9. Cấu trúc luận văn
2.1. Các loại hình sản phẩm thông tin-thư viện
2.1.1. Hệ thống mục lục
Hệ thống mục lục (hay thường gọi là mục lục) là tập hợp các đơn vị/ phiếu mục lục được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một/ một nhóm cơ quan thông tin, thư viện [29, tr.37]
Mục lục giúp cho việc định vị tài liệu được lưu trữ trong kho, hỗ trợ NDT có thể tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, chính xác. Theo như M.Bloomberg và G.E.Evans thì “Mục lục - sản phẩm chủ yếu của quá trình biên mục - là công cụ tra cứu quan trọng vào bậc nhất trong thư viện. Khó có thể hình dung rằng có thể sử dụng được một cơ quan TT - TV dù chỉ có trữ lượng tài liệu ở mức bình thường, mà lại thiếu hệ thống mục lục” [29, tr38].
Hiện nay, tại Trung tâm TT - TV các trường đại học vẫn có mục lục truyền thống và mục lục hiện đại. Tuy nhiên, với những ưu điểm và tiện ích mà mục lục truy nhập trực tuyến đem lại thì hầu hết các thư viện đều áp dụng và đưa vào sử dụng là công cụ tra cứu chính.
Theo khảo sát tác giả được biết, các dạng mục lục truyền thống mà thư viện đại học vẫn sử dụng đó là: Mục lục chữ cái, mục lục phân loại và mục lục chủ đề.
Mục lục chữ cái: là mục lục trong đó các phích mô tả thư mục được sắp xếp
trong trật tự chữ cái họ - đệm - tên tác giả, tên các cơ quan tổ chức - tác giả tập thể,hoặc tên các ấn phẩm và tài liệu khác.
Mục lục chữ cái là hệ thống mục lục mà trong đó các phiếu mục lục được sắp xếp theo tên tác giả/ tên tài liệu của tài liệu được phản ánh được sắp xếp từ A-Z. Với hệ thống mục lục chữ cái, bạn đọc khi tìm kiếm tài liệu có thể tìm thấy tất cả các tài liệu của cùng một tác giả có trong thư viện một cách nhanh chóng dễ dàng.
Đây là phương tiện quan trọng nhất trong việc tuyên truyền, giới thiệu sách của thư viện.
Mục lục phân loại: là loại mục lục trong đó các phiếu mục lục được sắp xếp
theo các lớp trong trật tự logic của một sơ đồ (khung/bảng) phân loại sách nhất định. [34, tr.41]
Mục lục được sắp xếp theo các môn loại tri thức theo khung phân loại mà mỗi thư viện lựa chọn để phân loại tài liệu, có thể là DDC, LCC hay 19 lớp …
Cấu tạo mục lục phân loại của Thư viện gồm 2 phần: Phần các đề mục chính và phần các ô tra chủ đề chữ cái.
Phần các đề mục chính: gồm các phiếu miêu tả có kèm theo ký hiệu phân loại và các phiếu ngăn cách, các phiếu ngăn cách được thiêt kế có màu sắc khác với các phiếu miêu tả để NDT phân biệt dễ dàng hơn.
Phần các ô tra chủ đề chữ cái: gồm các phiếu mô tả ghi tên các chủ đề, được sắp xếp theo vần chữ cái tên chủ đề.
Các chủ đề được sắp xếp dựa vào các lĩnh vực thuộc ngành học của Trường như: xây dựng, kinh tế, ngân hàng, luật, chính trị, kế toán, văn hóa, y học, công nghệ,…
Hê ̣ thống mu ̣c lu ̣c phiếu ta ̣i thư viê ̣n cho phép NDT xác đi ̣nh được vi ̣ trí , đi ̣a chỉ lưu trữ tài liệu trong kho nếu NDT biết thông tin bất kỳ về tài liệu như tên tác giả, tên tài liê ̣u, chủ đề nội dung tài liệu , môn loa ̣i khoa ho ̣c . Hê ̣ thống mu ̣c lu ̣c phiếu là kết quả của quá trình xử lý tài liê ̣u, được in ra từ cơ sở dữ liê ̣u. Trước khi in phiếu mu ̣c lu ̣c , các tài liệu được phân theo các phòng phục vụ : phòng đọc, phòng đo ̣c tra cứu, phòng mượn sách tham khảo, phòng mượn giáo trình.
Mục lục chủ đề sách: được tập hợp theo thứ tự chữ cái của chủ đề. Bên
trong chủ đề thì phích sách sắp xếp theo thứ tự chữ cái tên tác giả hoặc tên sách. Mục lục chủ đề là mục lục mà trong đó các phiếu mục lục được sắp xếp theo các đề mục chủ đề mà tài liệu phản ánh, giúp NDT có thể tìm kiếm tới tài liệu theo hệ thống đề mục chủ đề này. Các đề mục chủ đề được sắp xếp theo vần chữ cái tên gọi của chúng [34, tr.41].
Mục lục chủ đề tại các thư viện được sắp xếp theo chủ đề lĩnh vực đào tạo của trường và một số khoa học nói chung như: Thư viện, Kinh tế, Xã hội, Du lịch, Mỹ thuật, Văn hóa, Y học,…
Trong các phiếu mục lục chủ đề mỗi hộp phiếu được sắp xếp theo chủ đề từng môn loại khoa học, phiếu được sắp xếp theo vần chữ cái tên sách. Việc sắp xếp phiếu mục lục chủ đề giúp cho bạn đọc tìm kiếm tài liệu về một chủ đề rất rễ dàng và nhanh chóng.
Việc biên soạn Hệ thống mục lục được các thư viện tiến hành theo các quy trình chung tổ chức mục lục như: thu thập, xử lý thông tin, hiệu đính - kiểm tra phiếu - in ra, cắt phiếu, tổ chức sắp xếp phiếu theo từng hệ thống mục lục.
Hệ thống mục lục truyền thống vẫn tồn tại song song cùng với mục lục hiện đại, không thể chối bỏ được vai trò của loại mục lục này bởi những tiện ích mà nó đem lại cho NDT: tạo ra rất nhiều điểm truy nhập tới tài liệu, thỏa mãn được nhiều loại yêu cầu của NDT; là công cụ thay thế tìm tin khi mục lục truy nhập trực tuyến bị lỗi, sự cố kỹ thuật và nó đặc biệt có ý nghĩa đối với các phòng phu ̣c vu ̣ ba ̣n đo ̣c chưa có điều kiê ̣n tổ chức kho mở.
Mục lục truy nhập trực tuyến OPAC (Online Public Access Catalog)
OPAC là mục lục điện tử, cho phép tìm kiếm trực tuyến một cách dễ dàng, tốc độ tìm tin nhanh, độ chính xác cao, kết quả tìm kiếm đầy đủ, thuận tiện cho các máy tính tìm tin trên website.
Mục lục này cho phép NDT truy nhập tra cứu tài liệu ở bất kỳ đâu qua mạng internet. Thông qua đây NDT có thể tìm được tài liệu bằng từ khóa, chủ đề, tên tác giả, tên nhan đề…NDT có thể sử dụng tìm tin theo ba cách: tìm kiếm cơ bản, tìm nâng cao, tìm chi tiết…. NDT có thể biết được vị trí của tài liệu trong kho, tình trạng của tài liệu, nơi lưu trữ trước khi đến thư viện để mượn sách để có thể chủ động trong việc đăng ký mượn tài liệu qua mạng, tra cứu liên thư viện… Bên cạnh đó, NDT còn dễ dàng tìm được những tài liệu có nội dung liên quan hoặc tương tự như tài liệu mình cần tham khảo.
Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm và tiện ích mà OPAC đem lại thì vẫn còn những hạn chế: giao diện OPAC không có sự thống nhất về ngôn ngữ, tiếng Anh và tiếng Việt cùng hiển thị trên một giao diện. Kết quả tìm kiếm không đồng nhất với những lần tìm khác nhau. Tìm tin theo từ khóa và nhan đề đôi khi cho kết quả không chính xác. Kết quả tìm kiếm không sắp xếp khoa học theo thứ tự ưu tiên hoặc thời gian, gây khó khăn cho NDT trong quá trình chọn lọc tài liệu. Dữ liệu chưa ổn định, không thể vận hành nếu bị lỗi mạng, máy tính hoặc các vấn đề về điện. Chức năng từ điển chưa sử dụng được.