9. Cấu trúc luận văn
2.5 .3 Nguyên nhân
Những hạn chế trên xuất phát từ các lý do sau: Chất lượng xử lý tài liệu chưa cao bởi cán bộ thư viện chủ yếu tốt nghiệp chuyên ngành TTTV nên khi xử lý tài liệu có chuyên ngành sâu trong lĩnh vực nghệ thuật, khoa học kỹ thuật đã gặp rất nhiều khó khăn định chỉ số phân loại, định từ khóa, định chủ đề, tóm tắt.
Nguồn lực thông tin chưa đáp ứng đầy đủ. Mặc dù vốn tài liệu được bổ sung hàng năm nhưng vẫn chưa thể đáp ứng được hết nhu cầu NDT. Tài liệu vẫn cịn tình trạng vừa thừa vừa thiếu. Tài liệu điện tử chủ yếu là do các thư viện tự xây dựng mà chưa được bổ sung tài liệu của bên ngoài đặc biệt là tài liệu nước ngồi. Hơn nữa, với tình hình hiện nay nhiều liên ngành phát triển làm công tác bổ sung gặp nhiều khó khăn.
Cơ sở vât chất một số thư viện cịn q chật hẹp, khơng bố trí được các bộ phận tách rời mà tất cả hoạt động của thư viện trong được bố trí trong một khu vực. Nhiều máy tính cũ, lạc hậu chưa được thay thế nên tốc độ xử lý thông tin chậm, chất lượng tra cứu thông tin chưa đáp ứng hết nhu cầu sử dụng của NDT.
Hoạt động TT – TV theo cơ chế hoàn toàn bao cấp, chịu sự quản lý trực tiếp của nhà trường. Các thư viện chưa tự chủ về mặt kinh phí, khó triển khai những dịch vụ mang tính chất gia tăng và kinh phí khơng có để duy trì những SP&DV đã có cũng như đầu tư xây dựng những SP&DV mới. Nguồn kinh phí hoạt động hàng năm của thư viện còn hạn hẹp, phần lớn chỉ dành cho bổ sung tài liệu mới.
Ngồi ra, cịn tồn tại đội ngũ cán bộ thư viện thực hiện xử lý thông tin, cung cấp SP&DVTT-TV trẻ thiếu kinh nghiệm, chưa có cơ hội tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học. Cán bộ chuyên ngành khác chiếm tỷ lệ lớn trong thư viện nhưng các lĩnh vực đào tạo không liên quan đến lĩnh vực đào tạo của nhà trường, khơng có nghiệp vụ thư viện nên cũng rất khó khăn trong việc tạo lập và tổ chức SP&DVTT-TV cho NDT.
Hoạt động Marketing chưa được các thư viện đại học quan tâm, đầu tư đúng mức nên NDT chưa nhận thức đủ và hình thành thói quen trong việc khai thác, sử dụng các SP&DV tại thư viện. Điều này còn làm hạn chế việc quảng bá hình ảnh của thư viện tới các thư viện trong và ngoài nước.
Hiện nay, các thư viện chưa có những tiêu chuẩn kiểm định chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện, vì vậy các thư viện cũng chưa dứt khốt, quyết liệt trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ của đơn vị.
Những phân tích hạn chế trên có thể thấy các thư viện đại học đang đứng trước những thách thức lớn đối với yêu cầu đổi mới giáo dục đại học căn bản và toàn diện. Cần phải có những giải pháp cụ thể để giúp các thư viện đại học đáp ứng được tốt nhất nhu cầu thông tin trong trường đại học.
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP HỒN THIỆN SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THƠNG TIN - THƢ VIỆN CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC
TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI
3.1. Xây dựng chính sách phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện
Để phát triển hơn nữa các SP&DV TT – TV thì các thư viện đại học cần xây dựng chính sách phát triển các SP&DV riêng cho cơ quan mình. Chính sách phát triển sẽ giúp cơ quan xác định được tồn bộ cơng việc, những định hướng phát triển SP&DV TT – TV mà thư viện phải thực hiện trong một thời gian nhất định với mục tiêu đặt ra trước. Đồng thời đưa ra những giải pháp cụ thể để thực hiện những mục tiêu đó.
Trong chính sách phát triển SP&DV cần phải có:
- Quan điểm chiến lược về SP&DV TT – TV: các sản phẩm ra đời phải đảm bảo yếu tố hiện đại, thích nghi cao, hợp với các tiêu chuẩn của Việt Nam và quốc tế.
- Phân tích, nắm rõ các tiềm lực của cơ quan TT – TV: nhân lực, vật lực, tài lực, tin lực để từ đó có những kế hoạch cụ thể tận dụng, khai thác các tiềm lực đó. Đồng thời, xây dựng những chế tài để các tiềm lực này phát huy được ưu điểm.
- Tuân thủ các chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động TT – TV như các chuẩn mô tả, trình bày, trao đổi dữ liệu (MARC 21, AACR2…).
- Các tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm và dịch vụ: bao gồm các tiêu chí về chất lượng, tính kịp thời, tính thân thiện, tính hiệu quả, năng lực phục vụ, khả năng ứng dụng. Các tiêu chí này cần được NDT đánh giá khách quan để từ đó thư viện có những biện pháp hồn thiện SP&DV.
Để thực hiện chính sách phát triển SP&DV thì lãnh đạo các phịng, ban cần phải: Lập kế hoạch thực hiện – Triển khai thực hiện – Kiểm tra giám sát.
Ngồi ra để thực hiện chính sách thành cơng cần có các giải pháp hỗ trợ như: Đầu tư tài chính: Nguồn kinh phí đầu tư cho việc phát triển SP&DV cần phải được hoạch định từ trước, trên cơ sở đó thư viện sẽ có kế hoạch đầu tư cũng như
việc thu hút các nguồn kinh phí hỗ từ các tổ chức, cơ quan khác. Thư viện ln đảm bảo sự phân bổ kinh phí phù hợp theo từng loại hình tài liệu, từng lĩnh vực nội dung của tài liệu, theo thời gian và phù hợp với nhu cầu dùng tin của người sử dụng.
Tăng cường nguồn lực thông tin: Hiệu quả hoạt động của cơ quan TT-TV trước hết phụ thuộc vào chất lượng và sự đầy đủ của nguồn lực thơng tin tại cơ quan TT-TV đó. Muốn đạt được hiệu quả hoạt động tốt trong việc tạo dựng và tổ chức SP&DVTT-TV phong phú, đa dạng, đáp ứng được nhu cầu của NDT thì trước tiên là phải xây dựng cho được nguồn thông tin đủ lớn về số lượng, phong phú về loại hình với chất lượng tốt.
Xây dựng chính sách phát triển nguồn tin để tránh sự bổ sung lẻ tẻ, thiếu đồng bộ như hiện nay.
Tăng cường bổ sung nguồn tin gồm nhiều loại hình khác nhau, trong đó đặc biệt chú trọng đến loại hình tài liệu phục vụ chun ngành ở trình độ đại học đã có và chuyên ngành mới. Ngoài bổ sung tài liệu dưới dạng ấn phẩm sách, báo tạp chí thư viện cần chú trọng bổ sung các cơ sở dữ liệu có giá trị đặc biệt là các cơ sở dữ liệu nước ngồi.
Đa dạng hóa hình thức bổ sung: ngồi việc mua bán và nhận lưu tài liệu nội sinh, các thư viện mở rộng công tác, liên kết trao đổi nguồn tin đối với các thư viện khác trong hệ thống, khai thác các nguồn tin của các tổ chức hoạt động phi chính phủ.
3.2. Hồn thiện các sản phẩm và dịch vụ thơng tin - thƣ viện hiện có
3.2.1. Nâng cao chất lượng các sản phẩm thơng tin - thư viện hiện có
SP&DV TT – TV tại các trường đại học được xây dựng trên cơ sở những điều kiện về nhân lực, vật lực, tài lực của chính thư viện. Tuy nhiên, trong q trình vận hành, các SP&DV vẫn chưa phát huy hết được hiệu quả của nó, cũng như các nguồn lực của thư viện cả về nguồn nhân lực, cơ sở vật chất. Do đó, các thư viện cần có những biện pháp để thúc đẩy và phát huy hết hiệu quả của SP&DV hiện có, cũng như việc tạo điều kiện để NDT tiếp cận đến các sản phẩm và sử dụng các SP&DV một cách chủ động.
Củng cố, bổ sung hệ thống mục lục phiếu
Trong thực tế, hầu hết các thư viện hiện đại đều khơng cịn sử dụng hệ thống mục lục phiếu, nhưng trong mạng lưới thư viện đại học Hà Nội vẫn tồn tại một lượng lớn các trường sử dụng sản phẩm này và đây là một công cụ tra cứu hữu hiệu, thân thiện, quen thuộc và dễ sử dụng với NDT. Đây chính là cơng cụ tìm kiếm thay thế cho mục lục hiện đại, khi có các vấn đề về mạng, máy tính, phần mềm… Để hoàn thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm này cần phải thường xuyên kiểm tra, chỉnh lý, thay thế những phiếu bị rách, cũ nát, rút bỏ những phiếu khơng cịn phù hợp, bổ sung những phiếu bị mất, tránh tình trạng có sách mà khơng có phiếu tra và ngược lại.
Đối với hệ thống mục lục phân loại cần chú ý đến các ơ tra chủ đề: tính cập nhật nội dung vốn tài liệu đưa vào ô tra chủ đề co sát thực hay không? Bổ sung hoặc thay đổi tên ô chủ đề cho phù hợp với nội dung, tính chất phân loại của tài liệu. Kiểm tra thường xun các phích xem có bị xếp lẫn hoặc bạn đọc rút phích để nhầm vào ô tra chủ đề khác với môn loại tài liệu.
Việc kiểm tra, chỉnh lý, sắp xếp lại mục lục phiếu chiếm nhiều thời gian, vì vậy các thư viện cần bố trí kết hợp với mỗi đợt nhập sách mới các phòng phục vụ. Như vậy, sẽ tiết kiệm được thời gian, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong hệ thống mục lục phiếu.
Nâng cao chất lƣợng mục lục truy cập công cộng trực tuyến
Mục lục truy cập công cộng trực tuyến đã và đang được phổ biến rộng rãi ở các thư viện đại học. Sản phẩm này thu hút đông đảo NDT sử dụng cho việc tra tìm tài liệu. Có thể nói, đối với các thư viện hiện đại đây là cơng cụ chính trong việc tra cứu tin. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng sản phẩm này vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế. Các thư viện cần có kế hoạch để mục lục truy cập cơng cộng trực tuyến trở nên hoàn thiện và hoạt động hiệu quả cao, cụ thể:
- Biên mục hồi cố những biểu ghi thư mục chưa thống nhất, xóa bỏ những biểu ghi trùng lặp.
- Cần giới hạn kết quả tìm kiếm để các kết quả tìm kiếm có năm xuất bản mới nhất hiện lên trước, để NDT có thể chọn lọc được tài liệu mới nhất được xuất bản mà NDT không mất công chọn lọc kết quả trong tất cả các kết quả tìm được.
- Thống nhất ngơn ngữ trên giao diện chính của mục lục trực tuyến.
- Nâng cấp phần mềm quản trị thư viện, phát triển hệ thống mạng/máy tính/phần mềm.
Nâng cao chất lƣợng thƣ mục
Đối với các thư viện đại học thư mục vẫn là một SPTT-TV được coi trọng và được người dùng tin quan tâm. Đây cũng chính là sản phẩm trao đổi thơng tin giữa các thư viện với nhau. Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của NDT thì thư mục của các thư viện cần được cải tiến và nâng cao chất lượng như sau:
- Nâng cao chất lượng bài tóm tắt với từng tài liệu, đảm bảo tóm tắt tài liệu có thể cung cấp cho NDT những thơng tin cần thiết nhất về tài liệu đó. Để qua đó NDT có thể quyết định có cần tìm kiếm tài liệu tồn văn hay khơng.
- Cải thiện hình thức của các bản thư mục. Các thư mục cần được in ấn với mẫu mã, hình thức đẹp thu hút được sự quan tâm của NDT.
- Chủ động xây dựng các thư mục theo từng lĩnh vực khác nhau cung cấp cho các nhóm đối tượng xác định, ví dụ: thư mục ngành quản trị kinh doanh, thư mục ngành xã hội học, thư mục ngành công nghệ thông tin,...
Nâng cao chất lƣợng các cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là công cụ tra cứu và là nguồn tài liệu không thể thiếu trong giai đoạn phát triển hiện nay. Xây dựng CSDL đủ mạnh đáp ứng nhu cầu NDT tại thư viện đồng nghĩa với việc thúc đẩy hoạt động của thư viện. Ngồi ra đó cũng là cơ sở tiến hành việc liên kết, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan thơng tin với nhau. Chính vì vậy, củng cố và nâng cao chất lượng CSDL là vấn đề được các thư viện ưu tiên quan tâm, chú trọng. Cụ thể:
- Nâng cao chất lượng công tác xử lý nội dung và hình thức tài liệu trước khi nhập liệu. Đặc biệt chú trọng đến các yếu tố tác giả, tên tài liệu, phân loại tài liệu phù hợp, từ khóa và tóm tắt nội dung tài liệu đầy đủ, chính xác. Tránh tình trạng nhầm lẫn dẫn đến mất thơng tin khi tìm tin.
- Kiểm soát lại các biểu ghi ngay sau khi nhập tin, tránh tình trạng sai sót, trùng lặp biểu ghi. Kiểm soát để loại bỏ các biểu ghi trùng nhau.
- Thống nhất cấu trúc biểu ghi trong các CSDL, tạo điều kiện chia sẻ thông tin giữa các CSDL với nhau.
- Nâng cao kỹ năng cán bộ nhập liệu, đảm bảo có đủ kiến thức tốt về biên mục để có thể phát hiện sai sót trong biên mục nguồn ngay trong quá trình nhập máy; có kỹ năng nhập liệu tốt, đảm bảo hạn chế tối thiếu việc nhập sai sót thơng tin dẫn đến biểu ghi lỗi. Có thể thành lập bộ phận chuyên xử lý nghiệp vụ và nhập liệu giúp tập trung hóa, đảm bảo chất lượng thơng tin trong CSDL.
- Thư viện tiếp tục hoàn thiện và nâng cao chất lượng CSDL toàn văn bằng cách nâng cao chất lượng số hóa tài liệu về nội dung và hình thức sản phẩm. Cải thiện và mua bản quyền phần mềm số hóa tài liệu. Nâng cao năng lực của cán bộ phụ trách việc số hóa tài liệu.
- Cần triển khai mở rộng số hóa tài liệu khóa luận, luận án, luận văn, báo cáo nghiên cứu khoa học, tập bài giảng và sách tham khảo để xây dựng CSDL phong phú hơn.
Hoàn thiện website
Việc xây dựng website cho thư viện là một trong những một trong những cách nhanh nhất để giới thiệu các SP&DV tới đông đảo NDT. Khơng những vậy, đây cũng chính cách thức để thư viện quảng bá hình ảnh của mình tới mọi đối tượng NDT ở mọi nơi.
Tuy nhiên, các website thư viện đều hoạt động ở mức “ổn định”, trong khi sản phẩm này địi hỏi phải ln đổi mới giao diện, hình thức và nội dung. Đây chính là cách để thu hút sự quan tâm của NDT. Do vậy, thư viện cần:
- Tối ưu hóa nội dung trang web: Nội dung trang web phong phú, chất lượng được cập nhật thường xuyên sẽ thu hút độc giả. Nội dung của trang web chứa hàm lượng thơng tin lớn, chất lượng ngày càng cao thì cang được các trang web liên kết đến.
- Tối ưu hóa thiết kế trang web: Giao diện của trang web là yếu tố đầu tiên tác động lên nhãn quan của người sử dụng. Vì vậy, trước tiên người cán bộ thiết kế trang web phải bố trí hợp lý các chủ đề trong web, cách bài trí màu sắc cũng như hiệu ứng mà cần đưa vào sử dụng. Thứ hai, việc tối ưu hóa thiết kế trang web liên quan đến bổ sung, điều chỉnh các thẻ tiêu đề và siêu dữ liệu (thẻ mô tả, thẻ tiêu đề chính…), …
- Xây dựng các liên kết ngồi: Có thể nói các liên kết ngồi tác động lên thứ hạng của trang web trong kết quả tìm kiếm của cơng cụ tìm kiếm. Chất lượng của các liên kết ngoài chịu tác động của các yếu tố sau: Số lượng của các trang web liên kết đến, chất lượng của các trang web liên kết đến, mức độ thích hợp về nội dung của các web liên kết.
- Tối ưu hóa truyền thông xã hội: là kỹ thuật làm tối ưu hóa trang web sao cho nó trở nên dễ liên kết và dễ nhận thấy hơn khi NDT sử dụng tìm kiếm trên các phương tiện truyền thơng xã hội. Biện pháp này sẽ thúc đẩu số lượng người sử dụng web thư viện. Ngồi ra, thư viện có thể thơng qua các phương tiện truyền thông xã hội khác như blog, youtube, facebook,… để quảng bá rộng rãi website thư viện mình nhằm thu hút NDT.
- Cử cán bộ chuyên trách của thư viện phụ trách về mặt nội dung của