- Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
3.3.2. Những hạn chế
Nhìn nhận một cách khách quan, cơng tác lưu trữ của các TĐKTNN chưa có được những kết quả nổi bật so với vị trí, quy mơ của các TĐKT lớn của quốc gia. Kết quả khảo sát cho thấy nhiều vấn đề về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đồn cịn nhiều bất cập. Cụ thể:
- Tổ chức bộ phận lưu trữ và nhân sự thực hiện công tác lưu trữ chưa được đầu tư tương xứng với quy mô và yêu cầu thực tiễn
+ Về số lƣợng cán bộ lƣu trữ: Tại Cơng ty mẹ, vẫn cịn 3/7 Tập đoàn tổ chức tổ/bộ
phận văn thư - lưu trữ thuộc Văn phòng để thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ. Việc chỉ tổ chức tổ/bộ phận Văn thư Lưu trữ ở một số Công ty mẹ không tương xứng với quy mơ của một Tập đồn. Mặt khác, hình thức tổ chức này làm giảm vị trí, vai trị của cơng tác lưu trữ
trong tổng thể hoạt động chung của doanh nghiệp; không tạo động lực và tăng thêm tinh thần trách nhiệm cho những người công tác trong bộ phận này. Dù được tổ chức dưới hình thức phòng hay tổ/bộ phận Văn thư - Lưu trữ, lưu trữ của các Công ty mẹ chỉ đảm nhận việc thu thập và bảo quản tài liệu của các ban chức năng thuộc Công ty mẹ. Công tác lưu trữ của các doanh nghiệp cấp III ít được chú trọng. Đa số các doanh nghiệp cấp III chỉ bố trí cán bộ văn thư kiệm nhiệm cơng tác lưu trữ. Mối quan hệ trong công tác lưu trữ giữa Công ty mẹ với các doanh nghiệp thành viên, giữa các doanh nghiệp thành viên với nhau vẫn mang tính rời rạc, chưa có sự gắn kết để chia sẽ lợi ích trong lưu trữ và khai thác thơng tin từ TLLT.
Tổ chức biên chế cán bộ lưu trữ của các Tập đồn cịn mang tính tùy tiện, khơng dựa vào nhu cầu thực tiễn và cơ sở khoa học. Nhiều Cơng ty mẹ (4/7) chỉ bố trí chỉ 01 cán bộ thực hiện công tác lưu trữ hoặc văn thư văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ. Về nguyên tắc, Phòng/bộ phận Văn thư Lưu trữ của Cơng ty mẹ có nhiệm vụ tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ không chỉ tại Cơng ty mẹ mà cịn ở các đơn vị thuộc Tập đồn. Vì vậy, ở đây cần có số lượng biên chế phù hợp mới có thể đảm nhận được các nhiệm vụ được quy định tại Điều 3 Thông tư 02 của Bộ Nội vụ. Thực tế cho thấy, khi cán bộ văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ thì phần lớn thời gian, sức lực cũng chỉ tập trung cho công tác văn thư. Việc phân công cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm còn phổ biến hơn nhiều ở các doanh nghiệp cấp II và doanh nghiệp cấp III.
+Về trình độ chun mơn của cán bộ lƣu trữ: Không chỉ hạn chế về số lượng, trình độ chun mơn của đội ngũ cán bộ lưu trữ của các Tập đồn cũng cịn bất cập. Trong tổng số 12 cán bộ lưu trữ của 7 Cơng ty mẹ có đến 05 cán bộ được đào tạo ở bậc đại học nhưng không thuộc chuyên ngành lưu trữ cũng như chuyên ngành thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Tập đoàn. Thực trạng cán bộ lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu chuyên môn diễn ra ở hầu khắp các doanh nghiệp thành viên của các TĐ. Mặc dù trong q trình cơng tác, các cán bộ này có tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn hoặc các đợt tập huấn nhưng với những gì thu được từ các hình thức đào tạo trên khơng thể giúp cán bộ hồn thành được nhiệm vụ có thể nói rất nặng nề mà họ được giao phó. Nếu khơng được đào tạo bài bản để trang bị đầy đủ cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý thì họ khơng thể đáp ứng yêu cầu công việc trong bối cảnh ngành lưu trữ còn nhiều vấn đề thực tiễn phức tạp cần được giải quyết.
- Quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhiều khi cịn thụ động và cịn mang tính hình thức
Kết quả khảo sát và nghiên cứu cho thấy, trong các hoạt động quản lý thuộc chức năng của mình, cơ quan quản lý ngành đã tổ chức tốt hoạt động ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ và tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ. Còn hoạt động chỉ
đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện và kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện cơng tác lưu trữ tại các TĐ cịn thụ động và mang tính hình thức.
Như đã trình bày ở mục 3.2.1.3, trong thời gian qua, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chưa chính thức trực tiếp tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ tại trụ sở của bất kỳ Tập đoàn nào. Hoạt động chỉ đạo, hướng dẫn chỉ được thực hiện thơng qua việc góp ý cho các Công ty mẹ xây dựng Bảng kê thời hạn bảo quản tài liệu và thẩm định danh mục tài liệu đề xuất tiêu hủy. Tuy nhiên, những việc này cũng khơng phải diễn ra thường xun, vì cho đến nay mới có PVN và EVN xây dựng Bảng kê thời hạn bảo quản tài liệu và một số Công ty mẹ xin thẩm định tiêu hủy tài liệu khơng có giá trị bảo quản. Trong q trình xây dựng Danh mục hồ sơ, Bảng kê thời hạn bảo quản, các Công ty mẹ cũng không nhận được sự tư vấn, hỗ trợ về chuyên môn của cơ quan quản lý ngành. Việc thẩm định danh mục tài liệu tiêu hủy cũng khơng theo đúng quy trình, thủ tục cần thiết. Việc góp ý, thẩm định, phê duyệt Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ và danh mục tài liệu tiêu hủy được thực hiện một cách đơn giản. Cụ thể, khi các Công ty mẹ gửi hồ sơ đề nghị thẩm tra Danh mục tài liệu loại hủy, lãnh đạo phòng Nghiệp vụ trung ương giao cho một cán bộ nghiên cứu và giải quyết. Hầu hết các trường hợp cán bộ được phân công nhiệm vụ đồng ý với đề xuất theo danh mục tài liệu của các Tập đồn bằng cơng văn trả lời do Cục trưởng hoặc Phó cục trưởng ký. Ví dụ:
Cơng văn số 462/VTLTNN-NVTW ngày 22/5/2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị do Phó cục trưởng Trần Quốc Thắng ký đã đồng ý (khơng có phê duyệt) Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của PVN và EVN. Như vậy, số phận của rất nhiều hồ sơ (bị tiêu hủy hay quy định thời hạn bảo quản) được quyết định bởi ý kiến chủ quan của một lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước dưới sự tham mưu của một cán bộ chuyên môn.
(Xem phụ lục 4)
Nhiều hoạt động quản lý của cơ quan chức năng như thực tế cho thấy cịn mang tính hình thức. Thực tế cho thấy, việc kiểm tra của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước đối
với công tác lưu trữ của các TĐ chỉ mang hình thức. Đồn kiểm tra chỉ đến nghe các Công ty mẹ báo cáo tình hình cơng tác văn thư, lưu trữ, thăm kho lưu trữ, xem qua mục lục hồ sơ. Hơn nữa, mỗi đợt chỉ tổ chức kiểm tra đối với Công ty mẹ và một số doanh nghiệp thành viên thuộc Tập đồn. Vì vậy, quản lý nhà nước của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước
công tác lưu trữ các TĐKTNN chủ yếu được thực hiện thông qua các loại báo cáo. Điều quan trọng là các báo cáo này chưa được thẩm định độ trung thực, chính xác của thơng tin, số liệu từ phía Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước qua các hình thức cần thiết. Chính vì thế, số liệu trong báo cáo thống kê giữa các năm của một số Tập đồn có sự mâu thuẫn nhưng khơng bị phát hiện. Ví dụ :
- Báo cáo thống kê cơ sở cơng tác lưu trữ năm 2012 của PVN có 08 Phơng/ sưu tập TLLT nhưng đến báo cáo năm 2013 PVN có 10 Phơng/sưu tập. Sau 01 năm PVN xuất hiện thêm 02 Phông/sưu tập lưu trữ trong khi cơ cấu tổ chức của Công ty mẹ không thay đổi. Cũng so sánh 2 báo cáo trên của PVN cịn phát hiện sự khơng thống nhất ở số liệu mét giá tài liệu giấy và hồ sơ đang bảo quản trong kho : năm 2012 đã chỉnh lý 1.400m giá trong tổng số 1.500m giá tài liệu, tương đương với 31.000 hồ sơ/đvbq, tiêu hủy 80m, thu thập
thêm 100m nhưng đến năm 2013 cũng với 1.500m giá tài liệu, đã chỉnh lý 1.420m giá
nhưng tương đương 62.000 hồ sơ/đvbq. [78]
- Báo thống kê cơ sở công tác lưu trữ năm 2013 của VNPT ở mục Kho lưu trữ :
Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng: 1.500m2. Trong đó, diện đích kho đã sử dụng:
2.300m2 ; diệntích kho chưa sử dụng: 0m2 [72].
-Tương tự, báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ của VINACOMIN ở mục Kho lưu trữ :
Diện tích kho lưu trữ chun dụng: 765m2.Trong đó:
Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng đã sử dụng để bảo quản tài liệu: 551m2 ; Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng chưa sử dụng để bảo quản tài liệu: 956m2
- Trong báo cáo thống kê này, số liệu ở mục: Tài liệu khoa học, kỹ thuật cũng có mâu thuẫn. Ví dụ:
Tổng số mét giá tài liệu : 1.431m. Trong đó, đã chỉnh lý hồn chỉnh 1160 hồ sơ/đvbq, quy ra mét giá : 2.381m. Như vậy, sau khi chỉnh lý, số mét giá tài liệu tăng gần gấp đơi.
[86]. Ngồi ra, báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 của VRG chứa đầy những số liệu mâu thuẫn.
Phần lớn các doanh nghiệp thành viên chỉ thực hiện báo cáo mang tính chiếu lệ. Điều này được cán bộ lưu trữ của một số Công ty mẹ xác nhận. Hơn nữa, Công ty mẹ và cơ quan quản lý ngành chưa áp dụng biện pháp kiểm tra, thẩm định các báo cáo do các doanh nghiệp thành viên gửi lên. Cụ thể, theo phỏng vấn và quan sát của chúng tôi, các số liệu về số lượng người khai thác sử dụng TLLT được các Tập đoàn khai trong
báo cáo thống kê có nhiều trường hợp là khơng chính xác. Phần lớn là kê khai số lượt người khai thác cao gấp nhiều lần so với thực tế. Ví dụ:
+ Theo báo cáo thống kê năm 2013,VNPT có 1950 lượt người khai thác sử dụng tài liệu. Trong khi thực tế tại sổ theo dõi của lưu trữ Cơng ty mẹ chỉ có 86 lượt người.
+ Tại Công văn số 192/VMS-TCHC của Công ty thông tin di động Mobifone về thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 gửi VNPT, Cơng ty có 21 mét tài liệu hành chính, 60 mét tài liệu KHKT nhưng có đến 928 lượt người khai thác sử dụng.
- Theo báo cáo thông kê, năm 2013, tại tất cả các lưu trữ của Tập đồn Cơng nghiệp Than và Khống sản Việt Nam có 55.106 số lượt người khai thác sử dụng. Trong khi thực tế tại lưu trữ của Cơng ty mẹ rất ít người đến khai thác sử dụng tài liệu và cán bộ lưu trữ không lập sổ theo dõi.
Nhiều doanh nghiệp thành viên không phân biệt được sự khác nhau giữa báo cáo thống kê tổng hợp và báo cáo thống kê cơ sở. Điều này dẫn đến hiện tượng nhiều doanh nghiệp sử dụng biểu mẫu thống kê tổng hợp để báo cáo thống kê cơ sở.
Có thể nhận xét rằng, cơ quan quản lý ngành chưa bao giờ nắm được số liệu cụ thể hồ sơ được bảo quản với các thời hạn khác nhau, đặc biệt là hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của từng Công ty mẹ và các doanh nghiệp thành viên hay của bất kỳ cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử ở trung ương. Điều quan trọng nhất là chất lượng hồ sơ được bảo quản trong các kho lưu trữ chưa được cơ quan quản lý ngành quan tâm. Qua hình thức thu thập một cách thụ động (giao gì nhận nấy) của TTLTQG III đối với tài liệu của các Cơng ty mẹ, có thể khẳng định chất lượng hồ sơ lưu trữ hiện được bảo quản trong các kho không được đảm bảo. Trong tất cả các báo cáo thống kê và báo cáo tổng kết đánh giá, TLLT được quan tâm nhiều ở số lượng mét giá. Trong khi để đảm bảo quản lý chặt chẽ, thống nhất TLLT, đơn vị thống kê phải là hồ sơ/đvbq. Hơn nữa, tài liệu bên trong hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và bảo quản lâu dài phải được biên mục và đánh số tờ để phục vụ quản lý, tránh thất thoát. Đơn vị thống kê mét giá tài liệu chủ yếu dùng để phục vụ xây dựng kế hoạch trang bị cơ sở vật chấ, nhân sựt và kho tàng phục vụ bảo quản tài liệu.
- Quy định về chỉnh lý khoa học tài liệu chưa thống nhất với một số quy định trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
Lý luận cho thấy, công tác văn thư và cơng tác lưu trữ có mối liên hệ mật thiết với nhau. Một trong những nghiệp vụ quan trọng của công tác văn thư, làm nền tảng cho công tác lưu trữ là lập hồ sơ hiện hành theo Danh mục hồ sơ. Tuy nhiên, khơng có sự đồng bộ, thống nhất giữa một số quy định về công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Dưới góc độ cơng tác văn thư, Khoản 4 Điều 23 Nghị định 110 quy định: “Trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về cơng việc đó”. Vấn đề này được quy định rõ hơn tại Điều 9 Luật Lưu trữ 2011: “… Người được giao giải quyết, theo dõi cơng việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về cơng việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan…”. Như vậy, việc lập hồ sơ, quản lý và giao nộp hồ sơ là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi cá nhân khi thực hiện công việc đã được luật hóa trong nhiều văn bản.
Kết quả nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý công tác lưu trữ cho thấy có nhiều quy định cho phép các cơ quan chỉnh lý tài liệu sau khi giao nộp vào lưu trữ. Cụ thể, Điều 10 Luật Lưu trữ 2011 quy định trách nhiệm của lưu trữ cơ quan là “ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”. Tiếp đến, Bộ Nội vụ ban hành công văn số 2959/BNV-VTLTNN ngày 17/8/2012 v/v hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ. Trong đó quy định: “Tổ chức chỉnh lý tài liệu, lựa chọn tài liệu có giá trị vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định”. Công tác chỉnh lý được xem là một trong những nhiệm chính của cơng tác lưu trữ khi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu và Quyết định số 128/QĐ- VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000 và nhiều văn bản khác. Điều này đồng nghĩa với việc cơ quan có thẩm quyền cho phép các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp giao nộp vào lưu trữ tài liệu chưa được lập hồ sơ. Trên thực tế, cơ quan quản lý ngành còn cung cấp dịch vụ chỉnh lý tài liệu cho các cơ quan, doanh nghiệp có nhu cầu và các TĐKTNN là những khách hàng lớn sử dụng dịch vụ này trước khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
Hệ quả dẫn đến thực trạng phần lớn tài liệu đang được bảo quản trong các kho lưu trữ của các TĐ, tài liệu của các TĐ trong các TTLTQG là kết quả của công tác chỉnh lý khoa học tài liệu. Có thể nhìn nhận ngành lưu trữ Việt Nam dưới góc độ nào đó đã phát triển theo hướng ngược lại vì cách đây gần 40 năm, ngày 12-10-1977 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đã có cơng văn 261/NV về việc ban hành “Bản hướng dẫn