- Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
4.2.5. Giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN trong tương lai khi hoàn thành tái cơ cấu
tương lai - khi hoàn thành tái cơ cấu
Trước tiên, không nên hiểu rằng tái cơ cấu là bắt buộc phải cổ phần hóa hồn tồn các doanh nghiệp thuộc TĐKTNN. Tái cấu trúc quản trị doanh nghiệp, xóa bỏ sự bảo hộ của nhà nước, tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoạt động độc lập, tự chủ, tự chịu trách nhiệm cũng chính là tái cơ cấu. Hiện nay, Thủ tướng Chính phủ chỉ phê duyệt Đề án tái cơ cấu cho từng TĐKTNN giai đoạn 2013 – 2015. Thực tế cho thấy, khơng có TĐ nào hồn thành nhiệm vụ tái cơ cấu theo Đề án đã được phê duyệt. Tuy nhiên, bối cảnh kinh tế trong nước, đặc biệt là hiệu quả hoạt động yếu kém của các TĐ do sự bảo hộ của nhà nước và xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế đòi hỏi các TĐKTNN phải đẩy mạnh tái cơ cấu. Theo Thủ tướng Chính phủ, mục tiêu tái cơ cấu DNNN là “ sẽ chỉ giữ lại một số doanh nghiệp nhà nước then chốt ở một số ngành nhất định” [163]. Nhà nước kiên quyết thúc đẩy tiến trình cổ phần hóa để đa dạng hóa quyền sở hữu các DNNN, huy động vốn của các thành phần kinh tế khác tham gia thị trường nhằm hình thành nền kinh tế thị trường, trong đó các doanh nghiệp hoạt động theo nguyên tắc cạnh tranh bình đẳng. Ví dụ: trong lĩnh vực viễn thơng, quan điểm của nhiều nhà quản lý và nhà kinh tế cho rằng, chỉ cần giữ lại một doanh nghiệp nhà nước là Viettel. Nhà nước nên cổ phần hóa VNPT
và cần có thêm các doanh nghiệp tư nhân, nước ngồi tham gia thị trướng viễn thơng thì mới có canh trạnh lành mạnh [164]. Từ đó có thể thấy rằng, trong tương lai, một số TĐKTNN sẽ bị thay thế bởi các TĐKT đa sở hữu. Nhà nước chỉ giữ lại một số TĐKT trọng yếu, có thể là các TĐ hoạt động trong lĩnh vực dầu khí, điện, than - khống sản. Tất cả các yếu tố này đều tác động đến việc đề xuất giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKT trong tương lai.
Từ các TĐKTNN như hiện tại, trong tương lai, có thể sẽ có hai loại hình TĐKT: thứ nhất, một số ít TĐ vẫn là TĐKTNN vì Cơng ty mẹ và một số doanh nghiệp thành viên do nhà nước vẫn sở hữu 100% vốn điều lệ; thứ hai, các TĐKTNN còn lại sẽ chuyển sang TĐKT đa sở hữu vì Cơng ty mẹ và tất cả doanh nghiệp thành viên đều được cổ phần hóa. Trước tiên cần khẳng định quyền quản lý của nhà nước đối với công tác lưu trữ và TLLT của tất cả các TĐKT khơng phân biệt loại hình, hình thức sở hữu. Đây chính là ngun tắc tập trung thống nhất trong quản lý lưu trữ đã được Luật Lưu trữ 2011 quy định. Khơng nên duy trì cách nhìn nhận rằng, quản lý cơng tác lưu trữ của các Công ty mẹ đồng nghĩa với quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN. Đồng thời, không nên quan niệm chỉ cần quản lý tài liệu của các DNNN thuộc TĐ và TLLT của các doanh nghiệp có tỷ lệ vốn của nhà nước thấp là khơng có giá trị. Càng khơng nên áp đặt cách thức quản lý công tác lưu trữ của các TĐKT hiện nay và trong tương lai giống như đối với cơ quan quản lý nhà nước. Từ giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN trong giai đoạn hiện nay vừa nêu trên (chỉ dưới góc độ quản lý TLLT), chúng ta có thể dễ dàng xây dựng giải pháp quản lý công tác lưu trữ của các TĐKT trong tương lai.
- Đối với các TĐ vẫn cịn TĐKTNN, có thể vận dụng giải pháp quản lý TLLT giống như đối với các TĐKTNN trong giai đoạn hiện nay đã được trình bày ở mục 4.2.1.
- Đối với các TĐKTNN đã chuyển sang sở hữu của đa thành phần kinh tế, nhà nước chỉ là cổ đơng hoặc thành viên góp vốn trong Cơng ty mẹ, các doanh nghiệp thành viên thì cách thức quản lý phải phù hợp với hồn cảnh mới. Tuy nhiên, đây khơng phải là vấn đề hồn tồn mới vì giải pháp quản lý đã được nêu ở mục 4.2.1. đối với các doanh nghiệp thành viên do nhà nước sở hữu vốn chi phối và khơng chi phối. Khi đó, Cơng ty mẹ và các doanh nghiệp thành viên do nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ sẽ được xếp vào nhóm có thể vận dụng giải pháp quản lý đối với doanh nghiệp thành viên do Công ty mẹ sở hữu vốn chi phối và không chi phối. Điểm thay đổi đặc biệt ở chỗ Công ty mẹ (và có
thể một số doanh nghiệp thành viên 100% vốn nhà nước) khơng cịn là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên, một phần TLLT của các doanh nghiệp này chắc chắn sẽ thuộc thành phần Phơng lưu trữ quốc gia. Vì vậy, cơ quan quản lý khơng có thẩm quyền thu thập TLLT thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia của Công ty mẹ vào lưu trữ lịch sử nếu khơng có sự đồng ý của các chủ sở hữu doanh nghiệp. Theo đó, quản lý tài liệu Phơng lưu trữ quốc gia càn được thực hiện theo cách thức quản lý tại nơi sản sinh ra tài liệu nhưng vẫn có thể đảm bảo nguyên tắc tập trung thống nhất.
Trên cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý đã được hồn thiện, cần phải đổi mới hình thức tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐ. Những giải pháp này cần được thực hiện sao cho đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất trong hệ thống pháp luật lưu trữ nói riêng, hệ thống pháp luật quản lý hoạt động của các doanh nghiệp nói chung.
4.2.6. Đổi mới tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN
Đổi mới quản trị doanh nghiệp để DNNN, trọng tâm là các TĐKT nâng cao tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong sản xuất, kinh doanh; sử dụng có hiệu quả các nguồn lực đã đầu tư nhằm nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh và phát triển bền vững là mục tiêu của Đề án tái cơ cấu DNNN. Đây cũng là cơ hội để các TĐKTNN đổi mới hình thức tổ chức và quản lý công tác lưu trữ để TLLT trở thành nguồn nội lực của các TĐ. Nội dung cơ bản của giải pháp này là đảm bảo quyền và trách nhiệm của các doanh nghiệp trong việc tổ chức công tác lưu trữ như những pháp nhân độc lập khác của xã hội; các Tập đoàn tự lựa chọn hình thức tổ chức cơng tác lưu trữ và xây dựng mối liên kết giữa các thành viên trong Tập đoàn, phù hợp với điều kiện thực tiễn của mình trên cơ sở pháp luật và đảm bảo tính khoa học. Trong một số trường hợp, một phần tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia của Công ty mẹ và các doanh nghiệp thuộc TĐ không cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Nhà nước quản lý TLLT của các doanh nghiệp thuộc Tập đồn trên cơ sở pháp luật khơng phụ thuộc hình thức sở hữu và nơi bảo quản.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động, đặc thù TLLT của các TĐKTNN và kinh nghiệm tổ chức hình thức lưu trữ của một số TĐKT của thế gới, chúng tơi đề xuất một số mơ hình tổ chức lưu trữ tài liệu của các TĐKTNN như sau:
1. Thành lập Trung tâm lưu trữ TĐ thuộc Công ty mẹ
Mơ hình này có thể áp dụng cho các Tập đồn hoạt động trong lĩnh vực dầu khí, điện lực, than - khoáng sản do tài liệu chuyên ngành có nhiều đặc thù như: khối lượng
lớn; vật mang tin đa dạng; đa số tài liệu cần phải qua khâu phân tích, minh giải để gia tăng giá trị thơng tin..... Đây cũng chính là hình thức bổ sung cho mạng lưới kho lưu trữ Việt Nam các kho lưu trữ chuyên ngành: dầu khí, điện lực, than - khoáng sản... dựa trên đặc trưng phương pháp và kỹ thuật chế tác tài liệu. Vì vậy, ngồi nhiệm vụ lưu trữ tài liệu hình thành từ hoạt động của Cơng ty mẹ thay cho bộ phận lưu trữ Công ty mẹ trước đây, Trung tâm lưu trữ này chủ yếu lưu trữ tài liệu KHKT của các doanh nghiệp thành viên. Tuy nhiên, do tài liệu KHKT được sử dụng thường xuyên nên việc tập trung bảo quản tại Trung tâm lưu trữ là phản khoa học, đi ngược với lợi ích của doanh nghiệp. Do đó chỉ lưu trữ tài liệu KHKT của các doanh nghiệp chưa hoặc khơng có điều kiện chuyển đổi định dạng cần chuyển đổi; tài liệu KHKT của các cơng trình, dự án đã hồn thành, khơng cần sử dụng cho thực tiễn hàng ngày; tài liệu của các Ban QLDA, doanh nghiệp giải thể, phá sản khơng có doanh nghiệp kế nhiệm… Đặc biệt là thực hiện nhiệm vụ xử lý, phân tích, minh giải mẫu vật, tài liệu đặc thù và lưu trữ tài liệu phát sinh từ các hoạt động này… Cần phải xây dựng cơ chế điều hành, hoạt động của Trung tâm lưu trữ theo mơ hình này phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động của TĐ, đặc thù của TLLT. Khi đó, sẽ khơng cịn cơ chế thu thập tài liệu của các doanh nghiệp thành viên bằng mệnh lệnh hành chính như PAC của PVN đã và đang áp dụng. Tài liệu của các doanh nghiệp thành viên phải được thu thập trên cơ sở thỏa thuận liên kết, hợp tác giữa Công ty mẹ với các doanh nghiệp thành viên. Chế độ tiếp cận, khai thác sử dụng được xây dựng trên cơ sở tôn trọng quyền sở hữu, sở hữu trí tuệ, bản quyền… của doanh nghiệp sở hữu tài liệu. Trung tâm lưu trữ có quyền thu thập tài liệu của các nhà thầu hoặc đối tác nước ngoài theo luật chuyên ngành hoặc theo hợp đồng giữa các Chính phủ hoặc đối tác liên doanh, Ngoài ra, Trung tâm lưu trữ thuộc Cơng ty mẹ có thể nhận ký gửi TLLT của các doanh nghiệp thành viên trên cơ sở hợp đồng. Tất nhiên, doanh nghiệp ký gửi tài liệu phải trả chi phí bảo quản tài liệu và có trọn quyền quyết định trong việc cho ai tiếp cận và khai thác sử dụng tài liệu của mình.
Thực tế hoạt động của PAC cho thấy, ngoài lưu trữ tài liệu dưới nhiều dạng khác nhau, Trung tâm này còn lưu trữ, xử lý, minh giải nhiều loại mẫu vật, tài liệu đặc thù thuộc ngành dầu khí để cung cấp thơng tin phục vụ hoạt động của TĐ. Do đó, PVN đã đầu tư những khoản kinh phí lớn để trang bị công nghệ, thiết bị phục vụ công tác xử lý, phân tích, minh giải mẫu vật, tài liệu. Ngoài ra, tài liệu KHKT cũng được các doanh nghiệp chuyển định dạng file điện tử thay cho tài liệu giấy để tiện khai thác sử dụng.
Cho đến nay, Tập đồn Dầu khí Quốc gia Việt Nam đã cơ sở dữ liệu vơ cùng lớn về lĩnh vực tìm kiếm, thăm dị, khai thác, chế biến dầu khí. Tuy nhiên, vẫn chưa có sự liên kết, chia sẽ thơng tin để tận dụng tối đa và hiệu quả nguồn lực này giữa các doanh nghiệp trong TĐ. Trung tâm lưu trữ của các Tập đồn theo mơ hình mới cần khắc phục nhược điểm này. Thay vào đó, cần phải ứng dụng cơng nghệ thông tin, trang bị các thiết bị hiện đại để lưu trữ, chia sẻ thông tin khai thác từ TLLT phục vụ cho hoạt động thực tiễn hiệu quả nhất. Trung tâm lưu trữ có thể xây dựng cơ chế kinh doanh dịch vụ cung cấp thông tin theo nhu cầu thị trường nhưng đảm bảo quy định pháp luật về tổ chức, quản lý và hoạt động của các TĐKTNN. Kinh nghiệm xây dựng, điều hành và sử dụng các trang web lưu trữ nội bộ phục vụ cho sản xuất kinh doanh của một số TĐKT thế giới đáng để cho các TĐKT Việt Nam học tập.
2. Mơ hình lưu trữ phân tán
So với các TĐ ở mơ hình vừa đề cập, các TĐKTNN còn lại như: VINATEX, VINACHEM, VRG, VNPT có quy mơ nhỏ hơn, hoặc tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động có khối lượng nhỏ, ít đa dạng hơn hoặc cả hai yếu tố trên. Vì vậy, thực tế cơng tác lưu trữ và hoạt động của TĐ khơng có nhu cầu thành lập Trung tâm lưu trữ thuộc Công ty mẹ như các TĐ hoạt động ở lĩnh vực dầu khí, điện lực, than - khống sản. Cho nên, mơ hình lưu trữ phân tán sẽ là phù hợp đối với các TĐ hoạt động ở lĩnh vực hóa chất, dệt may, cao su, viễn thơng. Có nghĩa, mỗi doanh nghiệp thuộc tập đồn có quyền và nghĩa vụ tổ chức cơng tác lưu trữ của mình trên cơ sở pháp luật. Cũng như mơ hình Trung tâm lưu trữ thuộc Cơng ty mẹ, cho dù tổ chức lưu trữ theo mơ hình phân tán thì việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin, kết nối lưu trữ của các doanh nghiệp thuộc TĐ với nhau vẫn cần được quan tâm. Chỉ khi đó, TLLT mới được khai thác sử dụng, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của TĐ theo tinh thần, mục đích: tích tụ, tập trung, liên kết để chia sẽ các lợi ích khác nhau giữa các thành viên trong TĐ.
Trừ VNPT, công tác lưu trữ của các TĐKTNN còn lại, kể cả doanh nghiệp thành viên của Tập đồn Bưu chính Viễn thơng chưa được quan tâm và được xem là yếu kém. Có thể dự đoán, trừ VINATEX và VRG đã và đang cổ phần hóa, các doanh nghiệp thành viên của hai tập đoàn này và hai TĐKTNN cịn lại sẽ cổ phần hóa hồn tồn trong tương lai. Khi đó, chủ sở hữu mới sẽ áp dụng khoa học quản trị hiện đại, biến TLLT thành nguồn lực quan trọng của TĐ để phát triển. Cho dù chuyển đổi chủ sở hữu, được
quản trị với khoa học hiện đại nhưng mơ hình phân tán vẫn phù hợp nhất với những TĐKT này.
3. Thành lập Trung tâm lưu trữ kinh tế quốc gia
Trung tâm lưu trữ Kinh tế quốc gia sẽ là lưu trữ lịch sử, là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước. Mơ hình này có thể tồn tại song song với hai mơ hình trên. Khi đó, một phần tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia của các nguồn nộp lưu là các Công ty mẹ, các TCT 91, các DNNN khác sẽ giao nộp vào Trung tâm này. Đặc biệt, tài liệu của các doanh nghiệp chuyển đổi hình thức sở hữu thuộc các TĐ và các DNNN khác sẽ được Trung tâm lưu trữ kinh tế quốc gia thu thập, bảo quản nếu các doanh nghiệp chuyển đổi thuộc nguồn nộp lưu. Thời gian qua, một số lượng lớn DNNN, ngân hàng thương mại cổ phần giải thể, phá sản, trong đó có cả VINASIN. Tuy nhiên, khơng ai có thể trả lời câu hỏi: tài liệu phản ánh quá trình hình thành, hoạt động cho đến khi giải thể, phá sản của các tổ chức kinh tế này hiện nay ở đâu? trong tình trạng như thế nào? ai chịu trách nhiệm quản lý?.. Nếu được thành lập, Trung tâm lưu trữ kinh tế quốc gia sẽ đảm nhận nhiệm vụ này đối với những trường hợp tương tự. Thành phần tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Kinh tế Quốc gia không chỉ dừng lại ở TLLT của các DNNN mà cịn có cả tài liệu của các tổ chức kinh tế nhà nước như: các ngân hàng, các quỹ tín dụng.... Ngồi ra, Trung tâm lưu trữ Kinh tế quốc gia có thể cung cấp dịch vụ bảo quản tài liệu do các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác ký gửi. Khi đó, các doanh nghiệp đa sở hữu thuộc các TĐKTNN hiện nay và TĐKT đa sở hữu trong tương lai có thể ký gửi tài liệu đã được cơ quan có thẩm quyền xác định thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia vì khơng có điều kiện bảo quản.
Mặt khác, một tầng lớp doanh nhân đang hình thành với số lượng ngày càng đông đảo. Nhiều doanh nhân có nhu cầu lưu trữ những tài liệu ghi lại quá trình hoạt động mang dấu ấn của cá nhân mình. Đây cũng chính là nguồn hình thành nên khối TLLT có xuất xứ cá nhân của lực lượng tiên phong trên mặt trận kinh tế. Trung tâm lưu trữ kinh tế quốc gia sẽ thỏa mãn nhu cầu chính đáng này của tầng lớp doanh nhân.