- Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
3.4.2. Lưu trữ doanh nghiệp, TĐKT của một số nước khác
- Quan điểm về quản lý TLLT của DNNN
Các nước trên thế giới có quan điểm rất khác nhau trong vấn đề quản lý TLLT của DNNN khi tiến hành cổ phần hóa. Ví dụ:
+ Các quốc gia Áo, Canada, Thụy Điển cho doanh nghiệp giữ lại hồ sơ hiện hành để tiếp tục phục vụ cho hoạt động trong khoảng thời gian 10 – 20 năm, sau đó phải giao nộp cho lưu trữ nhà nước;
+ Nhà nước Vương quốc Anh không tiếp nhận bất kỳ hồ sơ, tài liệu nào vì quan niệm tài liệu của DNNN là tài liệu tư, không phải là tài liệu công;
+ Hungari, Bồ Đào Nha - thu nhận tất cả tài liệu hiện hành và tài liệu hết giá trị hiện hành vào lưu trữ nhà nước;
+ Còn Italia chỉ thu nhận vào lưu trữ nhà nước những tài liệu có giá trị lịch sử (tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn) [54]
- Hình thức tổ chức lưu trữ của một số TĐKT
+ Mc Donald’s và Kraft là hai TĐKT tư nhân, có thương hiệu nổi tiếng của Mỹ, kinh doanh trong lĩnh vực thực phẩm, thức ăn nhanh. Mỗi tập đồn có mơ hình tổ chức cơng tác lưu trữ mang bản sắc riêng của mình. 20% tài liệu của Mc Donald’s được thu
thập từ các công ty ở ngoài nước Mỹ, mặc dù “tài liệu lưu trữ đều thuộc quyền sở hữu riêng của các cơng ty đó, do các cơng ty tự quản lý, không bắt buộc phải giao nộp”. 20% tài liệu của kho là do các giám đốc công ty tự nguyện nộp cho kho lưu trữ trước khi về hưu. Điều này cho thấy ý thức về giá trị của TLLT của những người đứng đầu các doanh nghiệp thành viên rất cao. Đặc biệt, Mc Donald’s còn kết hợp kho lưu trữ tài liệu với trưng bày hiện vật, tài liệu để góp phần quảng bá thương hiệu của Tập đồn vốn đã rất nổi tiếng ở nhiều nước trên thế giới.
+ Khác với Mc Donald’s, ngồi kho lưu trữ tại trụ sở chính ở Mỹ, Kraft cịn có 4 kho lưu trữ đặt tại một số nước trên thế giới. 4 kho lưu trữ thực hiện một quy trình nghiệp vụ giống nhau, những tiêu chuẩn và quy phạm về công tác lưu trữ tương tự nhau, sử dụng chung một công cụ quản lý tài liệu điện tử và do một trưởng kho điều hành. Điều đặt biệt, tuy số lượng cán bộ lưu trữ rất ít nhưng hiệu quả làm việc cao do Tập đồn ứng dụng cơng nghệ thông tin trong mọi hoạt động [160].
- Ở Pháp, SNCF - DNNN điều hành đường sắt lựa chọn hình thức lưu trữ phân tán thay vì tập trung như một số TĐKT LBN. Việc tổ chức lưu trữ phân tán giúp giảm tải trong việc xử lý văn bản vì số lượng chi nhánh, doanh nghiệp thành viên ngày càng tăng và trong tương lai sẽ tăng lên con số 400. Hiện Tập đoàn SNCF sở hữu 300 km tài liệu lưu trữ và điều hành nhiều trang web lưu trữ..
Société Générale là một trong những Tập đồn kinh doanh tài chính lớn nhất của Pháp, được thành lập vào năm 1864 và có trụ sở tại Paris. Tập đồn này lựa chọn mơ hình lưu trữ tập trung. Để đảm bảo hoạt động của Tập đoàn, Société Générale đã xây dựng 4 trang web lưu trữ và kết nối tới tất cả các bộ phận và doanh nghiệp thành viên, đáp ứng yêu cầu sử dụng ở bất kỳ địa điểm nào. Song song với lưu trữ điện tử, Tập đoàn cũng quan tâm đầu tư đến 02 kho lưu trữ tài liệu giấy [118].
+ Ở Đức có Lưu trữ Kinh tế Berlin - Brandenbuar, là nơi lưu trữ tài liệu về lịch sử kinh tế khu vực Berlin - Brandenbuar [112]
+ Ở tầm quốc tế, Ủy ban chuyên môn về lưu trữ doanh nghiệp trực thuộc Hội đồng lưu trữ quốc tế (ICA) được thành lập năm 1978. Năm 1992, tại Hội nghị lưu trữ quốc tế ở Monreal (Canada), Ủy ban này được đổi thành Chi nhánh lưu trữ doanh nghiệp và Lao động (Chi nhánh). Nhiệm vụ chính của Chi nhánh bao gồm:
Tổ chức hợp tác khoa học và chuyên môn;
Nghiên cứu vấn đề tiếp cận tài liệu của các lưu trữ doanh nghiệp;
Hợp tác với các lưu trữ nhà nước có bảo quản tài liệu về lịch sử kinh doanh và quan hệ lao động.
Cho đến giai đoạn năm 2008 – 2012, trong thành phần Chi nhánh có 20 thành viên, bao gồm: Mỹ 3 thành viên, Liên minh Châu Âu - 12, mỗi các nước Canada, Úc, Trung Quốc, Ấn độ và Nhật Bản – 1 thành viên. Như vậy, chủ yếu các nước có nền kinh tế phát triển là những quốc gia đầu tiên quan tâm đến việc giữ gìn di sản của khu vực kinh tế phi nhà nước [112].
- Chế tài xử lý vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ
Nhiều nước trên thế giới đã có những chế tài cụ thể để xử lý các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ. Tùy thuộc vào mức độ vi phạm sẽ áp dụng các hình thức xử lý tương ứng từ phê bình, cảnh cáo đến phạt tiền, phạt tù. Ví dụ :
+ Trung Quốc là quốc gia có nền văn hóa phát triển một phần nhờ vào di sản văn hóa là khối lượng lớn TLLT. Có được thành cơng này, Luật Lưu trữ của Trung Quốc đã có những quy định chế tài phù hợp đối với hành vi vi phạm pháp luật về lưu trữ (Điều 27, 28). Các hành vi sau đây được xem là vi phạm pháp luật về lưu trữ: từ chối giao nộp TLLT theo quy định của nhà nước; không áp dụng các biện pháp bảo vệ, gây ra tổn thất đối với TLLT khi biết rõ TLLT đang phải đối mặt với rủi ro; xao lãng công việc gây ra tổn thất đối với TLLT… Tùy theo hành vi vi phạm sẽ áp dụng các hình thức xử phạt như cảnh cáo, bồi thường thiệt hại, phạt tiền từ 10.000 – 100.000 tệ (tương đương với 33.000.000 - 330.000.000 VNĐ) đối với cơ quan; từ 500 – 5.000 tệ (tương đương với 1.600.000đ - 16.000.000 VNĐ) đối với cá nhân.
+ Nước Pháp áp dụng các biện pháp trừng phạt rất nghiêm khắc đối với hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ. Pháp luật nghiêm cấm sở hữu trái phép tài liệu lưu trữ quốc gia. Nhà nước có thể thu hồi tài liệu hoặc phạt người sở hữu tài liệu trái phép. Nếu từ chối trả lại tài liệu có thể bị phạt tù 01 năm và phạt tiền với mức 15.000 EURO. Đặc biệt, nhà nước áp dụng hình phạt: 3 năm tù giam và 45.000 EURO đối với những ai cố tình chiếm đoạt, làm hư hỏng tài liệu quốc gia. Đồng thời, có thể nghiêm cấm cá nhân có hành vi trên giữ các chức vụ trong cơ quan nhà nước [123]. Điều 257 Luật Hình sự Pháp quy định: “Người nào cố ý phá hỏng, huỷ hoại các di tích, tượng đài và các đối tượng khác (gồm TLLT) phục vụ lợi ích chung thì bị phạt tù từ 1 tháng đến 2 năm và chịu số tiền phạt là 500 - 30000F”. Viên chức, nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện công tác lưu trữ, nếu vi phạm những điều kiện bảo quản hay khai thác tài liệu theo
quy định của Luật Lưu trữ cũng sẽ bị áp dụng các hình thức xử phạt rất nghiêm khắc theo Bộ luật Hình sự.
+ Luật lưu trữ Philippines 2007 quy định buộc thôi việc, thu hồi tiền lương, phạt tiền từ 500.000 PhP đến 1.000.000 PhP (tương đương 240.000.000 VNĐ đến 480.000.000 VNĐ), vừa phạt tiền vừa phạt tù, phạt tù không dưới 5 năm và không vượt quá 15 năm đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ.