9. Cấu trúc luận văn
2.1. Các loại hình sản phẩm thông tin-thư viện
2.1.4. Cơ sở dữ liệu
Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin đã ảnh hưởng sâu sắc đến hoạt động TT-TV hiện nay. Xây dựng cơ sở dữ liệu là một trong những mục tiêu quan trọng của các thư viện khi xây dựng thư viện điện tử. Một trong những sản phẩm đầu tiên được xây dựng khi áp dụng máy tính vào hoạt động quản lý thông tin - thư viện đó là CSDL.
“Cơ sở dữ liêu là một tập hợp các bản ghi hoặc tệp có quan hệ logic với nhau và được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính” [34,tr.82].
Xét theo mục đích xây dựng và sử dụng, người ta còn đưa ra một khái niệm khác : “CSDL là một tập hợp các dữ liệu được tổ chức để phục vụ cho nhiều ứng dụng khác nhau một cách có hiệu quả bằng cách tập trung hoá dữ liệu và giảm thiểu hoá các dữ liệu dư thừa” [34,tr.82].
CSDL được xây dựng nhằm phục vụ cho công tác thu thập, lưu trữ, khai thác, sử dụng, trao đổi, phổ biến thông tin dữ liệu trong hệ thống thông tin ứng dụng cũng như hệ thống lưu trữ và tìm kiếm ở các Trung tâm TT-TV hoặc trong các hệ thống quản lý các cấp. NDT có thể truy cập vào CSDL để tìm tin một cách nhanh chóng, dễ dàng, chính xác, thuận tiện. Xét theo tính chất phản ánh thông tin về đối tượng, CSDL bao gồm: CSDL thư mục, CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn. Việc tổ chức, hoàn thiện, cập nhật cũng như khai thác một CSDL được thực hiện bởi một chương trình được gọi là hệ quản trị CSDL.
Cơ sở dữ liệu thư mục:
Là tin tức về bản thân tài liệu, chứa thông tin cấp hai (thông tin thư mục và một số thông tin bổ sung song không có thông tin gốc đầy đủ của đối tượng được phản ánh). Cơ sở dữ liệu thư mục bao gồm các dữ liệu thư mục về tài liệu sau khi đã được xử lý và nhập vào phần mềm máy tính. Cơ sở dữ liệu này bao gồm các tra cứu về tài liệu gốc, cùng với các chỉ dẫn giúp NDT nhận được tài liệu gốc ở phòng phục vụ của thư viện.
Nội dung của CSDL thư mục bao gồm tất cả các loại tài liệu liên quan đến lĩnh vực đào tạo hiện có trong kho tài liệu của thư viện. Việc xây dựng CSDL thư
mục nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, giảng dạy của các đối tượng NDT, giúp họ dễ dàng tra tìm tài liệu trên máy tính với các điểm truy cập khác nhau: như tên tài liệu, tên tác giả, chỉ số phân loại, từ khóa, chủ đề, nhà xuất bản, năm xuất bản, số đăng ký cá biệt,…
Cơ sở dữ liệu toàn văn
CSDL toàn văn chứa các thông tin gốc của tài liệu - toàn bộ văn bản cùng các thông tin thư mục và các thông tin bổ sung khác, nhằm giúp cho việc tra cứu, truy nhập tới bản thân các thông tin được phản ánh.
CSDL toàn văn hiện tại được các thư viện xây dựng trên phần mềm mã nguồn mở Dspace. Là phần mềm được cung cấp dưới dạng mã và nguồn mở miễn phí về bản quyền, người dùng được phép tự sửa đổi, cải tiến, phát triển, nâng cấp theo nguyên tắc chung quy định trong giấy phép phần mềm mã nguồn mở. Toàn bộ các thao tác: biên mục, tìm kiếm tài liệu, truy cập thông tin, quản trị… đều được thực hiện trên nền web. Khi cần bổ sung tài liệu vào các bộ sưu tập không cần phải xây dựng lại từ đầu. Dspace cho phép xây dựng các bộ sưu tập theo cấu trúc nhiều cấp giúp cho việc tổ chức các bộ sưu tập khoa học hơn.
Dspace cho phép phân quyền đến từng tài khoản người dùng, từng bộ sưu tập và từng tài liệu. Các quyền được cấu hình khá chi tiết như quyền xem biểu ghi thư mực, quyền xem toàn văn,… Sử dụng 15 trường Dubin Core, áp dụng theo chuẩn ISSB, AACR2 để biên mục là những chuẩn biên mục mà các mà thư viện đang sử dụng.
Các CSDL mà các thư viện xây dựng bao gồm các đồ án, khóa luận, luận văn tốt nghiệp, bài giảng của thầy cô, các bài báo, tạp chí chuyên ngành. Ngoài các CSDL tạo lập của thư viện, các Trung tâm còn mua các CSDL ở nước ngoài. CSDL có đặc điểm nổi bật trong tìm tin như: Có thể tìm kiếm mọi thông tin về một đối tượng trong các CSDL và hơn thế. Quá trình tìm tin trong các CSDL rất nhanh chóng, thuận lợi, dễ dàng truy cập các CSDL ở địa điểm khác.
Xây dựng CSDL là một trong những ứng dụng quan trọng của việc tin học hóa hoạt động của TTTT-TV, nó như là công cụ hỗ trợ NDT, là cầu nối NDT với
các sản phẩm của thư viện. CSDL cho phép tối đa chi phí và công sức trong việc số hóa tài liệu, phân loại, biên mục cũng như cho ra đời các SP TT-TV tùy theo yêu cầu.
Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng CSDL vẫn có một số nhược điểm: CSDL còn sai sót, chưa được hiệu đính thường xuyên; Chi phí xây dựng, bảo trì đối với CSDL tốn kém, đòi hỏi trình độ chuyên môn, CNTT của cán bộ thư viện phải cao.
Trên cơ sở dữ liệu số hóa các thư viện đã xây dựng được các bộ sưu tập số gồm đề tài các cấp, luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp và các bài giảng,… Để có thể truy cập vào các bộ sưu tập số hóa, NDT phải được thư viện cấp account (Username + Password) vào mạng nội bộ của trường. Các thư viện đi đầu trong công tác số hóa tài liệu như: Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Thư viện Học viện Bưu chính viễn thông, Thư viện Đại học Hà Nội, Thư viện Đại học Ngoại Thương, Đại học Kiến trúc, Thư viện Đại học Bách Khoa, Thư viện Đại học Giao thông vận tải, Thư viện Đại học Y Hà Nội, Thư viện Đại học FPT,… Nhìn chung thì công tác số hóa tài liệu mới chỉ nhen nhóm ở một số thư viện đại học lớn, lượng tài liệu số hóa còn hạn chế nên vẫn chưa đáp ứng được tối đa nhu cầu sử dụng của NDT.