9. Cấu trúc luận văn
3.3. Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện
3.3.1. Xây dựng các sản phẩm thông tin thư viện mới
Hướng dẫn chủ đề (Subject guides)
Hướng dẫn chủ đề là danh sách các tài nguyên được tạo ra bởi thư viện để giúp NDT có nhu cầu nghiên cứu. Các danh sách tài nguyên có thể bao gồm các chủ đề nhưng không giới hạn ở sách, tạp chí, CSDL, các trang web, cũng như bất kỳ chủ đề khác thủ thư cảm thấy sẽ hỗ trợ cho việc nghiên cứu của NDT [15, tr 43].
Hướng dẫn chủ đề là một loại hình sản phẩm thông tin mới mà chưa được nhiều thư viện biên soạn. Để xây dựng sản phẩm này thư viện cần sự tư vấn, hỗ trợ của giáo viên bộ mơn, cán bộ phát triển chương trình đào tạo chuẩn của trường. Đó là cơng cụ tra cứu có định hướng về mơn học cho tất cả sinh viên khi muốn tìm hiểu
chuyên ngành cũng như vốn tài liệu của thư viện. Bên cạnh đó, thư viện cũng quảng bá được vốn tài liệu của mình. Đồng thời bạn đọc có thể cập nhật được thường xuyên những mơn học mới, những thay đổi về giáo trình, tài liệu tham khảo được thư viện bổ sung.
Sản phẩm thư viện này chưa được nhiều thư viện đại học biết đến cũng như chưa được tạo lập.
Biên soạn Tổng luận
Tổng luận là loại hình sản phẩm thơng tin phân tích dưới dạng một tài liệu trình bày có hệ thống và cơ đọng kết quả xử lý phân tích - tổng hợp nhiều nguồn tin (tài liệu) khác nhau xuất hiện trong một khoảng thời gian nhất định về một vấn đề hay đề tài nào đó, tức là về hiện trạng, mức độ và xu hướng phát triển của chúng [31, tr 78].
Tổng luận ra đời là do nhu cầu cần được đáp ứng của một nhóm NDT, nhất là cán bộ lãnh đạo, quản lý và các nhà nghiên cứu. Tổng luận là cầu nối giữa người làm thơng tin và người làm nghiên cứu. Nó góp phần tạo ra tri thức mới. Đây là sản phẩm có quan hệ chặt chẽ với các dịch vụ giá trị gia tăng cao như dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại, chọn lọc, thông tin phục vụ lãnh đạo. Tuy nhiên tổng luận chưa được các thư viện biên soạn. Nguyên nhân chính là các thư viện chưa có đội ngũ biên soạn tổng luận, người làm cơng tác này bắt buộc phải có trình độ chun mơn cao trong lĩnh vực, vấn đề được đề cập trong tổng luận. Khả năng lựa chọn vấn đề, cũng như tổng hợp, hệ thống hóa thơng tin là những địi hỏi khắt khe đối với người tạo lập để tạo nên tổng luận có giá trị khoa học và tính hữu ích.
Vấn đề biên soạn tổng luận trong tương lai đang được các thư viện quan tâm, tuy nhiên để biên soạn một cơng trình tổng luận khơng phải giải quyết ngày một ngày hai mà đòi hỏi một thời gian dài, sự khéo léo của người làm công tác thư viện với các chuyên gia thông tin, cũng như sự phối hợp của các chuyên gia khoa học giàu kinh nghiệm ở các ngành đào tạo. Bên cạnh đó là sự đầu tư kinh phí thích đáng cho cơng tác này.
Xây dựng thƣ mục mới – thƣ mục theo chuyên đề
Xét về tổng quan thì NDT tìm kiếm tài liệu tại các thư viện được phân nhóm rất rõ: bạn đọc là cán bộ quản lý, nhóm cán bộ giảng dạy, nhóm sinh viên và học viên cao học . Với mỗi nhóm NDT lại có những nhu cầu đặc thù riêng. Nhìn nhận điều này có thể thấy sự xuất hiện cuả các thư mục theo chuyên đề là rất cần thiết trong việc phân loại thông tin. Các thông tin gần gũi với sự quan tâm của NDT sẽ được quảng bá và tiến cận NDT nhanh hơn qua các thư mục chuyên đề này. Ví dụ: “Thư mục chun đề văn hóa tín ngưỡng” - giới thiệu thơng tin thư mục về các tài liệu bao gồm cả giáo trình và tài liệu tham khảo, các bài báo, tạp chí chun ngành có liên quan đến lĩnh vực văn hóa tín ngưỡng mà thư viện đang lưu giữ.
Thư mục chuyên đề giúp chúng NDT tìm kiếm tài liệu nhanh và tập trung hơn. NDT dễ dàng nhận biết những tài liệu cần thiết cho mình thơng qua việc đối chiếu các tài liệu có thơng tin gần giống nhau. Điều này đặc biết thích hợp cho NDT đang nghiên cứu khoa học hoặc viết luận án, luận văn.
Việc xây dựng thêm các thư mục chuyên đề là một công việc khó khăn và địi hỏi nhiều tâm huyết của cán bộ, địi hỏi việc xây dựng cơng phu, tỉ mỉ trên cơ sở khảo sát kỹ lưỡng nhu cầu của NDT.
Đứng trước đòi hỏi ngày càng cao của NDT, nhận thấy hiệu quả tích cực do sản phẩm này mang lại chính là động lực lớn của lãnh đạo và cán bộ thư viện trong việc tạo ra thư mục chuyên đề trong tương lai gần.
Biên soạn tạp chí tóm tắt
Hiện nay trong các loại sản phẩm TT-TV, tạp chí tóm tắt là loại sản phẩm có giá trị thơng tin cao, là cơng cụ hữu ích để tìm các thơng tin hồi cố và hiện đại, giảm tình trạng nhiễu thơng tin trong q trình tìm tin.
Một bài tạp chí tóm tắt phải đảm báo những tính chất sau:
- Mức độ bao quát thơng tin, tính chất này đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ tới NDT
- Khả năng truy nhập tới thông tin trong tạp chí tóm tắt. Tạp chí tóm tắt có thể xuất bản ở nhiều dạng thức: ấn phẩm định kì, CSDL online, CSDL lưu trữ trên CD-ROM.
Đối tượng sử dụng tạp chí tóm tắt gồm: cán bộ quản lý lãnh đạo, cán bộ giảng viên, học sinh, sinh viên.
Với những ưu điểm và tính chất như trên, việc tổ chức và biên soạn tạp chí tóm tắt tại các thư viên đại học phục vụ nhu cầu tin của NDT trong thời điểm hiện tại là cần thiết.
Để triển khai công việc này, thư viện cần phải có một đội ngũ cán bộ nghiệp vụ giỏi chuyên môn, nắm vững các chuyên ngành đào tạo của nhà trường để khi tiến hành biên soạn họ có thể xác định rõ được diện đề tài của tạp chí, xây dựng được hệ thống các điểm truy nhập tới thơng tin trong tạp chí. Thư viện cũng cần có kế hoạch cụ thể xác định chu kỳ xuất bản cho tạp chí đế đảm bảo tính cập nhật của thơng tin. Quảng bá, giới thiệu sản phẩm mới này tới NDT.
3.3.2. Phát triển các dịch vụ thông tin thư viện mới
Triển khai dịch vụ dịch tài liệu
Tại mỗi cơ quan thư viện đại học đều có một số lượng lớn nguồn tài liệu ngoại văn, đây là những tài liệu quý được nhập về thư viện qua nhiều hình thức như trao đổi, mua bán, tặng biếu từ các thư viện khác. Tuy nhiên, để sử dụng tài liệu này địi hỏi NDT phải có những kỹ năng, trình độ nhất định về ngoại ngữ. Trong khi đó năng lực ngoại ngữ của NDT còn rất hạn chế, họ mong muốn được sử dụng tài liệu này dưới dạng tiếng Việt. Đây là địi hỏi bức thiết và cũng là khó khăn cho thư viện. Bởi, dịch tài liệu đòi hỏi mất khá nhiều thời gian và địi hỏi độ chính xác cao.
Trước mắt, các thư viện có thể tiến hành dịch vụ này theo quy mô nhỏ, hạn định ở loại hình tài liệu mà ngơn ngữ bằng tiếng Anh, sau đó có thể phát triển ra các thứ tiếng khác, đặc biệt quan tâm đến dịch thuật những tài liệu phản ánh những thông tin mới nhất, những phát minh tiến bộ của khoa học. Hình thức của dịch vụ này có thể được chia theo một số hình thức chủ yếu như: dịch toàn văn của tài liệu; lược dịch một tài liệu; lược dịch nội dung tài liệu.
Thư viện cần phối hợp với các chuyên gia về lĩnh vực khoa học trong Trường để tổ chức dịch thuật , đáp ứng nhu cầu NDT.
Mặt khác, để dịch vụ dịch thuật tài liệu có hiệu quả, thư viện cần biết khai thác nguồn lực nội sinh, chính là đội ngũ giảng viên và nghiên cứu sinh. Họ là những người có trình đọ học vấn, có hiểu biết chun sâu về các lĩnh vực chuyên ngành, từ đó có thể chọn lọc, định hướng những tài liệu phù hợp nhất vơi NDT.
Dịch vụ dịch tài liệu nếu có cơ chế hợp lý không những phát huy được khả năng sẵn có của vốn tài liệu, năng lực cán bộ, thỏa mãn nhu cầu tin của NDT mà cịn có khả năng mang lại nguồn lợi kinh tế chính đáng, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ thư viện.
Xây dƣng dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề
Dịch vụ này với mục đích là giúp NDT nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ và tồn diện thơng tin thư mục mới nhất hoặc những thành tựu mới trong lĩnh vực khoa học, rút ngắn thời gian tra tìm thơng tin. Đối tượng sử dụng loại hình dịch vụ này có thể là các nhà nghiên cứu, giảng viên , học viên cao học…
Loại hình dịch vụ này có thể được tổ chức dưới hình thức sau: Hàng năm Thư viện có các danh mục chuyên đề gửi tới các bộ mơn, các khoa, trường đại học. Trên cơ sở đó, họ sẽ đăng ký sử dụng dịch vụ thông qua một hợp đồng hoặc một biên bản có xác nhận của đơn vị mà NDT đang học tập hoặc công tác. Thư viện sẽ cung cấp cho NDT thư mục các tài liệu mới nhất được chọn lọc theo từng chuyên đề nhất định theo kỳ thời gian thỏa thuận.
Các sản phẩm được cung cấp thông qua dịch vụ này bao gồm: thư mục thông báo sách mới, thư mục chun đề có tóm tắt chú giải qua ngơn ngữ gốc của tài liệu, bản sao một phần hoặc toàn bộ tài liệu gốc .
Để tiến hành có hiệu quả loại dịch vụ này, thư viện phải có một đội ngũ cán bộ giỏi về chun mơn nghiệp vụ và có hiểu biết sâu sắc về các ngành khoa học, có khả năng đưa ra được các danh mục chuyên đề phù hợp với các hướng nghiên cứu của họ.
Dịch vụ mượn liên thư viện
Trong thời đại bùng nổ thông tin, vốn tài liệu không ngừng gia tăng về mặt số lượng và giá cả. Bất kỳ thư viện nào dù có kinh phí dồi dào đến đâu cũng khơng thể nào bổ sung được tất cả các loại hình tài liệu thuộc chun ngành đào tạo của mình. Chính vì vậy, vấn đề chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan TT - TV là điều hết sức cần thiết. Với mơ hình này, các cơ quan TT - TV sẽ tạo ra những điều kiện tốt nhất để thỏa mãn một cách toàn diện và kịp thời những yêu cầu về tài liệu đồng thời phát huy với hiệu quả cao nhất vốn tài liệu; giảm thiểu được chi phí bổ sung; bổ sung được nhiều tài liệu chất lượng.
Dịch vụ mượn liên thư viện mới chỉ được triển khai ở một số thư viện có hệ thống thư viện thành viên. Đây là một dịch vụ hữu ích, cho phép NDT sử dụng nguồn thông tin ở bất kỳ cơ quan thư viện nào khi có yêu cầu. Tuy nhiên, dịch vụ này chưa được triển khai rộng rãi ở hệ thống thư viện trong nước nói chung và hệ thống thư viện đại học ở Hà Nội nói riêng. Để hình thành mơ hình này cần sự thống nhất hợp tác chặt chẽ của các thư viện.
Để có thể tổ chức mượn liên thư viện với hiệu quả cao, trước hết phải có sự liên kết và cam kết (nghĩa vụ, trách nhiệm, chi phí,... ) giữa các thư viện tham gia. Nói cách khác, phải có sự chia sẻ nguồn lực giữa các thư viện.
Điều kiện quan trọng để triển khai và duy trì dịch vụ mượn liên thư viện là phải có mục lục liên hợp. Chỉ như vậy thư viện mới biết bạn đọc có thể mượn sách gì, ở thư viện nào, chi phí bao nhiêu. Về phía bạn đọc, họ khơng cần biết cuốn sách nằm ở thư viện nào, mà chỉ cần biết họ có thể mượn qua thư viện họ đến với chi phí bao nhiêu.
Điều kiện tiên quyết để chia sẻ nguồn lực là các hệ thống phần mềm phải có khả năng chia sẻ dữ liệu dễ dàng. Các thư viện phải dùng chung các chuẩn mô tả thư mục, xử lý tài liệu. Hiện nay, các thư viện đang được khuyến khích áp dụng DDC, AACR2 và MARC21. Nếu áp dụng những chuẩn này, có thể tổ chức mượn
liên thư viện khơng chỉ giữa các thư viện trong nước với nhau mà còn với các thư viện ngoài nước.
Ngoài ra lãnh đạo các thư viện cần soạn thảo chính sách liên thơng là các quy định về mặt pháp lý về việc phối hợp các hoạt động giữa các thư viện liên thông với nhau: vấn đề xây dựng, chia sẻ các nguồn tin; vấn đề huấn luyện cán bộ, quy định quyền lợi và trách nhiệm của mỗi thư viện thành viên…
Triển khai dịch vụ số hóa
Q trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được gọi là số hố dữ liệu.
Việc số hóa dữ liệu sẽ giúp việc lưu trữ, truy xuất, chi sẻ, tìm kiếm thơng tin một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất. Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau; Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, khơng gian lưu trữ; Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu.
Tuy nhiên để thực hiện dịch vụ số hóa địi hỏi nhiều kinh phí cho trang thiết bị hiện đại như máy quét, máy tính có cấu hình cao để xử lý dữ liệu, thiết bị lưu trữ lớn, phần mềm chuyên dụng cho xử lý, lưu trữ và tra cứu tài liệu số hóa; chi phí cho việc đào tạo nguồn nhân lực thực hiện số hóa,… Vì vậy, để tiến hành cơng việc này khơng phải dễ dàng, cần có thời gian để chuẩn bị, kêu gọi nguồn kinh phí hỗ trợ từ nhiều tổ chức, cơ quan khác.
Với thực trạng phát triển của các thư viện đại học hiện nay thì việc tiến hành dịch vụ số hóa là khá khó khăn. Cách tốt nhất để tiến hành số hóa tài liệu là phối hợp, với các cơ quan TT – TV có thiết bị số hóa là Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. Đồng thời, giữa các thư viện cần hợp tác trao đổi tài liệu số hóa để giảm thiểu kinh phí. Đối với những thư viện có cùng chun ngành thì mỗi thư viện sẽ chịu trách nhiệm số hóa một mảng tài liệu, sau đó trao đổi chéo với nhau để nhanh chóng tăng nguồn lực tài liệu số hóa, mặt khác tránh được sự trùng lặp, lãng phí trong cơng tác số hóa tài liệu.
3.4. Nâng cao trình độ cán bộ thư viện
Trong tất cả các yếu tố góp phần làm tăng chất lượng, hiệu quả cảu hoạt động
quản lý và khai thác thông tin thư viện, yếu tố con người là quan trọng nhất và mang tính quyết định. Cán bộ thư viện là cầu nối giữa tài nguyên thông tin và NDT. Cán bộ thư viện phải chủ đông giới thiệu, cung cấp nguồn tin phong phú, các dịch vụ của thư viện, đồng thời “cán bộ thư viện phải tạo môi trường thân thiện, thông thống, chun nghiệp khơng chỉ bằng khả năng chuyên môn, nghiệp vụ giỏi mà còn bằng khả năng giao tiếp tốt” [8, tr.19-20].
Trước sự bùng nổ thông tin như hiện nay, những phương thức truyền tin thay đổi cũng làm thay đổi đáng kể cấu trúc của các thư viện . Do đó, ngồi việc nắm vững những kiến thức chun mơn nghiệp vụ thì các cán bộ thư viện cần có những kỹ năng như: kỹ năng tìm kiếm, phân tích, đánh giá nguồn tài nguyên, kỹ năng tổng hợp phân tích nhu cầu tin, để từ đó hiểu và nắm rõ nhu cầu của NDT. Đặc biệt là phải thành thạo tin học và ngoại ngữ để có thể sử dụng được những cơng cụ hiện đại và khai thác có hiệu quả nguồn tài liệu.
Tuy nhiên,việc bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ thư viện hiện nay đang gặp rất nhiều khó khăn: Số cán bộ ít, các lớp học về chun mơn nghiệp vụ chưa nhiều,