- Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
3.3.1. Những kết quả đạt được
Nhìn chung, so với các lọai hình doanh nghiệp khác trong hệ thống doanh nghiệp Việt Nam, công tác lưu trữ của các TĐKTNN được tổ chức và quản lý tương đối quy củ tuy, đặc biệt ở các Công ty mẹ. Mặc dù vẫn còn khiêm tốn nhưng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn đã đạt một số kết quả đáng ghi nhận:
- Về tổ chức công tác lưu trữ
Khác với cơ quan quản lý nhà nước, các doanh nghiệp được quyền tự chủ trong vấn đề tổ chức bộ máy hoạt động, trong đó có tổ chức bộ phận thực hiện công tác lưu trữ phù hợp với nhu cầu thực tiễn, đảm bảo hồn thành nhiệm vụ cơng việc. Hiện tại, tất cả các Công ty mẹ đã chủ động tổ chức bộ phận công tác lưu trữ dưới các hình thức khác nhau: phịng hoặc tổ văn thư - lưu trữ thuộc Văn phịng Tập đồn. Tỷ lệ các Cơng
ty mẹ thành lập phòng văn thư - lưu trữ tương xứng với quy mô tổ chức và hoạt động của Tập đoàn là 4/7. Điều này chứng tỏ lãnh đạo của một số Cơng ty mẹ đã có sự quan tâm nhất định đến cơng tác văn thư và cơng tác lưu trữ
Do có quy mơ lớn về cơ cấu tổ chức, vốn và tài sản nên trụ sở làm việc của phần lớn các Tập đoàn được đánh giá là rộng rãi so với nhiều doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế tư nhân. Nhiều Công ty mẹ vừa xây mới trụ sở kiên cố nên diện tích dành bố trí kho lưu trữ rộng rãi, đáp ứng các yêu cầu bảo quản an toàn TLLT như: PVN, VNPT, EVN, VINACOMIN. Về cơ bản, các kho lưu trữ này cũng đã được trang bị các máy móc, thiết bị phục vụ tối thiểu cho việc bảo quản tài liệu. Tùy thuộc quy mô và điều kiện, các doanh nghiệp cấp II cũng bố trí kho, thiết bị bảo quản tài liệu và nhân sự thực hiện công tác lưu trữ.
Kết quả nổi bật trong công tác lưu trữ của các Tập đoàn là tại PVN đã thành lập PAC trên cơ sở tiền thân là Trung tâm thơng tin Tư liệu Dầu khí. Ngồi chức năng thu thập, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng, xuất, nhập khẩu TLLT chuyên ngành dầu khí, PAC cịn thực hiện chức năng quản lý cơng tác lưu trữ đối với tài liệu hình thành trong hoạt động dầu khí của Tập đồn ở trong nước và ngoài nước. Trên cơ sở “Quy chế về báo cáo và nghĩa vụ giao nộp tài liệu kinh tế - kỹ thuật” được ban hành năm 1995 (từ khi cịn là TCT Dầu khí Việt Nam), PAC đã thu thập khối lượng lớn tài liệu KHKT có giá trị, ý nghĩa to lớn về nhiều mặt hình thành từ hoạt động tìm kiếm, thăm dị, khai thác, chế biến… dầu khí của các doanh nghiệp thành viên. Tuy còn một số bất cập về cơ chế và hiệu quả hoạt động nhưng PAC đã đạt nhiều kết quả so với lưu trữ của các Tập đồn cịn lại.
Như vậy, về mặt tổ chức, dù dưới hình thức và quy mơ khác nhau nhưng cơng tác lưu trữ đã hiện diện tại tất cả các Công ty mẹ và công ty con của các TĐKTNN. Các điều kiện đảm bảo cho hoạt động lưu trữ như nhân sự, kho tàng và trang thiết bị… dù chưa có sự đồng bộ, thống nhất nhưng cũng đã được các doanh nghiệp trong Tập đoàn quan tâm đầu tư.
- Về quản lý công tác lưu trữ
Dưới góc độ quản lý nhà nước, các cơ quan thẩm quyền đã ban hành hệ thống văn bản tương đối đầy đủ, từ Luật đến công văn hướng dẫn, tạo cơ sở pháp lý cho công tác lưu trữ của các Tập đồn. Về mặt hình thức, hệ thống văn bản quản lý nhà nước đã đề cập được gần như hầu hết các mặt hoạt động của cơng tác lưu trữ của các Tập đồn. Trên cơ sở quy định của nhà nước, các Công ty mẹ đã xây dựng và ban hành hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cơng tác lưu trữ cho mình và cho các doanh nghiệp thành viên.
Để các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ được thưc hiện nghiêm túc và hiệu quả, Bộ Nội vụ cùng với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tổ chức tuyên truyền phổ biến dưới nhiều hình thức khác nhau. Hoạt động này đã góp phần nâng cao nhận thức của lãnh đạo các Tập đoàn về vị trí, vai trị của cơng tác lưu trữ và giá trị, ý nghĩa của TLLT đối với hoạt động sản xuất kinh doanh. Từ đó, lãnh đạo các Tập đồn đã đầu tư cho công tác lưu trữ những khoản kinh phí khơng nhỏ lấy từ vốn sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình quản lý, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước luôn yêu cầu các Công ty mẹ gửi báo cáo thống kê định kỳ hàng năm hoặc báo cáo sơ kết, tổng kết thực hiện văn bản pháp luật về lưu trữ để nắm tình hình thực tiễn cơng tác lưu trữ của các Tập đoàn. Phần lớn các Tập đoàn thực hiện đầy đủ quy định này của cơ quan quản lý nhà nước. Tuy nhiên, hiệu quả của hình thức quản lý thơng qua báo cáo thống kê cịn thấp. Thậm chí cịn gây hệ lụy không tốt do các số liệu báo cáo thường khơng chính xác. Nếu cơ quan thẩm quyền sử dụng những thông tin trong báo báo thống kê mà khơng xử lý, chọn lọc sẽ có thể đưa ra những quyết định sai lầm, khơng xác với thực tiễn.
Trừ PAC thuộc PVN thu thập và bảo quản khối lượng lớn tài liệu KHKT của các doanh nghiệp thành viên, tại kho lưu trữ của các Công ty mẹ đã thu thập và bảo quản một khối lượng lớn tài liệu nhưng chủ yếu là tài liệu hành chính từ các phịng/ban chức năng của Công ty mẹ. Cho đến hiện nay, hầu hết tài liệu thu thập về đã được tổ chức chỉnh lý thông qua hợp đồng với các đơn vị chuyên môn. Dù chất lượng cơng tác chỉnh lý cịn hạn chế nhưng đây là nỗ lực rất lớn của các Tập đoàn khi tài liệu thu về chưa được lập hồ sơ trong bối cảnh nhân sự làm cơng tác lưu trữ cịn hạn chế về số lượng và trình độ chuyên mơn, hoạt động của các Tập đồn chưa ổn định.