- Về loại hình, TLLT của các TĐKTNN gồm tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ
2.3.2. Tính đặc thù của TLLT các TĐKTNN
Ngoài các đặc điểm chung của TLLT, TLLT của các TĐKTNN cịn có các đặc thù về tính sở hữu, tính bí mật kinh doanh, tính bán cơng khai…. Tìm hiểu đặc thù TLLT của các doanh nghiệp để có cơ sở nghiên cứu cách thức tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đồn cho phù hợp khơng chỉ với đặc điểm tổ chức, hoạt động của loại hình doanh nghiệp này mà cịn phù hợp với chính đặc điểm TLLT của chúng từ góc độ doanh nghiệp và từ góc độ cơ quan quản lý ngành.
Về quyền sở hữu
Điều 164 Bộ Luật Dân sự 2005 quy định về quyền sở hữu như sau: “Quyền sở hữu
bao gồm quyền chiếm hữu, quyền sử dụng và quyền định đoạt tài sản của chủ sở hữu theo quy định của pháp luật.” Như vậy, quyền sở hữu là quyền của chủ sở hữu đối với vật sở
hữu thể hiện ở cả ba quyền: chiếm hữu, sử dụng và định đoạt đối với tài sản thuộc sở hữu của mình. Bên cạnh đó, Điều 170 Bộ Luật Dân sự 2005 còn xác định các căn cứ xác lập quyền sở hữu đối với tài sản. Hai trong các căn cứ đó là:
- Được chuyển quyền sở hữu theo thoả thuận hoặc theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Khoản 4 Điều 4 Nghị Định 69 quy định, Công ty mẹ và các doanh nghiệp thành viên của TĐKTNN là những thực thể độc lập, “có tư cách pháp nhân, có vốn và tài sản
riêng, có quyền chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản của mình theo quy định của pháp luật và theo thỏa thuận chung của Tập đoàn kinh tế”. Quyền sở hữu của doanh nghiệp
được quy định tại điều Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2005 và tiếp tục được Luật Doanh nghiệp 2014 khẳng định tại Điều 7: Quyền của doanh nghiệp “... Chiếm hữu, sử dụng,
định đoạt tài sản của doanh nghiệp”. Quyền sở hữu TLLT của các doanh nghiệp không
xâm hại đến quyền quản lý của Nhà nước và Nhà nước vẫn là chủ thể có quyền quản lý tập trung, thống nhất tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Mặc dù tên gọi là TĐKTNN nhưng vốn và tài sản của các TĐKT thuộc đa sở hữu. Từ đặc điểm tổ chức vừa phân tích trên chúng ta thấy, ngồi chủ sở hữu là nhà nước, vốn và tài sản của các TĐKTNN còn thuộc sở hữu của nhiều thành phần kinh tế khác. Trong đó, nhà nước là chủ sở hữu 100% vốn và tài sản của đa số các Công ty mẹ và nhiều công ty cấp II, Công ty cấp III. Nhà nước, các tập thể, cá nhân và nhà đầu tư nước ngoài là đồng chủ sở hữu VINATEX và các doanh nghiệp thành viên còn lại. TLLT là sản phẩm hình thành trong quá trình “hoạt động sản xuất kinh doanh hợp pháp” của doanh nghiệp, là một trong những bộ phận cấu thành nên tài sản của doanh nghiệp. Vì vậy, cần căn cứ vào tỷ lệ vốn sở hữu để xác định quyền sở hữu của các chủ sở hữu đối với TLLT để có cách thức tổ chức và quản lý phù hợp. Rõ ràng, nhà nước là chủ sở hữu duy nhất đối với TLLT của các Công ty mẹ, doanh nghiệp thành viên thuộc sở hữu 100% vốn nhà nước. Vì “Doanh nghiệp nhà nước là doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ” nên các doanh nghiệp còn lại của TĐ là doanh nghiệp phi nhà nước. .Nhà nước là một trong những đồng chủ sở hữu đối với TLLT của các doanh nghiệp còn lại, kể cả trường hợp nhà nước có vốn góp hoặc cổ phần chi phối. Quyền quyết định của các chủ sở hữu đối với tài sản doanh nghiệp, trong đó có TLLT phụ thuộc vào tỷ lệ vốn góp có trong vốn điều lệ của doanh nghiệp được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014.
Bên cạnh đó, Khoản 3 Điều 4 Luật Lưu trữ 2011 cũng “thừa nhận quyền sở hữu
đối với TLLT”của tất cả các pháp nhân và thể nhân. Quyền sở hữu của các doanh nghiệp
đối với TLLT được thực hiện theo nguyên tắc: “Chủ sở hữu được thực hiện mọi hành vi
theo ý chí của mình đối với tài sản nhưng không được gây thiệt hại hoặc làm ảnh hưởng đến lợi ích của Nhà nước, lợi ích cơng cộng, quyền, lợi ích hợp pháp của người khác”
TĐKTNN có quyền chiếm hữu, sử dụng TLLT phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quyền định đoạt của chủ sở hữu đối với tài sản phải theo quy định của pháp luật. Cụ thể, các chủ sở hữu không được tự ý tiêu hủy, mua bán, cho tặng hoặc chuyển TLLT ra nước ngoài khi chưa được sự đồng ý của các cơ quan có thẩm quyền và cần tuân thù các thủ tục theo luật định. Nhà nước bảo vệ quyền sở hữu đối với tài sản của các doanh nghiệp, khơng phân biệt hình thức sở hữu.
Về tính bí mật kinh doanh
Ngồi những thơng tin có giá trị, ý nghĩa về chính trị, văn hóa, lịch sử như tất cả TLLT nói chung, TLLT doanh nghiệp còn mang bí mật kinh doanh. Bí mật trong kinh doanh có thể là các số liệu, dữ liệu về nhân sự, về tài chính, về thị trường; các bí quyết kinh doanh; cơng thức sản phẩm, kiểu dáng cơng nghiệp, quy trình cơng nghệ, thiết kế; các sáng chế kỹ thuật; kết quả nghiên cứu khoa học, công thức sản xuất, tình trạng bế tắc trong nghiên cứu, các giải pháp kỹ thuật đã bị rút bỏ. … Một số bí mật kinh doanh của doanh nghiệp được pháp luật bảo hộ bằng Luật Sở hữu trí tuệ nếu doanh nghiệp có nhu cầu và phải được thể hiện bằng văn bản. Tùy mức độ quan trong của thơng tin, doanh nghiệp tồn quyền quyết định thời hạn mật đối với các tài liệu chứa đựng bí mật kinh doanh. Đồng thời, áp dụng biện pháp để bảo vệ TLLT chứa đựng bí mật kinh doanh, ngăn chặn việc các đối thủ cạnh tranh tiếp cận và có được các bí mật đó để làm tổn hại đến lợi ích kinh tế của doanh nghiệp mình.
Ví dụ: tài liệu về tình trạng bế tắc trong nghiên cứu được doanh nghiệp lưu trữ vĩnh viễn vì nếu các đối thủ cạnh tranh tiếp cận tài liệu, có được thơng tin sẽ kế thừa và có thể nghiên cứu thành cơng trong thời gian ngắn hơn, với chi phí thấp hơn. Kết quả nghiên cứu sẽ trở thành thế mạnh và được đối thủ áp dụng trong sản xuất kinh doanh nhằm cạnh tranh với doanh nghiệp.
- Cơng trình khoa học, phát minh sáng chế, giải pháp hữu ích chưa được cấp bằng sáng chế hoặc doanh nghiệp không muốn đăng ký bảo hộ;
- Cơng thức và quy trình nổ mìn khoan núi của các cơng ty hóa chất mỏ thuộc Tập đồn Cơng nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam;
- Danh sách đối tác, khách hàng chiến lược của các Tập đoàn....
Do hoạt động sản xuất kinh doanh ở những lĩnh vực kinh tế quan trọng, có tính quyết định đến sự phát triển của nền kinh tế đất nước như dầu khí, điện lực, khống sản, hóa chất .… nên ngồi những bí mật kinh doanh chung như đã phân tích ở trên, một số tài liệu của các TĐKTNN thuộc danh mục cần bảo vệ theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước. Trong khi các tài liệu có giá trị lịch sử được cơng khai phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu của xã hội, những tài liệu thuộc hai loại này sẽ có quy định hạn chế tiếp cận
đối với những người khơng có thẩm quyền trong doanh nghiệp khi chưa được giải mật theo quy định của doanh nghiệp hoặc của Nhà nước. Đặc biệt, để đảm bảo quốc phòng, an ninh, kinh tế, khoa học, công nghệ, doanh nghiệp không được quyền công bố một số tài liệu thuộc loại tuyệt mật, tối mật được quy định trong Quyết định số 106/2008/QĐ- TTg ngày 21/7/2008 của Thủ tướng Chính phủ về Danh mục bí mật nhà nước độ “Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Mật” trong ngành Cơng thương. Đó là các tài liệu chứa đựng những nội dung về: chương trình, kế hoạch hợp tác đầu tư với nước ngồi về ngành cơ khí, luyện kim, năng lượng điện, hóa chất, dầu khí, thương mại chưa công bố hoặc không công bố; bản thiết kế, sơ đồ mạng lưới cung cấp điện cho các cơng trình an ninh, quốc phịng và cơng trình đặc biệt quan trọng của đất nước; phương án đàm phán, quá trình đàm phán các hiệp định về kinh tế - thương mại, các hợp đồng, đề án lớn mang tính chiến lược của ngành thương mại, cơ khí, luyện kim, năng lượng điện, hố chất, dầu khí, cơng nghiệp khai thác mỏ và chế biến khoáng sản, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm và công nghiệp chế biến khác đã được phê duyệt... Ví dụ:
- Cơng văn số 931/TTg-HTQT ngày 16/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ về các dự án khai thác, chế biến bơxit của Tập đồn TKV tại Lâm Đồng và Đắk Nông;
- Thông báo số 146/TB-VPCP ngày 12/9/2006 của Văn phịng Chính phủ thơng báo kết luận của Phó Thủ tướng thường trực Nguyễn Sinh Hùng về thúc đẩy hợp tác kinh tế, thương mại với Campuchia….
Về tính bán cơng khai
Từ đặc điểm về tính bí mật kinh doanh đã phái sinh ra đặc điểm tính bán cơng khai của TLLT các TĐKTNN.
Như quy định của nhiều nước trên thế giới, ở Việt Nam, TLLT thuộc sở hữu nhà nước được công khai tiếp cận và khai thác sử dụng sau 30 năm kể từ ngày được hình thành nếu tài liệu khơng chứa đựng bí mật ảnh hưởng đến an ninh, quốc phịng và lợi ích quốc gia. Những TLLT khơng chứa đựng bí mật nhà nước và bí quyết kinh doanh của Tập đồn phải cơng khai, minh bạch cho nhiều đối tượng tiếp cận, khai thác sử dụng phục vụ nhiều mục đích khác nhau theo quy định của pháp luật và yêu cầu của hội nhập kinh tế quốc tế. Ví dụ: cung cấp tài liệu theo yêu cầu của cơ quan thẩm quyền phục vụ quản lý nhà nước; hợp tác với các đối tác, đặc biệt là các đối tác nước ngoài; kiểm tra, giám sát của người dân, thể hiện quyền của người dân trong tham gia quản lý nhà nước….
Những TLLT chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh như ví dụ đã nêu ở trên của các TĐKTNN mang tính bán cơng khai. Đối với những tài liệu này, khó có thể áp dụng các nghiệp vụ lưu trữ thông thường như đối với phần lớn các TLLT còn lại. Các tổ chức hoặc cá nhân không được quyền tiếp cận, khai thác sử dụng để thu lợi, gây hại hoặc
ảnh hưởng đến lợi ích hợp pháp của nhà nước và doanh nghiệp. Những tài liệu này mang lại lợi ích kinh tế to lớn cho doanh nghiệp và được pháp luật bảo hộ, bảo vệ nên doanh nghiệp không phải công khai cho các đối tượng khác theo Luật Sở hữu trí tuệ. Doanh nghiệp có thể áp dụng chế độ lưu trữ riêng, phù hợp với đặc điểm, nhu cầu và bối cảnh cạnh tranh của nền kinh tế thị trường. Ví dụ: đối với bí mật kinh doanh khơng đăng ký bảo hộ, doanh nghiệp có thể giao cho người có thẩm quyền, tin cậy cất giữ hoặc ký gửi bảo đảm ở ngân hàng. Đối với tài liệu mang thơng tin bí mật nhà nước, bí mật ngành sẽ giao cho cá nhân hoặc bộ phận, thông thường là do người đứng đầu hoặc cơ quan lãnh đạo doanh nghiệp (Tổng giám đốc, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị) bảo quản, chịu trách nhiệm theo quy chế nội bộ và quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Về tính có giá trị thực tiễn lâu dài
TLLT của các TĐKTNN, đặc biệt là tài liệu KHKT có giá trị thực tiễn cao và lâu dài như: tài liệu về thăm dị và khai thác dầu khí, khống sản các loại; kết quả nghiên cứu khoa học; các sáng chế kỹ thuật; bản vẽ thiết kế các cơng trình trọng điểm quốc gia như nhà máy thủy điện, nhà máy nhiệt điện, các giàn khoan, nhà máy lọc dầu, các mỏ khai khống, các trạm viễn thơng, Vinasat… Trong những tài liệu này, có nhiều loại tài liệu khó hoặc khơng thể xác định thời hạn hết giá trị thực tiễn để đưa vào lưu trữ lịch sử. Trong thực tế, chúng chỉ hết giá trị hiện hành khi các cơng trình, dự án ngừng hoạt động. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các Tập đồn khơng thể khơng cần sử dụng các tài liệu này. Ví dụ: sử dụng tài liệu để vận hành, khai thác các nhà máy thủy điện, nhiệt điện; để sửa chữa các thiết bị, phụ tùng bị hư hỏng; khắc phục các sự cố; nâng cấp sản phẩm; thiết kế và xây dựng các cơng trình đồng dạng ...
Do đó, nếu áp dụng thời hạn giao nộp vào lưu trữ các cấp theo quy định hiện hành sẽ gây nhiều bất cập. Đặc biệt là việc đánh mất giá trị thực tiễn về khoa học, kinh tế của những tài liệu này. Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN cần lưu ý đến đặc điểm này của tài liệu.
2.3.3. Giá trị, ý nghĩa của TLLT - Ý nghĩa chính trị
Thứ nhất, TLLT của các TĐKTNN phản ánh chân thực đường lối, chính sách phát triển kinh tế của đất nước
Hệ thống tài liệu được hình thành và lưu trữ trong các doanh nghiệp đã phản ánh từng giai đoạn xây dựng và thực hiện đường lối, chủ trương, chính sách đổi mới kinh tế của Đảng và Nhà nước Việt Nam trong thời gian qua. Từ mơ hình các TCT 91, trong mấy năm qua đã hình thành các TĐKTNN là một bước chuyển đổi lớn khơng chỉ của chính bản thân các doanh nghiệp mà của cả nền kinh tế đất nước. Vì nắm giữ vị trí, vai trị quan trọng nên
thăng trầm của các TĐKTNN tác động mạnh mẽ đến nền kinh tế đất nước. Bên cạnh những đóng góp cần được ghi nhận, thời gian qua, nền kinh tế đất nước cũng phải trả giá cho những thất bại, thua lỗ, thất thoát của các doanh nghiệp này. Thua lỗ của Vinashin, Vinaline và thất thốt từ đầu tư dàn trải của nhiều Tập đồn khác đã trở thành gánh nặng quá sức của nền kinh tế quốc gia. Đây chính là yếu tố cơ bản làm cho nền kinh tế đất nước bất ổn, buộc phải tái cơ cấu, trong đó các TĐKTNN là đối tượng ưu tiên số một. Tất cả những chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về đổi mới và phát triển kinh tế qua từng thời kỳ đến thực tiễn hoạt động của các TĐKTNN được phản ánh đầy đủ qua TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của các Tập đoàn. Cụ thể qua những tài liệu sau:
- Hồ sơ về xây dựng. sửa đổi, bổ sung, thay đổi các Luật về Doanh nghiệp; - Hồ sơ về đổi mới, sắp xếp DNNN;
- Hồ sơ thanh tra, kiểm toán các DNNN....
Thứ hai, TLLT của các TĐKTNN phản ánh chính sách kinh tế đối ngoại của Việt Nam trong thời gian qua
Các TĐKTNN là đối tác chủ yếu trong các dự án liên doanh với các nhà đầu tư nước ngoài. Đồng thời, trong hoạt động xuất nhập khẩu, các TĐKTNN là các đầu mối chính, có số lượng hàng xuất nhập khẩu chiếm tỷ lệ lớn so với các loại hình doanh nghiệp khác như: dầu thơ, sảm phẩm dệt may, cao su, than.... Theo website Bộ ngoại giao, hiện nay Việt Nam có quan hệ ngoại giao với trên 180 quốc gia của tất cả các châu lục, trong có đã thiết lập quan hệ đối tác chiến lược với 10 quốc gia. Các mối quan hệ kinh tế ngày càng được phát triển sâu rộng và có quy mơ lớn thông qua các dự án đầu tư hai chiều: doanh nghiệp Việt Nam đầu tư ra nước ngoài và các nhà đầu tư nước ngoài đầu tư vào Việt Nam.
Ví dụ: riêng trong lĩnh vực nghiên cứu, thăm dị, tìm kiếm, khai thác và chế biến dầu khí, Việt Nam là đối tác của rất nhiều TĐKT nước ngoài như: Nga, Malaysia, Cu ba, Venezuela, Indonesia, Thái Lan…
Trong lĩnh vực Viễn thông, Tập đoàn Viettel đã đầu tư thành công sang Lào với