- Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
4.1.3. Phục vụ có hiệu quả cho hoạt động của các TĐKTNN
Trừ các doanh nghiệp hoạt động cơng ích, bên cạnh các mục tiêu khác như: nâng cao giá trị doanh nghiệp, chiếm lĩnh thị trường, xây dựng và khuyếch trương thương hiệu..., tất cả các doanh nghiệp còn lại đều đặt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận lên hàng đầu. Là những doanh nghiệp đặc biệt, ngoài thực hiện nhiệm vụ cơng ích, các TĐKTNN cịn phải đạt mục tiêu lợi nhuận và các mục tiêu khác như mọi doanh nghiệp. Vì vậy, để đảm bảo đạt được các mục tiêu trên, hoạt động của các TĐKTNN phải đảm bảo tính hiệu quả. Khi đó, TLLT của các Tập đồn phải được xem là một trong những yếu tố phục vụ mục tiêu nâng cao lợi nhuận và các mục tiêu khác của doanh nghiệp. Để hoạt động lưu trữ được ổn định và phát triển, địi hỏi các Tập đồn phải đầu tư về nhân sự, kho tàng, thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu. Đây được xem như là khoản đầu tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các Tập đồn. Tuyệt đối khơng nên biến lưu trữ thành nơi lưu giữ những giấy tờ không cần thiết và trở thành “gánh nặng” cho Tập đoàn như thực tế đang diễn ra hiện nay tại một số Tập đoàn. Vấn đề này cần quan tâm khi các TĐKTNN khơng cịn được nhà nước “bao cấp, ưu đãi” như trước đây, phải cạnh tranh bình đẳng với các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế khác. Đặt biệt, khi các Tập đoàn phát triển theo xu hướng giảm tỷ lệ vốn của nhà nước ở phần lớn các công ty con và ở cả một số Công ty mẹ.
Đối với doanh nghiệp, tổ chức khoa học và khai thác giá trị thực tiễn của tài liệu có giá trị kinh tế, khoa học - công nghệ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày, nhằm mục đích tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp phải được quan tâm đầu tiên. Lợi nhuận chỉ có được khi chi phí thấp hơn doanh thu. Theo nguyên lý đó, các
khoản chi phí cho từng hạng mục, công việc cấu thành công tác lưu trữ của TĐ đều phải được hạch toán chi tiết và cần được xem là đầu tư cho kinh doanh.
Ví dụ: Cán bộ lưu trữ phải đảm bảo năng lực và trình độ chun mơn tác nghiệp với tài liệu mang tính đặc thù của ngành, lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Tập đoàn; tài liệu được lựa chọn đưa vào bảo quản phải trên cơ sở khoa học, có giá trị khai thác sử dụng trước mắt và lâu dài, phục vụ thiết thực cho hoạt động của Tập đồn; thiết bị phải được sử dụng có hiệu quả cho việc bảo quản, phục vụ tra tìm, nghiên cứu tài liệu…; phải năng động, sáng tạo trong tổ chức khai thác sử dụng TLLT bằng hình thức gia tăng giá trị thông tin chứa đựng trong tài liệu; đa dạng hóa hình thức khai thác sử dụng; chủ động trong việc phục vụ, cung cấp thông tin tài liệu khi cần thiết; ứng dụng công nghệ thông tin để giúp các đơn vị trong Tập đoàn tiếp cận thơng tin nhanh chóng, thuận tiện và tiết kiệm nhất. Làm thế nào để cán bộ chun mơn có thể sử dụng trực tiếp TLLT vào các hoạt động sản xuất kinh doanh như nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh; cải tiến, ứng dụng khoa học công nghệ; nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới; sửa chữa, cải tiến, nâng cấp cơng trình, nhà máy; hiện đại hóa sản phẩm, dịch vụ … rút ngắn thời gian và giảm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp so với việc khơng có hoặc khơng sử dụng TLLT.
Tuy nhiên, để đánh giá hiệu quả công tác lưu trữ của các TĐKTNN là điều khơng đơn giản bởi lợi ích từ việc khai thác sử dụng TLLT phục vụ cho họat động của các Tập đồn khó định lượng. Nhiều trường hợp, TLLT được sử dụng mang lại giá trị gián tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đồn hoặc có ý nghĩa đặc biệt đối với hoạt động của các Tập đồn như trưng bày trong phịng truyền thống để khơi dậy lòng tự hào, tinh thần đồn kết, gắn bó của cán bộ nhân viên và người lao động đối với doanh nghiệp, xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp; đào tạo, nâng cao trình độ chun mơn cho cán bộ; phục vụ cho việc ban hành các quyết định hành chính quản lý, điều hành của doanh nghiệp... Vì vậy, cần có cái nhìn tồn diện đối với đóng góp của cơng tác lưu trữ vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của các Tập đồn để có sự quan tâm, đầu tư đúng mức cho tổ chức hoạt động lưu trữ của các TĐKTNN.