- Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
4.2.1. Hoàn thiện cơ sở lý luận về công tác lưu trữ trong nền kinh tế thị trường
Kết quả công tác lưu trữ Việt Nam nói chung, của các TĐKTNN nói riêng là tấm gương phản chiếu quá trình vận dụng lý luận lưu trữ học vào thực tiễn công tác lưu trữ của tất cả các cơ quan, tổ chức. Khi kết quả của sự vận dụng lý luận không được cao hoặc mang lại nhiều hậu quả, việc cấp thiết là phải nghiên cứu để hồn thiện, thậm chí là xây dựng lại lý luận lưu trữ học Việt Nam trong điều kiện mới. Hiện nay, nhiều vấn đề của lý luận lưu trữ học đã bộc lộ bất cập nhưng các nhà khoa học nước ta chưa có dịp nghiên cứu để bổ sung, hồn thiện cho phù hợp với bối cảnh hiện nay của đất nước. Do giới hạn của luận án, chúng tôi chỉ xin đề xuất điều chỉnh, hoàn thiện những vấn đề sau:
4.2.1.1. Nghiên cứu xác định rõ nội hàm một số khái niệm về lưu trữ học
Muốn hiểu rõ và vận dụng hiệu quả lý luận lưu trữ học vào thực tiễn cuộc sống cần phải nghiên cứu để xác định rõ các khái niệm được sử dụng trong hệ thống lý luận đó. Lý luận lưu trữ học sử dụng nhiều các khái niệm như: tài liệu, TLLT, hồ sơ, lập hồ sơ, phông
lưu trữ, Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu …. Trong số các khái niệm lý luận lưu trữ học, theo chúng tôi cần nghiên cứu xác định lại một số các khái niệm sau:
Về khái niệm TLLT
Từ năm 1990 cho đến nay, cuốn sách có tính chính thống về lưu trữ học được dùng nhiều nhất trong học tập, giảng dạy và nghiên cứu là giáo trình: “Lý luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm do nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp ấn hành năm 1990. Trong giáo trình này, khái niệm TLLT được trình bày như sau: “TLLT là tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đồn thể, xí nghiệp và các cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ”. Theo khái niệm này, tất cả tài liệu hình thành trong quá hoạt
động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân nếu đáp ứng 2 điều kiện:
- có các ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác ; - được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ
đều được gọi là tài liệu lưu trữ. Từ khái niệm trên, phát sinh một số vấn đề cần làm sáng tỏ :
Thứ nhất, làm thế nào để biết tài liệu có một hoặc nhiều ý nghĩa bởi hoạt động của các cơ quan, tổ chức sản sinh ra rất nhiều tài liệu và không phải tất cả tài liệu đều có các ý nghĩa trên. Theo chúng tơi, TLLT phải được lựa chọn và việc lựa chọn này phải được thực hiện trên cơ sở khoa học, cơ sở pháp lý để chọn ra trong tất cả tài liệu của cơ quan, tổ chức những tài liệu có giá trị, ý nghĩa phục vụ nhu cầu thực tiễn xã hội. Đối với tài liệu của cơ quan, tổ chức đây là nghiệp vụ bắt buộc để tránh đưa vào bảo quản những tài liệu khơng có giá trị hoặc có giá trị thấp, gây lãng phí tiền của, cơ sở vật chất. Việc lựa chọn như thế nào chúng tôi sẽ đề cập ở phần tiếp theo.
Thứ hai, đối với rất nhiều TLLT nhân dân, giả sử sau khi được lựa chọn và xác định là có các ý nghĩa trên nhưng được lưu giữ ở cá nhân, gia đình, dịng họ - khơng phải phịng, kho lưu trữ thì có được gọi là TLLT khơng?. Trong khi đó, khơng thể bắt buộc cá nhân, gia đình, dịng họ giao nộp tài liệu vào các kho lưu trữ. Mặt khác, có thể tài liệu được lưu giữ tại nơi sản sinh sẽ phát huy giá trị, ý nghĩa tốt hơn nếu đảm bảo về việc bảo quản. Bên cạnh đó, khái niệm này đã bỏ qua một bộ phận lớn các doanh nghiệp dân doanh, có vị trí, vai trị
vơ cùng quan trọng đối với nền kinh tế đất nước nhưng TLLT có thể khơng được bảo quản tập trung trong kho lưu trữ doanh nghiệp mà được bảo quản phân tán tại các phòng/ban do điều kiện và đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh quy định. Cho nên, tài liệu đáp ứng điều kiện thứ nhất vẫn được công nhận là TLLT, khơng phụ thuộc nơi bảo quản. Ngồi ra, TLLT khơng chỉ có ý nghĩa mà có giá trị thực tiễn về nhiều mặt, mang lại lợi ích cho cơ quan, đất nước, cộng đồng, đặc biệt là TLLT KHKT: kinh tế, khoa học - công nghệ, an ninh, quốc phòng….
Thứ ba, để đảm bảo quản lý của Nhà nước và sự tồn vẹn của Phơng lưu trữ Quốc gia Việt Nam trong nền kinh tế thị trường đa hình thức sở hữu, trong khái niệm nên khẳng định sự khơng phụ thuộc hình thức sở hữu của TLLT.
Luật Lưu trữ năm 2011 đã hoàn thiện vấn đề này khi Khoản 3 Điều 2 quy định “TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được
lựa chọn để lưu trữ..”.
Tuy nhiên, khái niệm TLLT trong Luật Lưu trữ 2011 vẫn chưa đầy đủ dựa vào những phân tích trên. Theo chúng tơi, khái niệm TLLT cần được phát triển thêm trên cơ sở khái niệm trong Khoản 3 Điều 2 Luật lưu trữ : “TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt
động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, khơng phụ thuộc hình thức sở hữu được lựa chọn để lưu trữ....”.
Mặc dù nhiều nhà nghiên cứu đã nhìn thấy sự không phù hợp của khái niệm về TLLT nhưng chưa có điều kiện thay đổi. Trong khi đó, cho đến nay, cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” được nhiều thế hệ sinh viên, học viên cao học sử dụng làm tài liệu tham khảo chính trong các cơng trình nghiên cứu. Thời gian qua, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đã biên soạn nhiều bài giảng cập nhật những vấn đề cơ bản của lý luận lưu trữ học nhưng chưa xuất bản chính thức. Vì vậy, việc nhanh chóng hồn thiện, xuất bản giáo trình mới trên cơ sở cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” là yêu cầu cấp bách đối với công tác đào tạo ngành lưu trữ.
Theo chúng tôi, khái niệm TLLT khái niệm cơ bản của lý luận lưu trữ học, có tính quyết định đến tất cả các vấn đề khác cịn lại và đến mục đích cuối cùng của cơng tác lưu trữ. Ngồi ra, khái niệm Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam cũng cần nghiên cứu lại một cách nghiêm túc để làm cơ sở cho việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ, đặc biệt là quản lý tài liệu có giá trị lịch sử. Theo logich, khái niệm Phơng lưu trữ Nhà nước Việt Nam và
Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam cũng phải được điều chỉnh để đảm bảo tính thống nhất. Việc nghiên cứu và đưa ra khái niệm phản ánh đúng, đầy đủ bản chất các vấn đề trên là vô cùng cần thiết đối với ngành lưu trữ Việt Nam. Bên cạnh đó, cần nghiên cứu để bổ sung lý luận về vấn đề ký gửi tài liệu vào các lưu trữ trên cơ sở thỏa thuận, hợp đồng giữa lưu trữ với chủ sở hữu nếu chủ sở hữu khơng có điều kiện bảo quản tài liệu. Nhu cầu ký gửi tài liệu thực tế đã được TTLTQG I thực hiện những chưa có cơ sở lý luận để làm nền tảng. Nghiên cứu bổ sung lý luận về ký gửi tài liệu là hoàn toàn phù hợp trong bối cảnh kinh tế thị trường, đồng thời góp phần thực hiện xã hội hóa cơng tác lưu trữ.
4.2.2.2 Nghiên cứu và vận dụng phù hợp lý luận về xác định giá trị tài liệu theo yêu cầu mới
Trong các nghiệp vụ của công tác lưu trữ, xác định giá trị tài liệu (XĐGTTL) là một trong những nghiệp vụ có vai trị quyết định đến chất lượng, giá trị TLLT của từng phông lưu trữ, cao hơn là Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam. Vì vậy, để ngành lưu trữ đạt được mục tiêu trên, đòi hỏi lý luận về XĐGTTL phải có tính khoa học và chính xác. Theo chúng tơi, do tồn tại thời gian quá dài nhưng chưa được điều chỉnh để phù hợp với điều kiện thay đổi của đất nước bởi nhiều lý do khác nhau, lý luận XĐGTTL của lưu trữ học Việt Nam đã thể hiện sự bất cập, đỏi hỏi phải được nghiên cứu hồn thiện. Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” đưa ra khái niệm XĐGTTL như sau: “XĐGTTL là dựa vào nguyên
tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam” [45, 92].
Ngoài việc khái niệm XĐGTTL còn chưa nêu được hệ quả của XĐGTTL là loại hủy những hồ sơ, tài liệu khơng có hoặc hết giá trị sử dụng, khái niệm trên cần được nghiên cứu thấu đáo. Nếu cho rằng “XĐGTTL… để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho
từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan” đồng nghĩa với việc tài liệu
của các cơ quan, tổ chức thu thập về lưu trữ cơ quan trong tình trạng rời lẻ. Sau đó, cán bộ lưu trữ phải nghiên cứu từng tài liệu riêng lẻ trên cơ sở vận dụng các “nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định” để xác định giá trị của từng loại tài liệu. Trong khi đó, về nguyên tắc, “người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao…” (Điều 9 Luật Lưu trữ). Cán bô lưu trữ chỉ nhận hồ sơ theo Mục lục hồ sơ đã được thủ trưởng cơ quan ký ban hành, sau khi được cơ quan
quản lý ngành cấp trên phê duyệt. Nhiệm vụ của “Cán bộ ( hay tổ, bộ phận, phòng lưu trữ
cơ quan) căn cứ vào nghiệp vụ của mình, kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các
khâu kỹ thuật (nếu có), xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê, sắp xếp lên giá, làm cơng cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, khai thác” [37]. Cụ thể, cán bộ lưu trữ đối
chiếu lại thời hạn bảo quản của hồ sơ với Mục lục hồ sơ, Bảng kê thời hạn bảo quản hồ sơ và Danh mục hồ sơ của cơ quan. Đồng thời, kiểm tra lại hồ sơ xem tài liệu bên trong có phù hợp với tiêu đề trên bìa hồ sơ hay khơng ? tài liệu bên trong hồ sơ có đầy đủ, phản ánh logich q trình giải quyết cơng việc, sự kiện, hoạt động của cơ quan hay khơng? tài liệu có đảm bảo về thể thức, đặc biệt là các yếu tố đảm bảo giá trị pháp lý hay khơng?.... Đây chính là xác định giá trị hồ sơ ở giai đoạn lưu trữ hiện hành. Rõ ràng, cán bộ lưu trữ khơng có trách nhiệm và khơng thể lập hồ sơ trong quá trình chỉnh lý như cách làm của hầu hết các cơ quan, TĐKTNN hiện nay
Về nguyên tắc, tài liệu phải được lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ, giao nộp vào lưu trữ theo Mục lục hồ và đơn vị thống kê của lưu trữ là hồ sơ/đơn vị bảo quản. Do đó, lý thuyết XĐGTTL trong giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” chỉ áp dụng cho việc chỉnh lý tài liệu trong các trường hợp do điều kiện bất khả kháng, tài liệu không được lập hồ sơ như: do hoàn cảnh chiến tranh, ngay sau khi chiến tranh vừa kết thúc; tài liệu của cơ quan sau hỏa hoạn, tai họa thiên nhiên; đối với tài liệu của các cá nhân, gia đình, dịng họ hoặc đối với tài liệu được sưu tầm, bổ sung cho các phông hiện đang bảo quản trong các kho lưu trữ. Đối với số lượng nhỏ tài liệu rời lẻ, khơng theo tình tự giải quyết cơng việc … hình thành trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp có giá trị sử dụng trước mắt hoặc lâu dài, cần được lựa chọn để bảo quản phải tiến hành nghiệp vụ đánh giá giá trị từng tài liệu riêng lẻ trước khi giao nộp vào lưu trữ. Cho nên, ngoài việc xác định lại khái niệm, nghiên cứu lại lý thuyết cũng cần phải xem lại thuật ngữ XĐGTTL. Từ những phân tích trên, theo chúng tơi, chính xác phải là “xác định giá trị hồ sơ lưu trữ” và “ Xác định giá
trị hồ sơ lưu trữ là việc căn cứ vào Bảng kê thời hạn bảo quản hồ sơ và Danh mục hồ sơ của cơ quan để lựa chọn đưa vào lưu trữ và xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ đã được lựa chọn, đồng thời loại tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu khơng có giá trị và những hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản.” Vì vậy, Bảng kê thời hạn bảo quản tài liệu hình thành
phổ biến trong hoạt động của (các) cơ quan phải là Bảng kê thời hạn bảo quản hồ sơ hình thành phổ biến trong hoạt động của (các) cơ quan. Điều này khơng hồn tồn mới bởi năm 2004, Bảng kê hồ sơ của Hội đồng Liên minh Châu Âu đã được ban hành. Nội dung cũng
như tên goi “Bảng kê hồ sơ” đã trở thành đề tài quan tâm của một số nhà khoa học lĩnh vực lưu trữ LBN với mục đích xem xét tính hợp lý của nó [124].