- Ý nghĩa quản lý
4 Tập đồn Cơng nghiệp Than Khoáng sản Việt Nam
3.1.3. Nơi bảo quản tài liệu, thiết bị phục vụ công tác lưu trữ của các Tập đoàn
Việc bố trí kho và các thiết bị phục vụ cơng tác lưu trữ của các cơ quan nói chung, các doanh nghiệp nói riêng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó cơ bản nhất là phụ thuộc vào điều kiện trụ sở làm việc và điều kiện tài chính của cơ quan, doanh nghiệp. PVN, VNPT, VINACOMIN là những Tập đoàn có các thế mạnh trên nên đã bố trí kho lưu trữ tương đối rộng, đáp ứng yêu cầu bảo quản tài liệu . Ví dụ:
- Kho lưu trữ của VNPT có diện tích 1.500m2 được bố trí ở tầng 21 và tầng 22. Đây là Tập đồn có diện tích kho lưu trữ lớn. Hơn nữa, vì trụ sở Tập đồn vừa được xây dựng nên kho lưu trữ khơng chỉ có diện tích lớn mà cịn khang trang, sach sẽ.
- 2 kho lưu trữ của VINACOMIN có tổng diện tích 115m2
- Kho lưu trữ của PVN có diện tích 550m2. Tuy nhiên, kho lưu trữ của PVN chỉ bảo quản tài liệu hành chính hình thành trong q trình hoạt động của Cơng ty mẹ. Một khối lượng lớn tài liệu khoa học - kỹ thuật (KHKT) thu thập từ các doanh nghiệp thành viên được bảo quản tại PAC thuộc Viện Dầu khí. Khối tài liệu chuyên ngành này được bảo quản trong 08 kho chuyên dụng nằm trong trụ sở của Viện Dầu khí với tổng diện tích 450m2. Trong đó, 06 kho ở tầng 3 bảo quản tài liệu đã được chỉnh lý, phân loại theo vật mang tin khác nhau và điều kiện bảo quản khác nhau như: kho 1 - tài liệu báo cáo kỹ thuật; kho 2 - mặt cắt địa chấn; kho 3 - microfilm và băng từ… Dưới tầng hầm B1 có 02 kho chứa tài liệu thu thập về nhưng chưa qua chỉnh lý khoa học
Ngồi ra, PAC cịn có kho tại Thành phố Hồ Chí Minh và Bà Rịa - Vũng Tàu được xây dựng theo tiêu chuẩn kho lưu trữ chuyên dụng dành bảo quản tài liệu ngành dầu khí.
- EVN đã dành diện tích 1.800m2 trong trụ trở vừa được mới xây làm kho lưu trữ. Như vậy, trong tất cả các TĐKTNN, EVN có diện tích kho lưu trữ lớn nhất. Tuy nhiên, cho đến hiện tại, tài liệu của EVN bị chia tách bảo quản ở hai kho: một kho tại trụ sở Công ty mẹ và một kho ở Sóc Sơn. Phần lớn TLLT của EVN được bảo quản trong kho ở Sóc Sơn, cách xa trụ sở Tập đoàn hơn 30km. Nếu PVN đã tiên phong xây dựng mơ hình tổ chức lưu trữ, trong đó có sự quan tâm đặc biệt đến việc bố trí diện tích kho lớn, phù hợp với tài liệu chuyên ngành với nhiều ưu điểm thì cách bố trí kho của EVN đã bộc lộ nhiều hạn chế.
Vẫn cịn các Cơng ty mẹ như VINATEX, VINACHEM … chỉ dành một diện tích vơ cùng hạn chế để làm kho lưu trữ tài liệu. Cụ thể: VINATEX có kho chỉ 25m2, VINACHEM: 30 m2. Bên cạnh diện tích nhỏ hẹp, vị trí kho lưu trữ của Tập đoàn VINACHEM ở tầng 1. Với điều kiện tự nhiên khí hậu có độ ẩm cao, đây là một trong những yếu tố đe dọa tiềm tàng đối với TLLT.
Đặc biệt, một số đơn vị thành viên của Tập đồn Dầu khí Quốc gia Việt Nam có diện tích kho lưu trữ rất lớn so với nhiều doanh nghiệp thuộc các Tập đoàn khác, kể cả kho của một số Cơng ty mẹ. Ví dụ: Nhà máy Lọc dầu Dung Quất đã xây và đưa vào sử dụng kho chuyên dụng với diện tích 1774m2; diện tích kho của Vietsovpetro: 1122m2.
Trong số các TĐKTNN, cho đến thời điểm này, PAC của PVN có hệ thống thiết bị đầy đủ kể trên phục vụ bảo quản TLLT hiện đại nhất Việt Nam và đạt tiêu chuẩn Châu Âu. Tập đồn đã đầu tư khoản kinh phí rất lớn để trang bị hệ thống thiết bị hiện đại bảo quản các loại TLLT thuộc nhiều vật mang tin khác nhau, không chỉ đáp ứng yêu cầu điều kiện bảo quản rất nghiêm ngặt mà cịn khoa học, thuận tiện. Ví dụ: PAC đã trang hệ thống giá điều khiển tự động, có hệ thống chốt và khóa hiện đại để sắp xếp và bảo quản TLLT. Tất cả các thiết bị hiện đại của PAC nhằm thực hiện chế độ bảo quản theo tiêu chuẩn hệ thống quản lý an tồn thơng tin ISO/IEC 27001:2005.
Tại các kho lưu trữ của EVN, VNPT, PVN, hệ thống thiết bị phục vụ bảo quản TLLT được trang bị cũng chỉ dừng lại ở mức đáp ứng yêu cầu tối thiểu. Đó là hệ thống giá, cặp, hộp để đựng và sắp xếp tài liệu (giá cố định); máy điều hòa, máy hút ẩm; thiết bị dọn vệ sinh; thiết bị báo cháy, bình chữa cháy… Kho lưu trữ của các Tập đoàn trên chủ yếu chỉ có tài liệu hành chính nên u cầu về thiết bị hiện đại không cao như như đối với PAC. Máy điều hòa cũng chỉ được bật trong khoảng thời gian làm việc hành chính vì lý do chi phí cao. Vẫn cịn tình trạng kho lưu trữ được sử dụng đa chức năng: vừa để lưu trữ tài liệu vừa dùng chứa các thiết bị văn phòng dư thừa, bị hỏng (VINACOMIN, VINACHEM).