- Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
3.4.3. Một số kinh nghiệm cho Việt Nam
Kết quả nghiên cứu trên cho thấy, công tác lưu trữ được xem là hoạt động không thể thiếu để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các TĐKT. Quan trọng hơn, nghiên cứu đã mang lại một số gợi mở trong việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ các TĐKTNN Việt Nam như sau:
- Thứ nhất, đó là khái niệm về tài liệu Phơng lưu trữ LBN và Phông lưu trữ LBN. Luật Lưu trữ LBN xác định “tài liệu Phông lưu trữ LBN là TLLT đã được xác định giá trị,
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và được thống kê nhà nước” và “Phông Lưu trữ LBN là
tập hợp tài liệu …, phản ánh đời sống vật chất tinh thần của xã hội với lịch sử, khoa học, xã hội, ý nghĩa kinh tế, chính trị và văn hóa …. và được bảo quản vĩnh viễn” . Như vậy, so với khái niệm tương ứng của Việt Nam được quy định trong Luật Lưu trữ 2011, Phông lưu trữ LBN chỉ giới hạn đối với tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn trong tổng thể khối TLLT, tách biệt với các TLLT khác. Điều quan trọng là những tài liệu được đưa vào thành phần Phông lưu trữ LBN phải được xác định giá trị theo thủ tục, trình tự nghiệp vụ luật định và được thống kê nhà nước. Theo chúng tơi, gợi mở đầu tiên này có tính nền tảng để xác định phạm vi Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, giúp chắt lọc, nâng cao giá trị di sản văn hóa của dân tộc, đồng thời có thể quản lý chặt chẽ, bảo vệ an tồn Phơng lưu trữ quốc gia. Thực tế công tác lưu trữ của LBN đã quản lý rất chặt chẽ tài liệu thuộc Phơng lưu trữ Liên bang, có thể nói là đến từng tờ trong hồ sơ bằng cách xây dựng, vận dụng hệ thống lý thuyết cơ bản, tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật về công tác văn thư và công tác lưu trữ. Để đảm bảo chất lượng thành phần tài liệu đưa vào Phông lưu trữ Liên bang, các Hội đồng Thẩm tra – Đánh giá và Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập ở tất cả các cấp, từ cơ quan quản lý nhà nước là Cục Lưu trữ LBN, cơ quan quản lý nhà nước công tác lưu trữ thuộc các chủ thể LBN, các kho lưu trữ nhà nước và ở tất cả các cơ quan, tổ chức.
- Thứ hai, mỗi/một số quốc gia có quan điểm khác nhau về tính sở hữu đối với TLLT và giá trị TLLT của doanh nghiệp nói chung, của TĐKT nói riêng. LBN phân chia TLLT của các doanh nghiệp thành sở hữu nhà nước và sở hữu tư nhân tùy thuộc vào loại hình DNNN hay doanh nghiệp tư nhân. TLLT của các doanh nghiệp được nhà nước quản lý và là thành phần Phông lưu trữ LB nếu thuộc diện bảo quản vĩnh viễn khơng phụ thuộc hình thức sở hữu và nơi bảo quản. Cùng quan điểm với LBN cịn có Hungari và Bồ Đào Nha. Trong khi đó, Vương quốc Anh cho rằng, TLLT của doanh nghiệp, kể cả DNNN đều thuộc sở hữu tư. Pháp luật về lưu trữ của Vương quốc Anh không đưa công tác lưu trữ và TLLT của dooanh nghiệp tư vào phạm vi, đối tượng điều chỉnh và hướng hoạt động này cho quan tâm của xã hội, tổ chức hiệp hội để thực hiện và quản lý các lưu trữ doanh nghiệp. Một số quốc gia khác như Na Uy, Italia chỉ quan tâm đến tài liệu có giá trị lịch sử, nghiêm cấm các doanh nghiệp tiêu hủy những tài liệu này và thu nhận vào lưu trữ nhà nước khi doanh nghiệp chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, phá sản… Trong thành phần tài liệu của lưu trữ quốc gia hầu hết các nước thuộc Liên minh Châu Âu có nhiều phơng lưu trữ của các TĐKT bị phá sản. Các lưu trữ, các trung tâm khoa học (thư viện, trường đại học, viện bảo tàng) sở hữu nhiều sưu tập tài liệu doanh nghiệp có giá trị lịch sử bằng hình thức mua [112].
- Thứ ba, việc nghiên cứu kinh nghiệm của LBN cho thấy hệ thống pháp luật của các nước này về lĩnh vực lưu trữ có sự đồng bộ, thống nhất. Điều này có nghĩa các cơ quan quản lý ngành lưu trữ khơng thể thực hiện tốt chức năng của mình nếu khơng có sự đồng hành cùng với nhiều ngành, lĩnh vực khác. Vì vậy, nhiều quy định về lưu trữ được đề cập trong nhiều luật điều chỉnh các mặt hoạt động khác của xã hội như luật về kế toán, về thuế, về quảng cáo, về công ty TNHH, công ty cổ phần… Những quy định này trước tiên phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan chức năng ; tiếp đến là tạo tiền đề để lưu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn phục vụ hoạt động của doanh nghiệp; cuối cùng là lưu trữ những tài liệu có giá trị lịch sử cho đất nước, là di sản văn hóa của dân tộc.
Sự đồng bộ, thống nhất trong hệ thống pháp luật của LBN về quản lý công tác lưu trữ còn là các chế tài xử lý đối với hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ được quy định trong Bộ Luật Hình sự, Bộ Luật vi phạm hành chính và các luật khác. Các ví dụ được dẫn ở trên và nhiều ví dụ khác cho thấy sự nghiêm minh của pháp luật đối với những hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ. Pháp luật cịn có cả quy định về chế tài đối việc không cung cấp kịp thời tài liệu cho cơ quan chức năng. Đặc biệt, trách nhiệm xử phạt này có hiệu quả cao khi đặt lên vai người đứng đầu cơ quan,
doanh nghiệp bằng nhiều hình thức kỷ luật như cảnh cáo, khiển trách, cách chức. Trong nhiều trường hợp, người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp phải chịu hình thức phạt tiền từ tiền túi cá nhân. Đây là gợi mở vô cùng quan trọng cho công tác lưu trữ Việt Nam khi nhiều quy định của pháp luật chưa được thực hiện đầy đủ, nghiêm túc ở rất nhiều doanh nghiệp, kể cả TĐKTNN nhưng chưa có chế tài xử lý.
- Thứ tư, từ hình thức tổ chức lưu trữ của TĐKT của một số nước trên thế giới có thể gợi mở cho cơ quan quản lý ngành và các TĐKTNN Việt Nam trong việc lựa chọn hình thức tổ chức công tác lưu trữ cho các Tập đồn nhằm phục vụ mục đích quản lý, điều hành hoạt động của chính doanh nghiệp, phục vụ quản lý nhà nước đối với hoạt động của TĐ và phục vụ mục đích cuối cùng - bảo quản an tồn và sử dụng có hiệu quả TLLT. Tuy nhiên, hình thức tổ chức công tác lưu trữ được lựa chọn phải phù hợp với điều kiện thực tiễn chính trị, kinh tế, xã hội Việt Nam; phù hợp với mơ hình và định hướng phát triển của các TĐKTNN Việt Nam.
- Thứ năm, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ của các TĐKT của các nước là bài học kinh nghiệm và là động lực cho công tác lưu trữ của các TĐKTNN Việt Nam. Các TĐKT của các nước được chúng tôi đề cập nghiên cứu ở trên đã ứng dụng công nghệ thông tin một cách mạnh mẽ vào công tác lưu trữ. Rõ ràng, với quy mô lớn và phạm vi hoạt động rộng không chỉ giới hạn trên phạm vi một quốc gia mà còn mở rộng ra nhiều quốc gia trên thế giới, nếu muốn chia sẻ thông tin, khai thác TLLT nhanh chóng, hiệu quả khơng thể không ứng dụng công nghệ thông tin. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh được xem như sự sống còn của nhiều TĐKT của thế giới trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt. Tuy nhiên, một số các TĐKTNN Việt Nam chưa ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ nhằm bảo quản, khai thác sử dụng TLLT phục vụ cho sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn nữa. Trong tương lai, khi bối cảnh xã hội và cơ chế quản lý thay đổi, đặc biệt khi nhà nước xỏa bỏ mọi ưu đãi vốn luôn dành cho các TĐKTNN, bắt buộc các doanh nghiệp này phải cạnh tranh sịng phẳng với các loại hình doanh nghiệp khác, trong đó có các TĐKT xun quốc gia. Đây cũng chính là lúc TLLT cần được các TĐKT xác định là một trong những nguồn lực quan trọng giúp cải thiện và nâng cao năng lực cạnh tranh trước những những đối thủ khác trên thị trường. Việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ sẽ là lựa chọn thông minh của các doanh nghiệp này.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3
Việc nghiên cứu đề xuất các giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN cần phải dựa trên cơ sở hiểu rõ thực tiễn công tác lưu trữ của các doanh nghiệp này. Kết quả khảo sát thực tế cho thấy cơ quan quản lý ngành đã triển khai nhiều hoạt động để quản lý cơng tác lưu trữ của các Tập đồn. Dựa vào cơ sở pháp lý và sự quản lý của cơ quan có thẩm quyền, các TĐKTNN đã tổ chức và quản lý công tác lưu trữ dưới nhiều hình thức và đạt kết quả với các mức độ khác nhau nhưng vẫn còn khiêm tốn. Về cơ bản, tổ chức và quản lý cơng tác lưu trữ của các TĐKTNN vẫn cịn bộc lộ nhiều hạn chế từ phía cơ quan quản lý ngành cũng như từ chính doanh nghiệp. Cụ thể, nhiều Tập đoàn tổ chức bộ phận lưu trữ và bố trí nhân sự thực hiện cơng tác lưu trữ chưa được tương xứng với quy mô và yêu cầu thực tiễn. Trong các hoạt động quản lý thuộc chức năng của mình, cơ quan quản lý ngành lưu trữ đã nghiên cứu xây dựng và tham mưu cho các cơ quan có thẩm quyền ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ; tổ chức công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ dưới nhiều hình thức. Cịn hoạt động chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện và kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện cơng tác lưu trữ tại các Tập đoàn cịn thụ động và mang tính hình thức. Đặc biệt, có sự nhầm lẫn của các cơ quan có thẩm quyền khi xác định chỉnh lý khoa học tài liệu là nghiệp vụ chính, là nhiệm vụ cơ bản của công tác lưu trữ các TĐKTNN. Việc này đưa đến một hậu quả là TLLT được nhận vào lưu trữ khi chưa được lập hồ sơ, khơng có mục lục hồ sơ. Theo đó, hoạt động chỉnh lý tài liệu diễn ra ở hầu hết các lưu trữ của các Tập đoàn. Do hồ sơ lưu trữ được lập trong quá trình chỉnh lý TLLT trong khi các công cụ của xác định giá trị tài liệu là các loại bảng kê hồ sơ, tài liệu kèm theo thời hạn bảo quản cịn thiếu; lập hồ sơ khơng dựa trên cơ sở khoa học của công tác văn thư và công tác lưu trữ nên đa phần hồ sơ chưa đảm bảo các yêu cầu của lập hồ sơ. Bên cạnh đó, cơ quan có thẩm quyền, Cơng ty mẹ chưa quản lý được TLLT của các doanh nghiệp thành viên và TLLT của các Tập đồn chưa được tổ chức, khai thác có hiệu quả phục vụ cho hoạt động thực tiễn của doanh nghiệp cũng là những hạn chế nổi bật trong công tác lưu trữ của các TĐKTNN. Những hạn chế này địi hỏi phải có những giải pháp kịp thời, phù hợp từ phía các cơ quan chức năng, các TĐKTNN và các nhà khoa học nhằm đưa công tác lưu trữ của các doanh nghiệp này vào đúng vị trí cần có của nó trong quỹ đạo hoạt động chung của các Tập đoàn và của toàn xã hội.
Bên cạnh đó, nghiên cứu kinh nghiệm tổ chức cơng tác lưu trữ doanh nghiệp, công tác lưu trữ của một số TĐKT của các nước trên thế giới đã củng cố cơ sở khoa học và mang lại một số gợi mở cho việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN Việt Nam. Đây cũng chính là lý do nghiên cứu của chương tiếp theo của luận án.
Chƣơng 4. GIẢI PHÁP TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ NHÀ NƢỚC VIỆT NAM
Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN phải hướng đến mục tiêu trước mắt là khai thác sử dụng hiệu quả TLLT để phục vụ quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Tập đoàn. Mục tiêu lâu dài của công tác này là bảo quản an toàn TLLT, phục vụ khai thác sử dụng nhằm nhiều mục đích khác nhau của xã hội, bảo vệ di sản văn hóa của dân tộc. Tổ chức cơng tác lưu trữ của các TĐKTNN phải dựa trên cơ sở khoa học, cơ sở pháp lý và phù hợp với thực tiễn hoạt động của chính các Tập đồn, với bối cảnh kinh tế - xã hội của đất nước, của thế giới, đồng thời cũng phải tính đến xu hướng phát triển của các Tập đoàn trong tương lai.