. Đây cũng là ưu thế của Cơng ty trong cạnh tranh với các Công ty khác. Hiện nay, một số Cơng ty cịn kiểm sốt tồn kho qua các chương trình quản lý bằng phần mềm Exell... lệ thuộc nhiều vào nhân viên kế tốn, thủ kho và khó kiểm sốt được lượng hàng tồn bất kỳ thời điểm nào trong ngày.
Việc hệ thống tính mức tồn kho chuẩn từng mặt hàng để ra đơn hàng tự động giúp cho việc đặt hàng mỗi ngày của nhà phân phối thuận lợi, sẽ chủ động trong việc bán hàng, nó giảm thiểu thấp nhất việc thiếu hàng. Trên hệ thống cũng cảnh báo những mặt hàng có ngày tồn kho vượt quá thời gian qui định, cảnh báo số lượng mặt hàng tồn kho quá cao so với kế hoạch tháng, giúp giám sát nhà phân phối chủ động lên kế hoạch bán ra những mặt hàng này để đưa về tồn kho chuẩn. Ngoài ra, việc tồn kho tại nhà phân phối một số mặt hàng cao hơn mức tồn kho chuẩn theo qui định có thể do Chỉ tiêu Cơng ty giao cho nhà phân phối cao hơn khả năng bán hoặc nhà phân phối đang làm khơng tốt cơng tác bán hàng.
Theo tìm hiểu từ người giám sát, nhân viên bán hàng và người chủ của nhà phân phối thì chỉ tiêu cơng ty giao hằng tháng thường vượt quá mức nhu cầu tiêu thụ thị trường của nhà phân phối. Vậy, quay lại vấn đề chỉ tiêu sản lượng tiêu thụ cao đã gây “áp lực” tồn kho cao một số mặt hàng, đặc biệt những mặt hàng Nước giải khát của Công ty - là những mặt hàng hầu như khơng có năm nào đạt kế hoạch.
Cơng ty đưa ra các yêu cầu bắt buộc về tiêu chuẩn kho với nhà phân phối. Dưới đây là các nội dung chính trong phiếu đánh giá kho của nhà phân phối hiện nay và cũng là yêu cầu với các thành viên nếu muốn hợp tác với công ty mở nhà phân phối.
Bảng 2.6: Bảng đánh giá tiêu chuẩn đầu tư kho hàng của NPP hiện nay
( Vui lòng xem Phụ lục 3)
Cuối tháng, giám sát cùng thủ kho nhà phân phối kiểm kê tồn kho, nếu phát hiện những mặt hàng cận hạn sử dụng nhưng còn trong mức cho phép tiêu dùng, giám sát cùng nhà phân phối phải có biện pháp giải quyết tiêu thụ sản phẩm đó.Chính sách Cơng ty: khơng nhận lại hàng đã giao cho nhà phân phối trừ trường hợp bị lỗi kỹ thuật sản xuất hoặc trường hợp thanh lý hợp đồng nhà phân phối. Cơng ty khơng có chính sách đổi hàng đã hết hạn sử dụng tại các cửa hàng bán lẻ, với mục đích ràng buộc trách nhiệm người bán sau khi đã mua hàng.
Ngồi ra, người giám sát hệ thống của cơng ty đến nhà phân phối đánh giá về việc lưu trữ hóa đơn, chứng từ, theo dõi xuất nhập tồn kho và việc thực hiện các báo cáo gởi về công ty đầy đủ, kịp thời, chính xác; phịng làm việc của nhân viên kế tốn nhà phân phối phải có dụng cụ lưu trữ các chứng từ này như tủ hồ sơ... Đây là tiêu chí đánh giá hoạt động thành viên kênh phân phối. Những nhà phân phối không thực hiện đúng qui định sẽ bị trừ điểm tiêu chí hoạt động nhà phân phối.
Đánh giá hoạt động bốc xếp, vận chuyển, giao hàng từ Công ty về nhà phân phối và từ nhà phân phối đến các điểm bán lẻ trong địa bàn
Hiện nay hệ thống nhà phân phối của công ty đã hiện diện tại tất cả các tỉnh thành trên toàn quốc và sản phẩm của công ty được phân phối qua nhà phân phối đến các cửa hàng bán lẻ. Cơng ty hỗ trợ chi phí vận chuyển hàng hóa từ kho vận của công ty đến kho hàng của nhà phân phối nhưng không trực tiếp chuyên chở. Riêng mặt hàng lạnh hoặc đông lạnh công ty hỗ trợ trực tiếp vận chuyển bằng xe lạnh chuyên dụng của Công ty đến nhà phân phối. Tùy thuộc doanh thu, bán kính vận chuyển trung bình từ nhà phân phối đến điểm bán lẻ trong địa bàn mà công tyquyết định số lượng xe, trọng tải loại xe nhà phân phối cần phải đầu tư và số lượng nhân viên giao hàng, tài xế xe giao hàng sao cho phù hợp. Nhân viên giao hàng và tài xế xe tải tại nhà phân phối được công ty Vinamilk hỗ trợ lương trực tiếp.
Hiện nay, việc đổi hàng hư hỏng cho khách hàng của Công ty là các điểm bán lẻ chưa thỏa mãn tất cả; công ty hỗ trợ chi phí đổi hàng hư hỏng cho nhà phân phối của mình với tỉ lệ là 0,08% của tổng doanh thu các ngành hàng sữa nước, sữa chua và nước giải khát mỗi tháng; riêng sữa bột và sữa đặc cơng ty chỉ hỗ trợ đổi hàng bị “móp vỏ hộp” do va đập trong q trình vận chuyển. Với mức chi phí chưa đến 0,1% doanh thu ngành hàng thì chưa đáp ứng cho nhà phân phối hỗ trợ đổi “hàng hư hỏng” ngồi thị trường. Vì vậy cơng ty cần phải xem xét lại chi phí này để có thể đáp ứng việc đổi hàng tại điểm bán lẻ và người tiêu dùng. Ngồi ra trình độ một số nhân viên giao hàng tại môt số nhà phân phối cịn kém do vậy đã có những thái độ cư xử với cửa hàng bán lẻ chưa đúng mực; giao hàng không đúng qui định cũng làm cho hàng hóa dễ bị hỏng.
Các sản phẩm của Vinamilk là sản phẩm chăm sóc và bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng Việt Nam. Do vậy công ty rất quan tâm đến việc bảo quản, dự trữ hàng hóa tồn kho tại nhà phân phối để ln đảm bảo chất lượng sản phẩm phục vụ cho đại đa số người tiêu dùng trong nước là trẻ em Việt nam. Đây không những là trách nhiệm của cơng ty mà cịn là trách nhiệm của các thành viên kênh phân phối.
Công việc quan trọng nhất của nhà phân phối là hoạt động bán hàng tại địa bàn được phân cơng và đó cũng là tiêu chuẩn quan trọng nhất các công ty hay dùng để đánh giá hoạt động của các thành viên kênh trong thực tế.
Nhờ có thư viện dữ liệu, nhân viên phân tích kinh doanh của cơng ty có tất cả số liệu để tổng hợp, phân tích báo cáo cho người quản lý theo yêu cầu. Giám đốc điều hành kinh doanh là người quản lý kênh phân phối của công ty đánh giá hoạt động bán của các thành viên kênh phân phối căn cứ vào 4 yếu tố chính dưới đây:
- Đánh giá doanh số thực hiện hiện tại của thành viên kênh - nhà phân phối so với doanh số cùng kỳ lịch sử
Để nhận biết cơ cấu bán hàng trong lịch sử so với hiện tại ổn định hay đã thay đổi như thế nào, cung cấp cơ sở về lập chỉ tiêu doanh số cho từng mặt hàng cụ thể. Doanh số nhập và bán cần được so sánh để đánh giá mức độ tăng trưởng và phát triển theo khu vực địa lý giữa các kỳ của năm sau so với năm trước. Không chỉ đánh giá về tổng giá trị hay tổng sản lượng các ngành hàng. Công ty cần đánh giá theo từng đơn vị của từng mặt hàng trong từng ngành hàng trước khi đánh giá tổng doanh số chung của từng thành viên kênh trong cùng cấp.
Xác định kỳ đánh giá, cùng kỳ năm sau so với năm trước, quý sau so với quý trước, tháng sau so với tháng trước. Đánh giá theo hai giá trị tuyệt đối và tương đối. Đánh giá kết quả bán theo doanh số nhập và doanh số bán ra của các nhà phân phối. So sánh với kết quả trung bình chung của các thành viên khác cùng cấp trong kênh. So sánh với các mặt hàng khác về sự thay đổi tăng hoặc giảm để thấy rõ được sự dịch chuyển giữa các mặt hàng trong cùng một ngành hoặc mặt hàng của ngành khác. Tìm hiểu nguyên nhân và ra quyết định về lượng bán cho thành viên được đánh giá căn cứ trên kết quả đã đánh giá.
Hiện nay, Cơng ty thường xun đánh giá tiêu chí này này để xác định doanh số từng nhà phân phối có tăng trưởng so với cùng kỳ năm trước hay khơng. Từ đó có giải pháp với nhà phân phối khơng tăng trưởng.
- Đánh giá doanh số bán của một nhà phân phối với tổng doanh số bán của tất cả nhà phân phối trong cùng kênh phân phối theo khu vực địa lý
Nhằm mục đích tìm ra những nhà phân phối hoạt động kém hiệu quả. Cơng ty cần tính ra mức tăng trưởng trung bình chung hàng tháng của toàn bộ chi nhánh hoặc toàn miền theo doanh số, dựa theo kết quả bán hàng để đánh giá mức độ tăng trưởng của thành viên so với trung bình chung của tồn chi nhánh hoặc miền đó. Thành viên nào có kết quả dưới mức tăng trưởng trung bình chung cần được đánh giá tỉ mỉ và chi tiết hơn. Đánh giá kết quả bán theo doanh số nhập và doanh số bán ra của các nhà phân phối.
Hiện nay, nhân viên Phòng tác nghiệp kinh doanh của Công ty gửi báo cáo đánh giá tiêu chuẩn này cho tất cả các cấp quản lý. Báo cáo này làm căn cứ để Giámđốc miền và Giám đốc điều hành kinh doanh đánh giá các nhà phân phối trong miền
và trên cả nước. Để kịp thời phát hiện nhà phân phối có hoạt động bán kém, làm ảnh hưởng đến kết quả bán chung của miền đó, nếu hoạt động kinh doanh của một miền yếu kém sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty.
- Đánh giá kết quả thực hiện doanh số bán của từng nhà phân phối so với các chỉ tiêu đã xác định trước
Hàng tháng, Công ty hoặc chi nhánh có thể thực hiện cơng việc điều chỉnh chỉ tiêu cho từng nhà phân phối, phù hợp với thực tế, theo đuổi chỉ tiêu cả năm của nhà phân phối về doanh số bán. Tuy nhiên, hiện nay việc điều chỉnh giảm chỉ tiêu tháng cho nhà phân phối hầu như không xảy ra.
Nhân viên tác nghiệp kinh doanh của Công ty gửi báo cáo so sánh kết quả bán với chỉ tiêu tháng theo từng ngành hàng, mặt hàng của nhà phân phối trong miền (hoặc chi nhánh) định kỳ hàng tuần, hàng tháng cho các cấp quản lý kinh doanh.
Từ các báo cáo trên, người quản lý căn cứ đánh giá sự thay đổi tỷ lệ đóng góp của các thành viên kênh, kiểm tra lại quá trình đưa chỉ tiêu cho các nhà phân phối có phù hợp khả năng bán của họ không. Tuy nhiên, hiện nay Cơng ty chưa có biện pháp giảm chỉ tiêu cho nhà phân phối nếu họ không đạt chỉ tiêu.
Hoạt động bán của nhà phân phối được thực bởi lực lượng nhân viên bán hàng tại nhà phân phối. Do vậy, chúng ta phải đánh giá khả năng của lực lượng này tại các nhà phân phối của Công ty Vinamilk hiện nay.
- Đánh giá khả năng của lực lượng bán hàng tại các nhà phân phối
Đánh giá khả năng bao phủ các điểm bán lẻ: Là phần trăm số cửa hàng có bán sản phẩm của Cơng ty so với tổng số cửa hàng có bán sản phẩm cùng ngành hàng tại thời điểm khảo sát đánh giá
Qua những báo cáo điều tra của phòng kinh doanh và số liệu được cung cấp từ công ty AC Nielsen, một Cơng ty có uy tín hàng đầu trong lĩnh vực nghiên cứu và đánh giá thị trường, số điểm bán lẻ có bán sản phẩm Vinamilk tại các thành phố lớn là 97% cho thấy hiệu quả phân phối rất tốt. Tuy nhiên, tại các thị trường vùng sâu,vùng xa, miền núi tỉ lệ phân phối này thấp hơn thành thị, một phần là do chí phí vận chuyển cao, rủi ro kinh doanh lớn gây cản trở phân phối.
Hiện nay, để giảm chi phí th cơng ty AC Nielsen điều tra, Cơng ty căn cứ dữ liệu trên hệ thống bán hàng của cơng ty.Mạng lưới nhà phân phối, điểm bán lẻ chính là cánh tay nối dài giúp cho sản phẩm Vinamilk được bao phủ rộng khắp các địa bàn, tới tất cả khách hàng. Nó đảm bảo các sản phẩm của Vinamilk có mặt khắp các quầy kệ cửa hàng ở vùng sâu, vùng xa trong những chiến dịch tung sản phẩm mới.
Số lượng điểm bán lẻ của công ty tăng dần qua các năm:
(Nguồn: Phòng kinh doanh Vinamilk)
Trong hơn 5 năm qua số cửa hàng bán lẻ bán sản phẩm của công ty Vinamilk không ngừng tăng. Qua mỗi năm Vianmilk luôn mở rộng và tăng cường mạng lưới phân phối để có thể phân phối trực tiếp đến người tiêu dùng, giảm tầng nấc trung gian đặc biệt khu vực nơng thơn. Khu vực nơng thơn đóng vai trị quan trọng cho mở rộng thị trường và tăng trưởng doanh thu.