- Khái niệm tổ chức
Từ tổ chức thường được nhìn nhận dưới hai nghĩa: danh từ và động từ.
Dưới nghĩa danh từ, tổ chức được định nghĩa khác nhau. Theo nghĩa rộng, tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật. Điều này có nghĩa, sự vật khơng thể tồn tại mà khơng có hình thức tổ chức liên kết các yếu tố nội tại theo cách nhất định. Vì vậy, tổ chức là thuộc tính của sự vật, bao gồm cả tự nhiên và xã hội [95, 9].
Cũng với nghĩa đơn giản nhất, tổ chức được xem là sự kết hợp của những cá thể độc lập có cùng mục đích [139].
Trang Web Giáo dục Glavsprav cũng có khái niệm tương tự về tổ chức. Theo đó,
“tổ chức là một nhóm người tương tác với nhau nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra với sự giúp đỡ về điều kiện vật chất, kinh tế, pháp luật và các điều kiện khác” [140].
Hai, có mục đích chung; Ba, phân cơng lao động;
Bốn, hệ thống thứ bậc quyền lực điều hành.
Bốn đặc điểm trên cũng có thể được xem như các nguyên tắc của tổ chức. Nếu muốn đạt được các mục tiêu đặt ra một cách hiệu quả, bất kỳ tổ chức nào cũng phải tuân theo các nguyên tắc trên.
Như vậy, dù dưới nghĩa đơn giản hay đầy đủ, ta thấy điều kiện để hình thành tổ chức là khi một số cá nhân có nhu cầu phối hợp để thực hiện một hoặc một số hoạt động mà nếu thực hiện đơn lẻ sẽ khơng có kết quả. Tổ chức là cơng cụ để đạt được mục tiêu, giúp con người phối hợp hồn thành những điều mà họ khơng thể hoàn thành được nếu hoạt động riêng lẻ.
Dưới nghĩa động từ, tổ chức là sự “sắp xếp các bộ phận cho phối hợp với nhau
để toàn bộ trở thành một cơ cấu nhất định” [109, 1097]. Có thể tìm thấy khái niệm khác với nội hàm tương tự như sau “Tổ chức là sắp xếp, bố trí cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất” [99, 1296]. Mặc dù
không nêu rõ nhưng khái niệm cho thấy phải có chủ thể thực hiện cơng việc sắp xếp, bố trí các bộ phận thành một chỉnh thể thống nhất, có cơ cấu ổn định để phối hợp thực hiện một hoặc một số chức năng nhằm đạt được mục tiêu nhất định. Chủ thể có thể là một cá nhân, một tổ chức; chỉnh thể có thể là lĩnh vực hoạt động, một cơ quan, tổ chức, hay cỗ máy, cơng trình.... và mỗi chỉnh thể được vận hành để đạt mục tiêu do chủ thể đặt ra. Các khái niệm trên cho thấy, tổ chức là hoạt động thường xuyên. Tùy thuộc vào điều kiện, bối cảnh xã hội của từng giai đoạn, thời điểm, chủ thể có thể thực hiện việc tổ chức để đạt mục tiêu của mình. Trong phạm vi luận án này, tổ chức được nghiên cứu với nội dung bao gồm tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự, kho tàng và thiết bị để thực hiện công tác lưu trữ của các TĐKTNN Việt Nam
- Khái niệm quản lý
Quản lý là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học xã hội và khoa học tự nhiên. Vì vậy, thuật ngữ “quản lý” thường được hiểu theo những cách khác nhau tuỳ theo góc nhìn khác nhau cũng như cách tiếp cận của người nghiên cứu. Mỗi lĩnh vực khoa học có định nghĩa về quản lý dưới góc độ riêng của mình và nó phát triển ngày càng sâu rộng trong mọi hoạt động của đời sống xã hội.
Theo nghĩa rộng, “quản lý là sự tác động có mục tiêu lên đối tượng xác định nhằm mục đích ổn định hoặc thay đổi trạng thái của đối tượng đó để đạt mục tiêu đã đặt ra” [143].
Hay “quản lý là hoạt động có mục đích của tất cả các chủ thể nhằm tổ chức, ổn định, tối đa hóa hoạt động và sự phát triển của tổ chức” [115]
Các khái niệm trên mới chỉ ra sự cần thiết phải có quản lý khi có sự phối hợp hoạt động của nhiều người và mục đích của quản lý, chưa chỉ ra phương thức tiến hành quản lý. Điều này có nghĩa là tổ chức có trước quản lý.
Các Mác - nhà tư tưởng, nhà kinh tế chính trị cũng chỉ dừng lại ở mức độ trên khi nói về quản lý: “Bất kỳ lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung nào đó mà được tiến
hành tuân theo một quy mô tương đối lớn đều cần có sự quản lý ở mức độ nhiều hay ít nhằm phối hợp những hoạt động cá nhân và thực hiện những chức năng chung... Một nhạc cơng tự điều khiển mình, nhưng một dàn nhạc phải có nhạc trưởng” [26, 23].
Tuy nhiên, Peter Ferdinand Drucker - một trong những nhà lý luận hàng đầu thế giới về quản lý và tổ chức của thế kỷ XX lại cho rằng quản lý phải có trước tổ chức khi đưa ra định nghĩa sau: “Quản lý là hoạt động đặc biệt để biến một đám đơng khơng có tổ chức
thành một nhóm hoạt động có hiệu quả và mục tiêu” [142].
Dưới góc độ quản trị, Fayol cho rằng “quản lý tức là lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy,
phối hợp và kiểm tra” [108, 59]. Ngược với các quan điểm trên, Fayol xem trọng cách thức
tiến hành hoạt động quản lý vì có lẽ ơng tin tưởng, nếu có cách thức quản lý tốt chắc chắn sẽ giúp tổ chức đạt được mục tiêu mong muốn.
Dưới góc độ chính trị, “quản lý được xem là phương thức tốt nhất để đạt được mục tiêu chung của một nhóm người, một tổ chức, một cơ quan, hay nói rộng hơn là một nhà nước” [67, 176].
Từ những phân tích trên cho thấy chưa có một khái niệm đầy đủ về quản lý, trong đó bao hàm bối cảnh cần phải có quản lý, phương thức tiến hành quản lý và môi trường của hoạt động quản lý. Trên cơ sở kế thừa những thành quả nghiên cứu của các cơng trình nghiên cứu trên, chúng tôi đưa ra khái niệm quản lý như sau: Quản lý là sự tác động có
mục tiêu của chủ thể đến khách thể bằng nhiều phương thức thông qua việc sử dụng hợp lý các nguồn lực khác nhau. Mỗi chủ thể tương ứng với khách thể và mục tiêu đưa
ra khác nhau sẽ có phương thức quản lý khác nhau. Ngoài ra, bối cảnh xã hội và mức độ đầy đủ của các nguồn lực cũng là các yếu tố chi phối đến hoạt động quản lý.
- Khái niệm tổ chức và quản lý cơng tác lưu trữ
Về cơng tác lưu trữ, có thể xem định nghĩa sau đây là khá đầy đủ: “Công tác lưu
trữ được xem là lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm các vấn đề chính trị, khoa học, pháp lý và thực tiễn về tổ chức tài liệu lưu trữ và hoạt động của các cơ quan lưu trữ” [116, 4].
Trong ГОСТ P 51141-98 của Liên bang Nga (LBN): “Công tác văn thư và công tác lưu trữ. Thuật ngữ và khái niệm”, công tác lưu trữ được xem “là lĩnh vực hoạt động đảm
bảo tổ chức bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ” [114]. Đây được xem là khái
niệm đơn giản nhất về công tác lưu trữ của LBN. Tuy nhiên, nếu nhìn vào thực tiễn cơng tác lưu trữ, khái niệm này chưa đề cập đến nhiều nghiệp vụ quan trọng khác mang tính quyết định đối với việc bảo quản, khai thác sử dụng TLLT. Trên cơ sở khái niệm này, hai chức năng cơ bản của công tác lưu trữ được xác định là:
- Bảo quản thông tin quá khứ cần thiết cho xã hội;
- Đảm bảo nhu cầu thông tin quá khứ của xã hội [116, 21].
Điều 3 Luật số 125- FZ ngày 22/10/2004: về “Công tác lưu trữ của Liên Bang Nga” đã mở rộng khái niệm đang nói và xem đây là “hoạt động của các cơ quan nhà nước, các
chính quyền địa phương, các tổ chức và công dân trong lĩnh vực bảo quản, thu thập, thống kê và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Liên bang Nga và các tài liệu lưu trữ khác”. Đây được xem là cơ sở pháp lý chi phối công tác lưu trữ của Liên bang Nga hiện
nay mặc dù nội hàm khái niệm khơng đầy đủ so với khái niệm trong giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Liên bang Xô Viết” trước đây.
Tại Việt Nam, khái niệm công tác lưu trữ được đưa ra đầu tiên trong giáo trình: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền. Theo các tác giả trên, “Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [45, 15].
Trong bài viết: “Xây dựng Luật lưu trữ để phát huy tác dụng của tài liệu lưu trữ đối với đời sống” đăng trên Tạp chí Nghiên cứu lập pháp điện tử, PGS.TS Văn Tất Thu cũng cho rằng: “Công tác lưu trữ theo nghĩa rộng là một lĩnh vực trong hoạt động của
Nhà nước bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”. Như vậy, khái niệm công tác lưu trữ được đưa ra trong các
cơng trình nghiên cứu tiêu biểu của Việt Nam về cơ bản có sự thống nhất với nhau.
Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 đưa ra khái niệm về hoạt động lưu trữ và định nghĩa rằng đây “là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài
liệu lưu trữ”. Khái niệm này chỉ đề cập đến các nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ và rõ
ràng hẹp hơn khái niệm công tác lưu trữ nói chung. Theo chúng tơi, hoạt động lưu trữ chỉ là một phần nội dung thuộc công tác lưu trữ.
Trên cơ sở nghiên cứu và kế thừa quan điểm từ một số khái niệm về công tác lưu trữ của các nhà nghiên cứu, chúng tôi quan niệm về công tác lưu trữ như sau: Công tác lưu trữ
liên quan đến hoạt động của các cơ quan quản lý lưu trữ, đến việc tổ chức lưu trữ tài liệu nhằm bảo vệ và phát huy tối đa giá trị TLLT của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Thực tiễn cho thấy, công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu của bất kỳ quốc gia nào, được thực hiện theo những chuẩn mực có tính khoa học và quy định định của nhà nước. Nói rộng ra, cơng tác lưu trữ được thực hiện trên cơ sở khoa học, cơ sở pháp lý và tạo nên thực tiễn đa dạng, phong phú, đạt đến trình độ khác nhau ở mỗi nước khác nhau tùy thuộc vào nhận thức, điều kiện kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, khoa học cơng nghệ…. Chủ thể tham gia/thực hiện công tác lưu rất đa dạng, với những vai trị và vị trí khác nhau. Trong đó, nhà nước là chủ thể đóng vai trị chi phối việc thực hiện cơng tác lưu trữ, có trách nhiệm ban hành chính sách, pháp luật để cơng tác lưu trữ được thực hiện đồng bộ, thống nhất, đảm bảo đạt mục tiêu đặt ra. Các đối tượng còn lại trong xã hội chịu sự chi phối của Nhà nước và có nghĩa vụ tuân thủ các quy định pháp luật của nhà nước trong q trình thực hiện cơng tác lưu trữ. Đó là các pháp nhân, thể nhân có sản sinh ra TLLT trong quá trình hoạt động của mình hoặc tham gia cung cấp các dịch vụ về lưu trữ. Mục tiêu cuối cùng của cơng tác lưu trữ là bảo quản an tồn TLLT và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của xã hội.
Vì là lĩnh vực hoạt động của xã hội nên công tác này phải được tổ chức và quản lý
nhằm đảm bảo sự thống nhất, phát triển, hiệu quả…. Đây là tổng thể các hoạt động và
biện pháp của nhà nước và của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có tài liệu triển khai thực hiện và áp dụng trên cơ sở khoa học và cơ sở pháp lý nhằm bảo quản an tồn và khai thác có hiệu quả TLLT. Đối tượng của tổ chức và quản lý cơng tác lưu trữ
chính là TLLT sản sinh trong q trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Nội dung quản lý công tác lưu trữ của các cơ quan chức năng là ban hành văn bản quản lý và hướng dẫn công tác lưu trữ; tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ; chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện công tác lưu trữ; kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác lưu trữ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của mình. Đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra TLLT trong quá trình hoạt động của mình, tùy thuộc vào loại hình pháp nhân hay thể nhân có thể thực hiện một/một số hoặc các biện pháp sau đây để tổ chức và quản lý TLLT của mình: ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ lưu trữ; kiểm tra, hướng dẫn và đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ.
Cùng với việc bảo quản TLLT, cơng tác lưu trữ cịn có nhiệm vụ quan trọng là đáp ứng nhu cầu thông tin cho xã hội và cho người dân. Lưu trữ có vai trị quan trọng như là trung tâm thông tin, đảm bảo việc tiếp cận thông tin quá khứ. Các lưu trữ phối hợp giải quyết nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, điều hành nhà nước hiệu quả cũng như nhận thức quá khứ một cách khoa học. “Lưu trữ - là mức độ tiến bộ của văn minh loài
người và là một phần quan trọng của di sản văn hóa thế giới”. Câu nói nổi tiếng trên của Thủ tướng nước Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa Lý Bằng trước hơn 2600 đại biểu của Hiệp hội các nhà lưu trữ - lịch sử đến từ 130 nước tham dự Hội nghị lưu trữ quốc tế được tổ chức ngày 02 - 07/9/1996 tại Bắc Kinh rất đáng để nhiều người suy ngẫm về vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ [114]. Thực tế đã chứng minh, TLLT đã có những đóng góp quan trọng trong việc đưa Trung Quốc trở thành một trong những quốc gia có nền văn hóa phát triển rực rỡ của thế giới.
Tất nhiên, để bảo quản an toàn và phát huy tối đa giá trị của TLLT, Nhà nước và các cơ quan, tổ chức cần phải làm sao cho cơng tác lưu trữ có điều kiện phát triển trên cơ sở khoa học và cơ sở pháp luật. Nói cách khác, cơng tác lưu trữ của cơ quan, doanh nghiệp phải được tổ chức và quản lý tốt nhằm khai thác tối đa giá trị TLLT phục vụ cho nhu cầu hoạt động của bản thân và nhu cầu của xã hội theo quy định của pháp luật.