Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng hệ thống các biện pháp khoa học kỹ thuật, các thiết bị nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Tại các Tập đoàn như: PVN, VNPT, VINACOMIN kho chứa tài liệu có diện tích lớn, vị trí trí kho nằm ở các tầng trên cao của trụ sở mới xây, các thiết bị đầy đủ nên tài liêu lưu trữ được bảo quản trong điều kiện tương đối tốt. Kho có diện tích rộng cộng với hệ thống giá được trang bị đầy đủ đảm bảo tài liệu được sắp xếp thoải mái, khơng bị chèn dẫn đến gãy, nát. Vị trí kho nằm ở các tầng trên cao hạn chế bị ẩm do ảnh hưởng của khí hậu so với để ở tầng một hoặc tầng hầm. Hơn nữa, các kho lưu trữ được bố trí để hạn chế ảnh hưởng trực tiếp của ánh nắng mặt trời nên đã hạn chế tác động có hại lên tài liệu lưu trữ. Các kho được trang bị các thiết bị cần thiết như: hệ thống điều hòa trung tâm, máy hút ẩm, thiết bị theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, hệ thống báo cháy và chữa cháy... để đảm bảo điều kiện nhiệt độ, độ ẩm cần thiết và an toàn cho tài liệu. Tuy nhiên, vẫn cịn các Tập đồn chưa đảm bảo các điều kiện theo yêu cầu để bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ và khơng được thuận tiện như VINACHEM, VINATEX.
Khảo sát cho thấy, khơng một TĐKTNN nào có sổ theo dõi vệ sinh kho lưu trữ để chứng minh cho việc kiểm tra, vệ sinh, khử trùng kho và tài liệu lưu trữ. Việc ra, vào kho lưu trữ chưa có chế độ ngăn ngừa để đảm bảo an toàn cho tài liệu trước những nguy cơ bị xâm nhập, lây nhiễm của côn trùng, vi khuẩn, nấm mốc gây hư hỏng tài liệu. Bên cạnh đó, trước khi giao nộp vào lưu trữ Tập đoàn, tài liệu thu thập từ các phịng/ban khơng được xử lý côn trùng, nấm, mốc sơ bộ, dễ dẫn đến lây các yếu tố nguy hại cho tài liệu có trong kho lưu trữ.
PVN đã đầu tư cho các kho lưu trữ tại PAC những thiết bị hiện đại và các phương tiện bảo quản thích hợp với tính chất và tải trọng của từng loại tài liệu (giấy, phim, sepia,
ảnh, băng từ, đĩa từ, mẫu vật...). Bên cạnh đó, hệ thống các thiết bị sao chụp, in ấn tài liệu hiện đại cũng góp phần đảm bảo tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ bằng nhiều chất liệu mang tin khác nhau. PAC đang thực hiện chế độ bảo quản TLLT và các mẫu vật theo hệ thống quản lý an tồn thơng tin ISO/IEC 27001:2005. Hoạt động này nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về an tồn thơng tin phục vụ cho tìm kiếm, thăm dị, khai thác và chế biến dầu khí trong và ngồi nước. Hệ thống an ninh, thẻ ra vào được trang bị hết sức hiện đại nhằm chống lại sự xâm nhập kho bất hợp pháp. Ngồi những cán bộ lưu trữ có thẻ ra vào để thực hiện nhiệm vụ, các cá nhân khác chỉ được vào kho và tiếp cận tài liệu khi có sự đồng ý của lãnh đạo PAC.