9. Cấu trúc luận văn
3.2. Hồn thiện các sản phẩm và dịch vụ thơng tin thƣ viện hiện có
3.2.2. Nâng cao chất lượng các dịch vụ thông tin-thư viện hiện có
Trong bối cảnh phát triển của hoạt động thơng tin-thư viện nói chung cũng như đáp ứng nhu cầu thơng tin một ngày tăng về chất và lượng thì việc nâng cao chất lượng các dịch vụ TT – TV là một việc làm vô cùng cần thiết để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu tin của NDT. Để nâng cao chất lượng các dịch vụ TT – TV thì các thư viện cần chú ý các điểm sau:
Đối với dịch vụ cung cấp tài liệu gốc:
Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc là dịch vụ quan trọng bậc nhất của bất kể cơ quan TT – TV nào. Nó góp phần tăng hiệu quả hoạt động thư viện và tăng vòng quay của tài liệu. Đây cũng chính là dịch vụ được NDT đánh giá chất lượng tốt nhất, đáp ứng tương đối tốt nhu cầu tin của NDT. Trong thời gian tới để dịch vụ này đáp ứng tối đa nhu cầu NDT thì cần phải nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ này:
- Thường xuyên nghiên cứu, tổng hợp nhu cầu tin của NDT, theo dõi mức độ sử dụng tài liệu để có thể điều chỉnh kịp thời số lượng tài liệu tại các phòng phục vụ.
- Đa dạng hóa các loại hình tài liệu ở phịng đọc, cập nhật và bổ sung kịp thời những ấn bản tài liệu chuyên ngành mới trong nước và trên thế giới.
- Thanh lý những tài liệu cũ nát, hết giá trị sử dụng trong kho tài liệu. Việc thanh lọc bớt tài liệu không chỉ đem lại không gian sắp xếp tài liệu mới mà cịn tăng tính hấp dẫn với NDT.
- Tiến hành tổ chức kho mở đối với những thư viện chưa thực hiện phương thức phục vụ này để tạo điều kiện cho NDT dễ dàng tiếp cận trực tiếp với tài liệu, khai thác hiệu quả nguồn lực thông tin.
- Bồi dưỡng, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ và kỹ năng mềm nhất là kỹ năng giao tiếp cho cán bộ thư viện.
- Cụ thể hóa các chế tài và các biện pháp xử lý khi có những vi phạm nội quy thư viện. Xây dựng chính sách phạt, đền khi NDT làm mất hoặc hư hỏng tài liệu. Những quy định và chính sách này cần được niêm yết cơng khai và phổ biến tới đối tượng NDT.
Đối với dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc
Đây là dịch vụ dựa trên đơn đặt của NDT, chất lượng dịch vụ này phụ thuộc vào nguồn tin của cơ quan TT-TV và cán bộ thư viện. Cần phải bổ sung thêm các nguồn tin và nâng cao hơn nữa năng lực tìm kiếm thơng tin, lựa chọn nguồn tin phù hợp cho NDT. Để nâng cao chất lượng loại hình dịch vụ này, thư viện cần xác định được diện nhu cầu tin của NDT. Nên hướng đến NDT là các khoa, chủ nhiệm đề tài nghiên cứu khoa học. Phối hợp với nhà khoa học để xác lập các diện nhu cầu tin và lập biểu thức tìm cho NDT, thiết lập các thủ tục cung cấp thông tin cho NDT theo định kỳ. Thư viện nên quy định mức phí đối với dịch vụ này để đảm bảo được kinh phí hoạt động, duy trì của dịch vụ và kinh phí chi trả của NDT.
Đối với dịch vụ tra cứu thông tin:
Việc tra cứu thông tin chỉ đạt kết quả khi NDT thể hiện nhu cầu tin mình
tương đối chính xác thơng qua các u cầu thơng tin cụ thể . Để làm được điều đó ngồi sự hiểu biết về nội dung tài liệu mà NDT có nhu cầu cịn cần các kiến thức nhất định trong việc tìm kiếm và khai thác thơng tin. Bên cạnh đó là việc chuyển đổi tương đối chính xác từ ngơn ngữ tự nhiên sang ngơn ngữ tài liệu của cán bộ thư viện. Hiện nay với sự hỗ trợ của máy tính cùng với phần mềm thư viện việc tra cứu tin đã được thực hiện nhanh chóng, tiện lợi.
Tuy nhiên trong phân hệ tra cứu của phần mềm của nhiều thư viện chưa có cơng cụ hỗ trợ như bảng từ khóa,…đồng thời cơng tác hiệu đính các từ khóa, kí
hiệu phân loại chưa được thực hiện thường xuyên cho nên chưa có sự thống nhất các thuật ngữ tra cứu cho cán bộ thư viện. Do đó trong thời gian tới cần có các cơng cụ hỗ trợ trong phân hệ tra cứu của phần mềm thư viện, tăng cường cơng tác hiệu đính để cán bộ thư viện và NDT có thể hợp tác hiệu quả trong q trình tìm tin, điều chỉnh kết quả tìm được cho linh hoạt và đưa ra kết quả tìm tin chính xác, đầy đủ.
Đối với dịch vụ tƣ vấn thông tin:
Dịch vụ tư vấn thông tin tại các thư viện đại học được tiến hành bằng nhiều phương pháp khác nhau như: Hỏi-đáp tại chỗ, chat, email, facebook để liên kết NDT với cán bộ thư viện. Để nâng cao chất lượng dịch vụ này cần chú ý tới các nội dung cụ thể sau:
- Cán bộ thư viện cần phối hợp với các khoa, bộ môn để nắm bắt tốt các nội dung khung chương trình đào tạo, từ đó có thể tư vấn, cung cấp thơng tin phù hợp tới NDT.
- Kết nối với các cổng thông tin của các Trung tâm TT – TV liên quan đến các CSDL thư mục, CSDL toàn văn.
- Đảm bảo hệ thống thiết bị đồng bộ để triển khai dịch vụ.
- Xây dựng kênh liên kết với các chuyên gia tư vấn mà trước hết là các giảng viên, cán bộ,…của trường.
- Thành lập đội ngũ cán bộ dày dặn kinh nghiệm, nắm bắt hết được các SP&DV của thư viện để có thể tư vấn hiệu quả tới NDT.
Đối với dịch vụ khai thác tài liệu đa phƣơng tiện:
Các thư viện đã đầu tư một phòng đa phương tiện riêng, tuy nhiên hiệu quả khai thác thơng tin từ phịng này chưa cao. Để phát triển dịch vụ này cần:
- Tăng cường bổ sung các tài liệu nghe nhìn và CSDL phù hợp với các chuyên ngành đào tạo của trường.
- Biên soạn các tài liệu hướng dẫn chi tiết hướng dẫn cách khai thác và sử dụng tài liệu đa phương tiện.
- Tăng cường sự hỗ trợ của cán bộ thư viện với NDT thông qua hướng dẫn và giải đáp trực tiếp.
- Nâng cao tính bảo mật và tính an tồn dữ liệu khi lưu trữ và lưu thông bằng cách cung cấp tài khoản, phân quyền sử dụng của NDT.
- Thường xun thu thập và phân tích những thơng tin phản hồi của người sử dụng dịch vụ để kịp thời điều chỉnh và hoàn thiện dịch vụ.
Đối với dịch vụ đào tạo ngƣời dùng tin
Đây là dịch vụ quan trọng và ý nghĩa đối với sự phát triển của cơ quan TT – TV. Nội dung kiến thức mà NDT được tiếp nhận từ thư viện sẽ là cơ sở để họ tiếp cận, khai thác hiệu quả các SP&DV TT – TV. Với vai trò trong việc hỗ trợ giáo dục, thư viện cần phát triển dịch vụ này hơn nữa, cụ thể:
- Cần liên tục cập nhập, đổi mới nội dung bài giảng, kiến thức đào tạo NDT để các buổi học đào tạo kiến thức thông tin cho NDT không bị nhàm chán.
- Tiến hành kiểm tra định kỳ khả năng sử dụng lý thuyết vào thực tế của NDT trong quá trình tra tìm, sử dụng các SP&DV thư viện. nếu đối tượng nào chưa có kỹ năng tìm kiếm khai thác thơng tin tốt cần có kế hoạch đào tạo lại.
- Liên tục mở các lớp đào tạo theo yêu cầu của NDT để đáp ứng được nhu cầu sử dụng thư viện, đồng thời đây cũng là cách thức mà thư viện khẳng định vai trị của mình trong việc định hướng thơng tin cho người dùng tin, giúp họ khai thác và tích lũy thơng tin một cách khoa học và hiệu quả.