- Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
4.1.2. Phù hợp với đặc thù TLLT của các Tập đoàn
Để tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN có hiệu quả, cần phải tính đến các đặc thù TLLT của các Tập đoàn đã được nêu ở các phần trên.
Nguyên tắc này địi hỏi trong q trình quản lý theo pháp luật, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cũng cần phải tơn trọng quyền sở hữu của các doanh nghiệp đối với TLLT, đặc biệt đối với các doanh nghiệp đa sở hữu trong cơ cấu của các TĐ. Những quy định và phương thức quản lý của nhà nước và của các Tập đoàn phải phù hợp với đặc điểm về tính bí mật kinh doanh, tính bán cơng khai và giá trị thực tiễn lâu dài của TLLT của các Tập đoàn. Để tạo thêm sức mạnh cho các TĐKTNN, việc khai thác triệt để tiềm năng của tất cả các nguồn lực, trong đó có TLLT nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh cho các Tập đoàn là điều vơ cùng cần thiết. Ví dụ: PAC thuộc PVN đã thực hiện dịch vụ xuất khẩu tài liệu dầu khí cho các nhà đầu tư nước ngồi dưới sự kiểm tra, giám sát của Bộ Công an. Theo pháp luật hiện hành, mọi sự áp đặt về hình thức tổ chức, cách thức lưu trữ gây cản trở các doanh nghiệp thể hiện quyền sở hữu đối với TLLT là trái với quy định của pháp luật.
Khơng chỉ chứa đựng bí mật kinh doanh, một phần TLLT của các TĐKTNN cịn chứa đựng bí mật nhà nước, ảnh hưởng mạnh mẽ đến lợi ích kinh tế, an ninh quốc phịng và lợi ích quốc gia. Do hoạt động sản xuất kinh doanh trong những ngành, lĩnh vực then chốt, mũi nhọn của nền kinh tế đất nước nên theo quy định của nhà nước, một số tài liệu chứa đựng thông tin “Tuyệt mật” không được công bố. Đây là đặc điểm nổi bật của TLLT thuộc các TĐKTNN. Việc tiếp cận và khai thác sử dụng đối với những tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh của doanh nghiệp chỉ giới hạn trong phạm vi những người có thẩm quyền theo quy định của nhà nước và của Tập đồn. Nó tạo nên đặc điểm bán công khai của TLLT các TĐKTNN. Đại diện chủ sở hữu nhà nước tại Công ty mẹ, tại các công ty con và doanh nghiệp thành viên, đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và các cá nhân có thẩm quyền theo quy định của pháp luật chịu trách nhiệm trong việc bảo vệ bí mật kinh doanh và bí mật nhà nước chứa đựng trong TLLT. Do đặc điểm này, việc quy định nộp tất cả TLLT vào lưu trữ Nhà nước sẽ khơng thích hợp. Hơn nữa, TLLT của từng ngành có những đặc thù riêng nên khơng thể quy định cứng nhắc thời hạn giao nộp vào lưu trữ. Tùy thuộc vào loại hình tài liệu, yêu cầu phục vụ hoạt động thực tiễn, các Tập đồn có quy định thời hạn giao nộp phù hợp sau khi có sự xem xét, phê duyệt của cơ quan quản lý có thẩm quyền. Chúng tơi cho rằng, một số quy định hiện hành của nhà nước về công tác lưu trữ chưa phù hợp với các đặc điểm trên của TLLT các Tập đoàn. Chú ý rằng, nguyên tắc “Nhà nước quản lý thống nhất tài liệu Phông lưu trữ quốc gia” không đồng nghĩa với việc tập trung bảo quản tài liệu vào một số địa chỉ. Nhất là trong tình hình hình hiện nay, khi kinh tế thị trường đang ngày càng đặt ra những yêu cầu đổi mới trong quản lý.
Từ những phân tích trên đây, có thể khẳng định rằng, tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN cần có những quy định phù hợp với đặc điểm TLLT của các Tập đoàn. Đặc biệt, cần chú ý đến quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm của Tập đoàn trên cơ sở quy đinh của pháp luật. Đồng thời, các TĐKTNN có thể lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động, với đặc điểm của TLLT, với ngành nghề sản xuất kinh doanh của mình nhưng khơng trái với quy định của pháp luật. Tất nhiên, tổ chức và quản lý công tác lưu trữ phù hợp với đặc điểm TLLT của các TĐKTNN nhưng vẫn phải đảm bảo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, đảm bảo TLLT được khai thác phục vụ hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là trách nhiệm của cơ quan quản lý ngành và của chính các Tập đồn.