TĐKTNN đã ban hành cơng văn hướng dẫn. Ví dụ:
+ Công văn số 3433/VNPT-VP ngày 03/9/2009 của Tổng Giám đốc VNPT về hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
Nỗ lực đáng ghi nhận trong cơng tác văn thư của VINACOMIN nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công tác lưu trữ là việc ban hành Danh mục hồ sơ theo Quyết định số 1300/QĐ-VINACOMIN ngày 12/7/2013 của Tổng giám đốc Tập đồn. Đây là cơng cụ hữu ích nhằm giúp cơng tác lập hồ sơ tại VINACOMIN được thực hiện thuận lợi, nghiêm túc, góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ giao nộp vào lưu trữ Tập đoàn.
3.2.2.2. Triển khai thực hiện nghiệp vụ lưu trữ
Nghiệp vụ công tác lưu trữ là chuỗi các hoạt động có tính liên kết rất chặt chẽ, được thực hiện để đảm bảo bảo quản an tồn và khai thác có hiệu quả TLLT, bao gồm: thu thập và bổ sung TLLT, xác định giá trị TLLT, bảo quản TLLT, tổ chức khai thác sử dụng TLLT, giao nộp TLLT vào lưu trữ lịch sử. Ở các mức độ khác nhau và đạt được kết quả khác nhau nhưng các Tập đoàn đều triển khai thực hiện nghiệp vụ lưu trữ theo quy định và hướng dẫn của cơ quan quản lý và của chính Tập đồn.
- Thu thập tài liệu vào lưu trữ
Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử ( Điều 14 Luật Lưu trữ 2011).
Theo quy định của pháp luật, lưu trữ của các Cơng ty mẹ là lưu trữ hiện hành, có nghĩa tất cả hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử nhà nước (Trung tâm lưu trữ quốc gia II, III) sau 10 năm kể từ ngày được thu thập vào lưu trữ Tập đồn. Hiện tại, tất cả lưu trữ của Cơng ty mẹ chỉ thu thập tài liệu hình thành từ các phòng/ban chức năng. Tài liệu của các đơn vị thành viên do chính các doanh nghiệp quản lý. Duy nhất chỉ có PAC có thẩm quyền thu thập tài liệu chun mơn thuộc lĩnh vực dầu khí của các doanh nghiệp thành viên theo quy định của PVN. Qua khảo sát thực tế, thời gian qua, các Công ty mẹ đều tiến hành công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ. Tuy nhiên, phần lớn tài liệu sau khi giao nộp vào lưu trữ đều phải chỉnh lý khoa học do chưa được lập hồ sơ. Tại VNPT, do yêu cầu đặc thù công việc nên khối tài liệu của Ban Tài chính - Kế tốn khi giao nộp đã được sắp xếp sơ bộ. Tuy nhiên, cán bộ lưu trữ được yêu cầu không được can thiệp vào tài liệu bên trong các hồ sơ. Nhiệm vụ của lưu trữ chỉ là hồn thiện bìa hồ sơ và sắp xếp lên giá để thực hiện công tác bảo quản. Công tác thu thập tài liệu của các Công ty mẹ không theo định kỳ hàng năm, “sau một năm sau khi tài liệu hết giá trị hiện hành” và dựa vào Mục lục hồ sơ được lập trên cơ sở tài liệu hình thành từ hoạt động thực tiễn để thu vào lưu trữ. Bất kể thời điểm nào trong năm, lưu trữ Cơng ty mẹ đều có thể thu tài liệu theo yêu cầu của các phòng/ban chức năng khi tài liệu chiếm quá nhiều diện tích phịng làm việc. Do đó, cán bộ lưu trữ hồn tồn thụ động trong việc giao nhận tài liệu, theo kiểu “giao gì - nhận nấy”.
Đối với PAC, mặc dù đã có văn bản quy định về chế độ giao nộp tài liệu dầu khí nhưng cơng tác thu thập tài liệu cũng gặp khó khăn do các doanh nghiệp thành viên “thực hiện quy định chưa triệt để, thời gian giao nộp kéo dài so với quy định, nhiều tài liệu vẫn nằm rải rác chưa tập trung hết về PAC gây thất lạc một số thông tin kỹ thuật quan trọng của Tập đồn” [76]. Mặc dù đã chủ động trong cơng tác thu thập nhưng do khối lượng công việc quá lớn và nhiều lý do khác nên hàng năm PAC phải thống kê, thu thập và xử lý tài liệu tồn đọng của nhiều doanh nghiệp thành viên. Cụ thể, năm 2009, chỉ riêng ở Tổng Công ty Thăm dị Khai thác Dầu khí Việt Nam, Liên doanh Việt - Nga Vietsovpetro và các ban thuộc lĩnh vực thượng nguồn của Tập đoàn PAC đã thống kê lên tới hàng trăm ngàn tài liệu tồn đọng. Trong các năm 2009 - 2010, PAC đã thu thập một khối lượng lớn tài liệu tồn đọng tại các doanh nghiệp thành viên.
Các đơn vị thành viên của các TĐKTNN thu thập tài liệu vào lưu trữ hoặc giao cho các phòng/ban chức năng tự quản lý tài liệu của mình tùy thuộc vào quy mơ và một số điều kiện thực tiễn khác. Đa số các doanh nghiệp cấp II tổ chức theo loại hình Tổng cơng ty đều thu thập tài liệu vào lưu trữ. Đặc biệt, một số doanh nghiệp cấp II và doanh nghiệp cấp III trực tiếp sản xuất kinh doanh không tổ chức thu thập tài liệu vào kho lưu trữ của doanh nghiệp. Ví dụ:
+ Quy định về quản lý cơng văn giấy tờ và lưu trữ hồ sơ của Văn phòng ban hành kèm theo Quyết định số 2829/QĐ-VP ngày 17/4/2008 của Công ty Than Quang Hanh - Vinacomin giao cho các phịng chức năng tự quản lý tài liệu hình thành trong q trình giải quyết cơng việc.
+ Cơng ty Cơng nghiệp mỏ hóa chất Tây ngun – Vinacomin giao việc lưu trữ tài liệu cho các phòng chức năng.
- Xác định giá trị tài liệu
“Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc,
phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.” [66].
Với thực trạng thu thập tài liệu vào lưu trữ của các Tập đoàn như đã nêu ở trên, cán bộ lưu trữ của các Tập đoàn bắt buộc phải thực hiện chỉnh lý khoa học tài liệu bao gồm các nghiệp vụ: phân loại tài liệu, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ và xây dựng cơng cụ tra cứu. Vì vậy, xác định giá trị tài liệu được thực hiện trong quá trình chỉnh lý tài liệu. Điều đó liên quan đến giá trị của TLLT và ảnh hưởng lớn đến chất lượng Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Thời gian qua, công tác chỉnh lý tài liệu được thực hiện ở tất cả các TĐKTNN đối với khối tài liệu đã được thu thập vào kho lưu trữ. Tuy nhiên, do số lượng cán bộ hạn chế nên nhiều Tập đoàn ký hợp đồng với một số cơ quan chuyên môn thực hiện việc chỉnh lý tài liệu như: TTLTQG III, Trung tâm Tu bổ - Phục chế TLLT thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
Theo số liệu khảo sát, từ năm 2007 đến hết 2013, PVN đã thuê TTLTQG III chỉnh lý được khoảng 1.200 mét giá tài liệu. Đây là khối tài liệu tồn đọng từ nhiều năm của các phịng/ban chức năng thuộc Cơng ty mẹ đã được thu vào lưu trữ.
Do tài liệu được thu thập vào lưu trữ theo từng phòng/ban và của nhiều năm dồn lại nên phương án phân loại tài liệu của một số Tập đoàn là Cơ cấu tổ chức - thời gian. Tiếp đó, tài liệu của từng năm được lập thành các hồ sơ. Ví dụ: những năm gần đây, EVN đã tiến hành chỉnh lý khối tài liệu của Ban Tài chính - Kế tốn, gồm tài liệu từ năm 1992 đến năm 2002. Cũng có trường hợp lưu trữ thu thập tài liệu của nhiều hoặc tất cả phòng/ban trong nhiều năm. Khi đó, tài liệu được phân chia theo từng phịng/ban, tiếp đến chia theo năm và được lập hồ sơ. Ví dụ: Năm 2012, VINACOMIN ký hợp đồng với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước để chỉnh lý tài liệu của 15 phòng/ban giai đoạn 2004 - 2011.
Trong khi chỉnh lý, cán bộ thực hiện chỉ cố gắng gộp những văn bản có được về một vấn đề trong khối tài liệu thu về để lập thành hồ sơ. Vì vậy, nhiều hồ sơ hình thành sau khi được chỉnh lý chỉ có 01 văn bản hoặc khơng có đầy đủ tài liệu, hoặc chỉ là các tập văn bản về một vấn đề lớn của nhiều năm, thậm chí bao gồm cả các vấn đề khác. Dưới dây là kết quả chỉnh lý khoa học tài liệu có được từ một số Cơng ty mẹ:
* Tập văn bản liên quan đến lưới của Ban Khoa học công nghệ và Môi trường năm
2007, 2008, 2009. Thời hạn bảo quản vĩnh viễn, 246 tờ. [81]
* Tập văn bản của EVN, Ban Khoa học công nghệ và Mơi trường về mơi trường, lưới (nói chung) và các vấn đề khác từ năm 2005 đến năm 2009. Thời hạn bảo quản vĩnh viễn, 154 tờ. [81]
* Tập biên bản, quyết định của các công ty về việc duyệt quyết toán sản xuất năm 1991, 1992 (hồ sơ số 01, hộp số 1 của Ban Tài chính – Kế tốn, Phơng EVN);
* Quyết định của Bộ Năng lượng về việc phê duyệt thiết kế kỹ thuật - tổng dự tốn cơng trình thủy điện Thác Mơ, Sơng Bé. Năm 1992 (hồ sơ số 01, hộp số 1 của Ban Tài chính – Kế tốn Phơng EVN);
* Nghị quyết của Hội đồng thành viên Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam về việc giao nhiệm vụ chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng cơng trình Nhà máy
Sàng tuyển than Hịn Gai năm 2010 (hồ sơ số 67, hộp số 41 của Văn phịng, Phơng VINACOMIN)….
* Tập Quyết định của Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam về kế họach - giá thành, sản xuất kinh doanh năm 2007 (hồ sơ số 152, hộp số 84 của Ban Kế hoạch, Phông VIANCOMIN);
* Tập Quyết định của Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khống sản về cơng tác tổ chức bộ máy năm 2008. (hồ sơ số 123, hộp số 77 của Ban Tổ chức cán bộ, Phông VIANCOMIN);
* Tập công văn của Công ty điện lực 1 về việc duyệt quyết tốn một số cơng trình đường dây và trạm. Năm 2000 (hồ sơ số 576, hộp số 51 của Ban Tài chính – Kế tốn, Phơng EVN)….
Ngồi ra, cịn tồn tại tình huống các tài liệu của cùng một vấn đề lại bị tách ra thành 02 hồ sơ khác nhau. Ví dụ:
* Tập Quyết định của Hội đồng Quản trị năm 2009 (hồ sơ số 33, hộp số 17 của Văn phịng, Phơng VIANCOMIN)
* Tập biên bản của Hội đồng Quản trị năm 2009 (hồ sơ số 34, hộp số 17 của Văn phịng, Phơng VIANCOMIN)
Các tài liệu như hồ sơ mời thầu; báo cáo nghiên cứu khả thi và thiết kế kỹ thuật cơng trình, dự án; tài liệu các dự án... do được đóng quyển nên giữ được tính trọn vẹn của hồ sơ và đảm bảo các yêu cầu về tiêu chí xác định giá trị tài liệu.
Trong khoảng thời gian dài, từ khi cịn là TCT 91 cho đến nay, cơng tác xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của các Tập đồn được thực hiện theo cảm tính của những người chỉnh lý tài liệu. Nguyên nhân cơ bản này cùng với việc cán bộ chỉnh lý khơng có chun mơn về nội dung hồ sơ, tài liệu đề cập đến và sợ trách nhiệm đã dẫn đến tình trạng giữ lại hầu hết các loại tài liệu khi chỉnh lý. Cá biệt có một số bộ phận, cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ nhưng yêu cầu cán bộ lưu trữ không được can thiệp vào tài liệu. Đó thường là tài liệu của Ban Tài chính - Kế tốn, của các thành viên HĐQT (trước đây) và thành viên HĐTV (hiện nay). Hiện tượng này xảy ra ở VNPT, EVN, PVN... Thời gian gần đây (năm 2011, năm 2013), EVN và PVN đã ban hành Bảng kê thời hạn bảo quản tài liệu làm cơ sở cho công tác xác định giá trị tài liệu nên tình hình có tiến bộ hơn.
Sau khi chỉnh lý, các hồ sơ được hệ thống theo thời gian của tài liệu, đưa vào hộp và sắp xếp lên giá. Mục lục hồ sơ được xây dựng cho tài liệu của cả khối được chỉnh lý trong một khoảng thời gian mấy năm của từng phịng/ban. Ngồi VINACOMIN, VNPT có Mục
lục hồ sơ cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn riêng, các Tập đồn cịn lại đều xây dựng Mục lục hồ sơ cho tất cả các hồ sơ có thời hạn bảo quản khác nhau. Đây cũng là cơng cụ tra cứu chính cho tài liệu lưu trữ của các Tập đoàn bên cạnh các phần mềm tra cứu còn ở dạng đơn giản như Vinacomin Protal của VINACOMIN.
Sau chỉnh lý, những tài liệu khơng có giá trị bảo quản, chủ yếu là những giấy tờ khơng có liên quan, bản photo copy, trùng thừa được đưa ra tiêu hủy. Ví dụ: PVN đã loại và tổ chức tiêu hủy 5 đợt với trên 270 mét giá tài liệu khơng có giá trị bảo quản qua các đợt chỉnh lý; tương tự, VNPT đã loại và tổ chức 3 lần tiêu hủy tài liệu sau các đợt chỉnh lý.