- Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
4.2.4. Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ của các TĐKTNN trong giai đoạn hiện nay và trong khoảng 5 10 năm tớ
và trong khoảng 5 - 10 năm tới
Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN là để quản lý TLLT hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp này và tổ chức khai thác sử dụng nhằm
phát huy giá trị của TLLT vào nhiều mục đích khác nhau của cuộc sống. Do đó, giải pháp này luận giải cách thức để có thể quản lý TLLT của từng loại hình doanh nghiệp thuộc TĐKTNN trên cơ sở tỷ lệ vốn do nhà nước làm chủ sở hữu.
Hiện nay và trong tương lai gần, các TĐKTNN vẫn còn mang tên gọi TĐKTNN và nhà nước vẫn là chủ sở hữu duy nhất đối với một số công ty mẹ và các doanh nghiệp quan trọng thuộc TĐ. Vì vậy, các giải pháp phải ưu tiên đạt mục tiêu quản lý TLLT vốn thuộc sở hữu nhà nước hiện đang có và sẽ hình thành trong tương lai, khi các TĐKTNN chưa hoàn thành tái cơ cấu. Đồng thời, cũng tính đến việc tổ chức và quản lý TLLT của các doanh nghiệp thành viên cịn lại của Tập đồn, trong đó nhà nước chỉ đóng vai trị là đồng chủ sở hữu.
4.2.4.1. Quản lý TLLT của các doanh nghiệp thuộc TĐKTNN đang và sẽ cổ phần hóa
Trong thời gian qua, số lượng doanh nghiệp được cổ phần hóa thuộc các TCT, TĐKTNN chiếm tỷ lệ thấp nhất so với tỷ lệ các doanh nghiệp được cổ phần hóa thuộc địa phương, các bộ ngành. Theo số liệu có được từ Vụ đổi mới doanh nghiệp thuộc Văn phịng Chính phủ, giai đoạn 2011 - 2015, các TĐKTNN đã cổ phần hóa 25 doanh nghiệp độc lập, 3 doanh nghiệp phụ thuộc và 01 Công ty mẹ (VINATEX). Trừ VINATEX, các doanh nghiệp đã cổ phần hóa từ trước đến nay chủ yếu có quy mơ nhỏ, hoạt động kém hiệu quả. Trong giai đoạn hiện nay và tiếp theo sẽ cổ phần hóa những DNNN có quy mơ lớn, trọng tâm là TĐKT và TCT. Do đó, đây là giải pháp cấp bách, cần được ưu tiên thực hiện ngay từ bây giờ.
Nếu trước đây, cơ quan quản lý ngành và các TĐKTNN chưa có động thái trong việc quản lý TLLT của các doanh nghiệp đã chuyển đổi hình thức sở hữu thì thời điểm này cần quan tâm và thực hiện nghiêm túc vấn đề này. Mặc dù Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 46/2005/TT-BNV hướng dẫn việc quản lý tài liệu trong các trường hợp chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu DNNN (Thông tư 46) nhưng hiệu lực của văn bản này chỉ dừng lại trên giấy. Từ các góc độ khác nhau, việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm đã khơng thực hiện việc quản lý tài liệu khi chuyển đổi hình thức sở hữu nhiều DNNN theo quy định của pháp luật cho thấy thực trạng đáng lo ngại trong công tác lưu trữ của các TĐ. Việc làm này thể hiện sự thiếu trách nhiệm của những người có thẩm quyền, có thể dẫn đến nguy cơ thất thốt tài liệu có giá trị phản ánh q trình hình thành, phát triển, những thăng trầm
và bước ngoặc quan trọng của nhiều DNNN hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau, vốn thuộc sở hữu nhà nước.
Theo chúng tơi, đối với những tài liệu hình thành trong q trình quản lý, điều hành, phản ánh quá trình hình thành phát triển, các mốc lịch sử quan trọng của doanh nghiệp (tài liệu hành chính)…. cần thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ lưu trữ và quản lý chặt chẽ theo luật định. Cụ thể là các nhóm hồ sơ về triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách quan trọng của nhà nước; về cấp, quản lý và sử dụng vốn, tài sản của nhà nước; về quản lý và sử dụng vốn vay được nhà nước bảo lãnh; về quá trình thực hiện các cơng trình, dự án lớn; về nhân sự (đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỳ luật… đối với các vị trí chủ chốt của doanh nghiệp); về thanh tra, kiểm tra, kiểm toán; về hoạt động của Hội đồng quản trị (khi còn TCT 91), Hội đồng thành viên, Ban Giám đốc, Ban Kiểm soát; … (sau đây được gọi là hồ sơ/tài liệu nhóm A). Đặc biệt, cần thu thập và quản lý khối tài liệu phản ánh q trình cổ phần hóa của doanh nghiệp. Cần phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử đối với những hồ sơ được xác định giá trị bảo quản vĩnh viễn của một số doanh nghiệp có vị trí quan trọng, sau khi đã tiến hành các nghiệp vụ cần thiết. Đồng thời, tất cả hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn cần được thống kê nhà nước, không phụ thuộc nơi bảo quản vì đây chính là tài liệu thuộc Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Khi cổ phần hóa Cơng ty mẹ, cần giao nộp vào TTLTQG những hồ sơ/tài liệu thuộc nhóm A kể trên và tài liệu phản ánh cổ phần hóa vì theo quy định, Công ty mẹ thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Từ những tài liệu này, những ai quan tâm có thể biết được một khối lượng lớn vốn và tài sản của nhân dân đã được một số lãnh đạo doanh nghiệp sử dụng như thế nào? Nguyên nhân vì sao kinh doanh thua lỗ, kém hiệu quả? Tài sản còn lại của doanh nghiệp được định đoạt như thế nào khi cổ phần hóa? Bài học kinh nghiệm phải trả những giá đắt về quản lý nhà nước lỏng lẻo? …. Vấn đề quan trọng này càng mang tính cấp bách, cần phải được xới lên để những người có trách nhiệm ý thức việc cần làm và có những hành động phù hợp, kịp thời khi nhiều DNNN có quy mơ lớn, kể cả Công ty mẹ đang và sẽ cổ phần hóa.
4.2.4.2. Quản lý TLLT của các Công ty mẹ và doanh nghiệp thành viên thuộc sở hữu 100% vốn nhà nước
Theo chúng tôi, cần thực hiện giải pháp quản lý đối với từng đối tượng thuộc nhóm này như sau:
- Là doanh nghiệp kế nhiệm của các TCT 91 nên các Công ty mẹ hiện nay đang bảo quản tồn bộ TLLT của các TCT 91 được hình thành từ khi thành lập cho đến khi được chuyển đổi sang mơ hình TĐKT. Mặc dù đã có quy định về việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử nhưng vì nhiều lý do khác nhau, hầu hết các các TCT 91 (trước đây) và Công ty mẹ chưa thực hiện trách nhiệm theo luật định. (Không kể khối tài liệu của PVN, PNVT, EVN và VINACHEM giao nộp vào TTLTQG III nhưng không đảm bảo chất lượng như đã nêu ở chương 3). Vì khối tài liệu này vốn là tài sản của nhà nước nên ngay từ thời điểm này, cơ quan chức năng cần có hành động kịp thời để thu thập những hồ sơ/tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên, công tác thu thập phải được tổ chức tổ chức khoa học, tránh lặp lại tình trạng doanh nghiệp giao gì - lưu trữ lịch sử nhận nấy như thời gian qua. Phải thu thập được vào lưu trữ lịch sử những hồ sơ/tài liệu nhóm A.
Theo quy định, Cơng ty mẹ là cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên, theo quan điểm của chúng tôi, chỉ nên giao nộp vào lưu trữ lịch sử những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã hết giá trị thực tiễn, nhằm phục vụ nghiên cứu lịch sử. Nên giao Công ty mẹ trách nhiệm lưu trữ những hồ sơ/tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã đến thời hạn nộp lưu nhưng còn giá trị thực tiễn để khai thác sử dụng phục vụ cho hoạt động của các TĐ. Điều này sẽ phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động, đặc thù TLLT của doanh nghiệp và bối cảnh của nền kinh tế thị trường. Nhà nước vẫn có thể quản lý tài liệu dựa vào Mục lục hồ sơ (công cụ thống kê nhà nước) và vẫn đảm bảo nguyên tắc tập trung thống nhất không phụ thuộc nơi bảo quản. Nếu trong tương lai, khi Công ty mẹ phải cổ phần hóa để chuyển sang hoạt động dưới hình thức đa sở hữu, tất cả hồ sơ/tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn cần được thu thập về lưu trữ lịch sử (TTLTQG). Hình thức tổ chức quản lý này áp dụng cả đối với TLLT của các Ban quản lý dự án (Ban QLDA), các doanh nghiệp trực thuộc Cơng ty mẹ được trình bày dưới đây.
- Nghiên cứu tổ chức bộ máy của các TĐKTNN cho thấy, trong cơ cấu tổ chức PVN, EVN, VINACOMIN cịn có nhiều doanh nghiệp trực thuộc, các Ban Quản lý dự án. (Ban QLDA - là đơn vị do Cơng ty mẹ thành lập, có chức năng, nhiệm vụ tổ chức triển khai, thực hiện, giám sát các dự án có quy mơ lớn do Cơng ty mẹ làm chủ đầu tư). Ví dụ các Ban QLDA Cụm Khí Điện Đạm Cà Mau; Ban QLDA Cơng trình liên hợp Lọc hóa Dầu Nghi Sơn; Ban QLDA nhà máy điện Sơn La…). Các Ban QLDA và đa số doanh nghiệp trực thuộc Công ty mẹ trực tiếp triển khai nhiều dự án trọng điểm, hoạt
động sản xuất kinh doanh ở ngành, lĩnh vực chính của Tập đồn. Từ đây, đã hình thành một khối lương TLLT có giá trị kinh tế, khoa học - công nghệ, lịch sử… đối với quốc gia và doanh nghiệp. Đặc biệt, các Ban QLDA chỉ tồn tại trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu dự án hoàn thành và đi vào hoạt động lâu dài thì Cơng ty mẹ sẽ thành lập doanh nghiệp tiếp quản. Ngược lại, Ban QLDA sẽ giải thể nếu dự án không khả thi. Tuy nhiên, Công ty mẹ và cơ quản lý ngành chưa có hoạt động quản lý cụ thể đối với công tác lưu trữ của các doanh nghiệp và Ban QLDA này. Do đó, cần phải có giải pháp để tổ chức quản lý khối tài liệu này cho phù hợp với vị trí của doanh nghiệp và đặc thù của tài liệu. Theo chúng tôi, nên áp dụng hai phương án quản lý đối với TLLT của các doanh nghiệp và Ban QLDA thuộc Công ty mẹ như sau:
a) Đối với tài liệu hành chính của các doanh nghiệp trực thuộc, phải tiến hành thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cần thiết để lựa chọn những hồ sơ/tài liệu nhóm A giao nộp vào lưu trữ lịch sử nếu tài liệu hình thành từ khi cịn là đơn vị thành viên TCT 91. Bắt đầu xem xét tiến hành lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn hình thành từ khi chuyển sang hoạt động theo mơ hình TĐKT để giao nộp vào lưu trữ lịch sử vì đã đến hạn theo luật định. Những hồ sơ/tài liệu hành chính cịn lại giao cho doanh nghiệp tự quản lý theo luật định.
Đối với tài liệu KHKT, cần thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ phù hợp với loại hình tài liệu. Tuy nhiên, do có giá trị thực tiễn, có thể khai thác phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp nên chúng cần được bảo quản tại nơi sản sinh ra tài liệu. Những hồ sơ tài liệu KHKT có giá trị vĩnh viễn phải được thống kê nhà nước, đồng nghĩa với việc cơ quan quản lý ngành phải nắm rõ số lượng, tình trạng của tài liệu.
b) Đối với tài liệu của các Ban QLDA:
- Nếu Ban QLDA giải thể do dự án khơng khả thi có thể xử lý theo hai cách: i) Giao nộp vào lưu trữ lịch sử nếu có những hồ sơ/tài liệu thuộc nhóm A và giao Cơng ty mẹ quản lý những hồ sơ, tài liệu còn lại theo nghiệp vụ; ii) Cơng ty mẹ tiếp nhận tồn bộ tài liệu và tổ chức khoa học đối với khối tài liệu này nếu chúng không được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn và quản lý theo nghiệp vụ.
- Trong trường hợp Ban QLDA giải thể do đã hoặc sẽ hoàn thành chức năng, nhiệm vụ và có doanh nghiệp mới tiếp quản thì tất cả hồ sơ/tài liệu thuộc nhóm A của Ban QLDA phải được giao nộp vào Công ty mẹ nếu chưa đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Khi đến thời hạn, Công ty mẹ có trách nhiệm giao nộp vào lưu trữ lịch sử
theo luật định. Tài liệu KHKT của các BQLDA còn giá trị thực tiễn được chuyển giao cho doanh nghiệp kế nhiệm. Doanh nghiệp kế nhiệm có trách nhiệm bảo quản tài liệu theo pháp luật và có quyền khai thác sử dụng tài liệu phục vụ hoạt động của mình.
2. Quản lý TLLT của các doanh nghiệp thành viên do nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ
Doanh nghiệp thành viên do nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ có thể là doanh nghiệp cấp II hoặc doanh nghiệp cấp III hoạt động dưới hình thức TCT, cơng ty TNHH nhà nước một thành viên. Đây là những doanh nghiệp có vị trí, vai trị quan trọng trong cơ cấu tổ chức của các TĐKTNN và là đối tượng xem xét để cổ phần hóa trong giai đoạn tới. Sẽ là sai lầm và hậu quả sẽ khó lường từ nhiều góc độ nếu chỉ quan tâm đến TLLT của các Cơng ty mẹ và bỏ rơi hồn tồn cơng tác lưu trữ của các doanh nghiệp thành viên, đặc biệt là doanh nghiệp do nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ. Vì vậy, cần đánh giá lại vị trí, vai trị của các doanh nghiệp thành viên do nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ. Trên cơ sở đó, nhận định đúng giá trị TLLT hình thành trong các doanh nghiệp này để có biện pháp tổ chức và quản lý phù hợp. Để tránh việc có thể sẽ mất đi nhiều tài liệu có giá trị vốn thuộc sở hữu nhà nước khi các doanh nghiệp này cổ phần hóa, ngay bây giờ cần phải áp dụng biện pháp để quản lý TLLT đã hình thành từ trước đến giờ nhưng chưa có sự can thiệp của Cơng ty mẹ cũng như của cơ quan quản lý ngành. Cách thức quản lý TLLT của các doanh nghiệp thuộc nhóm này được thực hiện giống như đối với TLLT của các doanh nghiệp trực thuộc Công ty mẹ đã phân tích ở trên.
Kết quả tổ chức quản lý TLLT tồn đọng của Công ty mẹ và doanh nghiệp thành viên do nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ theo đúng yêu cầu của cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý sẽ là tiền đề đưa công tác lưu trữ của các doanh nghiệp này trong thời gian tới vào quy củ. Trường hợp Công ty mẹ hoặc doanh nghiệp thành viên do nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ thực hiện nhiệm vụ cổ phần hóa, cần quản lý TLLT và tài liệu phản ánh q trình cổ phần hóa của doanh nghiệp như đã trình bày ở mục 4.2.1.1.
4.2.4.3. Quản lý tài liệu của các doanh nghiệp thành viên cịn lại
Đó là doanh nghiệp do Cơng ty mẹ có vốn góp chi phối hoặc không chi phối và doanh nghiệp liên kết khơng có vốn góp của Cơng ty mẹ. Những doanh nghiệp này hoạt động dưới các hình thức cơng ty cổ phần, công ty TNHH hai thành viên trở lên; là doanh nghiệp có vốn trong nước và doanh nghiệp liên doanh. Trong đó, loại hình cơng
ty cổ phần chiếm tỷ lệ lớn và một số lượng nhỏ các doanh nghiệp liên doanh có trụ sở và hoạt động ở nước ngồi (thuộc Tập đồn Dầu khí quốc gia Việt Nam và Tập đoàn Cơng nghiệp Than - Khống sản Việt Nam). Đối với các doanh nghiệp có trụ sở ở nước ngồi, hiển nhiên cơng tác lưu trữ phải tuân thủ theo quy định pháp luật của nước sở tại. Chúng ta chỉ có thể quản lý TLLT của các doanh nghiệp có trụ sở và hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.
1. Đối với các doanh nghiệp thành viên do Công ty mẹ sở hữu vốn chi phối
Điều cần lưu ý là trước thời điểm ngày 01/7/2015, theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2005, các doanh nghiệp thành viên có vốn góp, cổ phần chi phối của nhà nước (trên 51%) thuộc loại hình DNNN. Đồng thời, nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực, ngành nghề sản xuất kinh doanh của những doanh nghiệp này cho thấy, phần lớn các doanh nghiệp có vị trí, vai trị quan trọng trong cơ cấu tổ chức của các TĐKTNN. Dĩ nhiên, TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của chúng khơng chỉ có giá trị đối với doanh nghiệp