9. Cấu trúc luận văn
3.2. Hoàn thiện các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện hiện có
3.2.1. Nâng cao chất lượng các sản phẩm thông tin-thư viện hiện có
SP&DV TT – TV tại các trường đại học được xây dựng trên cơ sở những điều kiện về nhân lực, vật lực, tài lực của chính thư viện. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành, các SP&DV vẫn chưa phát huy hết được hiệu quả của nó, cũng như các nguồn lực của thư viện cả về nguồn nhân lực, cơ sở vật chất. Do đó, các thư viện cần có những biện pháp để thúc đẩy và phát huy hết hiệu quả của SP&DV hiện có, cũng như việc tạo điều kiện để NDT tiếp cận đến các sản phẩm và sử dụng các SP&DV một cách chủ động.
Củng cố, bổ sung hệ thống mục lục phiếu
Trong thực tế, hầu hết các thư viện hiện đại đều không còn sử dụng hệ thống mục lục phiếu, nhưng trong mạng lưới thư viện đại học Hà Nội vẫn tồn tại một lượng lớn các trường sử dụng sản phẩm này và đây là một công cụ tra cứu hữu hiệu, thân thiện, quen thuộc và dễ sử dụng với NDT. Đây chính là công cụ tìm kiếm thay thế cho mục lục hiện đại, khi có các vấn đề về mạng, máy tính, phần mềm… Để hoàn thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm này cần phải thường xuyên kiểm tra, chỉnh lý, thay thế những phiếu bị rách, cũ nát, rút bỏ những phiếu không còn phù hợp, bổ sung những phiếu bị mất, tránh tình trạng có sách mà không có phiếu tra và ngược lại.
Đối với hệ thống mục lục phân loại cần chú ý đến các ô tra chủ đề: tính cập nhật nội dung vốn tài liệu đưa vào ô tra chủ đề co sát thực hay không? Bổ sung hoặc thay đổi tên ô chủ đề cho phù hợp với nội dung, tính chất phân loại của tài liệu. Kiểm tra thường xuyên các phích xem có bị xếp lẫn hoặc bạn đọc rút phích để nhầm vào ô tra chủ đề khác với môn loại tài liệu.
Việc kiểm tra, chỉnh lý, sắp xếp lại mục lục phiếu chiếm nhiều thời gian, vì vậy các thư viện cần bố trí kết hợp với mỗi đợt nhập sách mới các phòng phục vụ. Như vậy, sẽ tiết kiệm được thời gian, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong hệ thống mục lục phiếu.
Nâng cao chất lƣợng mục lục truy cập công cộng trực tuyến
Mục lục truy cập công cộng trực tuyến đã và đang được phổ biến rộng rãi ở các thư viện đại học. Sản phẩm này thu hút đông đảo NDT sử dụng cho việc tra tìm tài liệu. Có thể nói, đối với các thư viện hiện đại đây là công cụ chính trong việc tra cứu tin. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng sản phẩm này vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế. Các thư viện cần có kế hoạch để mục lục truy cập công cộng trực tuyến trở nên hoàn thiện và hoạt động hiệu quả cao, cụ thể:
- Biên mục hồi cố những biểu ghi thư mục chưa thống nhất, xóa bỏ những biểu ghi trùng lặp.
- Cần giới hạn kết quả tìm kiếm để các kết quả tìm kiếm có năm xuất bản mới nhất hiện lên trước, để NDT có thể chọn lọc được tài liệu mới nhất được xuất bản mà NDT không mất công chọn lọc kết quả trong tất cả các kết quả tìm được.
- Thống nhất ngôn ngữ trên giao diện chính của mục lục trực tuyến.
- Nâng cấp phần mềm quản trị thư viện, phát triển hệ thống mạng/máy tính/phần mềm.
Nâng cao chất lƣợng thƣ mục
Đối với các thư viện đại học thư mục vẫn là một SPTT-TV được coi trọng và được người dùng tin quan tâm. Đây cũng chính là sản phẩm trao đổi thông tin giữa các thư viện với nhau. Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của NDT thì thư mục của các thư viện cần được cải tiến và nâng cao chất lượng như sau:
- Nâng cao chất lượng bài tóm tắt với từng tài liệu, đảm bảo tóm tắt tài liệu có thể cung cấp cho NDT những thông tin cần thiết nhất về tài liệu đó. Để qua đó NDT có thể quyết định có cần tìm kiếm tài liệu toàn văn hay không.
- Cải thiện hình thức của các bản thư mục. Các thư mục cần được in ấn với mẫu mã, hình thức đẹp thu hút được sự quan tâm của NDT.
- Chủ động xây dựng các thư mục theo từng lĩnh vực khác nhau cung cấp cho các nhóm đối tượng xác định, ví dụ: thư mục ngành quản trị kinh doanh, thư mục ngành xã hội học, thư mục ngành công nghệ thông tin,...
Nâng cao chất lƣợng các cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là công cụ tra cứu và là nguồn tài liệu không thể thiếu trong giai đoạn phát triển hiện nay. Xây dựng CSDL đủ mạnh đáp ứng nhu cầu NDT tại thư viện đồng nghĩa với việc thúc đẩy hoạt động của thư viện. Ngoài ra đó cũng là cơ sở tiến hành việc liên kết, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan thông tin với nhau. Chính vì vậy, củng cố và nâng cao chất lượng CSDL là vấn đề được các thư viện ưu tiên quan tâm, chú trọng. Cụ thể:
- Nâng cao chất lượng công tác xử lý nội dung và hình thức tài liệu trước khi nhập liệu. Đặc biệt chú trọng đến các yếu tố tác giả, tên tài liệu, phân loại tài liệu phù hợp, từ khóa và tóm tắt nội dung tài liệu đầy đủ, chính xác. Tránh tình trạng nhầm lẫn dẫn đến mất thông tin khi tìm tin.
- Kiểm soát lại các biểu ghi ngay sau khi nhập tin, tránh tình trạng sai sót, trùng lặp biểu ghi. Kiểm soát để loại bỏ các biểu ghi trùng nhau.
- Thống nhất cấu trúc biểu ghi trong các CSDL, tạo điều kiện chia sẻ thông tin giữa các CSDL với nhau.
- Nâng cao kỹ năng cán bộ nhập liệu, đảm bảo có đủ kiến thức tốt về biên mục để có thể phát hiện sai sót trong biên mục nguồn ngay trong quá trình nhập máy; có kỹ năng nhập liệu tốt, đảm bảo hạn chế tối thiếu việc nhập sai sót thông tin dẫn đến biểu ghi lỗi. Có thể thành lập bộ phận chuyên xử lý nghiệp vụ và nhập liệu giúp tập trung hóa, đảm bảo chất lượng thông tin trong CSDL.
- Thư viện tiếp tục hoàn thiện và nâng cao chất lượng CSDL toàn văn bằng cách nâng cao chất lượng số hóa tài liệu về nội dung và hình thức sản phẩm. Cải thiện và mua bản quyền phần mềm số hóa tài liệu. Nâng cao năng lực của cán bộ phụ trách việc số hóa tài liệu.
- Cần triển khai mở rộng số hóa tài liệu khóa luận, luận án, luận văn, báo cáo nghiên cứu khoa học, tập bài giảng và sách tham khảo để xây dựng CSDL phong phú hơn.
Hoàn thiện website
Việc xây dựng website cho thư viện là một trong những một trong những cách nhanh nhất để giới thiệu các SP&DV tới đông đảo NDT. Không những vậy, đây cũng chính cách thức để thư viện quảng bá hình ảnh của mình tới mọi đối tượng NDT ở mọi nơi.
Tuy nhiên, các website thư viện đều hoạt động ở mức “ổn định”, trong khi sản phẩm này đòi hỏi phải luôn đổi mới giao diện, hình thức và nội dung. Đây chính là cách để thu hút sự quan tâm của NDT. Do vậy, thư viện cần:
- Tối ưu hóa nội dung trang web: Nội dung trang web phong phú, chất lượng được cập nhật thường xuyên sẽ thu hút độc giả. Nội dung của trang web chứa hàm lượng thông tin lớn, chất lượng ngày càng cao thì cang được các trang web liên kết đến.
- Tối ưu hóa thiết kế trang web: Giao diện của trang web là yếu tố đầu tiên tác động lên nhãn quan của người sử dụng. Vì vậy, trước tiên người cán bộ thiết kế trang web phải bố trí hợp lý các chủ đề trong web, cách bài trí màu sắc cũng như hiệu ứng mà cần đưa vào sử dụng. Thứ hai, việc tối ưu hóa thiết kế trang web liên quan đến bổ sung, điều chỉnh các thẻ tiêu đề và siêu dữ liệu (thẻ mô tả, thẻ tiêu đề chính…), …
- Xây dựng các liên kết ngoài: Có thể nói các liên kết ngoài tác động lên thứ hạng của trang web trong kết quả tìm kiếm của công cụ tìm kiếm. Chất lượng của các liên kết ngoài chịu tác động của các yếu tố sau: Số lượng của các trang web liên kết đến, chất lượng của các trang web liên kết đến, mức độ thích hợp về nội dung của các web liên kết.
- Tối ưu hóa truyền thông xã hội: là kỹ thuật làm tối ưu hóa trang web sao cho nó trở nên dễ liên kết và dễ nhận thấy hơn khi NDT sử dụng tìm kiếm trên các phương tiện truyền thông xã hội. Biện pháp này sẽ thúc đẩu số lượng người sử dụng web thư viện. Ngoài ra, thư viện có thể thông qua các phương tiện truyền thông xã hội khác như blog, youtube, facebook,… để quảng bá rộng rãi website thư viện mình nhằm thu hút NDT.
- Cử cán bộ chuyên trách của thư viện phụ trách về mặt nội dung của website. Chịu trách nhiệm trả lời, tư vấn NDT, những thắc mắc của bạn đọc thông qua website.
- Phối hợp với bộ phận IT của trường về mặt kỹ thuật để phát triển các tính năng mới cho trang chủ và đảm bảo vận hành thông suốt, chống nghẽn đường truyền dữ liệu.
Xây dựng website riêng cho thư viện là một trong những cách thức quảng bá, nâng cao chất lượng hoạt động của các thư viện hiện đại. Những thư viện đại học nào còn chưa xây dựng website riêng thì cần nhanh chóng tiến hành xây dựng để bắt kịp với xu thế nói chung và hoàn thiện chất lượng phục vụ của mình nói riêng.