9. Cấu trúc luận văn
2.2. Các loại hình dịch vụ thơng tin thƣ viện
2.2.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc
Cung cấp tài liệu là một dịch vụ cơ bản của các cơ quan TTTV nhằm giúp NDT sử dụng được tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình [29, tr 111]. Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc tại các Trung tâm TT - TV được thực hiện dưới các hình thức phục vụ khác nhau như:
Dịch vụ đọc tại chỗ
Dịch vụ đọc tại chỗ là dịch vụ mang tính truyền thống khơng thể thiếu ở các thư viện cũng như các cơ quan thơng tin nói chung. Dịch vụ này giúp NDT tiếp cận
trực tiếp với nguồn tin chứa thơng tin NDT cần. Có 2 phương thức phục vụ mượn đọc tại chỗ: phục vụ mượn đọc tại chỗ qua thủ thư (kho kín) và mượn đọc tại chỗ theo phương thức tự phục vụ (kho mở). Ở các thư viện khác nhau dịch vụ này có thể được thực hiện dưới các hình thức khác nhau hoặc kết hợp cả hai hình thức.
Đối với phương thức mượn đọc tại chỗ qua thủ thư, bạn đọc tra cứu hệ thống mục lục, danh mục, thư mục, cơ sở dữ liệu thư mục rồi ghi vào phiếu yêu cầu các chỉ dẫn thư mục của tài liệu cần tìm như tên tác giả, tên tài liệu và kí hiệu xếp giá..., sau đó đưa cho thủ thư. Thủ thư tìm tài liệu trong kho và cung cấp cho bạn đọc tại chỗ ở phòng đọc. Tại phòng đọc tại chỗ, mỗi lần bạn đọc được mượn tối đa 02 - 03 tài liệu. Phương thức phục vụ này áp dụng đối với tất cả vốn tài liệu của thư viện. Trong quá trình sử dụng tài liệu, bạn đọc phải tuân thủ mọi nội quy của phòng đọc, bảo quản các trang thiết bị và tài liệu, giữ gìn vệ sinh chung, khơng gây ồn ào trong quá trình đọc.
Ưu điểm của phương thức phục vụ đọc tài liệu tại chỗ là tránh được mất mát và không gây xáo trộn tài liệu trong kho, tiết kiệm diện tích kho. Song, bên cạnh ưu điểm, phương thức phục vụ này có một vài nhược điểm: mất nhiều thời gian tìm kiếm thơng tin của NDT; hạn chế khả năng tiếp cận, lựa chọn trực tiếp tài liệu của NDT.
Đối với phương thức mượn đọc tại chỗ theo phương thức tự phục vụ (kho mở) NDT được tiếp cận trực tiếp với tài liệu, họ có thể xem lướt để xác định tài liệu đó có cần hoặc nếu khơng có cuốn tài liệu đó họ có thể mượn tài liệu khác liên quan tới nội dung đang tìm, mà khơng cần phải viết lại giấy yêu cầu, không phải chờ đợi. Bạn đọc sẽ không mất thời gian chờ đợi, phiền hà tới thủ thư. Cán bộ thư viện không phải tiếp nhận phiếu yêu cầu, không phải vào kho lấy sách. Cách tổ chức này dễ thỏa mãn nhu cầu NDT, thu hút được NDT tới thư viện, đồng thời tăng được vòng quay của tài liệu.
Tài liệu trong kho mở luôn được sắp xếp theo môn loại khoa học, theo bảng phân loại mà mỗi thư viện lựa chọn. Vì vậy bạn đọc dễ thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu.
Dịch vụ cho mượn về nhà
Dịch vụ mượn về nhà của các thư viện cho phép NDT có thể mượn tài liệu trong thời gian quy định. Tài liệu được phép mượn về nhà là giáo trình và sách tham khảo. Đây là dịch vụ được NDT sử dụng nhiều nhất, bởi lượng tài liệu giáo trình sẽ được thư viện cho mượn theo học kỳ kể cả sinh viên và giảng viên làm công tác giảng dạy, nghiên cứu. NDT sử dụng dịch vụ này sẽ chủ động được thời gian nghiên cứu tài liệu.
Về số lượng tài liệu mượn thì mỗi trường sẽ có quy định riêng: Ví dụ, thư viện trường Học viện Ngân hàng đối với cán bộ giảng viên: 03 tài liệu trong 10 ngày, đối với sinh viên: 02 tài liệu trong 07 ngày. Tại thư viện trường Đại học Hà Nội: Mỗi bạn đọc được mượn 03 tài liệu và gia hạn 02 lần. Thời gian mượn 14 ngày và gia hạn 02 lần mỗi lần 14 ngày (tài liệu tham khảo); tài liệu giáo trình được mượn 30 ngày (không gia hạn)…
Hiện nay, ở các thư viện đại học tồn tại hai mơ hình phục vụ tài liệu. Thứ nhất, mơ hình phục vụ mở/ mượn tự chọn. Thứ hai, mơ hình phục vụ khép kín/đóng. Với mơ hình phục vụ thứ nhất bạn đọc được tiếp xúc với tài liệu, bạn đọc chỉ ghi phiếu mượn và đem lại quầy mượn - trả tại phòng để làm các thủ tục mượn tài liệu. Với mơ hình thứ hai, bạn đọc cần tra cứu tài liệu rồi ghi phiếu mượn tài liệu, tuyệt đối không được tiếp xúc với tài liệu, cán bộ thủ thư sẽ tiếp nhận phiếu mượn, tìm tài liệu.
Việc áp dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp LIBOL/ ILIP và công nghệ mã vạch vào việc mượn/ trả tài liệu tại các trường đã giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức cho bạn đọc và cán bộ thư viện tại quầy lưu hành. Đặc biệt, dịch vụ này đã mang lại nhiều lợi ích cho thư viện như: khai thác tối đa tính năng phần mềm thư viện trong quản lý lưu thông tài liệu và bạn đọc; giúp sử dụng hợp lý các nguồn lực hiện có; tăng cường hiệu suất phục vụ bạn đọc và lượt sử dụng tài liệu; thuận lợi trong bố trí nhân sự thực hiện việc phục vụ NDT và sắp xếp tài liệu trên giá.