T T Tên thƣ viện trƣờng đại học Chuẩn nghiệp vụ Mô tả tài liệu Phần mềm Biên mục Khung phân loại
1 Đại học Quốc gia Hà Nội AACR2 Libol 6.0 MARC21 DDC
2 Đại học Hà Nội AACR2 Libol 6.0 MARC21 DDC
3 Đại học Kinh tế quốc dân AACR2 Libol 6.0 MARC21 DDC
4 Học viện Bưu chính viễn
thơng AACR2 Libol 6.0 MARC21 DDC
5 Học viện Báo chí tuyên
truyền AACR2 Libol 6.0 MARC21
DDC + 19 lớp
6 Đại học Lao động xã hội AACR2 Libol 6.0 MARC21 DDC +
19 lớp
7 Đại học Thương Mại AACR2 ILIP 6.0 MARC21 DDC
8 Học viện Ngân hàng AACR2 ILIP 4.0 MARC21 DDC
9 Đại học Y Hà Nội AACR2 ILIP 4.0 MARC21 NLM
Dựa vào bảng thống kê nhận thấy các thư viện hầu hết áp dụng đúng chuẩn nghiệp vụ thư viện, nhưng việc áp dụng phần mềm và khung phân loại thì khá đa dạng. Nguyên do là phục thuộc vào từng đặc điểm của mỗi thư viện cũng như nội dung vốn tài liệu của thư viện đó. Chẳng hạn, ở thư viện trường Đại học Y - là một
thư viện chuyên ngành y. Thư viện sử dụng bảng phân loại NLM (National Library of Medicine) của thư viện Y-Dược học Hoa Kỳ. Đây là sự lựa chọn phù hợp cho việc phân loại chuyên sâu nội dung tài liệu.
Trong hoạt động xử lý tài liệu của thư viện, việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ đã phát huy vai trò và đem lại hiệu quả cao. Đặc biệt với các trung tâm thông tin – thư viện lớn, việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ ngày càng được tăng cường. Tuy nhiên khi áp dụng các thư viện vẫn chưa phát huy hết các chuẩn này: chưa trao đổi dữ liệu thư mục, chưa mượn liên thư viện, chưa tra cứu liên thư viện. Điều này dẫn đến bạn đọc chưa thể với tới nguồn thơng tin bên ngồi thư viện. Trong khâu xử lý nghiệp vụ, chất lượng xử lý tài liệu ở nhiều thư viện cịn chưa cao. Đặc biệt với những tài liệu có lĩnh vực chuyên sâu, các thư viện gặp khó khăn trong việc định chỉ số, phân loại, định từ khóa, định chủ đề…
Mặc dù trong những năm gần đây, việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ đã được các thư viện thực hiện, tuy nhiên chưa thực sự đồng bộ do điều kiện của mỗi thư viện là khác nhau. Vấn đề đặt ra ở đây, để nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng chia sẻ, các thư viện cần phải đảm bảo thống nhất về mặt chun mơn, nghiệp vụ (như: quy trình bổ sung, biên mục, các chuẩn kỹ thuật, chuẩn cấu trúc dữ liệu….). Như vậy, tương lai các thư viện mới tiến hành chia sẻ nguồn lực thơng tin, đa dạng hóa các SP&DV của cơ quan mình.
2.3.7. Phần mềm thư viện
“Phần mềm thư viện thực chất là một qui trình nghiệp vụ thư viện đã được tin học hố ở mức độ tự động nhằm giúp cho các hoạt động của Thư viện trở nên thân thiện, nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả. Hay nói một cách khác: phần mềm thư viện là mơ phỏng q trình nghiệp vụ thư viện của một thư viện truyền thống nhưng đã được nâng lên mức độ tự động nhờ ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin” [43].
Hiện nay, các thư viện đại học trên địa bàn Hà Nội đều lựa chọn, áp dụng phần mềm quản trị riêng cho thư viện mình. Một số phần mềm như: phần mềm
quản trị thư viện tích hợp Libol, Ilip, phần mềm mã nguồn mở Koha, Dspace. Trong đó, hai phần mềm được lựa chọn số một được nhiều thư viện địa học áp dụng nhiều nhất đấy là phần mềm quản trị thư viện tích hợp LIBOL và ILIB. Hai phần mềm được tích hợp nhiều moldule hữu ích và đều có những tính năng nổi bật tương đương nhau:
- Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD; các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC, UDC, hỗ trợ đề mục chủ đề…
- Bảo mật và phân quyền chặt chẽ;
- Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50
- Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161
- Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số - Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID
- Xuất bản các cơ sở dữ liệu hoặc thư mục trên đĩa CD - Nhập, xuất dữ liệu theo chuẩn quốc tế
- Khai thác và trao đổi thông tin qua web, thư điện tử,… - Chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
- Tương thích với cả mơ hình kho đóng và kho mở;
Có thể xem xét ở một số cơng đoạn tạo lập sản phẩm thư viện mà phần mềm tác động tới như:
Đối với công tác biên mục xuất hiện hình thức mới đó là biên mục trên mạng hay còn gọi là biên mục sao chép. Cán bộ biên mục lấy thông tin thư mục trong danh sách các tài liệu mà đơn vị đã đăng ký bổ sung hoặc có thể tìm tài liệu đó trên mạng thơng qua chỉ số ISBN. Sau đó có thể thêm một số yếu tố riêng của đơn vị mình như: ký hiệu kho, ngày tháng xử lý tài liệu ...Việc biên mục này giúp cho cán bộ xử lý tài liệu tiết kiệm được nhiều thời gian, đồng nhất các yếu tố xử lý. Ngồi ra, có thể tiến hành biên mục tập trung giữa các thư viện. Hình thức
này sẽ giúp cho các thư viện tiết kiệm được kinh phí trong xử lý tài liệu và đồng nhất các yếu tố mô tả.
Trong khâu quản lý lưu thông tài liệu, CNTT là cơng cụ hữu ích cho phép thực hiện và quản lý các nghiệp vụ yêu cầu (qua mạng và bằng phiếu) như: mượn/trả, gửi/trả, phôtô tài liệu ... Người quản lý có thể xem bất cứ thơng tin về một bạn đọc: thông tin cá nhân, thông tin mượn trả, thông tin về lịch sử mượn trả đồng thời cũng có thể tra cứu một tài liệu bất kỳ để nắm tình trạng tài liệu đó: ở đâu, do ai nắm giữ, khi nào đến hạn trả ... Có thể tiến hành thống kê số lượng phục vụ cũng như tần suất sử dụng tài liệu một cách dễ dàng và thuận tiện. Nhờ áp dụng hệ thống mã vạch, cán bộ thư viện có thể thực hiện thao tác xuất, nhập tài liệu nhanh chóng và chính xác, đưa ra các dữ liệu mượn và trả tài liệu. Dịch vụ phục vụ bạn đọc vì thế sẽ được quản lý một cách khoa học.
Trong công tác tra cứu trực tuyến, các tiện ích của phần mềm quản lý thư viện cho phép người dùng tìm kiếm theo các điểm truy cập khác nhau như theo tên tài liệu, tên tác giả hoặc theo các chỉ số ( phân loại, từ khóa, đề mục chủ đề, ISBN, ISSN ... ), nước xuất bản, ký hiệu xếp giá, ... hoặc tìm kiếm nâng cao bằng cách tự động tổ hợp các từ tìm kiếm theo các tốn tử tùy theo lựa chọn. Ngồi ra nó cịn cung cấp cho người dùng khả năng tìm kiếm tồn văn trên các bản tóm tắt tài liệu hoặc trên các xuất bản phẩm số hóa. NDT sẽ khơng mất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm tài liệu và kết quả tìm tin rất chính xác. [44]
Tất cả các tính năng ưu điểm của phần mềm quản trị thư viện mà các thư viện sử dụng đều có ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp tới chất lượng, loại hình của các SP&DV thông tin ra đời. Trong quá trình vận hành, mọi thư viện cần chú ý nâng cấp, bảo trì phần mềm để hoạt động thư viện hiệu quả.
Dưới đây là biểu đồ thể hiện đánh giá chung của cán bộ thư viện về phần mềm tích hợp mà thư viện đang sử dụng.
Biểu đồ 5: Tỷ lệ đánh giá của cán bộ thư viện về phần mềm tích hợp
Qua biểu đồ có thể nhận thấy hầu như chất lượng của phần mềm mà các thư viện đang ứng dụng ở mức khá 37.6%, mức tốt là 29.4 %, cho thấy các tính năng của phần mềm đã đáp ứng được phần nào nhu cầu của thư viện trong việc tổ chức, quản lý và tạo lập các sản phẩm và dịch vụ TT - TV. Vẫn còn tồn tại phần mềm chất lượng thấp, trung bình ở một số thư viện bởi các phần mềm này chưa được tích hợp nhiều module đáp ứng nhu cầu thư viện hoặc phần mềm bị lỗi, chưa được cập nhập bản mới hay lý do khơng được bảo trì đúng hạn, cán bộ thư viện chưa am hiểu hết tính năng của phần mềm. Đây cũng chính là những rào cản để tạo lập và phổ biến các SP&DV tới NDT.
2.4. Đánh giá về chất lƣợng các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện.
2.4.1. Chất lượng các loại hình sản phẩm thơng tin - thư viện
Sản phẩm thông tin -thư viện của các thư viện đại học trên địa bàn Hà Nội được phát triển cùng với quá trình của thư viện. Với việc tăng cường áp dụng CNTT, các thành quả của khoa học phát triển kỹ thuật vào hoạt động nên các thư viện đại học đã cung cấp cho NDT các sản phẩm thông tin, gồm cả sản phẩm thông tin truyền thống và hiện đại. Để đánh giá chất lượng SPTT-TV tác giả đã dựa trên năng lực chuyên môn nghiệp vụ, qua phỏng vấn cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, qua phiếu điều tra hỏi ý kiến NDT.
Về mức độ bao quát nguồn tin: Các sản phẩm TT-TV tương đối đầy đủ, đa
9.4% 29.4% 37.6% 15.3% 8.2% Rất tốt Tốt Khá Trung bình Kém
các lĩnh vực đào tạo của nhà trường. Hệ thống các sản phẩm TT-TV hiện có trong thư viện phát triển đồng đều, được quan tâm chú trọng phát triển. Bên cạnh việc tập trung phát triển các sản phẩm thông tin phục vụ cho việc học tập, đào tạo theo từng chuyên ngành, các thư viện cịn khơng ngừng sưu tập các sản phẩm thơng tin mang tính chất giải trí, mở rộng ra các lĩnh vực ngành nghề liên quan. Hơn nữa, các sản phẩm thông tin không đơn thuần là các tài liệu tiếng việt mà còn được biên dịch ra các thứ tiếng và ngược lại. Hàng loạt các CSDL trong và ngoài nước được đầu tư mua về. Các tài liệu tham khảo nước ngoài được mua về đa dạng để phục vụ cho quá trình học tập, nghiên cứu của NDT. Bên cạnh đó các tài liệu nội sinh (tài liệu xám) được thư viện các trường kiểm soát chặt chẽ và thu thập một cách rộng rãi. Phải kể đến số lượng tài liệu xám là các cơng trình nghiên cứu khoa học, Luận văn, Luận án, …tăng lên đáng kể theo từng năm - đây chính là nguồn tham khảo quý của mỗi ngành đào tạo. Do vậy, mức độ đầy đủ của sản phẩm thông tin được đánh giá khá cao (55.7%). Biểu đồ dưới đây thể hiện rõ được mức độ đầy đủ của sản phẩm thông tin ở thư viện các trường đại học
Biểu đồ 6: Tỷ lệ mức độ bao quát của vốn tài liệu
Tuy nhiên tỷ lệ mức độ bao quát tài liệu chưa đầy đủ chiếm tới 31,8% cũng là con số đáng lưu ý. Điều này cho thấy vẫn còn tồn tại một số thư viện chưa đảm bảo được lượng tài liệu phục vụ cho NDT. Theo điều tra thì tác giả được biết lượng
11.4% 55.7% 31.8% 1.1% 0 10 20 30 40 50 60 Rất đầy đủ Đầy đủ Chưa đầy đủ Rất thiếu
tài liệu không đáp ứng đầy đủ nhu cầu tin chủ yếu rơi vào các ngành khối kỹ thuật, văn hóa nghệ thuật. Sở dĩ như vậy vì thực tế những ngành này lượng sách tham khảo ít, cịn sách giáo trình chưa thực sự đầy đủ, nguồn hỗ trợ bạn đọc ở những ngành này chủ yếu vẫn là những bài giảng của thầy cơ, chưa có nhiều giáo trình có độ chính xác và chun sâu.
Về chất lượng của sản phẩm thông tin: Chất lượng của sản phẩm thông tin được phản ánh qua phương thức xử lý. Với thực tế của trình độ cán bộ thư viện hiện nay thì cơng tác xử lý tài liệu cũng như trong công tác tạo dựng sản phẩm ngày một chuyên môn cao. Các thư mục, danh mục được xây dựng theo cấu trúc thống nhất, được tiến hành xây dựng bởi các cán bộ có kinh nghiệm từ xử lý nội dung đến xử lý hình thức tài liệu để có được những thơng tin có giá trị nhất. Chất lượng của sản phẩm thông tin được thông qua biểu đồ mức độ phù hợp của nội dung thông tin đối với nhu cầu NDT.
Biểu đồ 7: Tỷ lệ mức độ phù hợp nội dung tài liệu đối với nhu cầu tin
Con số 78% thể hiện chất luợng mà sản phẩm thông tin được tạo ra. Hệ thống mục lục được tổ chức khoa học, hợp lý và chi tiết. Các CSDL được kiểm soát nội dung chặt chẽ, được trình bày theo khổ mẫu chung thống nhất. Hầu hết các sản phẩm ra đời đáp ứng được độ chính xác của nội dung, đẹp về hình thức. Các sản phẩm thơng tin ở các thư viện khối khoa học kỹ thuật ứng dụng hay khối khoa học
9.8% 78% 11.6% 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Rất phù hợp Phù hợp Chưa phù hợp
xã hội nhân văn nhìn chung đều có chất lượng tương đối tốt. Điều này cho thấy được hướng phát triển cũng như công tác tạo dựng sản phẩm ở mỗi thư viện đều dựa trên nội dung đào tạo của trường cũng như đáp ứng được tối đa nhu cầu tin của bạn đọc. Bên cạnh đó vẫn cịn tồn tại 9,8% sản phẩm thơng tin chưa đáp ứng được nhu cầu tin là do thư viện vẫn còn tồn tại một lượng vốn tài liệu, sản phẩm thông tin cũ, chưa được thay thế bởi những sản phẩm mới. Nội dung trong các tài liệu này là những thông tin, số liệu cũ chưa được cập nhập. Biểu đồ dưới đây sẽ thể hiện được mức độ cập nhật thông tin của sản phẩm TT-TV.
Biểu đồ 8: Tỷ lệ mức độ cập nhập thông tin của tài liệu
Về khả năng cập nhật: Các SPTT-TV nhìn chung đều được cập nhật thường xuyên, đảm bảo bao qt được nhanh chóng những nguồn lực thơng tin mới của thư viện. Người dùng tin đánh giá rất cao về việc các thư viện đại học bổ sung, cập nhập thông tin tài liệu đảm bảo tri thức không bị lỗi thời. Việc cập nhật được tiến hành thường xuyên đối với một số SPTT-TV như: CSDL biểu ghi, CSDL tồn văn, Thư mục thơng báo sách mới tương đối kịp thời đáp ứng được nhu cầu của NDT. Trong khi đó một số các SPTT-TV như: Hệ thống mục lục, Thư mục chuyên đề, Danh mục là chưa được bổ sung, cập nhật thường xuyên. Trong quá trình phát triển các thư viện đang tiến hành thanh lọc tài liệu, nhanh chóng bổ sung những sản phẩm thông tin mới, cập nhập nội dung thông tin kịp thời để đáp ứng được tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc.
Chất lượng của sản phẩm thông tin cũng thể hiện ở mức độ thỏa mãn nội dung thông tin của NDT.
5.7% 60.8% 27.8% 5.1% Rất kịp thời Kịp thời
Biểu đồ 9: Tỷ lệ mức độ thỏa mãn nhu cầu thông tin tài liệu
Quan sát biểu đồ ta có thể nhận thấy mức độ đáp ứng thỏa mãn nhu cầu tin của tài liệu chiếm tỷ lệ cao nhất, sau đấy đến rất thỏa mãn và không thỏa mãn. Mức độ thỏa mãn nhu cầu tin nhóm người học (25.3%) trong trường đại học có xu hướng cao hơn so với nhóm cán bộ/ giảng viên (20.7%). Bởi nguồn tài liệu ở các thư viện về cơ bản là tài liệu phục vụ cho mục đích học tập, cịn lượng tài liệu phục vụ cho nghiên cứu giàu chất xám để đội ngũ giảng viên, cán bộ tham khảo thì hầu như chưa đáp ứng tốt. Tỷ lệ nội dung tài liệu không đáp ứng được nhu cầu tin chiếm thấp: 9,5% ở nhóm người học và 13.4% ở nhóm cán bộ/giảng viên. Nguyên nhân là vẫn cịn tồn tại những sản phẩm thơng tin cũ chưa được cập nhập tri thức mới, đặc biệt là số lượng tài liệu tham khảo có thời gian xuất bản đã quá cũ so với