- Ý nghĩa quản lý
3.1.1. Về tổ chức bộ phận lưu trữ
Khảo sát thực tế tại các Công ty mẹ cho thấy, tại VNPT, PVN, EVN, VINACOMIN đã thành lập phòng Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phòng; tại VINATEX, VINACHEM hiện chỉ mới thành lập tổ Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phòng. Cá biệt, trong cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phịng của VRG chỉ có tổ Văn thư và cơng tác lưu trữ chỉ do một cán bộ văn thư kiêm nhiệm. Tuy có sự khác nhau giữa các Tập đồn nhưng về cơ bản, phòng Văn thư Lưu trữ của Công ty mẹ đều thực hiện các nhiệm vụ để bảo đảm tổ chức công tác văn thư và công tác lưu trữ ổn định, thống nhất, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các Tập đoàn. Cụ thể là các nhiệm vụ sau:
- Căn cứ các quy định của Nhà nước, tham mưu cho lãnh đạo và xây dựng, trình lãnh đạo Tập đoàn ký ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn và kế hoạch phát triển công tác lưu trữ chung của Tập đoàn;
- Căn cứ quy định của pháp luật, quy định của Tập đoàn, tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước, của Tập đồn về cơng tác lưu trữ tại cơ quan Tập đoàn và các đơn vị thuộc Tập đoàn;
- Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản TLLT;
- Tiếp nhận, chỉnh lý, sắp xếp tài liệu lưu trữ của cơ quan Tập đoàn theo quy định; - Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, quản lý tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ và lưu trữ điện tử;
- Bảo quản an toàn TLLT và cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử cơ quan Tập đoàn; tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng TLLT thuộc phạm vi cơ quan Tập đoàn;
- Giao nộp hồ sơ, TLLT vào lưu trữ lịch sử nhà nước theo quy định hiện hành của pháp luật…..
Như vậy, chức năng, nhiệm vụ của phòng Văn thư Lưu trữ của các Công ty mẹ không chỉ giới hạn trong phạm vi Công ty mẹ mà bao gồm cả các doanh nghiệp thành viên của Tập đoàn. Đây là cơ sở quan trọng để xác định hình thức, quy mơ và biên chế nhân sự lưu trữ tại Công ty mẹ để đảm bảo bộ phận này hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ được
giao. Tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu thực tế, các doanh nghiệp thành viên cũng đã tổ chức bộ phận phụ trách công tác lưu trữ khác nhau nhưng chủ yếu dưới hình thức bộ phận Văn thư Lưu trữ thuộc văn phịng TCT hoặc phịng Hành chính - nhân sự, hành chính - quản trị của công ty.
Trong tất cả các TĐKTNN, ngồi phịng Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phịng Cơng ty mẹ, tại PVN còn thành lập Trung tâm Lưu trữ Dầu khí (sau đây gọi là PAC) từ tiền thân là Trung tâm thông tin tư liệu Dầu khí. PAC thực hiện chức năng, nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, phục chế, nhân bản, xuất, nhập khẩu … tài liệu, thực hiện quản lý về lưu trữ trong hoạt động dầu khí của Tập đồn Dầu khí Quốc gia Việt Nam ở trong nước và ngồi nước. Tuy nhiều vấn đề về phương thức hoạt động của PAC cần được nghiên cứu, hoàn thiện nhưng mơ hình tổ chức cơng tác lưu trữ này đã mang lại kết quả đáng ghi nhận trong việc bảo quản và khai thác sử dụng TLLT chuyên ngành dầu khí.