Với kết quả điều tra và quả phỏng vấn trực tiếp NDT và cán bộ công tác tại thư viện thì tác giả nhận thấy đa phần NDT đánh giá mức độ thuận tiện cao Tra cứu các dịch vụ cơ bản của thư viện, như: dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ là dịch vụ được NDT sử dụng thường xuyên nhất (46%), sau đấy là dịch vụ tra cứu trực tuyến (32.5%), dịch vụ photo tài liệu (30.5%). Đây là các dịch vụ mà NDT thường xuyên sử dụng khi đến thư viện. Thực tế hiện nay các thư viện đang ngày càng chú trọng hơn nữa khâu tổ chức dịch vụ với phương châm kịp thời, đầy đủ, chính xác và thân thiện với mọi đối tượng NDT nên các dịch vụ này sẽ thu hút đông đảo NDT đến với thư viện.
Dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc chưa được phổ biến rộng rãi tới NDT ở nhiều thư viện nên mức độ sử dụng dịch vụ này chưa cao, trong khi đây lại là một dịch vụ đem lại nhiều tiện ích cho NDT. Cịn dịch vụ tra cứu đa phương tiện thì đang mất đi lợi thế, bởi đa phần NDT đều có máy tính cá nhân có khả năng truy cập khi có kết nối mạng. Có thể thấy dịch vụ tra cứu được NDT rất quan tâm bởi lẽ, đây
0 20 40 60 80
Đọc tài liệu tại chỗ Mượn tài liệu về nhà Tra cứu mục lục chữ cái Tra cứu mục lục phân loại Tra cứu trực tuyến Tra cứu đa phương tiện Phổ biến thông tin chọn lọc Photo tài liệu Tư vấn Dịch vụ khác 46 28.7 19.4 19.4 32.5 6.4 8.1 30.5 9.7 4 49.4 57.9 45 45.6 38 21.7 27.3 35.9 35.4 39.7 4.5 13.5 35.6 35 29.4 72 58.1 33.5 54.9 56.3
Chưa bao giờ Thỉnh thoảng Thường xuyên
là dịch vụ cơ bản để NDT tiếp cận được với tài liệu. Với dịch vụ này NDT có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng, thuận tiện nhất để có được tài liệu mình mong muốn sử dụng. Các hình thức tra cứu hiện đại như hệ thống mục lục tra cứu trực tuyến, tra cứu từ điển, bách khoa thư chiếm vai trò quan trọng hơn nhiều so với các hình thức tra cứu truyền thống. Điều này cho thấy được tầm quan trọng của hình thức tra cứu này trong việc hỗ trợ NDT tìm kiếm tài liệu. Hơn nữa, trình độ của NDT ngày càng cao, việc tiếp xúc với máy tính, cơng nghệ ngày càng nhạy bén do vậy việc tra cứu theo hình thức hiện đại là nhu cầu khơng thể thiếu trong điều kiện hiện nay. Tuy nhiên, hệ thống tra cứu mục lục phân loại và mục lục chữ cái vẫn đóng vai trị quan trọng tồn tại song song với hệ thống tra cứu hiện đại. Đây là công cụ hữu hựu để bạn đọc tra tìm tài liệu khi thư viện có các sự cố về điện, phần mềm, máy tính…
Bảng số liệu sau sẽ thống kê được mức độ quan trọng của hình thức tra cứu mà NDT đã đánh giá.
Bảng 9: Mức độ quan trọng của hình thức tra cứu thư viện
Hệ thống tra cứu tài liệu
Rất quan trọng Quan trọng Không quan trọng
Mục lục tra cứu chữ cái 21.2 69.7 9.1
Mục lục phân loại 22.9 71.1 6.0
Mục lục điện tử/Mục lục tra cứu trực tuyến 42.5 51.5 6.0
Danh mục giới thiệu tài liệu mới 39.1 53.8 7.1
Tài liệu tra cứu: từ điển, bách khoa toàn thư 28.5 60.0 11.5
Nhờ cán bộ thư viện tra cứu giúp 16.5 57.3 26.2
Thư mục chuyên đề 13.5 70.6 16.0
Hệ thống tra cứu khác 10.6 63.4 26.1
Tóm lại, các dịch vụ triển khai tại các thư viện đại học đã đáp ứng kịp thời được nhu cầu cơ bản của đối tượng NDT. Tuy nhiên, trong điều kiện phát triển của
xã hội thông tin cùng với những thay đổi trong quy chế đào tạo giáo dục đại học thì việc triển khai các dịch vụ mới tới NDT là điều hết sức cần thiết. Các dịch vụ cơ bản của thư viện cần được hoàn thiện và nâng cấp để có chất lượng phục vụ tốt hơn. Đồng thời các thư viện cần có kế hoạch tạo dựng, triển khai những dịch vụ mới để thu hút sự quan tâm của bạn đọc tới thư viện. Vấn đề đổi mới, hoàn thiện phương thức phục vụ các sản phẩm và dịch vụ TT-TV cũng là một trong những vấn đề được ưu tiên đổi mới đầu tiên. Bởi trong mơi trường địi hỏi ngày càng khắt khe của NDT thì việc đến thư viện khơng đơn thuần là việc tra tìm tài liệu phục vụ học tập, giảng dạy, nghiên cứu mà cịn đi đơi với việc giải trí, thư giãn. Lãnh đạo các cơ quan thư viện đại học cần đặc biệt chú ý tâm lý của NDT để có thể tái tạo một mơi trường thư viện hiện đại, tiện nghi, thoáng đãng và gần gũi hơn nữa với NDT. Có như vậy, mới thu hút bạn đọc, tăng cường hiệu quả sản phẩm mà thư viện xây dựng. Đồng thời, thư viện mới có cơ hội quảng bá hình ảnh, các SP&DV thư viện mới có điều kiện được đơng đảo bạn đọc biết đến.
2.5. Đánh giá chung
2.5.1. Ưu điểm
Về cơ bản các SP&DV TT – TV tại thư viện các trường đại học trên địa bàn Hà Nội đều đáp ứng được phần nào nhu cầu tin của NDT điều đó thể hiện ở các nội dung sau:
Thứ nhất, các SP&DV TT – TV góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, nghiên cứu khoa học, đời sống tinh thần của NDT trong trường.
Thứ hai, hầu hết các SP&DV TT – TV được tạo ra với chi phí, giá thành thấp, tiết kiệm, tận dụng được các nguồn lực của chính thư viện.
Thứ ba, các SP&DV TT – TV đã có sự đổi mới về chất đảm bảo tiêu chí đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao: các SP&DV TT – TV có mức độ bao quát, phong phú về nội dung; mức độ chính xác khách quan; mức độ cập nhật thong tin; tốc độ truy cập; mức độ đa dạng và mức độ thân thiện của SP&DV đối với NDT. Bên cạnh đó các SP&DV TT – TV được tạo ra còn tuân thủ các tiêu chuẩn trong hoạt động
Thứ tư, các SP&DV TT – TV được tạo ra để thỏa mãn nhu cầu của NDT nên có hiệu quả xã hôi. Điều này được thông qua tần suất đến thư viện và tần suất sử dụng SP&DV TT – TV.
2.5.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm thì SP&DV TT – TV tại một số thư viện vẫn bộc lộ những hạn chế sau:
Sản phẩm và dịch vụ truyền thống vẫn chiếm ưu thế và chất lượng xử lý chưa cao. Mặc dù đa số người dùng tin tại trường có trình độ học vấn và khả năng ứng dụng công nghệ hiện đại cao, nhưng thư viện chưa tạo ra nhiều sản phẩm và dịch vụ hiện đại, có giá trị gia tăng cao để thỏa mãn nhu cầu phong phú, đa dạng của họ. Cụ thể:
Hệ thống mục lục truyền thống chưa được hồn thiện, đồng bộ, cịn nhiều phiếu viết tay, chữ bị mờ gây khó khăn cho việc tìm tin. Hệ thống mục lục chưa phản ánh thực sự tình trạng kho sách một cách chính xác đầy đủ.
Bộ máy tra cứu hiện đại cịn bị hạn chế. Số lượng máy tính phục vụ cịn ít và đường mạng khơng ổn định, gây tình trạng người dùng tin phải chờ đợi để tra tìm tin.
Cơ sở dữ liệu chưa có tính chính xác cao, nhiều biểu ghi còn trùng nhau, nhiều ký hiệu phân loại cịn gây nhiễu và khó khăn trong việc tìm tin.
Sản phẩm thông tin-thư viện chủ yếu là thông tin về tài liệu gốc, chưa có nhiều sản phẩm thơng tin có giá trị gia tăng cao. Thơng tin tóm tắt, chuyên đề, tổng thuật, lược thuật là những sản phẩm thơng tin có giá trị rất quan trọng đối với người làm công tác quản lý và nghiên cứu khoa học nhưng trên thực tế chưa được triển khai và thực hiện.
Dịch vụ đa phương tiện đã được triển khai song lại không thu hút được NDT bởi số lượng máy tính cịn hạn chế, nhiều máy bị lỗi vẫn không được khắc phục kịp thời. Quy định sử dụng phòng máy khá nghiêm ngặt dễ gây tâm lý không thoải mái với NDT.
Dịch vụ đọc tại chỗ với hình thức kho mở ở một số thư viện chưa được trang bị đầy đủ trang thiết bị an ninh nên gây khó khăn cho việc bảo quản tài liệu.
2.5 .3. Nguyên nhân
Những hạn chế trên xuất phát từ các lý do sau: Chất lượng xử lý tài liệu chưa cao bởi cán bộ thư viện chủ yếu tốt nghiệp chuyên ngành TTTV nên khi xử lý tài liệu có chuyên ngành sâu trong lĩnh vực nghệ thuật, khoa học kỹ thuật đã gặp rất nhiều khó khăn định chỉ số phân loại, định từ khóa, định chủ đề, tóm tắt.
Nguồn lực thơng tin chưa đáp ứng đầy đủ. Mặc dù vốn tài liệu được bổ sung hàng năm nhưng vẫn chưa thể đáp ứng được hết nhu cầu NDT. Tài liệu vẫn cịn tình trạng vừa thừa vừa thiếu. Tài liệu điện tử chủ yếu là do các thư viện tự xây dựng mà chưa được bổ sung tài liệu của bên ngoài đặc biệt là tài liệu nước ngoài. Hơn nữa, với tình hình hiện nay nhiều liên ngành phát triển làm cơng tác bổ sung gặp nhiều khó khăn.
Cơ sở vât chất một số thư viện còn quá chật hẹp, khơng bố trí được các bộ phận tách rời mà tất cả hoạt động của thư viện trong được bố trí trong một khu vực. Nhiều máy tính cũ, lạc hậu chưa được thay thế nên tốc độ xử lý thông tin chậm, chất lượng tra cứu thông tin chưa đáp ứng hết nhu cầu sử dụng của NDT.
Hoạt động TT – TV theo cơ chế hoàn toàn bao cấp, chịu sự quản lý trực tiếp của nhà trường. Các thư viện chưa tự chủ về mặt kinh phí, khó triển khai những dịch vụ mang tính chất gia tăng và kinh phí khơng có để duy trì những SP&DV đã có cũng như đầu tư xây dựng những SP&DV mới. Nguồn kinh phí hoạt động hàng năm của thư viện còn hạn hẹp, phần lớn chỉ dành cho bổ sung tài liệu mới.
Ngồi ra, cịn tồn tại đội ngũ cán bộ thư viện thực hiện xử lý thông tin, cung cấp SP&DVTT-TV trẻ thiếu kinh nghiệm, chưa có cơ hội tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học. Cán bộ chuyên ngành khác chiếm tỷ lệ lớn trong thư viện nhưng các lĩnh vực đào tạo không liên quan đến lĩnh vực đào tạo của nhà trường, khơng có nghiệp vụ thư viện nên cũng rất khó khăn trong việc tạo lập và tổ chức SP&DVTT-TV cho NDT.
Hoạt động Marketing chưa được các thư viện đại học quan tâm, đầu tư đúng mức nên NDT chưa nhận thức đủ và hình thành thói quen trong việc khai thác, sử dụng các SP&DV tại thư viện. Điều này còn làm hạn chế việc quảng bá hình ảnh của thư viện tới các thư viện trong và ngồi nước.
Hiện nay, các thư viện chưa có những tiêu chuẩn kiểm định chất lượng sản phẩm và dịch vụ thơng tin thư viện, vì vậy các thư viện cũng chưa dứt khoát, quyết liệt trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ của đơn vị.
Những phân tích hạn chế trên có thể thấy các thư viện đại học đang đứng trước những thách thức lớn đối với yêu cầu đổi mới giáo dục đại học căn bản và tồn diện. Cần phải có những giải pháp cụ thể để giúp các thư viện đại học đáp ứng được tốt nhất nhu cầu thông tin trong trường đại học.
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN - THƢ VIỆN CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC
TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI
3.1. Xây dựng chính sách phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện
Để phát triển hơn nữa các SP&DV TT – TV thì các thư viện đại học cần xây dựng chính sách phát triển các SP&DV riêng cho cơ quan mình. Chính sách phát triển sẽ giúp cơ quan xác định được tồn bộ cơng việc, những định hướng phát triển SP&DV TT – TV mà thư viện phải thực hiện trong một thời gian nhất định với mục tiêu đặt ra trước. Đồng thời đưa ra những giải pháp cụ thể để thực hiện những mục tiêu đó.
Trong chính sách phát triển SP&DV cần phải có:
- Quan điểm chiến lược về SP&DV TT – TV: các sản phẩm ra đời phải đảm bảo yếu tố hiện đại, thích nghi cao, hợp với các tiêu chuẩn của Việt Nam và quốc tế.
- Phân tích, nắm rõ các tiềm lực của cơ quan TT – TV: nhân lực, vật lực, tài lực, tin lực để từ đó có những kế hoạch cụ thể tận dụng, khai thác các tiềm lực đó. Đồng thời, xây dựng những chế tài để các tiềm lực này phát huy được ưu điểm.
- Tuân thủ các chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động TT – TV như các chuẩn mơ tả, trình bày, trao đổi dữ liệu (MARC 21, AACR2…).
- Các tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm và dịch vụ: bao gồm các tiêu chí về chất lượng, tính kịp thời, tính thân thiện, tính hiệu quả, năng lực phục vụ, khả năng ứng dụng. Các tiêu chí này cần được NDT đánh giá khách quan để từ đó thư viện có những biện pháp hồn thiện SP&DV.
Để thực hiện chính sách phát triển SP&DV thì lãnh đạo các phịng, ban cần phải: Lập kế hoạch thực hiện – Triển khai thực hiện – Kiểm tra giám sát.
Ngoài ra để thực hiện chính sách thành cơng cần có các giải pháp hỗ trợ như: Đầu tư tài chính: Nguồn kinh phí đầu tư cho việc phát triển SP&DV cần phải được hoạch định từ trước, trên cơ sở đó thư viện sẽ có kế hoạch đầu tư cũng như
việc thu hút các nguồn kinh phí hỗ từ các tổ chức, cơ quan khác. Thư viện luôn đảm bảo sự phân bổ kinh phí phù hợp theo từng loại hình tài liệu, từng lĩnh vực nội dung của tài liệu, theo thời gian và phù hợp với nhu cầu dùng tin của người sử dụng.
Tăng cường nguồn lực thông tin: Hiệu quả hoạt động của cơ quan TT-TV trước hết phụ thuộc vào chất lượng và sự đầy đủ của nguồn lực thông tin tại cơ quan TT-TV đó. Muốn đạt được hiệu quả hoạt động tốt trong việc tạo dựng và tổ chức SP&DVTT-TV phong phú, đa dạng, đáp ứng được nhu cầu của NDT thì trước tiên là phải xây dựng cho được nguồn thông tin đủ lớn về số lượng, phong phú về loại hình với chất lượng tốt.
Xây dựng chính sách phát triển nguồn tin để tránh sự bổ sung lẻ tẻ, thiếu đồng bộ như hiện nay.
Tăng cường bổ sung nguồn tin gồm nhiều loại hình khác nhau, trong đó đặc biệt chú trọng đến loại hình tài liệu phục vụ chuyên ngành ở trình độ đại học đã có và chun ngành mới. Ngoài bổ sung tài liệu dưới dạng ấn phẩm sách, báo tạp chí thư viện cần chú trọng bổ sung các cơ sở dữ liệu có giá trị đặc biệt là các cơ sở dữ liệu nước ngoài.
Đa dạng hóa hình thức bổ sung: ngồi việc mua bán và nhận lưu tài liệu nội sinh, các thư viện mở rộng công tác, liên kết trao đổi nguồn tin đối với các thư viện khác trong hệ thống, khai thác các nguồn tin của các tổ chức hoạt động phi chính phủ.
3.2. Hồn thiện các sản phẩm và dịch vụ thơng tin - thƣ viện hiện có
3.2.1. Nâng cao chất lượng các sản phẩm thơng tin - thư viện hiện có
SP&DV TT – TV tại các trường đại học được xây dựng trên cơ sở những điều kiện về nhân lực, vật lực, tài lực của chính thư viện. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành, các SP&DV vẫn chưa phát huy hết được hiệu quả của nó, cũng như các nguồn lực của thư viện cả về nguồn nhân lực, cơ sở vật chất. Do đó, các thư viện cần có những biện pháp để thúc đẩy và phát huy hết hiệu quả của SP&DV hiện có, cũng như việc tạo điều kiện để NDT tiếp cận đến các sản phẩm và sử dụng các SP&DV một cách chủ động.
Củng cố, bổ sung hệ thống mục lục phiếu
Trong thực tế, hầu hết các thư viện hiện đại đều khơng cịn sử dụng hệ thống