- Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
3.4.1. Lưu trữ TĐKT của Liên bang Nga
Cho đến thời điểm hiện tại, LBN đã xây dựng được hệ thống cơ sở pháp lý đầy đủ, thống nhất và đồng bộ cho hoạt động lưu trữ. Nghiên cứu cơ sở pháp lý và kinh nghiệm thực tiễn cơng tác lưu trữ của LBN, trong đó có lưu trữ TĐKT sẽ gợi mở cho Việt Nam trong tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN.
- Quan điểm của nhà nước LBN về TLLT của các TĐKT, về Phông lưu trữ LBN và về sở hữu TLLT
Điều 1 và Điều 3 Luật Liên bang Nga số 125- FZ ngày 22/10/2004 về Công tác lưu trữ (Luật Lưu trữ LBN) quy định: “Luật này điều chỉnh mọi quan hệ trong lĩnh lực bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng TLLT Phông lưu trữ LBN và tài liệu lưu trữ khác khơng phụ thuộc hình thức sở hữu cũng như mối quan hệ trong lĩnh vực quản lý công tác lưu trữ của LBN nhằm phục vụ các mục đích khác nhau của cơng dân, xã hội và nhà nước” và “Tài liệu Phông lưu trữ LBN là TLLT đã được xác định giá trị, có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và được thống kê nhà nước” [136]. Như vậy, công tác lưu trữ của mọi cơ quan, tổ chức trên lãnh thổ LBN, không phụ thuộc hình thức sở hữu đều được điều chỉnh bởi Luật
Lưu trữ nói riêng và pháp luật lưu trữ LBN nói chung. TLLT được xác định thời hạn bảo
quản vĩnh viễn và thuộc thống kê nhà nước của TĐKT là thành phần tài liệu Phông lưu trữ LBN. Công tác lưu trữ của tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được quản lý thống
nhất và thuộc thẩm quyền của các cơ quan lưu trữ LBN, của các chủ thể LBN và cơ quan lưu trữ địa phương theo phân cấp. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân vận dụng các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ để đảm bảo thực hiện thống nhất nguyên tắc tổ chức bảo quản, thu thập và sử dụng tài liệu lưu trữ. Tất cả tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức… phải được xác định giá trị tài liệu. Nghiêm cấm việc tiêu hủy bất kỳ tài liệu nào khi chưa tiến hành xác định giá trị.
Pháp luật lưu trữ LBN thừa nhận quyền sở hữu tư nhân đối với TLLT của tất cả các cơ quan, tổ chức không phải là cơ quan nhà nước và tài liệu của các cá nhân. Như vậy, TLLT của các TĐKT có thể thuộc sở hữu nhà nước hoặc sở hữu tư nhân tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, cụ thể là vào hình thức sở hữu vốn và tài sản của Công ty mẹ và các doanh nghiệp thành viên. Pháp luật bảo vệ quyền sở hữu TLLT khơng phân biệt hình thức sở hữu và nghiêm cấm thu hồi TLLT không theo quy định của nhà nước. (Điều 7, 8, 9 và 12 Luật Lưu trữ LBN)
- Về chế tài xử lý vi phạm pháp luật lưu trữ
Luật Lưu trữ LBN quy định khái quát về vấn đề xử phạt đối với hành vi vi phạm pháp luật về lưu trữ. Theo đó, các pháp nhân cũng như những người có chức vụ, cơng dân nếu vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ, tùy theo mức độ sẽ chịu trách nhiệm dân sự, trách nhiệm hành chính và trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật [136].
Tuy nhiên, nhằm tạo cơ sở pháp lý đầy đủ, thống nhất, đồng bộ cho việc tổ chức và quản lý cơng tác lưu trữ có hiệu quả, nhà nước LBN đã đưa các quy định về lưu trữ vào trong nhiều luật điều chỉnh các lĩnh vực hoạt động khác của xã hội, của doanh nghiệp như: Bộ Luật Hình sự, Bộ Luật về vi phạm hành chính, Luật Thuế, Luật Kế tốn, Luật về Cơng ty TNNH, Luật về Cơng ty CP…. Trong đó có nhiều quy định về xử lý trách nhiệm đối với các tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định về công tác lưu trữ.
+ Đối với các doanh nghiệp, Điều 89 Luật số 208-FZ ngày 26/12/1995 về Công ty CP [134] và Điều 50 Luật số 14-FZ ngày 08/02/1998 về Công ty TNHH [135] có quy định thành phần tài liệu cần phải lưu trữ, địa điểm lưu trữ tài liệu và trách nhiệm cung cấp thơng tin cho các đối tượng có liên quan.
+ Điều 17 Luật số 129-FZ ngày 21/11/1996 về Kế toán quy định các cơ quan, doanh nghiệp phải lưu trữ tài liệu tài chính kế tốn theo quy định của pháp luật về lưu trữ nhưng không dưới 05 năm [137]. Đồng thời, quy định người đứng đầu cơ quan phải chịu trách
nhiệm về việc lưu trữ tài liệu tài chính kế tốn. Để tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, doanh nghiệp, Điều 9 của luật này đã liệt kê tất cả tài liệu tài chính kế tốn cần phải lưu trữ. Ngoài ra, Luật Quảng cáo, Luật Thuế, Luật Phá sản cũng quy định trách nhiệm lưu trữ tài liệu và cung cấp tài liệu cho cơ quan có thẩm quyền khi cần thiết. Đặc biệt, Bộ Luật hình sự, Bộ Luật về vi phạm hành chính, Luật Kế tốn đều có điều khoản quy định trách nhiệm của cơ quan, doanh nghiệp và người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp; mức độ xử lý đối với hành vi vi phạm pháp luật lưu trữ. Cụ thể:
Tại Điều 13.25 Bộ Luật vi phạm hành chính số 195-FZ ngày 30/12/2001 (Bộ Luật vi phạm hành chính), quy định nếu các doanh nghiệp, các tổ chức tín dụng, kinh doanh cổ phiếu.. vi phạm về trình tự và thời hạn lưu trữ tài liệu theo pháp luật liên quan sẽ kéo theo việc những người có chức trách bị phạt hành chính ở mức 2.500 – 5.000 rup (đơn vị tiền tệ của Nga, tương đương với 785.000 – 1.570.000 VNĐ tại thời điểm 07/2016); pháp nhân bị phạt ở mức 200.000 – 300.000 rup (tương đương 62.800.000 – 94.200.000VNĐ tại thời điểm 07/2016) [117]. Về lưu trữ tài liệu quảng cáo, Điều 19.31 Bộ Luật vi phạm hành chính quy định người quảng cáo, người sản xuất quảng cáo, người phát hành quảng cáo vi phạm thời hạn lưu trữ tài liệu và hợp đồng quảng cáo theo quy định của pháp luật bị xử phạt theo 3 mức: nếu là công dân - từ 1.000 đến 2.000 rúp; nếu là pháp nhân - từ 20.000 đến 200.000 rúp [117].
Theo Điều 195 Bộ Luật Hình sự số 63- FZ ngày 13/06/1996, nếu cá nhân có hành vi che giấu, tiêu hủy, làm sai lệch tài liệu kế toán và các tài liệu khác phản ánh hoạt động kinh tế của pháp nhân hoặc doanh nghiệp tư nhân trong trường hợp có dấu hiệu phá sản hoặc gây hậu quả năng nề, tùy từng trường hợp sẽ bị áp dụng một trong các hình phạt như: phạt tiền từ 100.000 - 500.000 rúp, hoặc lao động bắt buộc đến 3 năm, hoặc hạn chế tự do đến 2 năm, hoặc giam giữ đến 6 tháng, hoặc phạt tù đến 3 năm và phạt tiền đến 200.00rup …[132]
Nhiều ví dụ cho thấy, pháp luật LBN xử lý nghiêm đối với những hành vi vi phạm pháp luật về lưu trữ. Nhiều trường hợp người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp phải nộp phạt bằng tiền cá nhân vì đã để xảy ra sai phạm trong lĩnh vực lưu trữ như để mất tài liệu, không lưu trữ tài liệu, đặc biệt là tài liệu tài chính kế tốn .… của cơ quan do mình phụ trách. Cụ thể, Luật Phá sản LBN số 127- FZ ngày 26/10/2002 quy định xử phạt rất nặng đối với cá nhân là lãnh đạo doanh nghiệp bị phá sản do hành vi khơng giao nộp tài liệu tài chính kế tốn và các tài liệu khác cho cơ quan chức năng về phá sản doanh nghiệp [138].
Một ví dụ cho thấy doanh nghiệp đã bị phạt một khoản tiền vơ cùng lớn vì vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ. Vào năm 2006, trong q trình kiểm tra cơng ty “Дальсвязь”, cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp trong vòng 5 ngày phải cung cấp hơn 14 triệu tài liệu tài
chính nhưng cơng ty đã không đáp ứng đúng thời hạn. Hậu quả là công ty phải nộp phạt 700 triệu rúp! [119].
- Hình thức tổ chức cơng tác lưu trữ của TĐKT của LBN
Lưu trữ Kinh tế LBN được thành lập từ năm 1961, là nơi lưu trữ tài liệu kinh tế và các bộ sưu tập lớn về lịch sử kinh tế - xã hội Nga và Liên Xô với khối lượng tài liệu vô cùng lớn bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu KHKT, tài liệu ảnh và tài liệu nhân sự của rất nhiều cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, nghiên cứu thành phần tài liệu hiện đang lưu trữ tại đây không cho thấy sự hiện diện tài liệu của các TĐKT. Qua nghiên cứu chúng tơi thấy, Tập đồn Cơng nghiệp Dầu khí Nga - chuyên khai thác, vận chuyển, bảo quản, chế biến dầu khí và ga đang tổ chức lưu trữ giống cách thức PVN đang thực hiện. Đó là thành lập Trung tâm lưu trữ của Tập đoàn tại Công ty mẹ.
Công ty mẹ Tập đồn Cơng nghiệp Dầu khí Nga có trụ sở tại Mat-xcơ-va và nhiều doanh nghiệp thành viên có trụ sở rải rác trên nhiều khu vực thuộc lãnh thổ liên bang Nga. Hàng năm, các doanh nghiệp thành viên của Tập đồn thực hiện hàng trăm cơng trình dầu khí. Lưu trữ Cơng ty mẹ đã thu thập và bảo quản khối tài liệu KHKT của các doanh nghiệp thành viên. Đặc biệt, Tập đồn này đã số hóa tồn bộ khối tài liệu này và chia sẻ cho các doanh nghiệp thành viên khai thác sử dụng để tái thiết, hiện đại hóa hoặc nâng cấp các cơng trình. Hình thức tổ chức lưu trữ như thế này khơng chỉ tiết kiệm cho Tập đồn những khoản chi phí về kho tàng, thiết bị, nhân lực để tổ chức bảo quản tài liệu tại từng đơn vị mà còn gia tăng giá trị sử dụng TLLT KHKT khi tài liệu được xử lý, cung cấp nhanh chóng, thuận tiện cho các đơn vị. Đặc biệt là có sự chia sẻ thông tin giữa các đơn vị trong Tập đồn để phục vụ cho mục đích phát triển chung theo đúng nghĩa của TĐKT [127].
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
Thực tế cơng tác lưu trữ của Газпром cịn cho chúng ta bài học kinh nghiệm về ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực lưu trữ. Bên cạnh hình thức lưu trữ tài liệu theo truyền thống, Tập đồn này đã số hóa tồn bộ tài liệu KHKT đã thu thập từ các doanh nghiệp thành viên. Tập đồn Cơng nghiệp Dầu khí Nga hoạt động trong ngành cơng nghiệp dầu khí nên nhiều hồ sơ có nội dung lên đến 150 – 200 tập. Lưu trữ điện tử dễ dàng giải quyết việc lưu trữ những hồ sơ có khối lượng lớn như thế và những tài liệu với nhiều định dạng khác nhau. Giữa bản gốc và bản điện tử được liên thông bởi một tài liệu tham chiếu theo một số lưu trữ, giúp người sử dụng dễ dàng tìm bản gốc hoặc bản điện tử nếu muốn. Thay vì lên Mat-xcơ-va mất 4-5 ngày để khai thác tài liệu, cán bộ chuyên môn của các doanh nghiệp thành viên có thể khai thác tài liệu tại chỗ thơng qua mạng nội bộ để
phục vụ cho cơng việc của mình. Việc làm này khơng chỉ tiết kiệm thời gian đi cơng tác, giảm chi phí cho doanh nghiệp mà còn giúp giải quyết công việc được nhanh hơn, góp phần tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp [127].
Cơng ty “Truyền thơng Nga” (“Ростелеком”) là Tập đồn đã ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. Là Tập đồn truyền thơng lớn nhất LBN với hàng trăm doanh nghiệp thành viên nên việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu, đặc biệt là tài liệu tài chính kế tốn và tài liệu KHKT là lựa chọn tối ưu nhất. Tự động hóa cơng tác lưu trữ khơng chỉ giảm chi phí mà cịn giúp giải quyết hàng loạt các vấn đề như: tạo ra sự khác biệt trong quyền tiếp cận, đảm bảo bảo quản phiên bản gốc của tài liệu, tạo ra sự minh bạch, tích lũy tồn bộ tài liệu tài chính vào bộ phận trung tâm phụ trách tài chính - kế tốn, giúp kiểm tốn nội bộ dễ dàng, giảm chi phí cho cán bộ đi cơng tác… Ví dụ cơng ty “Дальсвязь” bị phạt 700 triệu rúp được nêu ở trên cho thấy, bằng công cụ và phương pháp truyền thống khơng thể tìm và cung cấp chừng đấy tài liệu trong 5 ngày. Công việc này chỉ có thể hồn thành nếu cơng ty ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.