9. Cấu trúc luận văn
2.3. Các yếu tố tác động đến việc tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin-
2.3.6. Chuẩn nghiệp vụ thông tin – thư viện
Sản phẩm thông tin - thư viện là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Dịch vụ thông tin được tổ chức trên cơ sở sử dụng các SP TT-TV. Vì vậy, muốn có SP&DVTT-TV có chất lượng tốt thì công tác xử lý thông tin phải đảm bảo độ chính xác cao và đảm bảo tính thống nhất. Hơn nữa, để các thư viện có thể trao đổi, sử dụng được các SP&DV của nhau cả trong nước và quốc tế thì các thư viện phải nắm rõ vấn đề chuẩn hóa nghiệp vụ TT - TV là cấp thiết. Trước tình hình trên các thư viện đại học trên địa bàn Hà Nội đã áp dụng các chuẩn trong xử lý nghiệp vụ và coi đó là điều kiện tiên quyết để hội nhập và phát triển.
Chuẩn nghiệp vụ, hiểu một cách khái quát, là những tiêu chuẩn được nghiên cứu, lựa chọn và sử dụng cho cán bộ xử lý dựa vào đó mà đối chiếu, so sánh để thực hiện các công đoạn của nghiệp vụ thư viện nhằm thu được những sản phẩm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người sử dụng. Trong xử lý tài liệu, các chuẩn nghiệp vụ được tính đến bao gồm: các quy tắc biên mục, các bảng phân loại, từ điển từ khóa, bảng đề mục chủ đề. Nhờ việc xử lý tài liệu, các cơ quan thông tin - thư viện có thể tạo ra công cụ tra cứu, biên soạn ấn phẩm thông tin, tạo ra điểm truy cập giúp cho việc tra tìm và khai thác thông tin, tài liệu được dễ dàng.
Biên mục là một khâu quan trọng trong quy trình nghiệp vụ thư viện, ảnh hưởng lớn tới hiệu quả của các SP&DV TT - TV. Quá trình biên mục chính là quá trình xử lý tài liệu, biến đổi các thông tin chính yếu của tài liệu thành các điểm truy cập thông tin hoặc các bài viết ngắn gọn giúp cho người sử dụng có một hình dung khái lược về tài liệu đó mà không phải đọc tài liệu gốc.
Hầu hết các thư viện đại học trên địa bàn Hà Nội hiện nay đang áp dụng chuẩn mô tả AACR2 (Anglo - American Caraloguing Rules 2) và tiêu chuẩn ISBD (International Standard Bibliographic Descripton) để biên mục tài liệu. Cùng với Khổ mẫu biên mục MARC 21 và Khung phân loại thập phân Dewey (DDC). Một số thư viện sử dụng KPL 19 lớp, BBK hay LCC (Library of Congress Classification).
Khung phân loại có ý nghĩa, vai trò quan trọng trong hoạt động phân loại tài liệu, cụ thể là tạo ra kí hiệu phân loại, kí hiệu xếp giá theo nội dung tài liệu. Trên cơ
sở các kí hiệu này sẽ xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin theo nội dung tri thức của tài liệu. Ví dụ: Xây dựng mục lục phân loại sẽ giúp bạn đọc tìm tin theo nội dung tri thức trong tài liệu. Giúp cán bộ thư viện nhanh chóng nắm bắt được nội dung kho tài liệu để tìm kiếm thông tin trả lời bạn đọc, biên soạn các thư mục chuyên để, lựa chọn tài liệu để triển lãm theo chuyên đề, xây dựng thư mục tổng quan tài liệu. Ngoài ra còn hỗ trợ chính sách phát triển nguồn tin bởi mục lục phân loại giúp cán bộ xác định nội dung kho tài liệu để điều chỉnh diện bổ sung cho cân đối và đúng yêu cầu.
Bảng 7: Tình hình áp dụng chuẩn nghiệp vụ của một số thư viện đại học
T T Tên thƣ viện trƣờng đại học Chuẩn nghiệp vụ Mô tả tài liệu Phần mềm Biên mục Khung phân loại
1 Đại học Quốc gia Hà Nội AACR2 Libol 6.0 MARC21 DDC
2 Đại học Hà Nội AACR2 Libol 6.0 MARC21 DDC
3 Đại học Kinh tế quốc dân AACR2 Libol 6.0 MARC21 DDC
4 Học viện Bưu chính viễn
thông AACR2 Libol 6.0 MARC21 DDC
5 Học viện Báo chí tuyên
truyền AACR2 Libol 6.0 MARC21
DDC + 19 lớp
6 Đại học Lao động xã hội AACR2 Libol 6.0 MARC21 DDC +
19 lớp
7 Đại học Thương Mại AACR2 ILIP 6.0 MARC21 DDC
8 Học viện Ngân hàng AACR2 ILIP 4.0 MARC21 DDC
9 Đại học Y Hà Nội AACR2 ILIP 4.0 MARC21 NLM
Dựa vào bảng thống kê nhận thấy các thư viện hầu hết áp dụng đúng chuẩn nghiệp vụ thư viện, nhưng việc áp dụng phần mềm và khung phân loại thì khá đa dạng. Nguyên do là phục thuộc vào từng đặc điểm của mỗi thư viện cũng như nội dung vốn tài liệu của thư viện đó. Chẳng hạn, ở thư viện trường Đại học Y - là một
thư viện chuyên ngành y. Thư viện sử dụng bảng phân loại NLM (National Library of Medicine) của thư viện Y-Dược học Hoa Kỳ. Đây là sự lựa chọn phù hợp cho việc phân loại chuyên sâu nội dung tài liệu.
Trong hoạt động xử lý tài liệu của thư viện, việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ đã phát huy vai trò và đem lại hiệu quả cao. Đặc biệt với các trung tâm thông tin – thư viện lớn, việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ ngày càng được tăng cường. Tuy nhiên khi áp dụng các thư viện vẫn chưa phát huy hết các chuẩn này: chưa trao đổi dữ liệu thư mục, chưa mượn liên thư viện, chưa tra cứu liên thư viện. Điều này dẫn đến bạn đọc chưa thể với tới nguồn thông tin bên ngoài thư viện. Trong khâu xử lý nghiệp vụ, chất lượng xử lý tài liệu ở nhiều thư viện còn chưa cao. Đặc biệt với những tài liệu có lĩnh vực chuyên sâu, các thư viện gặp khó khăn trong việc định chỉ số, phân loại, định từ khóa, định chủ đề…
Mặc dù trong những năm gần đây, việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ đã được các thư viện thực hiện, tuy nhiên chưa thực sự đồng bộ do điều kiện của mỗi thư viện là khác nhau. Vấn đề đặt ra ở đây, để nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng chia sẻ, các thư viện cần phải đảm bảo thống nhất về mặt chuyên môn, nghiệp vụ (như: quy trình bổ sung, biên mục, các chuẩn kỹ thuật, chuẩn cấu trúc dữ liệu….). Như vậy, tương lai các thư viện mới tiến hành chia sẻ nguồn lực thông tin, đa dạng hóa các SP&DV của cơ quan mình.