- Ý nghĩa quản lý
4 Tập đồn Cơng nghiệp Than Khoáng sản Việt Nam
3.2.2. Tình hình quản lý cơng tác lưu trữ của các TĐKTNN
Trên cơ sở những quy định của nhà nước, các TĐKTNN đã tiến hành triển khai các hoạt động quản lý đối với công tác lưu trữ của Tập đồn mình. Quản lý của Tập đồn đối với cơng tác lưu trữ thể hiện qua các mặt: ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ lưu trữ và kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ.
3.2.2.1. Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ
Kết quả khảo sát cho thấy, hầu hết các Công ty mẹ đã ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ. Tùy theo nhu cầu và điều kiện thực tiễn của mình, mỗi Tập đồn xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cơng tác lưu trữ có khác nhau. Có thể khái quát các loại văn bản và nội dung của các văn bản đã được ban hành tại các Công ty mẹ như sau:
- Chỉ thị để tăng cường công tác lưu trữ theo quy định của các văn bản pháp luật hoặc đôn đốc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, đặc biệt là về công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ. Ví dụ:
+ Chỉ thị số 5166/CT-DKVN ngày 31/8/2007 của Tổng giám đốc PVN về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Tập đoàn;
+ Chỉ thị số 05/CT-VTLT ngày 22/5/2007 của Tổng giám đốc VNPT về tăng cường công tác thu hồi, bảo quản, giao nộp tài liệu lưu trữ.
- Quy chế công tác văn thư và công tác lưu trữ được ban hành tại nhiều Tập đồn. Ví dụ:
+ Quy chế tổ chức và hoạt động văn thư, lưu trữ của VNPT ban hành kèm theo Quyết định số 210/QĐ-VNPT-HĐTV-VP ngày 25/11/2011 của Hội đồng thành viên;
Duy nhất chỉ có PVN ban hành quy chế công tác lưu trữ của cơ quan Tập đoàn kèm theo Quyết định số 4485/QĐ-DKVN ngày 01/8/2007. Các TĐKTNN cịn lại ban hành quy chế chung cho cơng tác văn thư và công tác lưu trữ. Đối với phần lưu trữ, ngoài những quy định về nghiệp vụ như: thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu còn quy định trách nhiệm của từng chức danh và của mỗi cá nhân đối với công tác lưu trữ của Tập đồn. Nhận thức được giá trị thơng tin chứa đựng trong tài liệu thuộc ngành hoạt động của mình , PVN và EVN đã ban hành quy chế quản lý và sử dụng tài liệu mật và bảo vệ bí mật nhà nước trên cơ sở Quyết định số 106/2008/QĐ- TTg ngày 21/7/2008 của Thủ tướng Chính phủ về Danh mục bí mật Nhà nước độ “Tuyệt mật”, “Tối mật” trong ngành Công Thương. Cụ thể:
+ Quy chế quản lý và sử dụng tài liệu mật ngành dầu khí được ban hành kèm theo Quyết định số 6828/QĐ-DKVN ngày 07/9/2009 của Hội đồng quản trị PVN;
+ Quy chế bảo vệ bí mật trong Tập đoàn Điện lực quốc gia Việt Nam kèm theo Quyết định số 238/QĐ-EVN ngày 23/4/2014 của Hội đồng thành viên EVN.
Để hoạt động của PAC được thuận lợi và có hiệu quả, PVN cịn ban hành Quy chế quản lý công tác lưu trữ và khai thác tài liệu kinh tế-kỹ thuật dầu khí năm 2002. Tuy nhiên, quy chế này được ban hành khi PVN còn là TCT 91.