Sử dụng tài liệu lưu trữ là việc lưu trữ cung cấp cho người sử dụng dịch vụ thông tin hoặc sản phẩm thông tin để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng [116, 371].
Theo báo cáo tổng kết 5 năm thực hiện Chỉ thị 05 của các Tập đoàn gửi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, số lượng lượt người lưu trữ các Tập đoàn phục vụ hàng năm như sau:
+ Từ năm 2007 đến đầu năm 2012, PVN phục vụ khoảng 3.500 lượt người/yêu cầu tra tìm, sử dụng TLLT, bình quân 700 lượt người/năm [77]. Thực tế, bình qn mỗi năm có khoảng 500 lượt người khai thác sử dụng tài liệu của lưu trữ PVN.
+ Lưu trữ của VNPT phục vụ bình quân 900 lượt người/năm khai thác, sử dụng TLLT (Báo cáo số 25/BC-VNPT-VP ngày 19/3/2012 của VNPT tổng kết 5 năm thực hiện Chỉ thị 05). Tuy nhiên, thực tế số lượt người khai thác sử dụng tài liệu tại các Tập đoàn rất thấp. Qua nghiên cứu sổ theo dõi của VNPT cho thấy, hàng năm chưa có đến 100 lượt người khai thác sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ. Cụ thể: năm 2010: 66 lượt người; năm 2011: 70 lượt người; năm 2012: 74 lượt người; năm 2013: 86 lượt người.
Trừ PAC có đối tượng khai thác, sử dụng TLLT được mở rộng cho cả các đối tác nước ngoài, đối tượng khai thác sử dụng TLLT của các Tập đoàn chỉ giới hạn trong phạm vi là cán bộ, nhân viên của Công ty mẹ, các doanh nghiệp thành viên. Đối tượng khai thác là các nhà nghiên cứu, sinh viên nhằm sử dụng TLLT cho mục đích nghiên cứu đề tài khoa học, thực hiện khóa luận, đồ án tốt gần như khơng có.
Hiện tại, cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT của các TĐKTNN chủ yếu chỉ phục vụ mục đích quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và cho mục đích kinh tế. Ví dụ: các doanh nghiệp thành viên của Tập đồn Dầu khí Quốc gia Việt Nam đã sử dụng tài liệu để sửa chữa, khắc phục sự cố, chế tạo và lắp ráp giàn khoan hoặc trong quá trình thực hiện nghiên cứu khoa học. Thời gian qua, TLLT của PVN đã được sử dụng cho việc đấu tranh,
khẳng định chủ quyền của Việt Nam đối quần đảo Trường sa và Hoàng sa, cụ thể là đấu tranh bảo vệ an ninh, an tồn dầu khí và bảo vệ chủ quyền vùng biển. PVN cung cấp TLLT cho Viện Dầu khí để trưng bày tại phịng truyền thống ngành dầu khí, biên soạn lịch sử ngành dầu khí Việt Nam; EVN đã sử dụng TLLT để biên soạn lịch sử cơng trình nhà máy thủy điện Hịa Bình. Thực tế, có thể các Tập đoàn sử dụng TLLT, đặc biệt là tài liệu KHKT phục vụ cho hoạt động thực tiễn của doanh nghiệp, mang lại hiệu quả kinh tế nhưng không ý thức và khơng ghi lại những đóng góp này của cơng tác lưu trữ.
Hình thức khai thác sử dụng chủ yếu của các Tập đoàn là mượn/đọc tại chỗ, cho mượn sử dụng có thời hạn trong cơ quan, cung cấp bản sao TLLT. Duy nhất chỉ có PAC đã số hóa khối lượng lớn tài liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu để cung cấp cho khách hàng, cán bộ nhân viên PVN theo mức độ phân quyền do Tập đoàn quy định. Cơ sở dữ liệu này cũng đã được chia sẻ cho chi nhánh của PAC tại thành phố Hồ Chí Minh bằng mạng nội bộ để phục vụ cho khai thác sử dụng.