- Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
4.2.3. Đổi mới cơ chế tổ chức công tác thẩm tra đánh giá tài liệu lưu trữ trong cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ
quan quản lý nhà nước về lưu trữ
Để đảm bảo lựa chọn những hồ sơ có giá trị đưa vào thành phần Phơng lưu trữ Quốc gia Việt Nam, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần phải thành lập Hội đồng Thẩm tra – Đánh giá Trung ương (HĐĐTT-ĐGTW – sau đây gọi tắt là Hội đồng) chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Cục trưởng. Ngoài những thành viên bắt buộc như: đại diện lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, chuyên viên PVNTW, thư ký, Hội đồng cịn có thành viên luân phiên là các chuyên gia thuộc các ngành, lĩnh vực hoạt động khác nhau của đất nước tùy thuộc vào việc thẩm định Bảng kê hoặc Mục lục hồ sơ thuộc ngành, lĩnh vực nào. Hội đồng này có chức năng, quyền hạn thẩm định:
- Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử trung ương;
- Bảng kê thời hạn bảo quản hồ sơ hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan; - Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ KHKT thuộc thẩm quyền ban hành của cơ quan quản lý ngành lưu trữ ở trung ương…. trước khi trình người có thẩm quyền phê duyệt.
Đồng thời, Hội đồng thực hiện nhiệm vụ góp ý, thẩm định Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ của các cơ quan thuộc thẩm quyền quản lý của Cục trước khi được thủ trưởng cơ quan ký ban hành; thẩm định Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, thẩm tra Danh mục tài liệu tiêu hủy của các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử ở trung ương trước khi trình người đứng đầu cơ quan quản lý ngành phê duyệt. Ngồi ra, Hội đồng cịn có chức năng nghiên cứu thẩm định và tham mưu cho cơ quan có thẩm quyền cơng nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử thuộc sở hữu của các thành phần kinh tế khác để đưa
vào thành phần Phơng lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Vì vậy, hoạt động của Hội đồng giúp Nhà nước quản lý và đảm bảo chất lượng hồ sơ tài liệu thuộc Phông lưu trữ Quốc gia.
Thực ra, vấn đề phê duyệt Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ đã được đề cập từ rất lâu tại công văn số 25/NV ngày 10-09-1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu : “Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện của cơ
quan làm ra, cần có sự đóng góp ý kiến của tất cả các đơn vị trong cơ quan và cần phải được Thủ trưởng cơ quan và cơ quan lưu trữ cấp trên chuẩn y” [36]. Tuy nhiên, trước khi
trình cơ quan có thẩm quyền “chuẩn y” và thủ trưởng cơ quan ký ban hành cần phải có sự góp ý, thẩm đinh/thẩm tra của Hội đồng, hồn tồn khơng phải cách làm hiện nay của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Khơng hiểu vì lý do gì, cho đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chưa thực hiện trách nhiệm vô cùng quan trọng này.
Nhằm giúp HĐTT-ĐGTW hoạt động có hiệu quả, cần thành lập Hội đồng chuyên môn bao gồm những nhà khoa học đầu ngành lưu trữ và cán bộ PNVTW. Nhiệm vụ của Hội đồng chuyên môn là nghiên xây dựng Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử trung ương, Bảng kê thời hạn bảo quản hồ sơ hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ KHKT trình Hội đồng thẩm định để trình cơ quan có thẩm quyền ban hành. Đồng thời, Hội đồng chuyên môn là cơ quan tham mưu cho HĐTT-ĐGTW trong việc góp ý, thẩm định, thẩm tra các Bảng kê thời hạn bảo quản hồ sơ, Danh mục hồ sơ, Mục lục hồ sơ, Danh mục tài liệu loại hủy của các cơ quan thuộc thẩm quyền quản lý của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước. Nhằm giúp cán bộ lưu trữ hiểu và thực hiện dễ dàng các nghiệp vụ, Hội đồng chuyên mơn nghiên cứu biên soạn các tài liệu mang tính cẩm nang. Ví dụ các tài liệu như: Quy định về tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và khai thác sử dụng tài liệu Phông lưu trữ quốc gia; Quy định về tổ chức và hoạt động của lưu trữ lịch sử; Quy định về tổ chức và hoạt động của lưu trữ cơ quan …
Để thực hiện được chức năng, quyền hạn trên, đòi hỏi thành viên HĐTT-ĐGTW, thành viên Hội đồng chuyên môn phải có trình độ chun mơn cao, vững vàng, có tinh thần trách nhiệm với nghề nghiệp. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần chủ động trong việc huy động, sử dụng đội ngũ các nhà khoa học có trình độ chun mơn và tâm huyết với ngành lưu trữ để họ có cơ hội đóng góp trí tuệ cho sự phát triển của ngành.