- Mâu thuẫn giữa người dân với cácơc quan chức năng khác
4.1.2. Tiến trình và tổ chức hệ thống giám sát vàđánh giá
Guijt (1998) đã phát triển một khung để xây d ựng tiến trình giám sát có ựs tham gia, việc giám sátđược thực hiện dựa trên
các chỉ thị mong đợi.
Các bước chính của giám sát cóựs tham gia:
Bước 1. Ra các quyết định để bắt đầu tiến trình giám sát có sự tham gia: Quyết định này khơng được làm h ời hợt mà là m ột
giải pháp cho tiến trình làm vi ệc có s ự tham gia của một vài bên khác nhau.
Bước 2. Xácđịnh các thành viên có khả năng: Ai là ng ười có
tri ển vọng hoặc kiến thức, năng lực gì là c ần thiết cho giám
sát ầcn được nâng cao để bảo đảm cho việc giám sát có hiệu quả? Mời tất cả các bên liên quan làm thành viên giám sát, làm rõ t ất cả các bước với các bên liên quan.
Bước 3. Xácđịnh các mục tiêu giám sátừ quant điểm của các nhóm thành viên:Tại sao họ quan tâm đến giám sát? Phạm
vi và quy mơ mà m ỗi nhóm cam k ết và tham gia trong các nhiệm vụ khác nhau. Các chỉtiêu ủca giám sátầnc rõ ràng cho từng mục tiêu ủca các can thiệp của dự án.
Bước 4. Làm rõ các m ục tiêu ủca những công vi ệc đang
được giám sát:Đây là m ột bước quan trọng để giải pháp giám sát trọng tâm vào các mục tiêu ủca những hoạt động đang làm. Một cách chuẩn xác, các ụmc tiêu dự án ầcn được định dạng trong từng giai đoạn và c ần được làm rõ và cung c ấp cho mọi thành viên giám sát.
Bước 5. Xácđịnh và l ựa chọn các tiêu chí:Đây có th ể là
một trong những bước khó kh ăn nhất, mỗi mục tiêu có thể có những chỉ tiêu thẩm định/giám sát khác nhau.ộMthướng dẫn chung là các tiêu chí giám sátần cđược làm rõ theo cơng th ức ‘SMART’ (Specific: C ụ thể, Measurable: Đo lường được, Attainable: Khả thi, Relevant: Có liên quan, Timely: Có tính đến thời gian).
Bước 6. Lựa chọn các phương pháp:Việc lựa chọn phương
pháp phụ thuộc vào y ếu tố thời gian, kỹ năng, kỹ thuật/công nghệ và ngu ồn lực cho phép. Tốt nhất là tìm m ột phương pháp có kh ả năng sử dụng để thẩm định một vài tiêu chí như yêu ầcu
của giám sát,ầnc xácđịnh phương pháp thu thập, ghi chép, phân tích và chia s ẻ thông tin t ốt nhất ứng với mỗi tiêu chí của giám sát vàđánh giá.
Bước 7. Quyết định tần suất và th ời gian giám sát:Mỗi tiêu
chí nhất định được thẩm định và thu th ập thông tin t ốt nhất ở một thời điểm nhất định trong năm
Bước 8. Chuẩn bị và hoàn ch ỉnh phương pháp:Thử nghiệm
các phương pháp và các công ục dùng để đánh giá các tiêu chí để bảo đảm rằng chúng có liên quan, thực tế, đáng tin ậcy, khả thi để áp dụng. Cân nh ắc việc đào t ạo cho các thành viên giám sát,đánh giá trong cácướbc khác nhauđể bảo đảm họ có th ể thực hiện cơng vi ệc một cách chunẩ xác.
Bước 9. Thực hiện một cách hệ thống lịch giám sát:Rất
quan trọng trong việc hệ thống hoá cácữdliệu thu thập được để có th ể hiểu được các thayđổi, và chúng ở đâu, khi nào?
Bước 10. Đối chiếu dữ liệu, thông tin: Sau khu thu thập
thông tin, d ữ liệu; cần đối chiếu, phân tích và chia s ẻ với các thành viên và nhóm liên quan. Rất quan trọng trong việc cân nhắc các phương pháp phân tích thơng tin và ai s ẽ là ng ười phân tích? Tốt nhất là ng ười tham gia thu thập thơng tin c ũng là ng ười phân tích để tránh ựs hiểu sai các dữ liệu.
Bước 11. Tài li ệu hoá các phátệhin: Các nội dung phát
hiện được cần được tài li ệu hoá hệ thống, đápứng nhu cầu của người quản lý d ự án và cácđơn vị thực thi.
Bước 12. Sử dụng thông tin: Cuối cùng, các dữ liệu được
cung cấp cho các nhóm liên quanđể ra các quyết định nhằm giải quyết vấn đề hoặc lập kế hoạch cho tương lai.