- Ý nghĩa quản lý
4 Tập đồn Cơng nghiệp Than Khoáng sản Việt Nam
3.2.1. Quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ các TĐKTNN
3.2.1.1. Ban hành văn bản quản lý và hướng dẫn công tác lưu trữ
Trong một giới hạn nhất định, nghiên cứu những quy định về tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN được đặt trong hệ thống của các doanh nghiệp Việt Nam, cụ thể là doanh nghiệp nhà nước. Về hình thức, ngành lưu trữ đã có hệ thống văn bản quản lý nhà
nước tương đối đầy đủ, từ luật cho đến công văn hướng dẫn nghiệp vụ. Liên quan đến công tác lưu trữ của các doanh nghiệp, những văn bản này quy định về các vấn đề sau:
Quy định về TLLT và nguyên tắc quản lý lưu trữ của các TĐKTNN
Theo quy định của Điều 1: “Luật này áp dụng đối với cơ quan nhà nước, …, các tổ
chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân...” thì các TĐKTNN thuộc đối
tượng điều chỉnh của Luật Lưu trữ 2011. Hơn nữa, TĐKTNN là những doanh nghiệp đặc biệt, có quy mơ, tiềm lực kinh tế lớn và có vị trí, vai trị quan trọng đối với nền kinh tế đất nước. Vì vậy, những tài liệu hình thành trong q trình hoạt động của các Tập đồn có giá trị, ý nghĩa về nhiều mặt, cần được lựa chọn để lưu trữ theo quy định của pháp luật. Một phần tài liệu của các TĐKTNN thuộc thành phần Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định của Khoản 9 Điều 2 Luật Lưu trữ: “Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ
tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, …,
tổ chức kinh tế, …. được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước”.
Công tác lưu trữ của các TĐKTNN phải tuân theo nguyên tắc quản lý lưu trữ được quy định tại Điều 3 Luật Lưu trữ. Nhà nước có quyền và trách nhiệm thống kê, nắm rõ số lượng, thực trạng và tình hình khai thác sử dụng TLLT thuộc Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam trên cơ sở tôn trọng quyền sở hữu tài liệu của các doanh nghiệp.
Quy định về trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ
Luật Lưu trữ đã nêu rõ trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức đối với công tác lưu trữ: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình.” (Điều 6). Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, của công chức, viên chức, nhân viên trong từng hoạt động liên quan đến nghiệp vụ lưu trữ còn được nêu cụ thể tại các Điều 9, 10,11,12 của Luật Lưu trữ. Cùng với việc quy định trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đối việc thực hiện công tác lưu trữ, Luật Lưu trữ còn nghiêm cấm các hành vi chiếm đoạt, làm mất mát, gây tổn thất đến TLLT; mua bán, chuyển giao, hủy trái phép TLLT; sử dụng TLLT xâm phạm quyền và lợi ích quốc gia, cơ quan, tổ chức, cá nhân…. (Điều 8). Những quy định này tạo thành nền tảng pháp lý để các cơ quan, cá nhân thực thi nhiệm vụ của mình tương ứng với vị trí trong cơ quan, doanh nghiệp. Đồng thời, cũng tạo thành cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hoặc căn cứ để truy cứu trách nhiệm trong trường hợp ngược lại.
Quy định về tổ chức và biên chế cán bộ lưu trữ
Khác với cơ quan quản lý nhà nước, trên nguyên tắc tôn trọng quyền tự chủ của doanh nghiệp, pháp luật quy định mở về vấn đề này cho các DNNN nói chung, các TĐKTNN nói riêng. Cụ thể, Điều 5 Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp (Thông tư 02) quy định: “Tại Tổng cục, Cục;…; tổ chức kinh tế nhà nước ở Trung ương tùy theo
khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thành lập phịng, tổ hoặc bố trí cơng chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp.” Dựa vào quy định của Thông tư và căn cứ vào thực tiễn khối lượng cơng việc, các Tập đồn tổ chức bộ phận lưu trữ và bố trí biên chế cán bộ phù hợp, đảm bảo thực hiện tốt công việc.
Quy định về nghiệp vụ lưu trữ
Để hoạt động lưu trữ được tiến hành thống nhất, Bộ Nội vụ và Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy định về nghiệp vụ lưu trữ. Tất cả các nghiệp vụ lưu trữ được quy định một cách khái quát trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 và quy định chi tiết tại Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia. Tại Nghị định này, hầu hết các nghiệp vụ được quy định rất cụ thể, khơng chỉ mang tính chất quy phạm pháp luật mà cịn trở thành cơng cụ, chỉ dẫn cách thức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ cho các Tập đoàn, từ việc thu thập, chỉnh lý, bảo quản đến khai thác sử dụng TLLT (từ Điều 5 đến Điều 22). Mặc dù đã hết hiệu lực thi hành nhưng những văn bản trên có ý nghĩa lớn đối với thực tiễn cơng tác công tác lưu trữ của các TĐKTNN Việt Nam.
Để nhanh chóng đưa Luật Lưu trữ vào cuộc sống và trên cơ sở hai văn bản trên, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan (Thơng tư 07). Các cơ quan chức năng cịn ban hành rất nhiều văn bản dưới nhiều loại hình khác nhau để quy định, hướng dẫn các Tập đồn tổ chức cơng tác lưu trữ và quản lý an toàn TLLT. Dựa vào những quy định này, các hoạt động nghiệp vụ như thu thập và bổ sung TLLT, phân loại, xác định giá trị hồ sơ, bảo quản, thống kê và tổ chức khai thác sử dụng TLLT ở lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử được thực hiện dễ dàng, thuận tiện.
Vấn đề quản lý TLLT khi chuyển đổi hình thức sở hữu DNNN được đề cập trong Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia (Nghị định 111). Trên cơ sở những quy định của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 và để thực hiện nhiệm vụ đã được quy định tại Điều 9 Nghị định 111, ngày
27/4/2005 Bộ Nội vụ hành hành Thông tư số 46/2005/TT-BNV hướng dẫn việc quản lý TLLT trong các trường hợp chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu DNNN (Thơng tư 46). Vấn đề này tiếp được khẳng định tại Điều 24 Luật Lưu trữ 2011: “Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản”.
3.2.1.2. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ
Thời gian qua, Bộ Nội vụ cùng với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã sử dụng các hình thức khác nhau để tuyền truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ. Các hình thức tuyền truyền, phổ biến đã được áp dụng như: ban hành văn bản hướng dẫn thực hiện văn bản pháp luật, tổ chức hội nghị phổ biến văn bản pháp luật, tuyên truyền văn bản pháp luật trên các phương tiện thơng tin đại chúng…. Trong đó, ban hành văn bản hướng dẫn triển khai văn bản pháp luật về lưu trữ là hình thức nổi bật nhất. Cụ thể:
Sau khi Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (Chỉ thị 05) được ban hành, Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 249/QĐ-BNV ngày 26/3/2007 về kế hoạch thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ (Quyết định 249). Bản kế hoạch kèm theo quyết định trên đã xác định 16 nhiệm vụ trọng tâm của ngành nhằm đưa Chỉ thị đi vào thực tiễn, trong đó nhiệm vụ quan trọng nhất là tổ chức xây dựng Luật Lưu trữ và Nghị định quy định chi tiết thi hành Luật Lưu trữ.
Để cụ thể hóa Kế hoạch được ban hành theo Quyết định 249, ngày 03/5/2007, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành công văn số 300/VTLTNN-NVTW hướng dẫn các Bộ, ngành, tỉnh triển khai thực hiện chỉ thị 05 của Thủ tướng Chính phủ.
Sau khi được Quốc hội khóa XIII thơng qua, Luật Lưu trữ 2011, ngày 17/8/2012, Bộ Nội vụ ban hành công văn 2959/BNV-VTLTNN về việc hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ. Nội dung công văn yêu cầu các cơ quan trung ương, ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố và các TĐKTNN sao gửi văn bản Luật đến các đơn vị trực thuộc, đồng thời mỗi cơ quan, đơn vị, Tập đoàn đều tổ chức hội nghị phổ biến, triển khai Luật Lưu trữ trong năm 2012.
Việc tuyên truyền, phổ biến bằng hình thức tổ chức hội nghị được Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức cho các Chi cục Văn thư – Lưu trữ các tỉnh tại Quảng Ngãi vào ngày 13/6/2013. Nhằm nâng cao nhận thức của xã hội về công tác lưu trữ và giá trị của TLLT quốc gia, Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước còn tổ chức tuyên truyền pháp luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành pháp luật trên các phương tiện thơng tin đại chúng
như Đài truyền hình Việt Nam, Đài phát thanh truyền hình Hà Nội, Báo Nhân Dân, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam và website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước [43].
3.2.1.3. Chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện công tác lưu trữ
Theo chức năng, nhiệm vụ đã được phân công, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phải chủ động tạo và giữ mối quan hệ công tác thường xuyên để chỉ đạo, hướng dẫn các Tập đồn triển khai cơng tác lưu trữ có hiệu quả. Đầu mỗi năm, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đều ban hành văn bản hướng dẫn nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ cho tất cả các cơ quan trung ương và địa phương, trong đó có các Tập đồn. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã góp ý bằng văn bản trong việc ban hành Bảng kê thời hạn bảo quản tài liệu, Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ hoặc thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy của các Tập đồn. Ví dụ :
+ Công văn số 227/VTLTNN-NVTW ngày 09/4/2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về Quy định thời hạn bảo quản tài liệu của EVN
+ Công văn số 412/ VTLTNN-NVTW ngày 22/5/2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị của PVN
Công tác chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ cho các TĐKTNN được Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước kết hợp trong các đợt kiểm tra định kỳ.
3.2.1.4. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác lưu trữ
Hoạt động kiểm tra, đánh giá được Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức dưới các hình thức: tổ chức đồn kiểm tra thực tế tại các Tập đồn; tổ chức hội nghị tổng kết cơng tác lưu trữ; yêu cầu các Tập đoàn gửi báo cáo thống kê công tác lưu trữ định kỳ hàng năm hoặc báo cáo theo các đợt tổng kết, báo cáo kết quả tự chấm điểm…
Việc kiểm tra công tác lưu trữ của các TĐKTNN được thực hiên hàng năm theo phương hướng nhiệm vụ năm sau và kế hoạch công tác đầu năm được Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xây dựng và được Bộ Nội vụ phê duyệt. Cụ thể : năm 2008 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã kiểm tra công tác lưu trữ tại PVN và VRG [39], năm 2009 - EVN[40], năm 2010 - PVN [42]. Hoạt động kiểm tra công tác lưu trữ của các Tập đồn cịn được tổ chức dưới hình thức chia nhóm để kiểm tra chéo. Trong thành phần của đoàn kểm tra chéo, ngoài đại diện của các Tập đoàn thuộc nhóm cịn có chun viên của phịng Nghiệp vụ Trung ương, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
Trong những năm qua, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tổ chức nhiều hội nghị tổng kết công tác lưu trữ của các bộ, ngành, cơ quan trung ương, trong đó có các TĐKTNN. Từ khi Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị 05 về việc tăng cường bảo vệ và
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tổ chức 2 hội
nghị sơ kết 3 năm, 1 hội nghị tổng kết 5 năm thực hiện Chỉ thị 05 của tất cả các Bộ, ngành trung ương, các TĐKTNN và các TCT 91. “Nhằm đánh giá những kết quả đạt được trong 10 năm (2001-2011), …, hoàn thiện dự án Luật lưu trữ trình Quốc hội” [43], Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng tổ chức Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia tại Hà Nội trong 2 ngày 18 và 19/8/2011.
Để có cơ sở xây dựng báo cáo tại các Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết giai đoạn thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, Chỉ thị 05, Luật Lưu trữ và kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ của các TĐKTNN, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng yêu cầu các Tập đồn lập và gửi báo cáo cơng tác lưu trữ theo các nội dung hướng dẫn. Ví dụ:
+ Báo cáo số 2959/BC-DKVN ngày 09/4/2010 của PVN sơ kết 3 năm (2007-2009) thực hiện Chỉ thị 05 của Thủ tướng Chính phủ;
+ Cơng văn số 1237/TKV-VP ngày 13/3/2012 của VINACOMIN về việc báo cáo tổng kết 5 năm thực hiện Chỉ thị 05/2007/CT-TTg;
+ Công văn số 25/BC-VNPT-VP ngày 19/3/2012 của VNPT về việc báo cáo tổng kết 5 năm thực hiện Chỉ thị 05/2007/CT-TTg…
Định kỳ cuối mỗi năm, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã yêu cầu các Tập đoàn gửi báo cáo thống kê cơ sở và báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ. Hoạt động này nhằm kiểm tra, đánh giá, có cơ sở thực hiện và xây dựng phương hướng, nhiệm vụ công tác quản lý lưu trữ của các TĐKTNN. Khảo sát cho thấy, về mặt hình thức, các Tập đoàn đã thực hiện đầy đủ nhiệm vụ này theo quy định của Bộ Nội vụ.